15
Документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда. В частности, к одному таких документов
можно отнести Положение об отделе кадров.
3. По функциональному назначению
Внутренние локальные нормативные акты. Эти документы
определяют общие принципы работы организации и обязательны для
исполнения всеми сотрудниками. В частности, к таким документам следует
отнести: положения, инструкции, постановления и т.д.
Информационно-расчетные документы. Эти документы отражают
информацию, на основе которой базируются различные расчеты по
деятельности организации. В частности, это расчетные листы, таблицы,
графики и т.д.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников.
Эти документы подтверждают трудовую деятельность каждого конкретного
работника. В частности, к таким документам можно отнести трудовую книжку,
личное дело, личная карточка работника.
Распорядительные документы. Эти документы издаются
работодателем (руководителем) с целью воздействия на сотрудников. В
частности, к таким документам можно отнести распоряжения и приказы,
указания и постановления.
Журналы контроля и учета. Эти документы необходимы для
установления на документах определенного регистрационного индекса.
Далее, в рамках выпускной квалификационной работы были описаны
основные кадровые документы:
Штатное расписание (Форма №Т-3). Данный кадровый документ
применяется для отражения информации по структуре, штатному составу и
численности сотрудников организации. В частности, штатное расписание
содержит перечень подразделений, наименование должностей, профессий и
специальностей, а также количество штатных единиц.
16
Штатное расписание утверждается с момента начала работы организации
и действует бессрочно. Штатное расписание может быть скорректировано
неограниченное количество раз. Этот документ обязателен для любой
организации, согласно ст. 15 ТК РФ [12] трудовые отношения подразумевают
работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, в
ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция,
которая определена штатным расписанием. Штатное расписание также
упоминается в таких документах как: Постановление Госкомстата России от
05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учеты труда и его оплаты» [6] и Постановление Правления
ПФР от 30.01.2002 N 11п "Об утверждении Методических рекомендаций по
организации и проведению документальной проверки достоверности
представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и
заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе
государственного пенсионного страхования" [8].
Приказ о приеме на работу (Форма №Т-1). Данный приказ оформляется
на ново пришедших работников, которые устраиваются по трудовому договору.
По сути, заключаемый трудовой договор является основанием для издания
приказа, который подписывает руководитель организации. Для тех
сотрудников, которые работаю по гражданско-правовым договорам, приказ не
составляется. Приказ составляет лицо, в чьи обязанности это входит.
В документе отражаются следующие моменты: наименование
структурного подразделения, должность (или, специальность), на которую
принимается сотрудник, испытательный срок (если он есть), условия приема и
характер работы (по совместительству, для замещения временно
отсутствующего работника, в порядке перевода сотрудника из другой
организации, а также для выполнения конкретных видов работ).
После подписания, принимаемый на работу сотрудник должен быть
ознакомлен с приказом.
17
График отпусков (Форма №Т-7). Этот документ представляет собой
локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления
работникам отпусков. В частности, в графике указываются сведения о
конкретном времени (датах) предоставления оплачиваемых отпусков всех
сотрудников организации на предстоящий календарный год с разбивкой по
месяцам. Данный документ утверждается руководителем организации.
Согласно ст. 123 ТК РФ [12] график отпусков обязателен как для
сотрудников компании, так и ее руководителя. Если у сотрудника есть
неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы,
то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Форма №Т-12, Т-
13). Данный кадровый документ используется для учета времени, фактически
отработанного (или, неотработанного) каждым сотрудником организации, в
целях контроля за соблюдением каждым установленного режима рабочего
времени, отработанном времени, расчете оплаты труда, а также формирования
статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего
времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается
применение раздела №1 "Учет рабочего времени" табеля по форме №Т-12 в
качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с
персоналом по оплате труда". Форма №Т-13 применяется для учета рабочего
времени.
В конечном итоге, данный документ служит для кадрового контроля и
оплаты труда сотрудников организации.
Трудовой договор. Согласно ст. 56 ТК РФ [12] это «соглашение между
работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется
предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции,
обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового
права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать
18
работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять
определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под
управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего
трудового распорядка, действующие у данного работодателя». Договор
подписывается работником и работодателем. Трудовой договор фиксирует
условия труда и оплаты. Содержание трудового договора регламентируется ст.
57 ТК РФ [12], а его форма приказом Минздравсоцразвития России от
14.08.2008 N 424н "Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового
договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной
форме".
Правило внутреннего трудового распорядка. На каждом отдельном
предприятии существуют свои правила поведения. Ввиду этого, согласно ст.
189 ТК РФ на предприятии должна быть дисциплина труда - обязательное для
всех работников подчинение правилам поведения, определенным в
соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами,
коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами,
трудовым договором. Согласно данной статье работодатель должен создавать
условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.
