5
Содержание
Введение………………………………………………………………….
Глава 1 Теоретические основы организации кадрового
документооборота…………………………………………………………….
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота………………
1.2. Специфика кадровой документации………………………………
1.3. Управление кадровым документооборотом……………………..
Глава 2 Оценка организации кадрового документооборота в МУ
КЦСОН ЯМР "Золотая осень"……………………………………………..
2.1. Общая характеристика объекта.………………………………….
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров………………….
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации……………
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"……………….
3.1. Основные недостатки организации кадрового документооборота
в организации…………………………………………………………………..
3.2. Рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота………………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………
Список использованной литературы………………………………..
Приложения……………………………………………………………..
6
9
9
13
29
37
37
41
46
51
51
58
65
70
75
6
Введение
Актуальность. Центральной категорией в рамках любой современной
организации выступают кадры. Именно сотрудники являются основой
деятельности организации, ведут ее к достижению намеченных целей и миссии
фирмы, создают продукт и оказывают услуги.
Эффективное управление кадрами немыслимо без системы
документооборота. Любое управленческое решение всегда основано на
информации и, в частности, служебном документе. В то же время, эффективное
управление кадровым документооборотом не является простой задачей и
требует компетентного подхода. Грамотное управление кадровым
документооборотом выражается в проектировании и утверждении целого
комплекса организационно-правовых документов: положения, правила, нормы,
штатная численность, структура, должностной состав, организационная
структура, права, обязанности и ответственности каждого сотрудника.
Эффективное управление трудовым коллективом возможно лишь
благодаря совершенной системе информационного обеспечения работы с
кадрами. В то же время не стоит забывать и о соответствие документов
законодательным и подзаконным актам.
Для управления кадровым документооборотом на базе большинства
современных организаций сформирована служба (отдел кадров). В
компетенции этого отдела находятся учетные и персональные документы,
отчетно-статистические, организационно-распорядительные и плановые.
Как показывают исследования ¾ всего рабочего времени сотрудник
расходует на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу
документации. Управление документооборотом является одним из главных
факторов конкурентоспособности предприятия. Тем не менее, в современных
условиях многие руководители не знакомы с эффективным кадровым
делопроизводством. Грамотное составление и оформление документов является
важной обязанностью работников делопроизводственных служб. Недостатки в
7
управлении кадровым документооборотом ведут к трудностям в работе
руководителя и предприятия в целом.
Объект настоящей выпускной квалификационной работы выступает
система документооборота в муниципальном учреждении комплексный центр
социального обслуживания населения Ярославского муниципального района
«Золотая осень» (далее, МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень")
Предмет выпускной квалификационной работы – кадровый
документооборот.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
рекомендаций по совершенствованию системы кадрового документооборота в
МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"
Для выполнения поставленной цели, в рамках выпускной
квалификационной работы были поставлены следующие задачи:
1. Описать теоретические аспекты организации кадрового
документооборота;
2. Провести оценку эффективности организации кадрового
документооборота в МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"
3. Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"
Теоретическая и информационная основа. Для написания выпускной
квалификационной работы были использованы книги и учебные пособия,
монографии и статьи в периодических изданиях и сборниках конференций, а
также ресурсы сети Интернет. В работе были использованы труды по
управлению персоналом и делопроизводству таких авторов как Мантурова
Н.С., Дрыгина Ю.А., Кибанова А.Я. и др.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из
введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
Во введении выпускной квалификационной работы обозначены:
актуальность, объект и предмет, цель и задачи, используемая в работе
теоретическая и информационная база, представлена общая структура работы.
8
В первой главе выпускной квалификационной работы рассматриваются
понятие и значение кадрового документооборота, особенности кадровой
документации, а также специфика управления кадровым документооборотом.
Во второй главе выпускной квалификационной работы проведена оценка
эффективности управления кадровым документооборотом в МУ КЦСОН ЯМР
"Золотая осень". В частности, во второй главе выпускной квалификационной
работы представлена характеристика данного субъекта, проведен анализ
состава, структуры и движения кадров, а также анализ кадрового
документооборота в организации.
В третьей главе выпускной квалификационной работы представлены
рекомендации по совершенствованию системы кадрового документооборота в
МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень". В частности, в этом разделе определены
основные недостатки организации кадрового документооборота в организации,
предложен ряд мероприятий, а также критерии оценки эффективности
предложенных рекомендаций.
