35
независимые автономные системы документооборота с использованием
механизма электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Однако применение ЭЦП для
внутреннего документооборота весьма затратно, поэтому на практике в ИБМЦ
во многих случаях обходятся аутентификацией пользователей на основе
персональных логинов и паролей.
Указанные обстоятельства свидетельствуют о необходимости
осуществления оптимизации документооборота с использованием
информационных и телекоммуникационных технологий. Оптимальное решение
по созданию системы кадрового документооборота для учреждения должно
учитывать принципы работы с документами как традиционные для России, так
и прогрессивные.
36
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИБМЦ
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
в информационном библиотечно-музейном центре
В современном мире эффективность кадрового документооборота любого
муниципального учреждения зависит от оперативности обработки документов,
скорости распределения информации между подразделениями
организационной структуры и другими организациями, а также от надежности
всей информационной составляющей в целом
17
.
Именно поэтому в последнее время все чаще ставится вопрос о
необходимости усовершенствования системы кадрового документооборота в
муниципальных учреждениях, интеграции этих систем с региональными и
государственными органами власти. Добиться данной задачи возможно с
помощью автоматизации документооборота.
На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является
новшеством. Значительная часть учреждений в нашей стране уже внедрила и
пользуется системой электронного документооборота (СЭД).
Одной из основных задач делопроизводства в государственных и
муниципальных органах, учреждениях является централизованный мониторинг
движения документов в реальном масштабе времени. Любое перемещение
документов или действия над ними фиксируются отделами кадров путем
внесения соответствующих записей в регистрационные карточки документов. С
помощью регистрационной карточки осуществляется контроль исполнения
документа, определяется место его нахождения в конкретный момент времени.
Можно выделить следующие особенности делопроизводства государственных
и муниципальных органов власти, учреждений:
- большой объем управленческого документооборота в сочетании с
высокими требованиями к качеству функционирования системы
документационного обеспечения управления со стороны внешних организаций
17
Путькина, Л.В. Особенности внедрения электронного документооборота / Л.В. Путькина // Nauka-rastudent.ru.
- 2016. - №7. - С. 5
37
и граждан;
- ярко выраженный вертикальный характер движения документов;
- наличие формальных правил и утвержденных регламентов выполнения
и документационного обеспечения рабочих процедур, жесткая структура
маршрутов документов;
- сложность организационной структуры, ее территориальная
распределенность.
Следует отметить наличие особенно актуальных для органов власти и
учреждений проблем, основными из которых являются:
- необходимость обеспечения юридической силы документа;
- прочно укоренившаяся практика осуществления взаимодействия
органов государственного и муниципального управления исключительно на
основе бумажного документооборота
18
.
Кадровый документооборот в большинстве муниципальных учреждений,
по-прежнему осуществляется в традиционной, бумажной форме. В ИБМЦ
кадровый документооборот также ведется в бумажной форме. Несмотря на то,
что, в целом, в информационном библиотечно-музейном центре действует
система электронного документооборота, кадровые документы в сферу
действия этой системы не входят. В связи с этим представляется необходимым
внедрить в действующую систему электронного документооборота модуль по
работе с кадровыми документами.
Электронный кадровый документооборот можно представить в виде
единого механизма движения кадровых документов, которые созданы с
использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной
цифровой подписью. При этом обрабатываются кадровые документы также с
использованием электронных носителей.
В учреждении, где внедрена система кадрового электронного
документооборота, кадровый документ служит базовым инструментом
18
Красильникова, И.В. Анализ систем электронного документооборота в органах государственного и
муниципального управления / И.В. Красильникова // Аллея науки. - 2018. - № 1. - С. 92
38
управления.
Система кадрового электронного документооборота может применяться в
любом учреждении: как для небольшого муниципального учреждения, так и
для огромного федерального центра.
