44
управляющий — экспертизой результатов закупок, приемкой контракта с
проверкой соблюдения условий и качества представленных товаров, работ,
услуг.
Научный сотрудник — осуществляет научно-исследовательские работы,
изучает музейные предметы, разрабатывает научные концепции развития
музея, экспозиций и выставок, и, кроме того, ведет кадровое делопроизводство.
Методист музея — разрабатывает методики музейно-образовательной и
научно-просветительской деятельности, осуществляет проведение
мероприятий, реализацию музейно-образовательных программ.
Экскурсовод составляет тексты экскурсий, проводит экскурсии по
экспозициям и выставкам, принимает участие в организации и проведении
различных мероприятий.
Хранитель фондов — обеспечивает хранение музейных предметов, их
сохранность и консервацию, изучение музейных предметов, принятых на
ответственное хранение, принимает участие в работе по подготовке экспозиций
и выставок.
Штатные сотрудники делятся на две функциональные группы:
административно-управленческий персонал (директор, главный бухгалтер,
контрактный управляющий); основной персонал (научный сотрудник,
методист, экскурсовод, хранитель фондов).
Организационная структура управления в МБУ «ИКМ» имеет линейный
вид (Рисунок 4).
Рисунок 4. Организационная структура управления МБУ «ИКМ»
Во главе музея стоит директор, который координирует деятельность
Директор
Главный
бухгалтер
Научный
сотрудник
Экскурсово
д
Методист
Хранитель
фондов
Контракт-
ный
управля-
ющий
45
всей организации. В ее компетенции находятся все вопросы текущей
деятельности МБУ «ИКМ». Она формирует кадры, устанавливает систему
отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной
работы. При существующей системе директору непосредственно подчиняются
все сотрудники организации.
Проведем качественный анализ трудовых ресурсов МБУ «ИКМ».
Рассматривая уровень образования, можно установить следующее: 5 человек
имеют высшее профессиональное образование и 2 — среднее
профессиональное образование, но они в настоящее время обучаются в высших
учебных заведениях. Кроме того, сотрудники регулярно повышают
квалификацию на семинарах, проводимых методическим центром СОИКМ им.
П.В.Алабина на базе своих экспозиций и экспозиций передовых музеев
Самарской области.
По возрастному составу персонал музея распределяется следующим
образом: 2 человека пенсионного возраста (этот показатель говорит об
устаревании контингента сотрудников); 3 человека — наиболее
работоспособная часть коллектива (от 35 до 55 лет) и 2 молодых сотрудника в
возрасте 31 и 32 лет, имеющие хорошую обучаемость и карьерные планы.
Средний возраст работников по учреждению составляет 46 лет.
Далее охарактеризуем организационную культуру МБУ «ИКМ». В музее
существуют укоренившиеся ценности и нормы: все сотрудники принимают
участие в корпоративных праздниках; поздравляют коллег с днём рождения
или другим значимым событием; существует свой язык общения, который
можно назвать дружественно-деловым; и неформальные отношения,
основанные на открытости и доверии.
Организационную культуру данного учреждения можно считать
достаточно сильной, так как она содержит общие ценности и нормы, которые
не поддаются внутреннему и внешнему влиянию. Такая культура объединяет
участников организации и облегчает процесс управления.
Организация профессиональной деятельности учреждения находится на
46
достаточно высоком уровне, о чем свидетельствуют отзывы и основные
показатели работы. Динамика посещения музея показана на рисунке 5.
Рисунок 5. Количество посетителей музея
Изображенная диаграмма показывает, что в 2015-м, в 2016-м и 2017-м
годах посещение музея незначительно отличается (в 2016 году — на 111
человек было меньше, зато в 2017-м году количество посетителей возросло).
Этот показатель свидетельствует о том, что музейные услуги востребованы.
