54
работника или для целей бухгалтерии делается выписка из приказа, которая
также заверяется подписью директора. Печать учреждения в приказе не
ставится. Приказы по личному составу формируются в дела отдельно от
приказов по основной деятельности.
Приказы по личному составу в МБУ «ИКМ» составляются в
соответствии с требованиями ТК РФ. Например, при приеме на работу
обязательно указывается размер оплаты труда и условия работы. При
увольнении указывается статья ТК РФ, на основании которой происходит
увольнение. При предоставлении отпуска указывается дата начала и окончания,
и вид отпуска. При командировании указывается цель командировки и место
назначения, и т.д.
Следует отметить то, что приказы в МБУ «ИКМ» после оформления не
регистрируются в журнале учета приказов по причине их отсутствия. Журналы
учета приказов в Номенклатуре дел организации не предусмотрены. Это
свидетельствует о нарушении правил учета первичной документации.
Важным моментом кадрового учета в МБУ «ИКМ» является
оформление трудовых отношений, которое основывается на соблюдении
требований закона. При приеме на работу в МБУ «ИКМ» оформляется
трудовой договор. Сторонами договора являются: организация, в лице
директора, и работник.
В трудовом договоре отражаются все стороны трудовой деятельности
(режим труда и отдыха, должностные обязанности, права и обязанности
работника и работодателя, ответственность сторон, оплата труда и меры
социальной поддержки). Для возложения ответственности на стороны
трудового договора на последнем листе помещаются персональные данные
работника и реквизиты организации.
Прекращение действий трудового договора осуществляется в
соответствии с ТК РФ. Основанием для этого могут быть
40
: согласие сторон,
40
Дейнека, А.В. Управление человеческими ресурсами / А.В.Дейнека, В.А.Беспалько. — М.: Дашков и К, 2014.
— С. 180
55
перевод работника на другую работу с его согласия, призыв на военную
службу, истечение срока договора.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых
передается работнику, а другой остается в учреждении. На нем работник
расписывается в получении второго экземпляра. Оба договора подписываются
обеими сторонами (работодателем и работником) с проставлением печати
организации.
Хранится второй экземпляр трудового договора в личном деле
работника. В последующем, для внесения в трудовой договор дополнительных
сведений или изменений составляется, также в двух экземплярах,
дополнительное соглашение к трудовому договору.
Основным документом персонального учета сотрудников МБУ «ИКМ»
является личное дело. Оно представляет собой совокупность документов,
содержащих информацию о работнике и его трудовой деятельности в данной
организации. Начинается личное дело с описи документов, содержащихся в
деле, а далее все документы формируются по мере их поступления. Все
страницы дела пронумерованы.
В состав личного дела сотрудников МБУ «ИКМ» входят:
— личная карточка формы № Т-2;
— копия приказа о приеме на работу;
— личное заявление;
— трудовой договор и дополнительные соглашения;
— копии личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом, военный
билет);
— копии наградных документов (по мере поступления);
— копии документов о повышении квалификации (по мере
поступления).
Личные дела заводятся только на сотрудников организации, работающих
на постоянной основе. На сотрудников, работающих по срочному трудовому
договору, заводятся только личные карточки. Личная карточка заполняется
56
ответственным сотрудником первоначально на компьютере на основании
представленных работником документов и распечатывается. В последующем,
записи об отпусках, о переводе и др. делаются в рукописном виде.
Основным документом, отражающим трудовую деятельность работника
МБУ «ИКМ» и его трудовой стаж, является трудовая книжка установленного
образца. Ответственным за ведение трудовых книжек работников МБУ «ИКМ»
назначен сотрудник, ведущий кадровое делопроизводство. Трудовая книжка
работников организации содержит общепринятый перечень сведений: о
работнике, о выполняемой работе, о переводах на другую работу, об
увольнении, о награждениях.
Трудовые книжки работников МБУ «ИКМ» проходят обязательную
регистрацию в журнале учета движения трудовых книжек. Тем самым
ответственный сотрудник принимает на себя ответственность за их хранение.
При увольнении, в последний рабочий день, работник получает на руки
трудовую книжку и ставит свою подпись в журнале учета.
Работа с кадровыми документами организации предполагает обработку
персональных данных сотрудников в установленном порядке. Перечень
документов по вопросам обработки персональных данных утвержден приказом
директора.
Обработка персональных данных осуществляется сотрудниками МБУ
«ИКМ», имеющими доступ к персональным данным, и включает в себя
следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение,
использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление,
уничтожение персональных данных
41
. Согласие работника на обработку его
персональных данных оформляется в письменном виде (Приложение 11).
Важной особенностью в работе с кадровой документацией является
организация хранения документов. Хранению подлежат трудовые книжки
работников, личные дела, приказы и другие документы, используемые в работе
41
Положение о порядке организации обработки и обеспечения безопасности персональных данных в МБУ
«ИКМ», утверждено Приказом директора от 04.04.2013.
