24
условия труда в соответствии с нормативными актами.
Содержание трудового договора предполагает следующие обязательные
условия:
— место работы — наименование предприятия;
— трудовую функцию (должность в соответствии со штатным
расписанием, конкретные виды поручаемой работы);
— дату начала работы, а в случае заключения срочного договора — дату
окончания работы;
— условия оплаты труда (в том числе указывается размер оклада,
доплат, надбавок и поощрительных выплат);
— режим рабочего времени и времени отдыха;
— характер работы;
— условия социального страхования.
Условия, не предусмотренные законодательством РФ, договором
устанавливаться не должны, поскольку они могут ухудшить положение
работника
25
.
На каждого работника организации при поступлении на работу в отделе
кадров заводят личную карточку и ведут ее на протяжении всего периода
работы в данной организации. В ней собирается вся информация о работнике.
Для внесения сведений в карточку необходимы следующие документы:
— приказ о приеме на работу;
— паспорт гражданина;
— трудовая книжка или документ, подтверждающий стаж работы;
— пенсионное страховое свидетельство;
— для военнообязанных — документы воинского учета;
— документ об образовании и переподготовке.
Форма личной карточки имеет унифицированную форму № Т-2 (для
лиц, состоящих на государственной службе, форма № Т-2ГС) и содержит
25
Дейнека, А.В. Управление человеческими ресурсами /А.В.Дейнека, В.А.Беспалько. — М.: Дашков и К, 2014.
— С. 172-174
25
одиннадцать разделов:
Раздел I. «Общие сведения».
Раздел II. «Сведения о воинском учете».
Раздел III. «Прием на работу, переводы на другую работу».
Раздел IV. «Аттестация».
Раздел V. «Повышение квалификации в организации».
Раздел VI. «Профессиональная переподготовка».
Раздел VII. «Награды (поощрения), почетные звания».
Раздел VIII. «Отпуск».
Раздел IX. «Социальные льготы».
Раздел X. «Дополнительные сведения».
Раздел XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»
26
.
Правильность внесения сведений в разделах I-III работник заверяет
своей подписью. При изменении сведений о работнике, в его карточку вносятся
новые данные и заверяются подписью кадрового работника. Хранятся личные
карточки сотрудников в отделе кадров организации.
Для учета персональных данных сотрудников и информации, связанной
с их трудовой деятельностью, в кадровой службе организации ведутся
информационно-расчетные документы (штатное расписание, личные дела и
табель учета рабочего времени). Ранее нами уже была рассмотрена
характеристика штатного расписания, как нормативного акта, обратимся к
ведению табеля учета рабочего времени.
Трудовым кодексом РФ установлена такая обязанность работодателя,
как ведение учета отработанного работником времени. Для этой цели
предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени
форма № Т-12, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004
№ 1
27
(Приложение 5).
26
Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика /М.Ю.Рогожин. — М.-Берлин.:Директ-Медиа, 2014. — С. 155-158
27
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты // КонсультантПлюс. 2018. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/ (дата обращения: 08.05 2018).
26
Следует отметить, что ведение данной формы с некоторого времени
считается необязательным, однако учет отработанного времени работодатели
вести обязаны, возможно, с применением других форм. В учреждениях, где
установлена автоматическая система учета сотрудников, используется форма №
Т-13. Табель учета рабочего времени ведет уполномоченное на то лицо,
подписывает его руководитель подразделения и работник кадровой службы,
затем документ передается в бухгалтерию.
Для документального оформления кадровых решений используется
внутренняя переписка, например: от работника требуют в письменном виде
объяснительную за дисциплинарную провинность; либо представление о
поощрении работника от его непосредственного начальника в адрес
руководителя. Кроме того, работники могут информировать своего
руководителя о фактах нарушения трудовой дисциплины в форме докладной
записки.
В делопроизводстве организации для учета кадровой документации
распространена журнальная форма регистрационных журналов (книг).
Журналы учета и контроля необходимы не только для учета первичных
кадровых документов, они имеют юридическую силу — служат
доказательством своевременного издания документа при решении спорных
вопросов
28
. Перечень обязательных журналов учета представлен в таблице 3.
Кроме названия журнала в приведенной таблице также указаны
нормативные документы, регламентирующие их ведение. Сроки хранения
перечисленных журналов различны — от 5 до 75 лет. Особенностью
оформления регистрационных журналов является то, что они в обязательном
порядке должны быть прошиты и скреплены печатью и подписью
руководителя.
28
Леженкина, Т.И., Смирнова, Г.В. Кадровая служба организации. Часть 1 // интернет-курс по дисциплине —
М.: Московский финансово-промышленный ун-т «Синергия», 2016. URL: http: e-biblio.ru/ (дата обращения:
07.05.2018).
