45
проставления на документе грифа утверждения с указанием должности
руководителя учреждения, его личной подписи, ее расшифровки и даты
утверждения (например, при утверждении должностной инструкции).
3. Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные
формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (соответственно Т-3 и
Т-7).
4. Работники, ответственные за подготовку проектов локальных
нормативных актов и подписание данных документов, определяются
руководителем учреждения. Проекты локальных нормативных актов
согласовываются с заинтересованными должностными лицами учреждения по
усмотрению руководителя.
Особая роль в процессе согласования документов принадлежит
руководителю отдела кадров, который должен проверить правильность
оформления документов и соответствие их требованиям государственного
стандарта, т.е. установить, имеет ли документ юридическую силу. В последнем
случае дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично
заготавливается при автоматизированной подготовке документа (т.е. от руки в
дате проставляется число и месяц или только число).
5. Локальные нормативные акты действуют до замены их новыми, за
исключением графика отпусков, который составляется ежегодно. При
необходимости в локальные нормативные акты вносятся изменения. Процедура
внесения изменений должна быть аналогична процедуре принятия документа.
6. Поступающий на работу должен быть ознакомлен с действующими у
работодателя локальными нормативными актами, непосредственно связанными
с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), под роспись (до подписания
трудового договора).
Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с
локальными нормативными актами, может быть проставлена на самом
46
документе (в листе ознакомления, приложенном к документу); в специальном
журнале (книге) ознакомления; в отдельном документе (перечне), где указаны
локальные нормативные акты, предоставленные работнику для ознакомления.
7. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм
первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата
России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной
документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные
Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные
реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России
унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться
без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, являются рекомендательными и могут
изменяться по усмотрению учреждения. При изготовлении бланочной
продукции на основе унифицированных форм первичной учетной
документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения
граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных
строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой
информации.
8. В состав удостоверения всех кадровых документов входит реквизит
«Подпись». Типичной ошибкой некоторых организационных документов
(например, утвержденных руководителем организации должностных
инструкций) является отсутствие в них данного реквизита.
Специалисты-практики нередко полагают, что утвержденный документ
не требует подписания, и это является серьезным пробелом при оформлении
документов данного типа. Если должностное лицо, подпись которого
заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ.
47
9. Отдельные документы, оформляемые в кадровом отделе, требуют
удостоверения их содержания печатью учреждения например: справка с места
работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа по личному составу (ст. 62
ТК РФ). Оттиск печати должен захватывать часть слова, обозначающего
должность лица, подписавшего документ.
10. Для своевременного и правильного выполнения всех процедур по
составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых
документов и перехода к автоматизированным технологиям обработки
кадровой документации представляется целесообразным максимально
регламентировать как состав кадровых документов, так и процессы работы с
ними за счет создания комплекса нормативных актов по кадровому
делопроизводству.
Таким образом, в ИБМЦ кадровый документооборот ведется в бумажной
форме. Несмотря на то, что, в целом, в информационном библиотечно-
музейном центре действует система электронного документооборота, кадровые
документы в сферу действия этой системы не входят. В связи с этим,
представляется необходимым, внедрить в действующую систему электронного
документооборота модуль по работе с кадровыми документами.
3.2. Оценка результатов предлагаемых мероприятий
Как и всякое другое направление деятельности, работа кадрового отдела
ИБМЦ обязательно документируется. Однако в отличие от других направлений
кадровый документооборот играет важную роль непосредственно в жизни
конкретного работника. Именно поэтому к составлению и оформлению
кадровой документации, организации работы с ней предъявляются
повышенные требования.
Оформление документов без использования современных
информационных технологий приводит к увеличению затрат времени на
подготовку документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения,
снижению эффективности контроля над исполнением документов. Внедрение
48
передовых технологий подготовки документов позволит:
- осуществить плавный переход от бумажного документооборота к
электронному;
- упростить создание основных документов отдела кадров ИБМЦ и
сократить сроки их обработки;
- облегчить хранение и доступ к документам;
- улучшить оформление документа;
- унифицировать документы с помощью шаблонов.
Рассчитаем экономический эффект от внедрения в деятельность
учреждения системы электронного кадрового документооборота. Для этого
рассмотрим исходные данные, характеризующие процесс обработки
информации в учреждении.
Таблица 3
Исходные данные, характеризующие процесс обработки
информации в ИБМЦ, в год (информация по одному работнику
отдела кадров ИБМЦ)
Тип документа, j
Среднее количество
обрабатываемых
документов, Kij,
[шт./мес.]
Средняя трудоемкость
обработки документов,
Wij, [чел. * ч/шт.]
Приказы по личному
составу
200
0,3
Штатное расписание
0,08
16
Трудовой договор
30
0,3
Акт
100
0,3
Справки
30
0,3
Отчетность по движению
кадров
3
5
Учетные документы
50
0,5
Анкета на работника в
государственное
пенсионное страхование
20
1
Списки сотрудников в
страховую компанию
2
2
Списки уволенных
работников в страховую
компанию
2
2
Списки военнообязанных
в районный военкомат
2
2
Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей к ним
1
0,7
49
Исходя из этих данных таблицы 3, был проведен расчет значений
показателей.
