4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………….….5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота………………………………………………………….............7
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота………………………..….7
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации……………..…11
1.3. Особенности организации документооборота в кадровой
службе……………………………………………………………………………….17
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота в
ИБМЦ…………………………………………………………………………….....22
2.1. Общая характеристика деятельности информационного библиотечно-
музейного центра……………………….…………………………………………..22
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в центре…………….....29
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ИБМЦ………………………………………………………………………….....36
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота в
информационном библиотечно-музейном центре…………………………...…..36
3.2. Оценка результатов предлагаемых мероприятий…………………………....47
Заключение…………………………………………………………………….…..54
Список использованных источников………………………………………..…62
Приложение………………………………………………………………………..68
5
ВВЕДЕНИЕ
На любом предприятии, независимо от его размера и вида деятельности,
приходится решать кадровые задачи. На одном предприятии может
функционировать целая кадровая служба, а на другом может работать один-два
менеджера по персоналу.
В число обязанностей кадровой службы входит осуществление кадрового
документооборота. На сегодняшний день, организация кадрового
документооборота на предприятии играет важную роль в сфере управления
персоналом, так как любое управленческое решение всегда базируется на
информации, на служебном документе.
Цель исследования заключается в разработке предложений по
совершенствованию организации кадрового документооборота в
информационном библиотечно-музейном центре.
В соответствии с поставленной целью в работе сформулированы
следующие задачи исследования:
- исследовать основные теоретические подходы к определению понятия и
значения кадрового документооборота;
- изучить общую характеристику и классификацию кадровой
документации;
- проанализировать особенности организации документооборота в
кадровой службе;
- рассмотреть общую характеристику информационного библиотечно-
музейного центра;
- провести анализ организации кадрового документооборота в центре;
- разработать предложения по совершенствованию кадрового
документооборота в информационном библиотечно-музейном центре;
- оценить результаты предлагаемых мероприятий.
Объектом исследования является муниципальное казенное учреждение
культуры Межпоселенческий информационный библиотечно-музейный центр
6
муниципального района имени Полины Осипенко Хабаровского края.
Предметом исследования является процесс организации кадрового
документооборота.
Теоретической основой исследования стали работы таких отечественных
авторов, занимающихся проблемами организации кадрового документооборота,
как: Т.П. Гетикова, Н.А. Дмитриева, А.Ю. Люлина, Л.В. Шевченко, а также
материалы специализированных журналов.
При решении поставленных в данной работе задач использовались
общенаучные и специальные методы исследования: индукции и дедукции,
анализа и синтеза, а также аналогии, календарное планирование, сетевое
моделирование и другие методы.
Цель и задачи исследования определили структуру работы.
В первой главе работы приведены теоретические аспекты организации
кадрового документооборота.
Во второй главе рассматривается состояние организации кадрового
документооборота в ИБМЦ.
В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию
организации кадрового документооборота в ИБМЦ.
7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Документооборот - это сложная отрасль управления, которая включает
учет и контроль результатов деятельности предприятия, она представлена в
информационных технологиях, обеспечивает компетентное функционирование
персонала и подразделений организации
1
.
Термин «документооборот» нормативно закреплен. В соответствии с
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», под документооборотом понимается движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки
2
. За последние годы данное определение не менялось.
Итоговой целью управления документами является создание условий,
которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной
информации в определенные организацией сроки и с наименьшими
материальными затратами. Часто только оптимизация документооборота
позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в
определенной организации.
Особенностью документооборота является то, что в нем используются
официальные, т.е. полностью оформленные, записанные в определенной форме,
документы. Документы – это основные информационные ресурсы предприятия,
работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают
информационную поддержку принятия управленческих решений на всех
уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Согласно статистике, документы заключают в себе около 80% всей
информации, обращающейся в организации. Таким образом, документооборот
1
Дикунова, М.С., Бровко, С.А., Дикунов, С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования /
М.С. Дикунова, С.А. Бровко, С.А. Дикунов // Социальные науки. - 2016. - Т. 1. - № 1-1 (11). - С. 15.
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) [Электронный ресурс]. - URL:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=163800&fld=134&dst=1000000001,0&rnd=
0.12847336526432795#02995241157790667
8
упорядочивает обмен этой информацией между отдельными работниками и
различными подразделениями. Каждый вид документа имеет свой путь
движения, который можно проследить, а значит можно и осуществлять
регулирование данной деятельности. В связи с этим в организациях создаются
графики документооборота, которые позволяют упорядочить движение
документов.
