55
управленческой деятельности. Согласимся с тем, что документооборот должен
строиться на следующих принципах: оперативность, оправданность,
единообразность процесса обработки документов, а также, на наш взгляд,
нельзя обойтись без обязательного принципа - правдивость, который не всегда
осуществляется в данной деятельности. Но его наличие необходимо для
лучшей работы организации, тогда не будут возникать никакие вопросы и
недопонимания.
Стоит отметить, что любой кадровый документ несет в себе
юридическую значимость. В спорных ситуациях как работодатель, так и
работник посредством именно кадровых документов могут доказать свою
правоту в суде.
Документы по личному составу несут в себе, помимо биографической,
еще и археографическую ценность, в будущем могут являться материалами для
историко-социальных исследований и статистических обобщений. Поэтому
отдел кадров должен относиться к кадровой документации с немалой долей
ответственности.
Сотрудники отдела кадров в своей работе должны отличаться
безукоризненным знанием не только нормативно-методических документов, но
и локальных нормативных актов организации, разработанных ею
самостоятельно. Каждая кадровая служба должна иметь комплект этих актов (в
бумажной или электронной форме), чтобы в любой момент можно было к ним
обратиться и проверить законность разрешения проблемы и ее закрепление в
документе.
Безусловно, кадровая документация должна создаваться и храниться
каждым работодателем. Все организации, несмотря на организационно-
правовую форму, размер предприятия, сферу деятельности должны вести
обязательные кадровые документы.
Кадровые документы можно разделить на 3 основных вида:
1) входящие;
2) исходящие;
56
3) внутренние.
Весь перечень документов кадрового делопроизводства можно разделить
на обязательные и рекомендуемые (факультативные). Не лишним будет создать
дополнительные акты, исходя из специфики деятельности организации.
Необязательно, но целесообразно разработать положения об оплате
труда, премировании, отпусках, так как они способствуют систематизации
важных данных для работодателя и сотрудников. Например, к рекомендуемым
актам можно отнести положения о структурных подразделениях, должностные
инструкции, коллективный договор и др.
Существуют унифицированные формы документов, которые составляют
большую часть обязательной документации. В сущности, они представляют
собой шаблоны, которые заполняет ответственный за кадровый учет сотрудник.
Госкомстат РФ (ныне – Росстат) разработал и утвердил формы, применяемые
во всех организациях, независимо от их формы.
Главным достоинством унифицированных форм является сокращение
времени на составление и оформление документов. К тому же, среди
преимуществ данных форм стоит отметить отсутствие дополнительных
претензий к ведению кадровых документов со стороны проверяющих органов.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации с
1 января 2013 г. не является обязательным, но их использование, бесспорно,
целесообразно.
Чрезвычайно важно, чтобы все локальные документы в отделе кадров
обязательно соответствовали учредительным документам организации, ни в
коем случае им не противоречили. В некоторых случаях в Уставе прописывают
порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления
им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего
собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания. Не
существует конкретного и точного перечня обязательных документов, которые
должны быть в кадровой службе организации. На сегодняшний день
организациям позволяется самостоятельно определять для себя вопросы
57
организации труда сотрудников и его оплаты. Тем не менее, в ТК РФ есть
статьи, которые прямо или косвенно указывают на обязательность наличия
определенных документов в отделе кадров. Организации самостоятельно
разрабатывают и утверждают свои локальные нормативные акты согласно
установленным ТК РФ нормам трудовых отношений.
Федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства,
коллективные договоры, соглашения, а также другие законодательные и иные
акты, отражающие вопросы документирования общих и специфических
трудовых отношений, предусматривают создание или ведение многих кадровых
документов.
По нашему мнению, в России не существует единого подхода по
вопросам осуществления документооборота. При этом установлено, что
организация документооборота не должна противоречить законодательству РФ.