27
Таблица 3
Перечень обязательных кадровых журналов
Документ
Каким документом
регламентируется
Примечание
Срок
хране-
ния
Книга учета
движения трудовых
книжек и
вкладышей к ним
Инструкция о порядке
заполнения трудовых книжек
и вкладышей к ним
(утверждена постановлением
Минтруда России от
10.10.2003 г. №69)
Хранится в
отделе кадров
и ведется
постоянно
50 лет
Приходно-
расходная книга по
учету бланков
трудовых книжек и
вкладышей к ним
Хранится в
бухгалтерии
вместе с
бланками
трудовых
книжек и
вкладышей к
ним
50 лет
Книга учета
(журнал
регистрации)
приказов по
основной
деятельности
Инструкция по
делопроизводству
организации
Должна быть
прошнурована
и
пронумерована
, скреплена
печатью и
подписью
работодателя
5 лет
Книга учета
(журнал
регистрации)
приказов о приеме
на работу
75 лет
Книга учета
(журнал
регистрации)
приказов об
увольнении
Инструкция по
делопроизводству
организации
Должна быть
прошнурована
и
пронумерована
, скреплена
печатью и
подписью
работодателя
75 лет
Книга учета
(журнал
регистрации)
приказов о
предоставлении
отпусков
50 лет
Журнал
регистрации
командировочных
удостоверений
5 лет
Журнал учета
мероприятий по
контролю
ФЗ от 08.08.2001 г. №134-ФЗ
«О защите прав юридических
лиц и индивидуальных
предпринимателей при
проведении
государственного контроля
(надзора)»
Ведут все
юридические
лица и
предпринимате
ли без
образования
юридического
лица
5 лет
28
Продолжение Таблицы 3
Журнал инструктажа
(ознакомления с
инструкциями) по
охране труда
Раздел 10 ТК РФ, ст.212 ТК
РФ
Ст.69 ТК РФ, приказ
Минздравмедпрома РФ от
14.03.1996 г. №90 « о
порядке проведения
предварительных и
периодических
медицинских осмотров
работников…»
Ведут все
юридические
лица и
предприниматели
без образования
юридического
лица
10 лет
Журнал прохождения
работниками
обязательного
медицинского
освидетельствования
Для профессий,
требующих
регулярных
медицинских
осмотров
5 лет
1.2. Организация документооборота в кадровой службе
Нормами действующего законодательства Российской Федерации
предопределена обязательность ведения делопроизводства во всех
организациях и предприятиях. Во многих законодательных актах делается упор
на необходимость оформления документов как для создания организаций
(учредительные документы), так и для их дальнейшего функционирования
(организационно-распорядительные, учетные, финансовые и.т.д.).
Одним из важнейших направлений деятельности организации,
независимо от формы собственности, является работа с персоналом. Основа
управления персоналом организации — это документирование трудовых
отношений.
В сфере управления предприятием с целью кадрового учета выделяется
вспомогательное структурное подразделение — кадровая служба, которое
делится на несколько структурных единиц, в их числе — служба кадрового
учета и делопроизводства, ведущая учетную и регистрационную функции
кадрового документооборота. В задачи этой службы входят:
— формирование системы документирования;
— ведение штатного расписания;
— ведение должностных инструкций;
— ведение журналов учета кадровых документов;
— ведение договоров подряда с внештатными работниками;
29
— ведение личных карточек работников;
— ведение графика отпусков работников;
— ведение документов правил внутреннего трудового распорядка;
— ведение положения об оплате труда сотрудников;
— ведения положения об охране труда на предприятии;
— ведение журнала учета и движения трудовых книжек работников;
— оформление трудовых книжек;
— ведение приказов по личному составу
29
.
Деятельность службы кадрового учета и делопроизводства организации
предусматривает оформление большого количества документов, соблюдая
требования законодательства и внутренних регламентов. На рисунке 2 показана
нормативно-методическая база, регулирующая документирование трудовой
деятельности работников.
Рисунок 2. Структура законодательной и нормативно-методической
базы кадрового делопроизводства
29
Леженкина, Т.И., Смирнова, Г.В. Кадровая служба организации// интернет-курс — М.: Московский
финансово-промышленный университет «Синергия», 2016. URL: http://e-biblio.ru/ (дата обращения:
07.05.2018).
30
Нормативная документация является правовой основой деятельности
кадровой службы. Она позволяет использовать в документировании
единообразные правила. Весь процесс документирования в кадровой службе
состоит из прохождения стадий:
1) формирования учетной информации;
2) обновления информации, внесения изменений и дополнений в
персональные данные сотрудников;
3) составления кадровой отчетности и выдачи справочной информации
по запросам.
Конечной целью деятельности по документированию является создание
условий для эффективной обработки информации в установленные сроки с
минимальными затратами. Исходя из этого, задачами процесса
документирования являются:
— организация рационального документооборота;
— контроль исполнения;
— надлежащее хранение документов и передача на архивное хранение;
— последующее хранение документов в архиве
30
.
Порядок движения или перемещения документов обычно
устанавливается схемой документооборота, инструкцией по делопроизводству,
табелем унифицированных форм документов и положениями о подразделениях
организации. Положения разрабатываются в структурном подразделении,
утверждаются руководителем организации и затем вводятся в действие.