Информация, зафиксированная в документах, должна давать полное
представление о конкретной организации, так как эти сведения являются
отражением деятельности предприятия в целом. Значимую часть
производственной информации работники предприятия получают посредством
документов. Если документ изначально будет неправдивым или
неисправленным в установленные сроки, то возможны нарушения при
формировании новых документов организации. Согласно статистике, в
организации на составление документа и на осуществление операций с ним
уходит в среднем до 60% рабочего времени сотрудников предприятия, что
обуславливает особую значимость документов в деятельность компании
3
.
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава. Они
отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой
стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд денежных средств, для
получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль этих документов
недооценивается руководителями коммерческих предприятий. Результат этого -
кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Итогом
такой работы может являться то, что человек при выходе на пенсию,
проработавший добросовестно и качественно получает лишь прожиточный
минимум, хотя достоин большего.
Кадровый документооборот - это отрасль деятельности, которая
документирует трудовые отношения в организации. Кадровая документация
фиксирует информацию о наличии и движении персонала, при котором
3
Санакоева, Д.К., Караева, Т.А. Каким должен быть бухгалтер / Д.К. Санакоева, Т.А. Караева // Молодежь и
наука: актуальные вопросы социально-экономического развития регионов России. Межвузовская научно-
практическая конференция. - 2015. - С. 116
9
кадровые процессы документально оформляются.
Говоря о документообороте, необходимо также затронуть вопросы
электронного документооборота. Внедрение систем электронного
документооборота (СЭД) приводит к ускорению документооборота, к
снижению затрат на работу с бумажными документами, к сокращению времени
поиска документов, повышению исполнительской дисциплины и т.д.
Электронный документ – это форма подготовки, отправления, получения
или хранения информации с помощью электронных технических средств,
зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином
электронном материальном носителе.
Под электронным документооборотом целесообразно понимать процессы
формирования, обмена, хранения и уничтожения электронных документов в
информационной системе посредством согласованных каналов связи.
Эффективность автоматизированной системы электронного
документооборота, складывается из двух основных частей:
1. Экономия средств на документооборот (благодаря использованию
более дешевой технологии обработки документов в электронной форме):
1) на расходные материалы;
2) на оборудование;
3) на доставку информации в бумажном виде;
4) на хранение бумажных документов.
2. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе ведения
документооборота:
1) на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций;
2) на прохождение документов;
3) на поиск нужных документов.
Внедрение автоматизированной системы кадрового документооборота
обеспечивает удобство в работе, эффективную и рациональную организацию
производства, уменьшение различных психологических и физиологических
нагрузок. Все это положительно влияет на работоспособность сотрудников, так
10
как это приводит к снижению количества обрабатываемой информации, а также
у персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия
эффективных управленческих решений.
Рассмотрим разницу внедрения между бумажным и электронным
документооборотом.
Таблица 1
Сравнительный анализ видов документооборота
Бумажный документооборот
(традиционная технология)
Электронный документооборот
(автоматизированная технология)
Ручное ведение документооборота,
прием документов, поступивших по
электронным каналам (факс, телеграф,
электронная почта).
Автоматизированное ведение
документооборота, прием документов,
поступивших по электронным каналам.
Ручная печать карточек, подготовка
сводок, справок, отчетов, реестров и
других элементов документооборота.
Имеется возможность автоматизировать
печать карточек, стандартных сводок,
справок и реестров, формирование
произвольных отчетов в системе
электронного документооборота.
Ручное перемещение проекта документа
в процессе согласования и
утверждения.
Автоматизированная пересылка проекта
между согласующими и утверждающими
должностными лицами по заранее
заданному маршруту.
Размножение документов и карточек,
транспортировка и передача их
исполнителям.
Автоматическая рассылка необходимого
числа электронных версий документов
и карточек по компьютерной сети.
Ручная регистрация факта передачи
документов и резолюций должностному
лицу, которая часто не выполняется
ввиду халатности сотрудников в
процессе организации бумажного
документооборота.
Автоматическая регистрация фактов
пересылки и получения документов и
резолюций по компьютерной сети при
электронной форме документооборота.
Многократная регистрация одних и тех
же документов в журналах и картотеках
различных структурных подразделений.
Однократная первичная регистрация
документа в любом подразделении и
последующее автоматическое
отслеживание движения и исполнения
документа в электронных картотеках
подразделений.
Ручной поиск документов и сбор
сведений об их исполнении в
разрозненных картотеках различных
подразделений.
Автоматизированные методы сквозного
поиска по всем картотекам с учетом
прав доступа.
Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со
своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда
ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно
11
ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и
утверждения и т.п.) в системе электронного документооборота.
Таким образом, кадровый документооборот - это отрасль деятельности,
которая документирует трудовые отношения в организации. Кадровая
документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, при
котором кадровые процессы документально оформляются.
