14
содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в
соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными
договорами, соглашениями»
11
.
Обязательными локальными нормативными актами для работодателей
являются:
— штатное расписание;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— положение о защите персональных данных;
— график отпусков;
— правила и инструкции по охране труда;
— график сменности (при сменной работе).
Все перечисленные документы имеют свои особенности. Рассмотрим
каждый из них в отдельности.
Штатное расписание — это документ, отражающий численность
структурных подразделений в составе организации, количество работников и
их квалификацию, информацию об оплате труда на календарный год. Он
является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Составляется штатное расписание по установленной форме и
утверждается ежегодно по состоянию на 1 января и вводится в действие
приказом руководителя. По мере необходимости, в связи с организационными
процессами, возможно внесение изменений распоряжением руководителя.
Принять сотрудника на работу в организацию можно только на
существующую в штатном расписании должность, причем наименование
должности штатного расписания должно совпадать с наименованием
должности в трудовом договоре. При установлении профессии (должности) в
штатном расписании рекомендуется пользоваться следующими
11
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // КонсультантПлюс.
2018. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 07.05.2018).
15
справочниками
12
:
— ЕТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник работ и
профессий рабочих;
— Единый квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих;
— ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Форма штатного расписания № Т-3 — утверждена постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
13
(Приложение 1). Первая часть документа содержит реквизиты, а вторая —
таблицу, которая включает в себя следующие обязательные для заполнения
разделы:
— перечень структурных подразделений в составе учреждения;
— перечень должностей работников учреждения;
— сведения о количестве должностей (штатных единиц);
— сведения о должностных окладах работников;
— сведения о надбавках, установленных к должностным окладам;
— сведения о месячном фонде заработной платы учреждения.
В третьей части формы указываются фамилии и должности людей,
подписавших документ. Чаще всего это руководитель учреждения,
руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Следующим важным документом, описывающим порядок
регулирования вопросов социально-трудовых отношений в организациях,
являются Правила внутреннего трудового распорядка. Документ
регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и
время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а
12
Разработка штатного расписания.// Кадры решают все: инф. портал. URL: http://www.bizneshaus.ru/shtat.html
(дата обращения: 07.05.2018).
13
Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика /М.Ю.Рогожин. — М. - Берлин.: Директ-Медиа, 2014. — С. 31
16
также другие вопросы регулирования трудовых отношений.
Существует общий порядок подготовки этого нормативного акта. Он
определен ст.190 ТК РФ. В частности в ней говорится, что «правила
внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом
мнения представительного органа работников…Правила внутреннего
трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному
договору»
14
. И поэтому составленный в организации документ не должен
противоречить ТК РФ и ухудшать положение работников по сравнению с
действующим законодательством.
Структура правил внутреннего трудового распорядка должна состоять
из разделов, которые, в свою очередь, могут делиться на подпункты и
выглядеть следующим образом:
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Основные права и обязанности работников предприятия.
Раздел 3. Основные права и обязанности администрации.
Раздел 4. Режим труда и отдыха работников.
Раздел 5. Дисциплина труда. Порядок применения в отношении
работников предприятия мер поощрения и порицания.
Раздел 6. Заключительные положения
15
.
В содержание этих разделов рекомендуется включать такие вопросы,
как: порядок приема, увольнения, перемещения работников; рабочее время и
время перерыва в работе для отдыха и питания; меры поощрения и взыскания;
перечень должностей с ненормируемым рабочим днем (если имеются);
продолжительность и правила предоставления ежегодных и дополнительных
отпусков; дни выплаты заработной платы; иные вопросы регулирования
трудовой дисциплины.
Работник при заключении трудового договора берет на себя
обязательства в соблюдении Правил внутреннего трудового распорядка данной
14
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)// КонсультантПлюс.
2018. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 07.05.2018).
15
Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика /М.Ю.Рогожин. — М.-Берлин.: Директ-Медиа, 2014. — С. 19
17
организации, и работодатель вправе требовать от него их исполнения.
Объектом серьезного внимания для работодателей являются
персональные данные работников, поскольку их утечка не выгодна ни
организациям, ни работникам. Первые испытывают проблемы с репутацией и
конфликт с законом, а вторые — беспокойство по поводу возможных афер
16
.
Согласно ст.3 ФЗ-№ 152 «О персональных данных», к персональным
данным относят любую информацию, принадлежащую физическому лицу,
такую, как фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес места
жительства, семейное, социальное и имущественное положение, образование,
доход и др. Кроме того, к персональным данным в Российской Федерации
можно отнести сведения, использование которых без согласия граждан могут
нанести вред нематериальным благам и имущественным интересам
17
.
Работодатели обязаны осуществлять обработку персональных данных
сотрудников в строгом соответствии с российским законодательством. С этой
целью в организациях разрабатывается Положение о защите персональных
данных работников предприятия. Типовая структура Положения по защите
персональных данных представлена на рисунке 1.
