14
обязательно соответствовали учредительным документам организации, ни в
коем случае им не противоречили. В некоторых случаях в Уставе прописывают
порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления
им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего
собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания
8
.
Не существует конкретного и точного перечня обязательных документов,
которые должны быть в кадровой службе организации. На сегодняшний день
организациям позволяется самостоятельно определять для себя вопросы
организации труда сотрудников и его оплаты. Тем не менее, в Трудовом
кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) есть статьи, которые прямо
или косвенно указывают на обязательность наличия определенных документов
в отделе кадров. Организации самостоятельно разрабатывают и утверждают
свои локальные нормативные акты согласно установленным ТК РФ нормам
трудовых отношений.
Например, ст. 56 и ст. 67 ТК РФ указывают на необходимость заключать
трудовые договоры с работниками; ст. 66 ТК РФ гласит: «Работодатель (за
исключением работодателей – физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого
работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у
данного работодателя является для работника основной». Ст. 189 ТК РФ
указывает работодателю на создание правил внутреннего трудового
распорядка
9
. Федеральные законы, указы Президента, постановления
Правительства, коллективные договоры, соглашения, а также другие
законодательные и иные акты, отражающие вопросы документирования общих
и специфических трудовых отношений, предусматривают создание или ведение
многих кадровых документов.
Нарушения в области оформления трудовых отношений могут повлечь за
8
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство. [Электронный ресурс]. - URL:
http://www.kadrovikpraktik.ru/MatKadr/Poshagovye/Kadry_s_0.php.
9
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // «Собрание
законодательства РФ», 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.
15
собой штрафные санкции. В связи с этим, кадровый учет должен вестись в
строгом соответствии с трудовым законодательством.
Несмотря на то, что эксперты не всегда сходятся во мнении касательно
наличия отдельных документов, к обязательным документам, которые должны
быть в наличии на участке кадрового администрирования, можно отнести:
- Документы, обязательные для всех организаций – Правила внутреннего
трудового распорядка; Штатное расписание; График отпусков
(унифицированная форма № Т-7); документы, устанавливающие порядок
обработки персональных данных; локальные акты по охране труда.
- Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений,
приказы по личному составу (трудовой договор либо служебный контракт на
государственной гражданской службе); трудовая книжка; приказ
(распоряжение) о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1); личная
карточка (унифицированная форма № Т-2); приказ (распоряжение) о переводе
на другую работу (унифицированная форма № Т-5); приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т-6); приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора / контракта
(унифицированная форма № Т-8)
10
.
Документы, для которых не разработаны унифицированные формы,
должны оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная
система документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Обязательными реквизитами кадровой документации выступают
наименование организации – автора документа; наименование вида документа
или унифицированной формы; код организации - автора документа; код формы
документа; регистрационный номер; дата; заголовок к тексту; текст; подпись;
визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело.
10
Обязательная кадровая документация [Электронный ресурс]. - URL: http://hr-portal.ru/article/obyazatelnaya-
kadrovaya-dokumentaciya
16
При разработке локальных нормативных актов стоит придерживаться
определенных требований. Согласно ТК РФ работодатель, принимая локальные
нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, учитывает
мнение представительного органа работников. Работодатель принимает
единолично такие акты, как положения о структурных подразделениях,
должностные инструкции, штатное расписание.
Другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале)
целесообразно принимать с учетом мнения представительного органа
работников, что проявит участие работников и их представителей в управлении
организацией
11
.
Таким образом, задача управления человеческими ресурсами (HR) имеет
важное значение для любой организации. В своей деятельности компании
нанимают работников, ведут документацию на каждого из них,
соответствующую как внутренним, так и внешним требованиям.
Немаловажно знать, что существует примерный перечень документов,
которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке. И,
несмотря на приблизительный характер этого перечня, за отсутствие данных
документов организация может быть привлечена к административной
ответственности при проверке трудовой инспекции. Специфика деятельности
организации и необходимость регулирования трудовых отношений расширяют
границы данного перечня. В связи с этим вопрос уяснения и определения для
каждой организации перечня обязательных документов остается актуальным и
по сей день.
Таким образом, тщательное изучение нормативно-правовых основ
ведения документации и наличие обязательных кадровых документов
гарантирует ведение кадрового делопроизводства по всем правилам. Это, в
свою очередь, повышает эффективность работы не только кадровой службы, но
и всей организации в целом.
11
Зунина, Н.В. Автоматизация систем управления персоналом предприятий и организаций: выбор
программного обеспечения / Н.В. Зунина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России.