Помимо всего прочего, каждый сотрудник должен подчиняться правилам
внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ [12] это локальный
нормативный акт, который регламентируется Кодексом и иными федеральными
законами порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы,
время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а
также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного
работодателя.
Положение по защите персональных данных сотрудника. Одной из
проблем, которая существуют в кадровом документообороте большинства
организаций – это нарушение законодательства о труде в части отсутствия
положения по защите персональных данных сотрудников. В частности, это
19
нарушение ст. 87 ТК РФ [12] (хранение и использование персональных
данных). Персональные данные – это любая информация, свойственная
отдельному сотруднику (человеку). В частности, к такой информации можно
отнести фамилия, имя, отчество, дата и место его рождения, адрес, семейное,
имущественное и социальное положение, уровень дохода, образования и т.д.
Разглашение информации является нарушением трудового законодательства в
части защиты персональных данных. Положение по защите персональных
данных не унифицировано, что является актуальной задачей для отдела кадров.
При составлении Положения важно включить в него следующие разделы:
понятие и перечень персональных данных, права и обязанности работника и
работодателя, сбор, обработка и хранение персональных данных, доступ и
передача персональных данных, защита персональных данных, ответственность
за разглашение персональных данных. Защита персональных данных
регламентируется Федеральным законом "О персональных данных" от
27.07.2006 N 152-ФЗ [15].
Трудовая книжка. Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является
основным документом, который свидетельствует о трудовом стаже и трудовой
деятельности работника. Трудовая книжка предъявляется нанимаемым
сотрудником при трудоустройстве и хранится у работодателя (в отделе кадров)
в течении всего периода его работы. Заполнение трудовой книжки
осуществляется в присутствии работника. Все изменения, внесенные в
трудовую книжку, заверяются подписью руководителя (или, уполномоченного
сотрудника отдела кадров), а также печатью предприятия. Основные правила
по заполнению трудовой книжки регламентировано инструкцией по
заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда
России от 10.10.2003 № 69.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета
должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
20
На современном этапе набирает актуальность тема перевода трудовых
книжек в электронный вариант. Переход к электронному (цифровому)
кадровому документообороту был озвучен на заседании Правительства РФ
Медведевым Д.А. Премьер министр дал поручения продумать механизм
перехода Минфину, Минэкономразвитию, а также Министерству цифрового
развития, связи и массовых коммуникаций [43].
В результате было утверждено, что начиная с 2020 года учет сведений о
трудовой деятельности граждан необходимо вести в электронном виде. В
соответствии с программой «Цифровая экономика Российской Федерации»
было подписано Распоряжение Правительства Российской Федерации №1632-р.
Минтруд России разработал соответствующие поправки в Трудовой
кодекс в части ведения трудовых книжек (ст.66). В частности, предлагается
расширить перечень сведений о трудовой деятельности работника, помимо
основной информации, ведомство предлагает указывать квалификацию
сотрудника, даты увольнения и причины прекращения трудового договора, а
также сведения о поощрениях и награждениях работника. Благодаря
цифровизации (переходу к электронному формату) работодатели смогут
передавать данные о своих сотрудниках в формате онлайн.
Договор о полной материальной ответственности. Потребность в данном
документе возникает в случае необходимости передачи работнику ценностей
для хранения, обработки, перевозки, продажи или использования в процессе
производства. Форма договора о материальной ответственности
регламентирована Постановлением Минтруда РФ. Необходимость наличия
договора о полной материальной ответственности регламентируется ст. 243 и
244 ТК РФ.
Представленный перечень кадровых документов не является полным. В
процессе установления трудовых отношений и специфики организации у
работодателя может возникнуть потребность в оформлении иных документов,
например, график сменности (если работа носит сменный характер), положение
о повышении квалификации, положение о системе обучения, инструкция по
21
технике безопасности, журнал регистрации входящих / исходящих документов,
список работников, уходящих на льготную пенсию и т.д.
Среди большого объема кадровых документов особое место занимает
документация по личному составу. Важность такой документации базируется
на том, что благодаря ей составляется форма государственного статистического
наблюдения (№П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении
работников»).
В частности, к кадровой документации относится:
1. Трудовой договор;
2. Трудовая книжка;
3. Приказы по личному составу (например, прием, увольнение, перевод и
т.д.);
4. Личное дело;
5. Личная карточка (Форма №Т-2);
6. Лицевой счет по заработной плате.
Любой работодатель, принимая на работу сотрудника, сталкивается с
необходимостью оформления с последним трудовых отношений. Трудовые
отношения оформляются посредством заключения трудового договора
(контракта). Трудовой договор представляет собой соглашение между
работодателем и сотрудников, согласно которому, последний обязуется
выполнить работу по определенной специальности, должности и квалификации
в соответствии с внутренним распорядком. В свою очередь организация
обязуется создать все условия для выполнения работы.