Согласно типовой структуре, Положение по защите персональных
данных устанавливает порядок обработки персональных данных работников и
содержит сведения о защите, способах осуществления защиты и ответственных
за это лицах. Все, ответственные за обработку персональных данных
сотрудники, знакомятся с документом под роспись.
В каждой организации обязательным нормативным актом является
график отпусков, поскольку очередность предоставления ежегодного
оплачиваемого отпуска работнику ежегодно определяется именно в
соответствии с этим документом. График отпусков утверждается
руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года
16
Аверченков, В.И. Защита персональных данных в организации: монография/ В.И.Аверченков, М.Ю.Рытов,
Т.Р.Гайнулин — 3-е изд. — М.: Флинта, 2016. — С.11
17
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Ст. 3.
18
(ст.372 ТК РФ) и согласовывается с первичной профсоюзной организацией
18
.
Рисунок 1. Типовая структура «Положения по защите
персональных данных»
19
График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7 (Приложение 2)
и представляет собой таблицу из десяти столбцов:
— структурное подразделение;
— должность по штатному расписанию;
— фамилия, имя, отчество сотрудника;
— табельный номер;
— количество календарных дней отпуска;
— дата запланированная и фактическая;
— перенесение отпуска (основание и дата предполагаемого отпуска);
18
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)// КонсультантПлюс.
2018. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 07.05.2018).
19
Аверченков, В.И. Защита персональных данных в организации: монография /В.И.Аверченков, М.Ю.Рытов,
Т.Р.Гайнулин — 3-е изд. — М.: Флинта, 2016. — С. 62
19
— примечание.
Так же, как и другие унифицированные формы, график отпусков содержит
обязательные реквизиты и подпись руководителя кадровой службы.
Особое место среди локальных нормативных актов организации
занимают инструкции по охране труда. Они призваны обеспечить безопасность
и условия труда на рабочих местах. Инструкции составляются на основе
межотраслевых и отраслевых правил, типовых инструкций по охране труда и
действуют в пределах одной организации.
В настоящее время Минздравсоцразвития РФ утверждено более 20
межотраслевых правил по охране труда, которые можно брать за основу при
составлении инструкций по охране труда в разных сферах деятельности
20
.
Кроме того, на предприятии должен быть составлен перечень работ и
профессий, к которым предъявляются повышенные требования безопасности
труда.
Работодатель обеспечивает безопасность труда работников и
инструктирование по охране труда под роспись. Рассматривая локальные
нормативные акты организации, можно выделить документы
рекомендательного характера, такие, как Положение об оплате труда и
премировании; и должностные инструкции.
Эти нормативные документы, хоть и имеют рекомендательный характер,
играют немаловажную роль как для работодателей в их управленческой работе,
так и для самих работников. Положение об оплате труда устанавливает порядок
и условия оплаты, в т.ч. премирование и материальное стимулирование
работников. Согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормам действующего
трудового законодательства при разработке положения следует учитывать:
— систему оплаты труда;
— размеры окладов (тарифных ставок);
— размеры доплат и надбавок;
— процедуру установления и изменения окладов, доплат для разных
20
Коробко, В.И. Охрана труда / В.И.Коробко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 48
20
категорий работников;
— порядок и сроки выплаты заработной платы;
— правила и сроки предоставления расчетного листка, и его форму;
— случаи удержания из заработной платы;
— правила оплаты труда в особых условиях;
— правила премирования;
— другие особенности, относящиеся к данной организации
21
.
Положение утверждается приказом руководителя. Также, согласно
приказу, вносятся в Положение об оплате труда изменения и дополнения.
Должностная инструкция необходима для регулирования трудовых
отношений с обозначенными в ней правилами. Грамотно составленная
инструкция способствует эффективному управлению персоналом, так как в ней
четко регламентированы назначение и место работника в системе управления,
основные функциональные обязанности, права и ответственность сотрудников
при работе в организации согласно занимаемой должности, а также
предъявляемые к ней требования квалификации.
Должностная инструкция может быть оформлена приложением к
Трудовому договору или как основной документ, на усмотрение работодателя.
Основой для разработки инструкции являются квалификационные
характеристики по должностям, которые утверждены Министерством труда
РФ. Требования должностной инструкции являются обязательными для
работников, которые подтверждают свое согласие подписью в листе
ознакомления с инструкцией.
Деятельность некоторых организаций предполагает выполнение
трудовых функций работниками вне своего рабочего места. Трудовое
законодательство определяет вид такой деятельности как командировку.
Регламент решения вопросов, связанных с направлением в служебные поездки
устанавливается с помощью локального документа — Положения о
21
Рябчикова,Т.А. Оплата труда персонала: учебное пособие /Т.А.Рябчикова. - Томск: ФДО ТУСУР, 2016. – С.