- 2013. - №4 (7). - С. 68
17
1.3. Особенности организации документооборота в кадровой службе
Любая организация существует только тогда, когда в ней работают люди.
Именно с подбора персонала и оформления его документов, начинается
создание организации. Поэтому наличие службы кадров или специального
сотрудника, который занимается оформлением кадров, обязательно для
организации.
Кадровая служба – это самостоятельное структурное подразделение,
которое подчиняется, в силу важности решаемых этой службой задач,
непосредственно руководителю или одному из его заместителей.
Оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность
организации в целом, в значительной мере зависит от организации
использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и
классификации документов.
Специальный справочник по определению порядка распределения
документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел – это
перечень заголовков дел, которые создаются непосредственно организацией,
где указаны сроки их хранения. Она служит основой при составлении описей на
дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства, так как он определяет не только движения документов, но и
скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот
рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата
управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных
документов.
Организация функционирования документооборота на предприятии и
управление документооборотом - это сложная и важная отрасль
управленческой деятельности. Но, для того, чтобы документооборот был
эффективным, нужно соблюдать все правила при проведении данных действия.
Согласимся с тем, что документооборот должен строиться на следующих
18
принципах: оперативность, оправданность, единообразность процесса
обработки документов, а также, на наш взгляд, нельзя обойтись без
обязательного принципа - правдивость, который не всегда осуществляется в
данной деятельности. Но его наличие необходимо для лучшей работы
организации, тогда не будут возникать никакие вопросы и недопонимания.
12
Основными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными.
Для эффективной организации документооборота существуют решения
на основе его автоматизации. В настоящее время появилось немало
информационных программных систем для управления документооборотом
(например, СЭД «Дело», EMC Documentum, DocsVision, СЭД «Логика
бизнеса», СЭД «КРОК инкорпорейтед», СЭД «ИнтерТраст» и т.д.). Все они
созданы для упрощения операций документооборота. В одних организациях
«движение документов» выполняется вручную, в других – с помощью средств
механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Мы
считаем, что использование автоматизированных программ при организации
документооборота является одним из основных критериев повышения его
эффективности. Но полностью рассчитывать на электронный документооборот
не стоит, т.к. техника может выйти из строя, данные могут потеряться, в таком
случае, ценная информация будет утеряна. Одной из основных систем
автоматизации документооборота применяемой в настоящее время на
российском рынке является система корпоративного документооборота
«Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД).
Кадровая документация обязана вестись в установленном законом
12
Ворошилова, И.А., Федосеева, В.А., Терехов, А.М. Значение документооборота в управлении организацией /
И.А. Ворошилова, В.А. Федосеева, А.М. Терехов // Синергия наук. - 2016. - № 6. - С. 127
19
порядке. Документация необходима не только в работе отдела кадров, а также
используется другими сотрудниками. Оценку правильности организации
кадрового документооборота осуществляют с помощью аудита.
Аудит кадрового делопроизводства необходим для проверки
правильности работы организации в соответствии с нормативной базой РФ.
Под аудитом кадрового делопроизводства подразумевается – совокупный
анализ кадровой документации и проверка ее соответствия с российским
законодательством и внутренними нормативными актами, которые
устанавливают порядок ведения кадрового делопроизводства.
13
Аудит кадрового делопроизводства предусматривает профессиональные
услуги по тщательной проверке и доскональному анализу всей кадровой
документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов
производится тщательная проверка правильности оформления кадровой
документации, которая должна соответствовать актуальным требованиям
нормативной базы РФ. Во время аудита кадровой работы, организация
получает обусловленную оценку о положении кадрового делопроизводства и
позволяет выявить ошибки и риски ведения кадровой работы.
Основными целями кадрового аудита на российском рынке является:
1. обозначение стратегических задач;
2. оценка и правильность ведения кадровой документации;
3. определение производительности и оперативности конкретных
направлений в сфере управления персоналом организации;
4. определение возможностей и последовательности реализации
практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему
совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового
потенциала).
Кадровый аудит в организации допускает заметно минимизировать
отрицательные последствия нарушений, которые могут помешать развитию
13
Люлина, А.Ю. Аудит кадрового делопроизводства в решении проблем управления российскими
организациями / А.Ю. Люлина // Материалы Афанасьевских чтений. - 2015. - № 13. - С. 146.
20
организации или отдельных должностных лиц.
Кадровый аудит организации должен обязательно включать в себя:
1. проверка и контроль точности в оформлении кадровой документации;
2. проверка трудовых договоров в соответствии с актуальной
нормативной базой РФ;
3. проверка правильности оформления личной кадровой документации;
4. анализ документооборота и выявление ошибок;
5. внесение предложения для устранения недочетов;
6. объективная оценка о положении дел с кадровым документооборотом;
7. привести в порядок кадровую документацию, по которой во время
проверки были обнаружены недочеты.