Система кадрового электронного документооборота имеет ряд
существенных преимуществ:
1. В электронной системе контроль над получением, исполнением и
созданием кадровых документов осуществляется значительно проще и быстрее;
2. В результате внедрения системы электронного кадрового
документооборота сокращается время на обработку кадровых документов. С
помощью электронного кадрового документооборота обеспечивается более
быстрый поиск, создание, обработка и пересылка кадровых документов. Это
достигается за счет автоматического составления реестров и отчетов;
3. Повышается уровень конфиденциальности кадровой информации. У
каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления кадровыми
документами учреждения, которая соответствует его полномочиям. Например,
сотрудник может иметь право на чтение документа, может иметь возможность
редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это
могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной
системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто
из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.
4. Введение в работу новых положений, инструкций, штатного
расписания с использованием электронного документооборота происходит
намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его
ознакомление с бумажными документами.
Однако этот метод усовершенствования работы учреждения наравне с
плюсами также имеет и свои недостатки.
Во-первых, серьезной проблемой является сохранность кадровых
документов. В компьютер может проникнуть вирус, система сохранения
документов может не сработать. Данная проблема может быть решена с
39
помощью создания системы резервирования.
Еще одним возможным минусом внедрения системы электронного
кадрового документооборота может стать консервативность сотрудников,
которые будут заняты в системе. При переходе на автоматизированный
документооборот не всегда получается избежать и предупредить недовольство
среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают неполными
знаниями об электронном документообороте.
Также система электронного документооборота придает большое
значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен
человеческий фактор, так как бесперебойное функционирование системы в
дальнейшем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.
На этапе дополнения существующей системы электронного
документооборота модулем по работе с кадровыми документами, руководство
ИБМЦ должно быть готово к финансовым затратам. Хотя впоследствии данные
затраты как правило компенсируются за счет сокращения затрат на работу с
кадровый документацией и оптимизации управленческих решений.
Обмен электронными кадровыми документами возможен не со всеми
органами и учреждениями Хабаровского края. Причиной этому является
отсутствие единого информационного пространства. Вследствие чего многие
учреждения вынуждены параллельно вести как бумажный, так и электронный
обмен документами. Очевидным остается факт, что пересылка всех документов
электронным способом значительно упростила бы работу между различными
учреждениями края.
Обязательный реквизит большинства документов, который придает им
юридическую силу – это подпись. Юридическую силу электронного документа
обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно федеральному
законодательству может быть трех видов:
1) Простая электронная подпись. Данный вид подписи создают с
использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые
идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая
40
электронная подпись в данном случае не используется.
2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания этого вида
подписи используются криптографические средства, что, в свою очередь,
позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная
подпись часто выступает аналогом документа с печатью.
3) Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную
документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на
законодательном уровне требуется наличие только документа на бумаге.
На сегодняшний день большая часть государств считает равноправными
как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные документы,
которые подписаны квалифицированной электронной подписью.
Переход учреждения с бумажного документооборота на электронный
должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит
дальнейшая работа всего учреждения.
Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения кадровых
документов в учреждении выступает Директор. Заинтересованность
руководства учреждения в переходе на безбумажный кадровый
документооборот играет большую роль, так как от этого во многом зависит
успех данного проекта.
Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части:
непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового
продукта.
Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:
Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители учреждения
должны определиться с задачами, которые будет выполнять будущая система.
Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором
этапе.
Этап 2. Выбор IT-решения.
Проблема выбора системы электронного документооборота для
учреждения является комплексной, поскольку, в отличие от решений,
41
принимаемых на этапе непосредственного внедрения системы, решение о
выборе относится к стратегическим, так как определяет эффективность
автоматизации документооборота. Ведь если оказывается, что приобретенная
программа не выполняет ряд необходимых делопроизводственных функций, то
ставится под угрозу документационное обеспечение управления в учреждении.
Выбор системы электронного документооборота осуществляется с учетом
следующих факторов:
- объема документооборота – некоторые системы позволяет хранить
активно используемые данные на быстрых и дорогих носителях, а редко
используемые документы – на медленных и дешевых носителях;
- наличия формализованных и хорошо автоматизируемых процедур
работы с документами;
- степени сложности организационной структуры;
- объема архива бумажных документов, что требует наличия системы
массового ввода;
- необходимости в сложной маршрутизации документов;
- требований к срокам хранения документов;
- открытости, масштабируемости системы;
- наличия развитых средств поиска информации;
- требований к информационной безопасности;
- требований по соответствию внутренним, отраслевым, национальным,
международным стандартам качества.