В заключении выпускной квалификационной работы представлены
основные выводы.
Выпускная квалификационная работа состоит из 72 страниц, включает 8
рисунков, 5 таблиц, 10 приложений. Список литературы состоит из 43
источника.
9
Глава 1 Теоретические основы организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
В современных условиях эффективное управление любой организацией
неразрывно связано с кадровым документальным сопровождением. Грамотное
ведение документации представляет возможным построить эффективную
систему взаимоотношений с работником предприятия, а также избежать
рисков, которые могут возникнуть с ним [17, с.7]. Кроме того, управление
кадровым документооборотом является важным условием для
взаимоотношений руководства организации с такими ведомствами как
Пенсионный фонд, Налоговая инспекция, Трудовая инспекция, МВД и т.д.
В широком смысле слова, документооборот – это движение документов в
организации с момента их создания (или, получения) до завершения
исполнения (направления в дело и/или отправки). Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013
делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и
организации работы с официальными документами [2]. Частным случаем
документооборота является кадровый документооборот.
Кадровый документооборот (кадровое делопроизводство) – это отрасль
деятельности, документирующая трудовые отношения [18, с.10]. В частности,
кадровая документация фиксирует информацию о сотрудниках организации, их
наличии и движении. Любая кадровая процедура имеет документальное
сопровождение (прием, увольнение, отпуск, командировка, увольнение,
поощрение, взыскание и т.д.). Полный состав кадровой документации
определить достаточно проблематично, т.к. многое зависит от таких факторов
как: сфера деятельности, местность, условия труда, желание руководства.
Несмотря на сложность определения количества кадровых документов
очевидно одно – любой кадровый документ фиксирует факты, которые
являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работодателя и работника [20, с. 12].
10
Важность ведения кадрового документооборота обуславливается высокой
социальной значимостью. От правильности ведения кадровой документации
зависит подтверждение конкретных юридических фактов, на которых основаны
права работника.
На современном этапе, основная цель кадрового документооборота –
обеспечение своевременного оформления всех документов, обеспечивающих
сопровождение трудовой деятельности сотрудников. Кадровый
документооборот решает ряд задач:
1. Документально оформить трудовые отношения, а также
формализовать кадровые процедуры в отдельно взятой организации и у
конкретного работодателя;
2. Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности,
как работника, так и работодателя;
3. Регламентировать взаимоотношения между работником и
работодателем;
4. Построить систему управления персоналом, которая будет отвечать
стратегическим задачам предприятия;
5. Разрешить возможные трудовые споры [20, с. 15].
Ключевой функцией кадрового делопроизводства является фиксация
информации о трудовой деятельности персонала по приему и увольнению,
предоставлению отпуска и учету рабочего времени, предоставлению отпуска и
премированию (взысканию) и т.д.
Для эффективной организации кадрового документооборота в рамках
организации важно создать и вести кадровую политику. Кадровая политика –
это генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов,
методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач,
направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на
создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива,
способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования
11
рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления
ее персоналом [27, с. 21].
Главной целью кадровой политики является создание системы
управления кадрами, которая строится на социальных гарантиях и
экономических стимулах, способствующих сближению интересов работника и
работодателя, а также высокой производительности труда и повышению
эффективности производства.
На каждом предприятии существует своя кадровая политика. В
современной теории сложились два признака по которому можно
дифференцировать проводимую кадровую политику: по уровню осознанности
тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий и по степени
открытости организации к внешней среде при формировании кадрового
состава.
Относительно первого признака можно выделить четыре типа
реализуемой кадровой политики:
1. Пассивная. В данном случае руководство организации не имеет
четкого представления об управлении персоналом, а кадровая работа сводится
лишь к устранению негативных последствий [22, с. 31]. У руководства
организации нет четкого плана действий по развитию персонала, прогнозу
кадровых потребностей, эффективной системы оценки труда сотрудников. Как
следствие, руководство работает в режиме экстренного реагирования на какие-
либо конфликтные ситуации
2. Реактивная. В данном случае руководство организации
осуществляет контроль над негативными тенденциями в кадровой работе
предприятия, а также различными кризисными ситуациями [22, с. 32].
Руководство организации нацелено на принятие мер по ликвидации кризиса, а
также на анализ причин, которые к нему привели.