По нашему мнению, в России не существует единого подхода по
вопросам осуществления документооборота. При этом установлено, что
организация документооборота не должна противоречить законодательству РФ.
Вопросы регулирования и организации в области делопроизводства должны
быть возложены на единый орган, который бы осуществлял контроль в данной
сфере. Главное, чтобы пройдя все этапы документооборота, информация была
доступной, понятной, имеющей однозначное толкование и сохраняла
достоверные факты. Именно тогда документооборот будет эффективен. Если
же процесс движения документов нарушается, то могут возникнуть следующие
проблемы:
- руководство не сможет увидеть целостной картины происходящего в
организации;
- структурные подразделения, не имея информации и представления о
деятельности друг друга, перестанут осуществлять свою деятельность
слаженно, в результате может снизиться производительность труда;
- при нерациональной организации документооборота может возникнуть
недостаток ресурсов, необходимых для эффективной работы организации;
- снижается качество формируемой отчетности предприятия, что
скажется на его инвестиционной привлекательности и на качестве принятия
21
своевременных управленческих решений.
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот играет одну
из наиболее важных ролей в деятельности и управлении организацией, ведь
залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной
и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность
информации. Можно предположить, что в последующие годы документооборот
продолжит развиваться. По мнению экспертов, объемы информации в мире
каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития
человеческого сообщества по всем направлениям. Документы должны
сохранять свою первоначальную структуру, процесс изменений, вносимых в
документ должен происходить оперативно, чтобы сократить возможность
появления ошибок.
22
ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИБМЦ
2.1. Общая характеристика деятельности информационного
библиотечно-музейного центра
Объектом настоящего исследования является муниципальное казенное
учреждение культуры Межпоселенческий информационный библиотечно-
музейный центр муниципального района имени Полины Осипенко
Хабаровского края (далее – ИБМЦ).
Юридический адрес ИБМЦ: 682380, Хабаровский край, муниципальный
район им. Полины Осипенко, ул. Амгуньская, 93. Учредителем ИБМЦ является
муниципальное образование - муниципальный район имени Полины Осипенко
Хабаровского края.
ИБМЦ создано путем изменения типа существующего муниципального
учреждения культуры Межпоселенческий информационный библиотечно-
музейный центр, и является муниципальной некоммерческой организацией. В
своей деятельности ИБМЦ руководствуется законодательством Российской
Федерации и Уставом.
ИБМЦ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс,
лицевые счета открытые в соответствии с законодательством Российской
Федерации в финансовом отделе Администрации муниципального района
имени Полины Осипенко Хабаровского края и (или) органах Федерального
казначейства, круглую печать с полным официальным наименованием, а также
другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и
бланки.
Основной целью ИБМЦ является предоставление услуг в области
культуры населению, оказание методической и правовой помощи учреждениям
культуры на территории муниципального района имени Полины Осипенко
Хабаровского края и гражданам по вопросам культуры, развитие культурного
сотрудничества.
ИБМЦ является координатором библиотечного и музейного дела в
23
муниципальном районе имени Полины Осипенко Хабаровского края.
Для достижения указанной цели ИБМЦ осуществляет основные виды
деятельности:
- Формирует информационные ресурсы, пополняет фонды ИБМЦ;
- Сохраняет историко-культурные ценности;
- Организует библиотечно-музейное обслуживания населения;
- Обеспечивает свободный доступ граждан к информации о процессах,
протекающих во всех сферах современного общества;
- Приобщает к культурным ценностям, накопленным человечеством во
всех сферах его деятельности;
- Удовлетворяет культурные, познавательные потребности населения
района;
- Изучает, сохраняет и популяризирует историко-культурное наследие
общества;
- Аккумулирует финансовые и имущественные средства юридических и
физических лиц с целью финансирования программ, направленных на
выполнение целей ИБМЦ;
- Разрабатывает и финансирует комплексные и инвестиционные
программы и проекты, направленные на культурное и образовательное
развитие;
- Содействует укреплению материально-технической базы библиотек
района;
- Содействует развитию культурного сотрудничества на территории
муниципального района имени Полины Осипенко и с учреждениями культуры
муниципального района имени Полины Осипенко;
- Организует научно-исследовательскую деятельность, направленную на
удовлетворение потребностей учреждений культуры;
- Оказывает методическую помощь учреждениям культуры и гражданам
по вопросам культуры;
- Осуществляет иную деятельность, направленную на выполнение