57
с личным составом. Место хранения кадровых документов до передачи в архив
— рабочий кабинет. В этом кабинете ведется все делопроизводство, в том
числе кадровое, и методическая работа.
Помещение оборудовано деревянными шкафами для литературы и
методических материалов, а также металлическим сейфом для хранения
кадровой документации и бланков строгой отчетности. По окончании работы
документация убирается в сейф, а кабинет сдается под охрану сторожу.
Для создания документов в МБУ «ИКМ» используют традиционный —
условно-автоматизированный метод. Этот метод сегодня является наиболее
популярным среди бюджетных учреждений муниципального уровня. Вся
информация, отражающая трудовую деятельность работников МБУ «ИКМ»,
хранится в бумажном виде. Автоматизация заключается в использовании
технических средств.
Основным инструментом для создания кадровых документов в МБУ
«ИКМ» является персональный компьютер, который установлен на рабочем
месте сотрудника, ответственного за кадровую документацию. Операционная
система ПК — Windows 10 с необходимыми для работы приложениями.
Программное обеспечение включает в себя: универсальный офисный
пакет Microsoft Office 2007, который позволяет оформлять документы с
текстовыми и табличными данными различной сложности; программа чтения и
редактирования файлов формата PDF — Adobe Acrobat Reader; браузер для
работы с интернетом — Google Chrome — один из самых популярных
браузеров в мире. Для защиты компьютера от вирусов используется самая
известная антивирусная программа Kaspersky Internet Security.
Выводы по главе.
МБУ «Историко-краеведческий музей имени Героя Социалистического
Труда Н.П.Попова» — научно-исследовательская, образовательная и досуговая
организация, основной целью деятельности которой является музейное
обслуживание населения. Анализ деятельности организации показал, что
профессиональная деятельность сотрудников музея находится на достаточно
58
высоком уровне, но имеются в организации финансовые проблемы — это
недостаточное финансирование.
Кадровый состав организации представлен семью специалистами.
Работу по формированию кадрового состава ведет директор учреждения, а
обязанности по ведению кадровой документации возложены на одного из
сотрудников.
Особенностью документооборота в МБУ «ИКМ» является оперативное
прохождение документов по короткому пути. Это обусловлено линейной
структурой управления организации, где все сотрудники подчиняются
непосредственно директору.
Главным направлением деятельности кадрового документооборота
является документирование трудовых отношений в соответствии с
Номенклатурой дел организации. Документирование регламентируется
законодательными и локальными нормативными актами организации.
Оформление документов осуществляется традиционным методом и
соответствует установленным требованиям. Однако существуют и некоторые
нарушения ведения учета документации, которые рекомендуется исправить.
59
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в МБУ «ИКМ»
3.1. Модернизация кадрового документооборота
Проанализировав организацию кадрового документооборота МБУ
«ИКМ», были выявлены недостатки: 1) низкая степень локального
регулирования деятельности кадрового работника; 2) отсутствие некоторых
регистрационных документов. Эти недоработки послужили поводом для
разработки рекомендаций по обновлению действующей в организации системы
работы с документами.
Во-первых, рекомендуется разработка нормативных или методических
документов, в которых будет отражаться технология кадровой деятельности,
включая процессы делопроизводства и особенности работы с кадровыми
документами.
Во-вторых, следует обратить внимание на ведение учетной
документации для обеспечения учета, контроля и поиска документов. В связи с
этим необходимо пересмотреть действующую на сегодняшний день в МБУ
«ИКМ» Номенклатуру дел.
Основным нормативно-методическим документом, регламентирующим
технологию кадровой деятельности, является инструкция по кадровому
делопроизводству. При разработке инструкции необходимо последовательно
описать технологию реализации всех функций делопроизводства с учетом
специфики организации и документального сопровождения каждой процедуры.
Инструкцию по кадровому делопроизводству разрабатывает сотрудник,
занимающийся оформлением кадровой документации, согласовывает с
юристами и утверждает руководитель. Внесение изменений в Инструкцию
осуществляется приказом руководителя.
Инструкция по кадровому делопроизводству должна служить
связующим звеном положений нормативных правовых актов и практической
деятельности организации. Она должна стать в дальнейшем для кадрового
60
работника основой в его деятельности
42
. Кроме того, создание локального акта
о ведении кадровой документации в организации создаст условия для быстрого
освоения нюансов работы с кадровой документацией новых кадровых
работников.
Инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается на
основании основных нормативно-правовых актов:
— «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти», утвержденной приказом Министерства культуры РФ
от8 ноября 2005 г. № 536;
— «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным
руководителем Федеральной архивной службы РФ 6 октября 2000 г.;
— «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты», утвержденнх постановлением
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1;
— «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
— «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной
постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;
— «Унифицированной системы организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»,
утвержденной постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.;
— «Основных правил работы архивов организаций», одобренных
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г
43
.