1. Вычисление средней продолжительности рабочего времени за месяц на
одного работника отдела кадров:
????
????
ч./мес.
2. Оценка количества исполнителей, необходимых для обработки и
формирования документов с заданной среднемесячной трудоемкостью:
????
????
(1)
Для приказов по личному составу: N1 = (200 · 0,3) / 171 = 0,35.
Аналогичным образом был проведен расчет количества исполнителей для
обработки и формирования остальных типов документов. Оценка общего
количества исполнителей в подразделении определяется по формуле:
3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку j-го типа
документа:
????
????
(2)
где С – среднемесячная зарплата работника отдела кадров ИБМЦ;
Н – среднее начисление на зарплату.
В 2014 г. С = 13 000 руб., Н = 800 руб.
Для обработки приказов по личному составу:
M1 = 0,35 · 13 000 · (1 + 800 / 100) = 41 052 руб./мес.
50
Аналогичным образом был проведен расчет финансовых затрат для
обработки и формирования остальных типов документов. Суммарные
ежемесячные затраты при неавтоматизированной обработке документов
составят:
4. Себестоимость обработки одного экземпляра документа:
(3)
Себестоимость обработки одного экземпляра документа приказов по
личному составу:
С1 = 41 052 / 200 = 205,26 руб.
5. Вычислим затраты S на внедрение системы электронного кадрового
документооборота. Стоимость технического обеспечения сотрудника отдела
кадров для внедрения системы: системный блок, монитор и принтер, покупка
модуля кадрового документооборота для СЭД: Sто = 20 000 руб.
6. Оценка дополнительных расходов, связанных с внедрением системы:
????
????
(4)
Стоимость картриджа для лазерного принтера (карт S) = 1050 руб., его
емкость (Qкарт) = 8000 листов формата А4.
R1 = (200 / 8000) · 1050 = 26,25 руб.;
7. Среднемесячные эксплуатационные расходы, связанные с
эксплуатацией системы:
51
????
????
????????
(5)
При сроке окупаемости L = 3 года, в течение которого сумма затрат S
равными долями ежемесячно включается в стоимость услуг ИБМЦ,
среднемесячные эксплуатационные расходы для обработки приказов по
личному составу равны:
Ма1 = (20 000 · 200 / 440) / (12 · 3) + 26,25 = 278,77 руб./мес.
8. Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и
амортизацией модуля системы электронного кадрового документооборота для
одного сотрудника отдела кадров ИБМЦ:
руб./мес.
9. Относительное сокращение трудоемкости обработки документов за
счет внедрения системы должно быть не менее:
????????
????????
????
(6)
???????? ???????? ???????? ???????? ???????? ???????? ???????? ????????
???????? ???????? ???????? ????????
Примем его равным 0,26.
10. Средняя трудоемкость обработки документов:
????
????
????
????
(7)
????????
11. Количество исполнителей (при условии сохранения среднемесячного
количества документов):
????
????
????
????
(8)
52
Na1 = 0,35 · (1 – 0,26) = 0,26.
Количество исполнителей в отделе кадров при внедрении системы
определяется по формуле:
Следовательно, Na = 1 чел.
В результате внедрения комплекса программных средств можно
сократить долю времени, затрачиваемую сотрудником кадрового отдела на
ведение кадровой документации. Она составит:
????
????
12. Среднемесячные затраты при автоматизированной обработке
документов:
????
????
????
????
(9)
???? ???? ???? ????
Суммарные ежемесячные затраты при автоматизации составляют:
13. Среднее количество обрабатываемых документов:
????
????
????
????
(10)
Ka1 = 200 / (1 – 0,26) = 270
Расчет показал, что при рассмотренных условиях внедрение системы
электронного кадрового документооборота для автоматизации деятельности
кадрового отдела ИБМЦ может привести к следующим изменениям:
53
– среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут
быть снижены с 124 512,6 руб. до 5030,56 руб.;
– сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов,
составит 74 %;
– возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц
документов с 37 до 50.
Проведенный анализ показал целесообразность внедрения системы
электронного кадрового документооборота для автоматизации деятельности
кадрового отдела ИБМЦ.
54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Задача управления человеческими ресурсами (HR) имеет важное значение
для любой организации. В своей деятельности компании нанимают работников,
ведут документацию на каждого из них, соответствующую как внутренним, так
и внешним требованиям.
Документооборот - это сложная отрасль управления, которая включает
учет и контроль результатов деятельности предприятия, она представлена в
информационных технологиях, обеспечивает компетентное функционирование
персонала и подразделений организации.
Итоговой целью управления документами является создание условий,
которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной
информации в определенные организацией сроки и с наименьшими
материальными затратами. Часто только оптимизация документооборота
позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в
определенной организации.
Особенностью документооборота является то, что в нем используются
официальные, т.е. полностью оформленные, записанные в определенной форме,
документы.
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава. Они
отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой
стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд денежных средств, для
получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль этих документов
недооценивается руководителями предприятий. Результат этого - кадровая
документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Итогом такой
работы может являться то, что человек при выходе на пенсию, проработавший
добросовестно и качественно получает лишь прожиточный минимум, хотя
достоин большего.
Организация функционирования документооборота на предприятии и
управление документооборотом - это сложная и важная отрасль