24
уставных целей ИБМЦ
14
.
Проведем анализ деятельности ИБМЦ в 2016 и 2017 годах (Приложение
1). По итогам деятельности плановые показатели выполнены в полном объеме.
Охват населения библиотечным обслуживанием составил в отчетный период
43,0%. ИБМЦ состоит из следующих структурных подразделений:
1. Структурное подразделение «Центральная библиотека»;
2. Структурное подразделение «Детская библиотека»;
3. Структурное подразделение сельская библиотека села Владимировка;
4. Структурное подразделение сельская библиотека села Бриакан;
5. Структурное подразделение сельская библиотека села Главный Стан;
6. Структурное подразделение сельская библиотека села Херпучи;
7. Структурное подразделение сельская библиотека села Оглонги;
8. Передвижная библиотека с постоянным фондом села Удинск.
ИБМЦ имеет Филиал краеведческого музея муниципального казенного
учреждения культуры Межпоселенческого информационного библиотечно -
музейного центра муниципального района имени Полины Осипенко
Хабаровского края.
4 библиотеки ИБМЦ подключены к сети Интернет и оснащены
компьютерами. Все библиотеки оснащены копировально-множительной
техникой, 3 библиотеки имеют видеопроекторы.
Библиотечные работники при обслуживании пользователей, подготовке к
массовым мероприятиям активно используют информацию, размещенную в
сети Интернет, а также в средствах массовой информации, в газете
«Амгуньская правда». В социальных сетях «Одноклассники» создана группа
«Центральная библиотека», «Детская библиотека», там также освещается
информация и фотоотчеты о мероприятиях, проводимых в библиотеках.
ИБМЦ имеет сайт - http://mib-mc.khv.muzkult.ru/about/.
Организационная структура ИБМЦ является линейно-функциональной,
14
Официальный сайт муниципального казенного учреждения культуры Межпоселенческий информационный
библиотечно-музейный центр муниципального района имени Полины Осипенко Хабаровского края
[Электронный ресурс]. - URL: http://mib-mc.khv.muzkult.ru
25
основанной на разделении функций между структурными подразделениями
(Рисунок 1).
Рисунок 1. Организационная структура ИБМЦ
Линейно-функциональная структура управления является логически
стройной схемой, но недостаточно гибкой. Каждый руководитель структурного
подразделения имеет определенную власть, но с лимитированными
возможностями решения функциональных проблем, требующих специальных
знаний.
Отрицательными факторами линейной организационной структуры
являются: высокие требования к руководителю и большая нагрузка на него,
отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, затруднительные
связи между звеньями, что делает эту структуру медлительной в принятии
стратегических решений.
Возглавляет ИБМЦ директор, который назначается главой
муниципального района имени Полины Осипенко Хабаровского края
соответствующим распоряжением.
Директор руководит деятельностью ИБМЦ и обеспечивает выполнение
следующих, стоящих перед ним задач:
- принимает на работу и увольняет в установленном порядке работников
ИБМЦ, заключает трудовые договора;
- рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан и принимает
по ним необходимые меры, ведет личный прием граждан;
Директор
Структурные
подразделения
Бухгалтерия
Отдел кадров
Заведующие
структурными
подразделениями
26
- утверждает штатное расписание и устанавливает должностные оклады в
соответствии с действующими схемами соблюдения средних окладов в
пределах фонда оплаты труда;
- издает приказы относительно финансово-хозяйственной деятельности
ИБМЦ, обязательные для исполнения;
- в силу своей компетенции без доверенности действует от имени ИБМЦ,
представляет его во всех учреждениях, предприятиях и организациях,
открывает в банках расчетные счета, выдает доверенности, в том числе с
правом передоверия;
- заслушивает отчеты работников о деятельности секторов ИБМЦ по
библиотечной и музейной работе и перспективные планы работ на очередной
период;
- утверждает правила внутреннего трудового распорядка ИБМЦ;
- рассматривает и утверждает годовые планы и программы ИБМЦ, сметы
творческо-производственного и социального развития;
- определяет пути повышения производительности труда и доходов,
сохранности собственности, укрепления материально-технической базы;
- директор несет персональную ответственность за сохранность
финансовой и отчетной документации, а также документов по личному составу
до сдачи их в архив.