Структура Инструкции по кадровому делопроизводству должна
содержать следующие разделы:
42
Михалкина, Е.В., Алешин, В.А., Зотова, А.И. и др. Управление человеческими ресурсами организации:
теория, процессы, технологии / под общ..ред. Е.В.Михалкиной. — Ростов: Изд. Южного федерального ун-та,
2015. — С. 399-419
43
Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе /Ш.А.Янкович. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 38
61
1. Общие положения (указываются цели и задачи инструкции,
законодательные акты, в соответствии с которыми она составлена, и
определяется ответственность за несоблюдение правил).
2. Тематические разделы.
Должны максимально конкретно определять порядок оформления
документов, касающихся основных кадровых процессов (приема, увольнения,
отпуска и др.). Также возможно деление разделов по видам документов
(оформление приказов, трудовых книжек, личных карточек и т.д.). Кроме того,
тематические разделы могут освящать порядок составления номенклатуры дел
и подготовки документов для архивного хранения.
3. Приложения.
Для упрощения работы с Инструкцией в качестве приложений
необходимо включать образцы оформления разных видов документов и формы
журналов для регистрации документов. В тексте Инструкции нужно делать
ссылки на образцы, приведенные в приложении. В дополнение к инструкции
рекомендуется разработать электронные шаблоны форм различных кадровых
документов.
В качестве примера составления тематического раздела Инструкции по
кадровому делопроизводству приведем примерное содержание раздела
«Личные дела работников»:
2.1. Личные дела ведутся работником, на которого возложены
обязанности по кадровому делопроизводству.
2.2. Личные дела формируются в папках, страницы личного дела
нумеруются.
2.3. В личное дело работника крепятся следующие документы:
— копия паспорта;
— копия документа об образовании, профессиональной переподготовке,
повышении квалификации;
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования (СНИЛС);
62
— копия свидетельства о постановке работника на учет в налоговом
органе (ИНН);
— копии решений о награждении работника;
— заявление о приеме на работу;
— копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, об
увольнении;
— трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому
договору;
— копии документов воинского учета;
— копии приказов о поощрении работника или наложении
дисциплинарного взыскания;
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— бланк описи документов личного дела (приложение).
2.4. Личные дела работников хранятся в кабинете, где ведется кадровое
делопроизводство, в запирающемся шкафу.
2.5. После увольнения работника документы личного дела извлекаются
из папки и оформляются для передачи в архив.
2.6. Личные дела хранятся 75 лет после увольнения работника.
2.7. Ознакомление с личным делом производится только в помещении,
где оно хранится.
2.8. Передача персональных данных работников осуществляется только
с письменного согласия самого работника.
2.9. Работник, на которого возложены обязанности по кадровому
делопроизводству, несет ответственность за ведение личных дел работников, за
обеспечение сохранности личных дел и защиту от несанкционированного
доступа
44
.
Перейдем к следующим рекомендациям, касающимся проблемы
44
Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика /М.Ю.Рогожин. - М.-Берлин.: Директ-Медиа, 2014. – С. 27
63
учреждения в плане учета кадровой документации. Как выяснилось ранее, в
Номенклатуре дел МБУ «ИКМ» отсутствуют журналы регистрации приказов,
личных дел и трудовых договоров, поэтому регистрация названных документов
в организации не осуществляется.
В связи с вышеизложенным, предлагается пересмотреть действующую
Номенклатуру дел и внести в состав дел следующие учетно-регистрационные
документы (Таблица 5).
Таблица 5
Дополнение к Номенклатуре дел МБУ «ИКМ»
№
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
(томов)
Срок
хранения и
номер статьи
по перечню
Примечание
Книга учета приема,
перемещения, увольнения
работников
75 лет
Ст.508
Журнал регистрации приказов
по личному составу (приема,
перевода, увольнения)
75 лет
Ст.508
Журнал учета отпусков
3 года
Ст. 358г
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников позволит
руководителю организации вести учет движения кадров и анализировать
изменения кадрового состава, и в результате — своевременно выявлять
проблемы в управлении персоналом. Рекомендуемая форма книги представлена
в таблице 6.
Таблица 6
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников
№
п/
п
Дата
запо
лнен
ия
Фами
лия,
имя,
отчес
тво
Дол
жно
сть
Дата
и №
трудо
вого
догов
ора
Вид
работ
ы
(основ
ная,
по
совмес
титель
ству)
Срок
труд
овог
о
дого
вора
Нали
чие
испыт
атель
ного
срока
№
прика
за о
прие
ме на
работ
у,
дата
№
приказа
о
расторж
ении
трудовог
о
договор
а
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Данная форма удобна тем, что она совмещает регистрацию трудовых