Отметим, что на российском рынке программного обеспечения
автоматизации документооборота предлагается большое количество
разнообразных продуктов. Однако, продуктов непосредственно для
электронного кадрового документооборота уже не так много. Например,
система электронного документооборота DIRECTUM имеет модуль «Кадровые
процессы».
В целом, система DIRECTUM включает следующие функциональные
подсистемы:
42
- управление электронными документами – создание и хранение
документов, управление версиями, использование электронной подписи,
ведение истории работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск;
- управление деловыми процессами – поддержка процессов согласования
и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения,
обеспечение взаимодействия между сотрудниками, поддержка свободных и
жестких маршрутов;
- канцелярия – ведение номенклатуры дел с гибкими правилами
нумерации, рассылка и контроль местонахождения бумажных документов,
организация обмена электронными документами между организациями,
учреждениями;
- управление договорами - регистрация и согласование договоров и
сопутствующих документов, ведение реестров документов, обеспечение
оперативной работы с ними;
- управление совещаниями и заседаниями – подготовка и проведение
совещаний и заседаний, формирование и рассылка протокола, контроль
исполнения решений;
- организация работы с обращениями граждан.
Модуль «Кадровые процессы» повышает прозрачность работы с
персоналом и упрощает:
- подбор кадров: сбор и утверждение заявок на персонал, формирование
списка вакансий, организацию собеседований и оценку кандидатов до приема
на работу;
- прием персонала: контроль прохождения необходимых инструктажей,
выдачу пропусков, создание учетных записей;
- увольнение: формирование обходного листа, контроль окончательного
расчета с работником, передачу полномочий, задач, документов;
- перевод и назначения сотрудников: контроль изменения данных для
расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному
обеспечению, организацию нового рабочего места;
43
- согласование кадровых документов.
Этап 3. Описание кадрового документооборота учреждения. Перед
началом внедрения системы электронного кадрового документооборота
необходимо изучить существующие в настоящее время процессы кадрового
документооборота учреждения. Именно на этом этапе ведущая роль отдается
руководителю отдела кадров, который задействован в автоматизации. Его
основная задача - помочь описать путь документов и составить пошаговое
протекание кадрового документооборота.
Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики,
списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом
необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся
после автоматизации кадрового документооборота.
Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное
внедрение модуля кадрового электронного документооборота. Контроль и
координация работ должны осуществляться Директором учреждения.
Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование
программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы
автоматизации. Этот этап важен тем, что на нем еще есть возможность
оперативно устранить возникшие проблемы.
Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию.
На данном этапе могут возникнуть сложности, связанные с
консерватизмом сотрудников. Однако при грамотном подходе вероятность
рисков можно значительно снизить.
Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном
этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность.
То есть программа должна стать реальным средством кадрового
документооборота, а не оставаться набором файлов.
Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже
после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации,
внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться.
44
Это является одним из основных факторов успешного использования кадрового
электронного документооборота в учреждении.
Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в
себя:
- Поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в
консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок,
резервном копировании данных;
- Внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих
изменений в учреждении;
- Отслеживание изменений в законодательстве;
- Изменение настроек в системе под новые требования работников.
Отметим основные требования, предъявляемые к кадровым документам,
которые необходимо учитывать при включении кадровой документации в
систему электронного документооборота учреждения:
1. Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме
штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного
органа работников. При этом необходимо руководствоваться нормами ст. 372
ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной
профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.
Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет
невозможности принятия работодателем локального нормативного акта – в
этом случае он принимается без учета мотивированного мнения
представительного органа работников. Локальные нормативные акты,
принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения
представительного органа работников.
2. В состав удостоверения локальных нормативных актов входит реквизит
«Гриф утверждения документа». Данная группа документов может
утверждаться посредством издания руководителем учреждения
соответствующего приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения
(например, при утверждении штатного расписания) или посредством