В современных концепциях управления человеческими ресурсами
возрастает роль оценки в системе управления трудовыми ресурсами
учреждения, ее информационное, системообразующее, оптимизационное и
мотивационное значение. Оценка трудовых ресурсов в учреждении
представляет собой инструмент, способный привести как к перспективному
положительному, так и умноженному отрицательному социально-
экономическому эффекту, и поэтому ее реализация на практике предъявляет
особые, очень высокие требования к квалификации и уровню самосознания
пользователей.
Существующие в настоящее время теоретико-методологические подходы
27
к развитию трудовых ресурсов основаны на определении потребности в
разработке и обосновании программ обучения, мотивации, стимулирования и
формирования кадрового резерва.
Основой построения эффективной системы управления трудовыми
ресурсами является информация о совокупном трудовом потенциале
организации, о потребностях в трудовых ресурсах, необходимой квалификации,
об уровне профессиональных качеств и потенциала работников.
В 2017 году численный состав ИБМЦ включал 13 человек, из них 8 –
основной персонал. Для анализа персонала ИБМЦ используем методику
изучения динамики и структуры персонала. Далее на диаграммах представлены
данные по критериям. Половая структура сотрудников ИБМЦ на рисунке 2.
Рисунок 2. Половая структура сотрудников ИБМЦ
Проанализировав кадровый состав по половому признаку, видим, что
количество женщин преобладает над количеством мужчин. Возрастной состав
персонала ИБМЦ приведен на рисунке 3.
Рисунок 3. Распределение персонала ИБМЦ по возрасту
28
Как видно на рисунке 3 в ИБМЦ довольно молодой персонал, всего двое
сотрудников старше 40 лет. Наибольшее количество сотрудников находятся в
возрасте 31-40 лет, то есть в самом работоспособном возрасте, когда уже есть
определенный опыт и необходимые знания.
Структура работников по стажу рассмотрена на рисунке 4.
Рисунок 4. Структура сотрудников по стажу
Как видно из рисунка 4 наибольшее количество сотрудников имеют стаж
5-6 лет. Это свидетельствует о низкой текучести кадров.
Рассмотрим структуру сотрудников по образованию (рис. 5).
Рисунок 5. Структура сотрудников ИБМЦ по образованию
Выявленные факты позволяют сделать вывод о том, что кадры
учреждения достаточно квалифицированы, в ИБМЦ нет сотрудников без
0
1
2
3
4
5
6
1-2 года 3-4 года 5-6 лет 7-9 лет
Стаж
0
1
2
3
4
5
6
7
8
СПО ВПО
Образование
29
образования, все сотрудники имеют либо высшее (в том числе неоконченное
высшее), либо среднее профессиональное образование (в том числе
неоконченное).
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в центре
Каждое учреждение, независимо от размеров, имеет свой отдел кадров,
который соединяет сотрудников и вышестоящих руководителей, осуществляет
кадровый документооборот. Правильная организация работы отдела кадров
является важным моментом в деятельности всего учреждения, так как велика
зависимость всех работников от вовремя выполненного перевода на другую
должность, полученного приказа об увольнении или принятии на работу и т.д.
15
Отдел кадров ИБМЦ ведет учет личного состава учреждения, оформляет
прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым
законодательством, положениями и приказами Директора учреждения,
формирует и ведет личные дела, вносит в них изменения, связанные с трудовой
деятельностью. Сотрудники отдела кадров также заполняют, учитывают и
хранят трудовые книжки, производят подсчет трудового стажа, выдают справки
о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, ведут учет
предоставления работникам отпусков, составляет графики очередных отпусков.
Отдел кадров подготавливает документы к сдаче на хранение в архив,
ведет журналы учета приказов, распоряжений и других документов, ведет
книгу учета трудовых книжек; ведет оперативный учет прохождения
документов, информирует Директора учреждения о состоянии исполнения
поручений; составляет необходимые локальные нормативные документы,
подготавливает установленную отчетность.
Всю работу отдела кадров с документами можно разделить на две
большие группы:
- оформление документов, которые движутся и остаются внутри
15
Якунина, Е.А. Проектирование информационной системы для отдела кадров / Е.А. Якунина // Сборник
материалов VIII Всероссийской, научно-практической конференции молодых ученых с международным
участием «Россия молодая». - 2016. - С. 229
30
учреждения;
- оформление документов, которые отправляются в другие организации.