В настоящее время на предприятиях активно внедряется и используется
электронный кадровый документооборот. Благодаря электронному
документообороту значительно ускоряются процессы коллективной работы с
документами (согласования и утверждения и т.п.).
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
Каждая организация создает определенные виды управленческих
документов. Без этого решать задачи планирования и формирования
отчетности, учета и производства в целом, как правило, не предоставляется
возможным
4
.
Работа с документами осуществляется в соответствии с требованиями
нормативно-правовых актов Российской Федерации. Документация имеет ряд
важных функций, а именно: правовую, функцию учета, управленческую,
социальную и информационную. Также документация является средством
управленческой деятельности
5
.
Многие документы организации представляют особый интерес и
важность. Так, особую группу документов составляет кадровая документация,
поскольку в кадровом делопроизводстве практически за каждым документом
стоят судьбы людей. Стоит отметить, что любой кадровый документ несет в
себе юридическую значимость. В спорных ситуациях как работодатель, так и
работник посредством именно кадровых документов могут доказать свою
4
Шевченко, Л.В., Дуплий, Е.В. Обязательные документы кадровой службы / Л.В. Шевченко, Е.В. Дуплий //
Материалы Ивановских чтений. - 2017. - № 4. - С. 163
5
Ермоченко, Е., Дуплий, Е.В. Система кадрового документооборота на примере ЗАО «МОСРЕКЛАМА» / Е.
Ермоченко, Е.В. Дуплий // Кафедральный научный сборник: Сборник научных статей. № 10 / Под ред. А.В.
Кириллова. - М.: Компания «Спутник+, 2013. - С. 55
12
правоту в суде
6
.
Документы по личному составу несут в себе, помимо биографической,
еще и археографическую ценность, в будущем могут являться материалами для
историко-социальных исследований и статистических обобщений. Поэтому
отдел кадров должен относиться к кадровой документации с немалой долей
ответственности.
Сотрудники отдела кадров в своей работе должны отличаться
безукоризненным знанием не только нормативно-методических документов, но
и локальных нормативных актов организации, разработанных ею
самостоятельно. Каждая кадровая служба должна иметь комплект этих актов (в
бумажной или электронной форме), чтобы в любой момент можно было к ним
обратиться и проверить законность разрешения проблемы и ее закрепление в
документе.
Безусловно, кадровая документация должна создаваться и храниться
каждым работодателем. Все организации, несмотря на организационно-
правовую форму, размер предприятия, сферу деятельности должны вести
обязательные кадровые документы.
Обратимся к видам кадровой документации. Так, кадровые документы
можно разделить на 3 основных вида:
1) входящие;
2) исходящие;
3) внутренние
7
.
Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить
на обязательные и рекомендуемые (факультативные). Не лишним будет создать
дополнительные акты, исходя из специфики деятельности организации.
Необязательно, но целесообразно разработать положения об оплате труда,
премировании, отпусках, так как они способствуют систематизации важных
6
Кириллов, А.В. Соблюдение принципов управления в кадровом делопроизводстве / А.В. Кириллов //
Кадровик. - 2014. - № 9. - С. 102
7
Гетикова, Т.П. Оптимизация документооборота как фактор повышения эффективности деятельности
предприятия (на примере ОАО «РЭС») / Т.П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых ученых.
- 2015. - № 5. - С. 208
13
данных для работодателя и сотрудников.
Таблица 2
Виды кадровых документов
Вид
Характеристика документа
Входящий документ
Это документ, который поступил в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, в установленные сроки.
Сроки могут быть установлены нормативными актами,
предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ, или могут быть
указаны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ
Это официальный документ, который отправляется из
учреждения. Большинство исходящих документов
являются ответом организации на входящие документы.
Некоторая часть исходящих документов готовится на
основе внутренних документов организации.
Внутренний документ
Это официальный документ, который не выходит за
пределы подготовившей его организации. Данные
документы используются для организации работы, так как
они обеспечивают решение управленческих задач в
пределах одной организации.
Например, к рекомендуемым актам можно отнести положения о
структурных подразделениях, должностные инструкции, коллективный договор
и др. Существуют унифицированные формы документов, которые составляют
большую часть обязательной документации.
В сущности, они представляют собой шаблоны, которые заполняет
ответственный за кадровый учет сотрудник. Госкомстат РФ (ныне – Росстат)
разработал и утвердил формы, применяемые во всех организациях, независимо
от их формы.
Главным достоинством унифицированных форм является сокращение
времени на составление и оформление документов. К тому же, среди
преимуществ данных форм стоит отметить отсутствие дополнительных
претензий к ведению кадровых документов со стороны проверяющих органов.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации с 1
января 2013 г. не является обязательным, но их использование, бесспорно,
целесообразно.
Чрезвычайно важно, чтобы все локальные документы в отделе кадров