29
21
командировках.
При разработке Положения следует руководствоваться
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях
направления работников в служебные командировки»
22
. Привлекать к данной
работе необходимо представителей финансового и юридического отделов.
В положении о командировках прописываются сроки командировок,
порядок их согласования и составления документов, командировочные расходы
и гарантии при направлении работников в служебные командировки.
Составленный документ утверждается приказом руководителя организации, с
которым должны быть ознакомлены все сотрудники.
Следующим этапом изучения кадровой документации будет знакомство
с распорядительными документами. В комплекс этих документов входят
приказы (распоряжения) по личному составу, связанные с трудовой
деятельностью.
Многие из этих документов имеют унифицированную форму, согласно
Постановлению Государственного комитета по статистике от 5 января 2004
года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты»
23
.
Следует отметить, что по утвержденным правилам ни один документ не
оформляется полным набором реквизитов (Приложение 3). Их состав зависит
от назначения отдельного документа. В связи с общими требованиями
государственного стандарта приказы оформляются на бланке приказа
установленной формы.
Перечень унифицированных форм приказов по личному составу
представлен в таблице 2. Особенность перечисленных в таблице приказов в
том, что они являются первичными учетными документами, на основании
которых ведется бухгалтерский учет и налоговая отчетность.
22
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) Об особенностях направления
работников в служебные командировки// КонсультантПлюс. 2018. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/ (дата обращения: 07.05 2018).
23
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты //
Кодекс: электронный фонд. 2018. URL: http://docs.cntd.ru/document/901885307 (дата обращения: 08.05.2018).
22
Таблица 2
Унифицированные формы приказов по личному составу
Номер
формы
Наименование унифицированной формы
Срок
хранения
приказа
Т-1
Приказ (распоряжение) о приеме работника на
работу.
75 лет
Т-1а
Приказ (распоряжение) о приеме работников на
работу.
75 лет
Т-5
Приказ (распоряжение) о переводе работника на
другую работу.
75 лет
Т-5а
Приказ (распоряжение) о переводе работников на
другую работу.
75 лет
Т-6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику.
5 лет
Т-6а
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работникам.
5 лет
Т-8
Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работником
(увольнении).
75 лет
Т-8а
Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с работниками
(увольнении).
75 лет
Т-9
Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку.
5 лет
Т-9а
Приказ (распоряжение) о направлении работников в
командировку.
5 лет
Т-11
Приказ (распоряжение) о поощрении работника.
75 лет
Т-11а
Приказ (распоряжение) о поощрении работников.
75 лет
Рассмотрим правила заполнения формы на примере приказа о приеме
работника на работу — форма № Т-1 (Приложение 4). Приказ издается на
основании трудового договора, поэтому его содержание должно
соответствовать условиям договора (ст.68 ТК РФ).
В приказе указываются: фамилия, имя и отчество работника,
наименование структурного подразделения, должность, размер тарифной
ставки или оклада, надбавок, испытательный срок (если он устанавливается),
условия и характер приема на работу, номер и дата трудового договора. Приказ
подписывается руководителем и объявляется работнику под роспись в течение
трех дней.
Особого внимания в кадровой документации заслуживают документы по
личному составу, подтверждающие трудовую деятельность работников. Такие
23
документы являются следствием заключения трудовых отношений между
работниками и работодателями. К ним относятся: трудовая книжка, трудовой
договор, личная карточка, заявления работника, справка о трудовой
деятельности.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
предназначены для отражения трудового стажа, который необходим для
будущего пенсионного обеспечения работника. Кроме того, такие документы
требуются для начисления пособия по временной нетрудоспособности.
Вся информация о трудовой деятельности гражданина содержится в его
трудовой книжке. Трудовые книжки ведутся на предприятиях любых форм
собственности, если работник проработал свыше 5 дней по основному месту
работы.
Оформление трудовой книжки производится сотрудниками отдела
кадров с особой внимательностью, чем оформление других документов.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в «Правилах ведения
трудовых книжек», утвержденных Постановлением Минтруда России от
10.10.2003 № 69
24
.
Трудовая книжка содержит следующие разделы:
— сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность);
— сведения о работе (прием, перевод, увольнение);
— сведения о награждениях и поощрениях.
Основанием возникновения трудовых отношений является трудовой
договор. Это двустороннее соглашение между работником и предприятием,
которое заключается при приеме на работу. Согласно трудовому договору
работник обязуется выполнять работу по определенной специальности и
соблюдать действующие в организации правила трудового распорядка, а
работодатель выплачивать в полной мере заработную плату, обеспечить
24
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) Об утверждении Инструкции по
заполнению трудовых книжек// КонсультантПлюс. 2018. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948/ (дата обращения: 08.05.2018)