3. Превентивная. В данном случае руководство организации проводит
политику, которая направлена на предупреждение возникающих трудностей в
работе отдела кадров с сотрудниками. У руководства организации существует
12
среднесрочный и краткосрочный план и прогноз потребностей в кадрах, а
развитие персонала конкретизировано в четкие цели и задачи [22, с. 34].
4. Активная. При этом типе кадровой политики руководство
организации имеет долгосрочный прогноз развития ситуации, эффективные
средства влияния на ситуацию и отдельных сотрудников. На предприятии
создана служба, которая проводит систематический мониторинг ситуации в
кадрах.
Относительно второго признака в теории выделяют два типа реализуемой
кадровой политики:
1. Открытая кадровая политика. Данный тип характеризуется тем, что
организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном
уровне. Открытая кадровая политика свойственна организациям, которые ведут
агрессивную политику завоевания рынка, быстрое развитие и завоевание
лидирующих позиций [22, с. 46].
2. Закрытая кадровая политика. Данный тип характеризуется тем, что
организация двигает в первую очередь своих сотрудников. Новые сотрудники,
которые пришли со стороны, не могу претендовать на руководящие посты [22,
с. 48].
Ключевым элементом кадровой политики выступает кадровое
делопроизводство. Благодаря кадровому делопроизводству работодатель может
оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы. Кроме
того, благодаря кадровому документообороту можно решить и другие задачи,
например, решить трудовые споры.
Таким образом, можно заключить, что кадровое делопроизводство – это
инструмент, который позволяет регламентировать взаимоотношения между
работником и работодателем, закрепить права и обязанности сторон трудовых
отношений, а также выстроить эффективную систему управления персоналом
организации.
13
1.2. Специфика кадровой документации
Эффективная деятельность любого современного предприятия зависит от
персонала. Наличие ответственных, компетентных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников предопределяет успешное
функционирование и развитие практически любой организации. В свою
очередь управление персоналом организации требует от ее руководства
создания и внедрения ряда документов (кадровой документации). Отсутствие
соответствующих документов рано или поздно скажется на производственном
процессе.
Документальное оформление работы руководства с кадрами является
неотъемлемой обязанностью любого работодателя, вне зависимости от
масштаба организации, сферы в которой она работает и ее организационно-
правовой формы [22, с. 34]. К сожалению, в современных условиях не все
работодатели уделяют должное внимание кадровому производству. Зачастую о
учете кадров вспоминают лишь в период разрешения трудовых споров
руководства со своими сотрудниками, а также при внешней проверке
документации. Исправление недочетов в кадровой работе требует временных и
финансовых затрат, поэтому важно внедрить систему кадрового учета и с
периодичной регулярностью контролировать ее работу. Важно установить
правильное ведение кадровой документации, оформлять трудовые отношения в
соответствии с действующим трудовым законодательством.
Кадровая документация должна быть на любом предприятии. Это
регламентировано Трудовым кодексом Российской Федерации [12]. На каждом
предприятии, вне зависимости от сферы и масштаба его деятельности,
необходимо иметь следующие кадровые документы:
Трудовой договор с работниками (ст. 56 и 67 ТК РФ);
Трудовая книжка работников (ст. 66 ТК РФ);
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
«О защите персональных данных» (Закон №152-ФЗ);
14
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
(Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых
книжках»);
В современной теории сложился ряд подходов к классификации кадровой
документации [22, с. 36].
1. По степени обязательности
Обязательные документы. Перечень этих документов должен быть
в любой организации, вне зависимости от сферы и масштаба ее деятельности,
организационно-правовой формы и численности сотрудников. К числу таких
документов можно отнести: штатное расписание, трудовой договор (контракт),
личная карточка, трудовая книжка, положение по защите персональных
данных, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска и другие.
Рекомендательные документы. Перечень этих документов носит
рекомендательный характер и не имеет обязательного значения. В частности, к
таким документам можно отнести положения о: персонале, подборе и отборе
персонала, повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров,
аттестации и др.
Специфические документы. Перечень этих документов
обуславливается особенностями той сферы, в которой работает организация. В
частности, к таким документам можно отнести: нормы труда, график
сменности, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда.
Также к специфическим документам можно отнести положения о:
премировании, надбавках и материальном стимулировании, нормировании
труда и нормах выработки.
2. По целевой принадлежности
Документы по учету личного состава работников. В частности, к
таким документам можно отнести: приказы о приеме на работу и увольнении,
повышении и понижении в должности, предоставлении отпуска, личная
карточка работника и т.д.