В современных условиях на практике нередки случаи нежелания
руководства организации заключать с сотрудником трудовой договор.
Работодатель, отказываясь заключать с сотрудником трудовой договор
нарушает ст. 67 ТК РФ [12].
При поступлении на работу потенциальный сотрудник должен
предьявить:
- паспорт или иной документ удостоверяющий личность;
22
- трудовую книжку;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета
- документ об образовании (квалификации или наличии специальных
знаний).
Трудовой договор составляется и подписывается на основе письменного
заявления потенциального сотрудника. В заявлении обязательно должны быть
указаны: организация, ФИО заявителя, должность, структурное подразделение,
условия приема, ФИО работодателя. Заявление должно быть с датой и
подписью. В случае если работодатель удовлетворен кандидатурой
потенциального сотрудника, между ними заключается трудовой договор
(контракт). Далее, издается приказ о приеме на работу.
Содержание приказа должно полностью соответствовать условиям
заключаемого договора. Копия приказа должна быть доведена до сотрудника в
трехдневный срок.
Трудовой договор имеет типовую форму (другими словами, он
унифицирован), в нем отражаются занимаемая должность и условия труда. В
свою очередь, условия труда подразделяются на обязательные и
дополнительные (ст. 57 ТК РФ) [12].
К числу обязательных требований относятся соглашения о: работе по
одной (нескольким) специальностям (должностям), месте работы (предприятии,
его структурном подразделении и местонахождении), виде и сроке действия
трудового договора (контракта), а также условиях оплаты труда.
К числу дополнительных требований условий относятся вопросы по:
социально-бытовому обслуживанию работника, повышению квалификации,
обучению, переобучению и повышению квалификации, совмещения должности
и т.д.
Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок
(бессрочный) и определенный срок (срочный трудовой договор).
23
В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма
трудового договора (контракта) будет являться основным документом,
определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной
гарантией от возможных недоразумений.
Приказы по личному составу оформляются в соответствии с Трудовым
кодексом Российской Федерации и являются основанием для оформления
(внесения записей в) трудовые книжки, личные карточки по учету кадров,
послужные списки, финансовые и иные документы. В приказе о приеме на
работу указываются размер оплаты труда, условия приема и т.д.
После подписания работодателем приказа о приеме на работу на
сотрудника заводится личная карточка. Она необходима для анализа состава и
учета движения кадров. Личная карточка заполняется с учетом информации из
паспорта, трудовой книжки, СНИЛС, документов об образовании и т.д.
Срок хранения приказов по личному составу и личные карточки хранятся
75 лет.
На каждом предприятии на каждого сотрудника должно быть заведено
личное дело. Это документ, который представляет собой совокупность
документов, содержащих сведения о сотруднике и его стаже. Ведение личных
дел не регламентировано, поэтому на каждом предприятии существует своя
система организации и ведения личных дел. Чаще всего личные дел заводятся
на руководителя, начальников структурных подразделений, специалистов,
материально-ответственных лиц и т.д. Личные дела должны храниться не менее
75 лет.
Нормативно-правовая база, регулирующая специфику оформления
документов по трудовым взаимоотношениям, включает Гражданский и
Трудовой кодекс, Постановления Правительства и Госкомстата РФ, а также
указы президента. Нормативная база регламентирует требования по
оформлению документов. Например, к трудовому договору предъявлено
следующее требование: необходимо заключать его в письменном виде и
24
оформлять в двух экземплярах. Каждый экземпляр должен быть подписан
обеими сторонами.
В соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой
документации» ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от
30 декабря 1993 г. № 299 кадровое делопроизводство включает как минимум
две системы:
- Унифицированную систему организационно-распорядительной
документации. Правила документов, которые относятся к этой системе
определяются ГОСТом Р 6.30-2003 [1]. Этот нормативный документ
устанавливает требования и требования к различным бланкам документов.
- Унифицированную систему по первичной учетной документации
(документы по учету труда и его оплате). Правила документов, которые
относятся к этой системе определяются Постановлением Госкомстата от 5
января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты» [6].
ГОСТ Р 6.30-2003 [1] устанавливает следующие обязательные элементы
оформления официального документа (далее, реквизиты), которые
используются для подготовки и оформления организационно-
распорядительных документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации. Указывают на
бланках документов (в соответствии с ФКЗ «О Государственном гербе
Российской Федерации»)
02 – герб субъекта Российской Федерации. Указывают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Чаще
всего указывается логотип организации.
04 – код организации. Указывают на бланках документов в соответствии
с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.