Вопросы регулирования и организации в области делопроизводства должны
быть возложены на единый орган, который бы осуществлял контроль в данной
сфере. Главное, чтобы пройдя все этапы документооборота, информация была
доступной, понятной, имеющей однозначное толкование и сохраняла
достоверные факты. Именно тогда документооборот будет эффективен. Если
же процесс движения документов нарушается, то могут возникнуть следующие
проблемы:
- руководство не сможет увидеть целостной картины происходящего в
организации;
- структурные подразделения, не имея информации и представления о
деятельности друг друга, перестанут осуществлять свою деятельность
слаженно, в результате может снизиться производительность труда;
- при нерациональной организации документооборота может возникнуть
недостаток ресурсов, необходимых для эффективной работы организации;
- снижается качество формируемой отчетности предприятия, что
скажется на его инвестиционной привлекательности и на качестве принятия
своевременных управленческих решений.
58
Объектом настоящего исследования является муниципальное казенное
учреждение культуры Межпоселенческий информационный библиотечно-
музейный центр муниципального района имени Полины Осипенко
Хабаровского края.
ИБМЦ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс,
лицевые счета открытые в соответствии с законодательством Российской
Федерации в финансовом отделе Администрации муниципального района
имени Полины Осипенко Хабаровского края и (или) органах Федерального
казначейства, круглую печать с полным официальным наименованием, а также
другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и
бланки. ИБМЦ является координатором библиотечного и музейного дела в
муниципальном районе имени Полины Осипенко Хабаровского края.
Для достижения указанной цели ИБМЦ осуществляет основные виды
деятельности:
- Формирует информационные ресурсы, пополняет фонды ИБМЦ;
- Сохраняет историко-культурные ценности;
- Организует библиотечно-музейное обслуживания населения;
- Обеспечивает свободный доступ граждан к информации о процессах,
протекающих во всех сферах современного общества;
- Приобщает к культурным ценностям, накопленным человечеством во
всех сферах его деятельности;
- Удовлетворяет культурные, познавательные потребности населения
района;
- Изучает, сохраняет и популяризирует историко-культурное наследие
общества.
- Содействует развитию культурного сотрудничества на территории
муниципального района имени Полины Осипенко и с учреждениями культуры
муниципального района имени Полины Осипенко.
ИБМЦ состоит из следующих структурных подразделений:
1. Структурное подразделение «Центральная библиотека»;
59
2. Структурное подразделение «Детская библиотека»;
3. Структурное подразделение сельская библиотека села Владимировка;
4. Структурное подразделение сельская библиотека села Бриакан;
5. Структурное подразделение сельская библиотека села Главный Стан;
6. Структурное подразделение сельская библиотека села Херпучи;
7. Структурное подразделение сельская библиотека села Оглонги;
8. Передвижная библиотека с постоянным фондом села Удинск.
ИБМЦ имеет Филиал краеведческого музея муниципального казенного
учреждения культуры Межпоселенческого информационного библиотечно-
музейного центра муниципального района имени Полины Осипенко
Хабаровского края.
Возглавляет ИБМЦ директор, который назначается главой
муниципального района имени Полины Осипенко Хабаровского края
соответствующим распоряжением.
Директор руководит деятельностью ИБМЦ и обеспечивает выполнение
следующих, стоящих перед ним задач:
- принимает на работу и увольняет в установленном порядке работников
ИБМЦ, заключает трудовые договора;
- рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан и принимает
по ним необходимые меры, ведет личный прием граждан;
- утверждает штатное расписание и устанавливает должностные оклады в
соответствии с действующими схемами соблюдения средних окладов в
пределах фонда оплаты труда;
- издает приказы относительно финансово-хозяйственной деятельности
ИБМЦ, обязательные для исполнения;
- утверждает правила внутреннего трудового распорядка ИБМЦ;
- рассматривает и утверждает годовые планы и программы ИБМЦ, сметы
творческо-производственного и социального развития;
- определяет пути повышения производительности труда и доходов,
сохранности собственности, укрепления материально-технической базы.