Деятельность отдела кадров ИБМЦ осуществляется во взаимодействии с
бухгалтерией, которая участвует в определении зарплаты (оклада), присваивает
соответствующую должность, выдает ограничения на должность в
соответствии с имеющимися вакансиями (по расчету условных единиц и
тарифно-квалификационному справочнику).
За отделом кадров закреплена обязанность непрерывно вносить
изменения в личные карточки сотрудников по мере изменения состояния
информации о сотруднике, а также сохранять информацию об уволенных
сотрудниках организации несколько лет.
Проведем анализ организации кадрового документооборота в ИБМЦ.
При организации кадрового документооборота в ИБМЦ используются
следующие нормативные документы:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная
постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»;
- Приказ Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
31
Многие формы документов в кадровом документообороте
унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо
оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
Большое значение для кадрового документооборота в ИБМЦ имеют
следующие внутренние нормативные документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работника;
- положение об охране труда и противопожарной безопасности;
- штатное расписание.
В ИБМЦ разработано штатное расписание, есть штат сотрудников,
успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые
договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в
трудовые книжки.
Заключение трудовых договоров с сотрудниками осуществляется отделом
кадров совместно с директором. Трудовые договоры и дополнительные
соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в центре, а
второй выдается на руки сотруднику. После заключения трудовых договоров,
отделом кадров оформляются кадровые дела сотрудников.
Дела комплектуются по следующим темам:
- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод,
премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы,
направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок
хранения – 75 лет);
- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска,
дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок
32
хранения - 5 лет);
- «Трудовые договоры»;
- «Личные дела»;
- «Личные карточки»;
- «Нормативные документы учреждения, организации (положения,
инструкции)».
Личные дела и личные карточки хранятся в алфавитном порядке в
соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в
хронологическом порядке по мере поступления документа.
Бухгалтерия присваивает личным делам сотрудников табельные номера.
В ИБМЦ бухгалтерский учет автоматизирован, поэтому табельные номера
присваиваются программой. После увольнения сотрудника его табельный
номер никому не передается.
Приказы о приеме на работу, перемещении сотрудников и др.
проверяются на соответствие содержанию трудовых договоров, заключенных с
работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только
директора учреждения, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо
приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они
оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать.
Кадровый документооборот предполагает работу с трудовыми книжками
сотрудников. Книжки всех оформленных на работу сотрудников хранятся в
учреждении. Заполнение трудовых книжек регламентируется следующими
документами: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей.
Отдел кадров оформляет на работников личные карточки по форме № Т-
2. Сегодня многие программы позволяют заполнять форму № Т-2 на
компьютере и распечатывать на обычной бумаге.
За две недели до наступления нового года в учреждении утверждается
график отпусков. Работа над ним начинается уже в ноябре. При составлении
33
графика отпусков, кадровый отдел следит за тем, чтобы во время ухода в
отпуск сотрудников направление не оставалось бы незакрытым. Отпуска
специалистов одного структурного подразделения не должны совпадать по
времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть
период совместной работы – для передачи дел от одного к другому. После
оформления график отпусков утверждается директором.
За две недели до начала отпуска отдел кадров уведомляет сотрудника о
его наступлении и издает приказ о предоставлении отпуска. Время начала
отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с директором.
Для осуществления кадрового документооборота кадровый отдел
использует современное программное обеспечение:
- пакет MS Office;
- «1С: Бухгалтерия», базовая версия;
- «1С:Делопроизводство»;
- СПС «КонсультантПлюс»;
- СПС «Гарант».
В современных условиях для повышения эффективности кадрового
документооборота необходимо использовать новые способы и методы работы с
документами. Рынок программного обеспечения сегодня представлен
значительным количеством систем электронного документооборота. Однако
они либо имеют высокую стоимость, либо обладают избыточным набором
функций. Организация работы ИБМЦ специфична и не похожа на организацию
работы бизнес-предприятий
16
.
Кадровый документооборот требует создания множества видов
документов, без которых невозможно решать задачи обучения, бухгалтерского
учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения
деятельности учреждения.
При проведении анализа объема кадрового документооборота
16
Куркина, Н.Р., Чиркунова, Е.К. Оптимизация документооборота с использованием информационных и
телекоммуникационных технологий в условиях конкуренции / Н.Р. Куркина, Е.К. Чиркунова // Studium. - 2018.
- № 1. - С. 8