65
Заключение
Эффективная организация кадрового делопроизводства является важной
составляющей практически любой современной организации. Данный процесс
достаточно трудоемок и требует профессионального подхода со стороны
менеджеров по работе с кадрами. Во-первых, управление кадровым
документооборотом предполагает проработку целого комплекса
организационно-правовых документов: положения, правила, нормы, штатная
численность, структура, должностной состав, организационная структура,
права, обязанности и ответственности каждого сотрудника и т.д. Во-вторых,
управление документооборотом тесно взаимосвязано с многочисленными
законодательным и подзаконным актам. В третьих, управление кадровыми
документами сопряжено с другими отчетно-статистическими, организационно-
распорядительными и плановыми документами. Недостатки в управлении
кадровым документооборотом ведут к трудностям в работе руководителя и
предприятия в целом. В четвертых, управление кадровым документооборотом
отражает взаимодействие работодателя с сотрудниками. Любой кадровый
документ фиксирует факты, которые являются основанием совокупности
корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работодателя и
работника. Таким образом, кадровое делопроизводство – это эффективный
инструмент, который позволяет регламентировать взаимоотношения между
работником и работодателем, закрепить права и обязанности сторон трудовых
отношений, а также выстроить эффективную систему управления персоналом
организации. Актуальность и значимость кадрового документооборота сложно
переоценить.
В рамках выпускной квалификационной работы были поставлены три
задачи.
В рамках первой задачи были описаны теоретические аспекты
организации кадрового документооборота. В частности, было установлено, что,
благодаря кадровому делопроизводству работодатель может оформить
трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы. Кроме того,
66
благодаря кадровому документообороту можно решить и другие задачи,
например, решить трудовые споры, мотивировать сотрудников на эффективную
работу, детализировать задачи, регламентировать правила работы и т.д.
Важность ведения кадрового документооборота обуславливается высокой
социальной значимостью. От правильности ведения кадровой документации
зависит подтверждение конкретных юридических фактов.
В рамках выпускной квалификационной работы было установлено, что на
современном этапе, основная цель кадрового документооборота – обеспечение
своевременного оформления всех документов, обеспечивающих
сопровождение трудовой деятельности сотрудников. Кадровый
документооборот решает большое число задач, среди которых: документальное
оформление трудовых отношений, создание правовой основы трудовой
деятельности, проектирование системы управления персоналом в соответствии
со стратегическими задачами предприятия.
В рамках первой задачи, которая была поставлена в выпускной
квалификационной работы, также были проанализированы основные виды
кадровых документов. Было установлено, что перечень этих документов
достаточно большой и включает заявления, трудовые книжки, трудовые
договора, приказы о приеме и увольнении на работу, штатное расписание и
множество других документов.
Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия
работника с работодателем, начиная от приема на работу и заканчивая
трудовой книжкой, которая передается сотруднику, который увольняется (или,
сокращается).
В заключении первой главы описаны современные подходы и технологии
управления кадровым документооборотом. Особое внимание было уделено
задачам и функциям, которые возложены на отдел кадров.
В рамках второй задачи, которая была поставлена в рамках выпускной
квалификационной работы, была проведена оценка эффективности организации
кадрового документооборота в муниципальном учреждении комплексный
67
центр социального обслуживания населения Ярославского муниципального
района «Золотая осень» (МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень").
В результате анализа деятельности организации было установлено, что
предметом деятельности выступает оказание услуг населению в соответствии с
действующим законодательством. В основном, это люди с ограниченными
возможностями, люди старшего возраста, а также граждане, которые находятся
в непростой жизненной ситуации.
По данным отдела кадров на 1 октября 2019 года в учреждении работало
224 человека. Наибольшую долю в кадровом составе занимают социальные
работники (103 человека, или, 46%).
На сегодняшний день в кадровом документообороте Муниципального
учреждения комплексный центр социального обслуживания населения
Ярославского муниципального района «Золотая осень» используется широкий
комплекс документов.
На локальном уровне кадровый документ регламентируется следующими
актами:
- Должностные инструкции
- Коллективный договор
- Антикоррупционная политика
- Кодекс этики
- Карта специальной оценки условий труда
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Правила охраны труда работников
- Инструкция о защите персональных данных
- Должностные инструкции
- Положения о структурных подразделениях
- Структура и штатная численность
- Штатное расписание
- График сменности
68
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными
актами.
В рамках третьей задачи выпускной работы, в результате анализа
кадрового документооборота в МУ КЦСОН ЯМР, был выявлен ряд
недостатков:
1. В учреждении встречаются нарушения правил оформления и
подготовки документов. Ввиду вышеперечисленных проблем возрастает
актуальность и необходимость совершенствовать систему кадрового
документооборота.
2. Недостаточно использованы внутренние резервы кадров;
3. Отсутствуют документы, которые бы регламентировали процедуру
отбора кадров.
4. Отсутствует формализованная программа адаптации персонала.
5. В учреждении отсутствует программа формирования кадрового
резерва.
6. В учреждении нет четких планов и документов, которые бы
регламентировали процедуру обучения и повышения квалификации
сотрудников.
7. Система материального и морально-психологического
стимулирования труда не проработана.
В результате анализа действующей система мотивации персонала на
предприятии был выявлен ряд несоответствий между ожиданиями сотрудников
и реальным положением дел на работе. Неудовлетворенные потребности могут
побудить человека к смене места работы. Для предприятия это означает потерю
специалиста, необходимость поиска нового, его обучение, адаптацию, то есть
дополнительные затраты сил, времени и денег. Гораздо выгоднее перестроить
систему мотивации таким образом, чтобы она максимально удовлетворяла
потребности персонала и стимулирована его на результативный труд. В то же
время, данный вопрос не является исключительно документационным, а
требует проработки экономическим отделом.
69
В рамках выпускной квалификационной работы в качестве предложения
была разработана инструкция по кадровому документообороту. Цель такой
инструкции – упорядочить технологический процесс работы с документами в
логической последовательности их выполнения.
Инструкция имеет следующую структуру:
1. Общие положения;
2. Состав документов по кадрам. Документирование процесса управления
кадрами;
3. Особенности оформления документов по отдельным кадровым
функциям;
4. Документы по учету кадров;
5. Формирование и ведение личных дел;
6. Составление и ведение номенклатуры дел отдела кадров;
7. Особенности оформления документов по отдельным кадровым
функциям;
8. Порядок передачи документов на хранение.
Таким образом, цель выпускной квалификационной работы по разработке
рекомендаций по совершенствованию системы кадрового документооборота в
МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень" достигнута.
70
Список использованной литературы
Законодательные акты и постановления правительства РФ
1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». Утвержден и
введен в действие с 01.07.2003 Постановлением 03.03.2003 № 65-ст. – М.:
Изд-во стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»
3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября
1994 г. № 51-ФЗ (с изм. от 23 июля 2013 г.) //Собрание законодательства
РФ. 1994. № 32. Ст. 3301.
4. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
5. Конституция РФ от 12.12.1993 (30.12.2008). — Доступ из справ.-
правовой системы «КонсультантПлюс»
6. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учеты
труда и его оплаты»
7. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О
трудовых книжках».
8. Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п "Об утверждении
Методических рекомендаций по организации и проведению
документальной проверки достоверности представленных
страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке
(вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе
государственного пенсионного страхования"
9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утверждены
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