60
В современных условиях для повышения эффективности кадрового
документооборота необходимо использовать новые способы и методы работы с
документами. Рынок программного обеспечения сегодня представлен
значительным количеством систем электронного документооборота. Однако
они либо имеют высокую стоимость, либо обладают избыточным набором
функций.
Кадровый документооборот требует создания множества видов
документов, без которых невозможно решать задачи обучения, бухгалтерского
учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения
деятельности учреждения.
При проведении анализа объема кадрового документооборота
сотрудниками отдела кадров ИБМЦ отмечается тенденция неуклонного роста
количества документов, обрабатываемых с помощью информационных
технологий.
Рост документооборота снижает эффективность кадрового
документооборота центра, поэтому на практике применяются различные
информационные технологии, облегчающие получение, хранение и
использование документов.
В современном мире эффективность кадрового документооборота любого
муниципального учреждения зависит от оперативности обработки документов,
скорости распределения информации между подразделениями
организационной структуры и другими организациями, а также от надежности
всей информационной составляющей в целом.
Именно поэтому в последнее время все чаще ставится вопрос о
необходимости усовершенствовании системы кадрового документооборота в
муниципальных учреждениях, интеграции этих систем с региональными и
государственными органами власти. Добиться данной задачи возможно с
помощью автоматизации документооборота.
На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является
новшеством. Значительная часть учреждений в нашей стране уже внедрила и
61
пользуется системой электронного документооборота (СЭД).
В ИБМЦ кадровый документооборот ведется в бумажной форме.
Несмотря на то, что, в целом, в информационном библиотечно-музейном
центре действует система электронного документооборота, кадровые
документы в сферу действия этой системы не входят. В связи с этим
представляется необходимым внедрить в действующую систему электронного
документооборота модуль по работе с кадровыми документами.
В настоящее время появилось немало информационных программных
систем для управления документооборотом (например, СЭД «Дело», EMC
Documentum, DocsVision, СЭД «Логика бизнеса», СЭД «КРОК инкорпорейтед»,
СЭД «ИнтерТраст» и т.д.). Все они созданы для упрощения операций
документооборота.
Но полностью рассчитывать на электронный документооборот не стоит,
т.к. техника может выйти из строя, данные могут потеряться, в таком случае,
ценная информация будет утеряна. Одной из основных систем автоматизации
документооборота применяемой в настоящее время на российском рынке
является система корпоративного документооборота «Организационно-
распорядительный документооборот» (ОРД).
Проведенный анализ показал целесообразность внедрения системы
электронного кадрового документооборота для автоматизации деятельности
кадрового отдела ИБМЦ.
62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 29.12.2017)
«Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 06.03.2018) // Собрание
законодательства РФ. - 2003. - № 40. - Ст. 3822.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 05.02.2018) // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 1 (ч. 1). - Ст.
3.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)
[Электронный ресурс]. - URL:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=163800&fld
=134&dst=1000000001,0&rnd=0.12847336526432795#02995241157790667.
Специальная и учебная литература
4. Бондалетов, Е.В., Суняйкина, И.С. Проблемы формирования
профессиональных компетенций муниципальных служащих в органах местного
самоуправления / Е.В. Бондалетов, И.С. Суняйкина // Материалы Ивановских
чтений. - 2017. - № 2-1. - С. 75-80.
5. Борисов, А.Л., Нестеренко, Ю.Г., Думина, Д.С. Преимущества
интеграции систем электронного документооборота с ERP-системами / А.Л.
Борисов, Ю.Г. Нестеренко, Д.С. Думина // Вестник Тверского государственного
технического университета. - 2017. - № 1. - С. 62-65.
6. Ворошилова, И.А., Федосеева, В.А., Терехов, А.М. Значение
документооборота в управлении организацией / И.А. Ворошилова, В.А.
Федосеева, А.М. Терехов // Синергия наук. - 2016. - № 6. - С. 126-131.
63
7. Гетикова, Т.П. Оптимизация документооборота как фактор
повышения эффективности деятельности предприятия (на примере ОАО
«РЭС») / Т.П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых ученых.