В последние годы в музейной практике сформировался принципиально
новый подход к использованию современных средств отображения
информации. Так, в МБУ «ИКМ» широко применяются мультимедийные
технологии. Для того, чтобы посетителям, особенно детям, было легко и
интересно воспринимать преподносимый материал, в экскурсиях и
мероприятиях экскурсовод часто использует компьютерные презентации и
видеосюжеты из музейной видеотеки.
Создаются видеофильмы о значимых событиях в жизни района. В 2017
году в музее началась работа по созданию цикла видеофильмов о Почетных
гражданах Большечерниговского района. Эти фильмы пополнят музейную
видеотеку для дальнейшей просветительской работы.
Учреждение активно сотрудничает со многими организациями района.
Партнерами МБУ «ИКМ» являются, в первую очередь, образовательные
11608
11497
11708
11350
11400
11450
11500
11550
11600
11650
11700
11750
Количество человек
2015 г.
2016 г.
2017 г.
47
учреждения. Для них в музее разработаны культурно-образовательные
программы, по которым обучаются дети дошкольного и младшего школьного
возраста.
Поскольку приоритетным направлением в работе музея является
патриотическое воспитание молодежи, то в музее установились тесные связи с
районным военкоматом, с районным Домом молодежных организаций, с
общественной организацией «Боевое братство». Кроме того, хорошо развиты
партнерские связи с другими музеями области, которые предоставляют свои
выставки для временного экспонирования.
Учреждение осуществляет свою деятельность в соответствии с
муниципальным заданием, связанным с оказанием услуг, относящимся к его
основным видам деятельности. Финансовое обеспечение выполнения
муниципального задания осуществляется в виде субсидий из местного бюджета
(бюджета муниципального района Большечерниговский Самарской области).
Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов МБУ
«ИКМ» являются:
• имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления;
• бюджетные поступления в виде субсидий из бюджета
Большечерниговского района;
• доходы, полученные от осуществления приносящей доходы
деятельности, предусмотренной Уставом, и приобретенное за счет
этих доходов имущество;
• средства спонсоров и добровольные пожертвования граждан;
• иные источники, не запрещенные действующим законодательством
38
.
Фонд оплаты труда формируется за счет средств местного бюджета и
средств от приносящей доход деятельности (платных услуг). На основании
годовой отчетности МБУ «ИКМ» (Приложение 8-10) был сделан анализ
поступления и использования бюджетных средств за 2015-й, 2016-й и 2017-й
38
Устав МБУ «Историко-краеведческий музей имени Героя Социалистического Труда Н.П.Попова». Утв.
Постановлением Администрации Большечерниговского района Самарской области от 15.12.2011 № 894.
Большая Черниговка, 2011. — 11 с.
48
годы. Результаты анализа приведены в таблице 4.
Таблица 4
Поступление и использование финансовых средств
2015 г.,
тыс.
руб.
2016 г.,
тыс.
руб.
2017 г.,
тыс.
руб.
Поступило за год, всего
2923
2546
2248
Из общей
суммы
поступле-
ний
Бюджетные ассигнования
учредителя
2903
2521
2214
Из бюджетов других уровней
—
—
—
От
предприни
матель-
ской и иной
принося-
щей доход
деятель-
ности
От основных
видов уставной
деятельности
20
25
34
Благотвори-
тельные и
спонсорские
вклады
—
—
—
От
предпринима-
тельской
деятельности
—
—
—
Израсходовано всего
2923
2546
2248
Из общей
суммы
израсхо-
дованных
средств
Расходы на оплату труда
1384
1375
1513
Расходы на капитальный
ремонт и реконструкцию
—
—
—
Расходы на приобретение
(замену) оборудования
—
—
—
На пополнение фонда музея
—
—
—
На организацию и
проведение выставок
9
50
70
Из приведенной таблицы видно, что с каждым годом финансовые
ресурсы учреждения уменьшаются из-за сокращения бюджетных поступлений
учредителя и отсутствия ассигнований других бюджетов. В то же время,
увеличивается поступление средств от основных видов уставной деятельности.