Работники кадровой службы предприятия или учреждения
руководствуются в своей деятельности локальным актом — Положением об
отделе кадров. Оно определяет его правовой статус, задачи, системные правила
и требования по вопросам кадровой работы, обязательные для применения.
Структура положения должна учитывать специфику конкретного учреждения и
содержать примерно следующие разделы:
1) Общие положения.
30
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций. / М.Ю.Рогожин. — М.-Берлин: Директ-Медиа, 2014. С. 6-12
31
2) Цели, задачи, функции отдела.
3) Полномочия.
4) Взаимодействие.
5) Ответственность.
6) Заключительные положения.
Рассмотрим каждый из этих разделов подробнее.
Раздел «Общие положения». В нем указывается название подразделения,
цели кадровой работы, руководство и штатная структура, ее численный состав,
а также документы, которыми регулируется деятельность службы и его
сотрудников.
В следующем разделе определены цели и задачи деятельности кадрового
подразделения. Здесь же необходимо описать функциональные обязанности
сотрудников службы в кадровой работе.
Раздел «Полномочия» включает в себя права, входящие в компетенцию
кадровой службы.
Раздел «Взаимодействие». В этой части положения рассматривается
порядок взаимодействия с другими структурными единицами организации,
должностными лицами и руководителями, и основные направления
взаимодействия.
В разделе «Ответственность» указывается, за соблюдение каких
требований предусмотрена ответственность руководителя подразделения и его
сотрудников.
Последний раздел «Заключительные положения». Как правило, в этом
разделе указывается, каким образом вносятся изменения и дополнения в
положение, и в какие сроки производится его повторное утверждение.
Кадровая служба организации (в зависимости от объемов) может быть
представлена только одним сотрудником, должность которого будет включена
в штатное расписание. В таком случае, должностные обязанности сотрудника
будут включать весь спектр деятельности кадровой работы, а также права и
обязанности.
32
В организациях, имеющих небольшое количество работников, в
штатном расписании не предусматривается должность кадрового сотрудника. В
таких случаях руководитель может поручить одному из своих подчиненных
выполнение работы по кадровому делопроизводству с дополнительной оплатой
и внести дополнения в его должностные обязанности.
Работникам службы кадрового делопроизводства в своей деятельности
приходится иметь дело с различными видами документационных потоков —
входящими, исходящими и внутренними документами. Каждый из них имеет
свои особенности. Типовая схема управления входящими документами
включает в себя выполнение следующих действий:
— прием документов;
— первичная обработка;
— предварительное рассмотрение;
— регистрация документов;
— рассмотрение документов руководством;
— доставка документов исполнителям.
Входящие документы могут поступить в организацию посредством
почтовой связи, доставлены курьером, фельдъегерской связью либо переданы
по электронной почте и факсу. В последние годы чаще всего документация
передается именно по электронной почте.
Часть входящих документов обязательно подлежит регистрации в
установленном порядке. Для этого на документе в специально отведенном
месте ставится «Входящий №» и вносятся данные (порядковый номер и дата
поступления) в журнал регистрации входящей документации (Приложение 6).
Полученный электронный документ предварительно распечатывается и
регистрируется аналогичным образом.
После процедуры исполнения делается отметка в журнале об
исполнении, документ помещается в дело для последующего хранения.
(Правила формирования и хранения дел будут рассмотрены позже). Если
исполненный документ должен вернуться на адрес отправителя, то в дело
33
помещается его копия.
Схема управления исходящей документацией включает следующие
этапы:
— подготовка проекта документа;
— согласование документа (визирование);
— проверка правильности оформления;
— отправка
31
.
Следует отметить, что документы принимаются от исполнителей для
отправки только оформленные, напечатанные на бланках, соответствующих
стандарту, должны иметь комплекс обязательных реквизитов и правильный
порядок их расположения, подписи должностных лиц с наименованием
должности. На документе проставляется «Исходящий № » и регистрируется в
специальном журнале (Приложение 7), после этого исполненный документ
отправляется по назначению, а его копия помещается в дело.
Работа с внутренними документами на начальном этапе проходит путь
исходящего документа, а на конечном этапе — входящего. Каждый документ
должен соответствовать предъявляемым требованиям. Правильность
оформления любого документа придает ему законную юридическую силу.
Содержание документа должно соответствовать существу
раскрываемого в нем вопроса. Структура должна соответствовать структуре
типовых или аналогичных документов. Стиль изложения вопроса в документе
также должен соответствовать стилю аналогичных документов (служебно-
деловому). Оформление документа должно соответствовать требованиям ГОСТ
и требованиям для отдельных видов документов в соответствии с
нормативными и организационно-распорядительными документами
32
.
В организациях может устанавливаться отчетность по объему
документооборота. Здесь учитывается количество подлинных входящих,
31
Демин, Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент / Ю.М. Демин. — М.-Берлин: Директ-
Медиа, 2014. — С. 54-67
32
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций. / М.Ю.Рогожин. — М.-Берлин: Директ-Медиа, 2014. С. 20-
23