- 2015. - № 5. - С. 208-216.
8. Дикунова, М.С., Бровко, С.А., Дикунов, С.А. Управленческий
контроль: содержание и основные требования / М.С. Дикунова, С.А. Бровко,
С.А. Дикунов // Социальные науки. - 2016. - Т. 1. - № 1-1 (11). - С. 14-17.
9. Дмитриева, Н.А. Электронный кадровый документооборот / Н.А.
Дмитриева // Научные исследования и разработки студентов. - 2017. - С. 261-
262.
10. Дубовская, Т.С. Сущность стимулирования трудовой деятельности
персонала / Т.С. Дубовская // Евразийский союз ученых. - 2016. - № 4. - С. 36.
11. Ермоченко, Е., Дуплий, Е.В. Система кадрового документооборота
на примере ЗАО «МОСРЕКЛАМА» / Е. Ермоченко, Е.В. Дуплий //
Кафедральный научный сборник: Сборник научных статей. № 10 / Под ред.
А.В. Кириллова. - М.: Компания «Спутник+, 2013. - С. 55-58.
12. Заборовская, С.В. Повышение квалификации специалистов
документной сферы / С.В. Заборовская // Документ в социокультурном
пространстве региона (теория, история и современность). - 2017. - С. 224-231.
13. Заборовская, С.В. Подготовка кадров в области документационного
обеспечения управления в Российской Федерации: история и современность /
С.В. Заборовская // Государственная культурная политика и образование как
части стратегии национальной безопасности Российской Федерации. - 2015. - С.
222-224.
14. Зунина, Н.В. Автоматизация систем управления персоналом
предприятий и организаций: выбор программного обеспечения / Н.В. Зунина //
Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. - 2013. - №4
(7). - С. 68-71.
15. Кириллов, А.В. Соблюдение принципов управления в кадровом
делопроизводстве / А.В. Кириллов // Кадровик. - 2014. - № 9. - С. 102-109.
64
16. Красильникова, И.В. Анализ систем электронного
документооборота в органах государственного и муниципального управления /
И.В. Красильникова // Аллея науки. - 2018. - № 1. - С. 92-99.
17. Куркина, Н.Р., Чиркунова, Е.К. Оптимизация документооборота с
использованием информационных и телекоммуникационных технологий в
условиях конкуренции / Н.Р. Куркина, Е.К. Чиркунова // Studium. - 2018. - № 1.
- С. 8.
18. Люлина, А.Ю. Аудит кадрового делопроизводства в решении
проблем управления российскими организациями / А.Ю. Люлина // Материалы
Афанасьевских чтений. - 2015. - № 13. - С. 145-149.
19. Люстрова, Н.Ю., Хорошев, Р.С. Вопросы эффективного группового
взаимодействия на предприятиях / Н.Ю. Люстрова, Р.С. Хорошев //
Экономическая психология и поведенческая экономика в условиях глобальных
социальных и экономических изменений. 2014.
20. Мартыненко, П.А. Кадровые решения как средство реализации
кадровой политики в муниципальном образовании / П.А. Мартыненко //
Вопросы совершенствования системы государственного управления в
современной России. - 2017. - С. 258-262.
21. Маслова, В.М. Подходы к оценке труда персонала организации /
В.М. Маслова // Образование. Наука. Научные кадры. - 2016. - № 4. - С. 109-
113.
22. Минин, О.В. Защита конфиденциальной информации при
электронном документообороте: учебное пособие / О.В. Минин. - Новосибирск:
Изд-во НГТУ, 2011. - 20 с.
23. Михайлова, А.В. Организационная культура как фактор повышения
качества деятельности организации / А.В. Михайлова // Управление
экономическими системами: электронный научный журнал. - 2014. - № 1. - С.
21-24.
24. Нестеренко, Е.С. Материальные и нематериальные методы
стимулирования труда персонала / Е.С. Нестеренко // Формирование