Имеющиеся средства в течение трех лет расходовались только на оплату труда
и организацию выставок. На основании этого можно сделать вывод о том, что в
организации имеются серьезные проблемы с финансированием.
Бухгалтерский учет в МБУ «ИКМ» ведется на основании рабочего плана
счетов, который разработан в соответствии с нормами приказа Минфина
России. Учет ведется с использованием специализированной бухгалтерской
компьютерной программы АС Смета.
49
2.2. Анализ организации кадрового документооборота
В МБУ «ИКМ» сложилась своя система работы с персоналом. В
учреждении отсутствует должность специалиста по кадровой работе, поскольку
кадровый состав немногочисленный. Все функции по управлению персоналом,
включая подбор, расстановку, обучение, составление штатного расписания,
учет рабочего времени и т.д., выполняет директор, а обязанности по ведению
кадровой документации возложены приказом директора на научного
сотрудника музея по совместительству с основной работой.
Функциональные обязанности сотрудника, ответственного за
оформление кадровой документации, заключаются в оформлении приема,
перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым
законодательством Российской Федерации, учете личного состава, заполнении
и хранении трудовых книжек.
Ответственный сотрудник в ходе работы с кадровой документацией
взаимодействует непосредственно со всеми членами организации. От
работников он получает необходимые личные документы, оформляет справки,
заверенные копии трудовой книжки. Директор визирует распорядительные
документы, локальные нормативные акты, заявления сотрудников, трудовые
договоры. Главному бухгалтеру ответственный сотрудник передает выписки из
приказов по личному составу, сведения об очередных отпусках.
Документооборот МБУ «ИКМ» представляет собой информационное
обеспечение и документирование деятельности организации. Организация
документооборота — это правила, по которым должно проходить движение
документов. В МБУ «ИКМ» нет локального нормативного акта,
регулирующего правила документооборота.
В то же время документооборот в МБУ «ИКМ» основан на оперативном
прохождении документов по короткому пути. Это обусловлено линейной
структурой организации, которая имеет ряд достоинств: простоту и четкость
подчинения, полную ответственность директора за результаты работы
50
подчиненных, оперативность в принятии решений, получение работниками
согласованных указаний.
Обработка и передача документов происходит при активном
применении оргтехники и компьютерных технологий (ПК, принтер, сканер,
электронная почта). При оформлении документации в МБУ «ИКМ»
придерживаются существующих государственных стандартов. Но в то же время
в организации имеются недостатки, связанные с регистрацией документов, не
ведется учет входящей и создаваемой в организации документации
(отсутствуют журналы учета).
С целью упорядочения документооборота в МБУ «ИКМ» составлена
номенклатура дел, которая представляет собой таблицу из 4-х граф:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) срок хранения и № статей по перечню;
4) примечание.
Номенклатура дел МБУ «ИКМ» составлена по функциональному
принципу по разделам, соответствующим основным направлениям
деятельности музея:
1. Руководство.
2. Кадровое обеспечение.
3. Экспозиционно-выставочная деятельность.
4. Бухгалтерский учет.
5. Научно-фондовая деятельность.
6. Научно-просветительская деятельность.
7. Охрана труда.
8. Административно-хозяйственная деятельность.
Кадровый документооборот организации представлен, в основном,
исходящей документацией и внутренними документами, поскольку именно они
направлены на решение управленческих задач внутри организации. К кадровой
документации учреждения, согласно Номенклатуре дел МБУ «ИКМ»,
51
относятся:
— книга приказов по личному составу (о приеме на работу и
увольнении, об отпусках, о командировках и поощрениях);
— личные дела сотрудников;
— заявления сотрудников;
— заявления о согласии на обработку персональных данных;
— коллективный договор;
— штатное расписание;
— графики предоставления отпусков;
— трудовые книжки работников;
— журнал учета движения трудовых книжек;
— трудовые договоры сотрудников и дополнительные соглашения;
— должностные инструкции.
Особенностью ведения кадровой документации можно считать
использование унифицированных форм документов, утвержденных
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты». Применение таких форм позволяет сотруднику, ответственному за
кадровую документацию, максимально быстро и правильно оформить
документ.
При оформлении трудовых отношений в МБУ «ИКМ» руководствуются
законодательными и локальными нормативными актами:
— Трудовым кодексом Российской Федерации;
— Постановлением Правительства РФ N 225 «О трудовых книжках»
(вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
— Уставом МБУ «ИКМ»;
— Правилами внутреннего трудового распорядка работников МБУ
«ИКМ»;
— Положением о порядке организации обработки и обеспечения
52
безопасности персональных данных;
— Положением об оплате труда работников МБУ «ИКМ»;
— Должностными инструкциями работников МБУ «ИКМ»;
— Соглашением по охране труда МБУ «ИКМ»;
— штатным расписанием МБУ «ИКМ»;
— графиком отпусков.
Кроме того, трудовые отношения в МБУ «ИКМ» регулируются
Коллективным договором
39
. Сторонами Коллективного договора являются:
муниципальное бюджетное учреждение «Историко-краеведческий музей имени
Героя Социалистического Труда Н.П.Попова», в лице директора, и работники,
интересы которых представляет профсоюзный комитет, в лице представителя
профсоюза. Действие коллективного договора распространяется на всех
работников организации.
Коллективный договор в организации был составлен в 2013 году и
зарегистрирован в Управлении трудовых отношений департамента труда и
занятости населения Самарской области. По истечении срока действия в
коллективный договор были внесены изменения и дополнения. Изменения
оформлялись на основании приказов директора и протокола профсоюзного
комитета. Коллективный договор МБУ «ИКМ» хранится у директора вместе с
нормативно-правовыми документами.
В качестве приложений к Коллективному договору подшиты
следующие документы:
1. Положение об оплате труда работников МБУ «ИКМ».
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Положение о премировании и материальном стимулировании.
4. Положение о служебных командировках.
5. Соглашение по охране труда.
Распорядительными документами организации являются приказы по
39
Коллективный договор МБУ «ИКМ» на 2013-2016 гг. (зарегистрирован в Департаменте трудовых отношений
Минтруда Самарской обл. 27.12.2013 № 68. Изм. и доп. от 21.12.2016).
53
основной деятельности и приказы по кадрам. Ведением приказов по основной
деятельности занимается директор МБУ «ИКМ», а приказов по кадрам —
научный сотрудник. Приказы по личному составу имеют порядковый номер,
начиная с начала года, и буквенное обозначение «К». К приказам по кадрам
организации относятся:
— «Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на
работу» — № Т-1 и № Т-1а;
— «Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на
другую работу» — № Т-5 и № Т-5а;
— «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(работникам)» — № Т-6 и № Т-6а;
— «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении)
трудового договора с работником (работниками) (увольнении)» — № Т-8
и № Т-8а;
— «Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников)
в командировку» — № Т-9 и № Т-9а;
— «Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)»
— № Т-11 и № Т-11а.
Составляет приказы по личному составу ответственный сотрудник.
Приказ формируется на основании заявления работника (при приеме на работу
или увольнении, при переводе, предоставлении отпуска), служебного задания
(при направлении в командировку) или другого распоряжения директора.
Заявление, в котором излагается просьба работника, пишется от руки в
произвольной форме. Заявление работника визируется директором и передается
ответственному сотруднику. После составления приказ подается директору на
подпись, а затем в трехдневный срок — для ознакомления работнику. Для этой
цели в приказе обязательно присутствует запись «С приказом ознакомлен», где
работник ставит свою подпись и дату ознакомления.
Приказы составляются в единственном экземпляре, но по требованию