45
Таблица 4
Распределение работников муниципального учреждения
комплексный центр социального обслуживания населения
Ярославского муниципального района «Золотая осень» по
возрасту
Возраст, лет
Количество работников,
человек
Удельный вес, %
1
18-30
17
7,6
2
31-40
69
30,8
3
41-50
37
16,4
4
51-60
84
37,6
5
61 и старше
17
7,6
Итого
224
100,00
Рисунок 4 - Распределение работников МУ КЦСОН ЯМР "Золотая
осень" по возрастному составу
Большое количество сотрудников старшего возраста объясняется тем, что
для этой категории такая работа – прибавка к пенсии. Женщины среднего
возраста (от 31 до 40 лет) либо имеют соответствующее образование,
позволяющее им выполнять обязанности социального работника, либо имеют
призвание для этой непростой работы. Самая же малочисленная группа (от 18
до 30 лет) - это либо студенты-заочники, либо молодые специалисты, которые,
получив опыт работы в Центре, уходят на более высокооплачиваемую работу,
что является значительной проблемой перспективного развития кадрового
потенциала.
18-30
лет;
7,6
31-40 лет; 30,8
41-50 лет; 16,4
51-60 лет ; 37,6
61 и
старше;
7,6
46
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
Сегодня каждая организация, так или иначе, предполагает
взаимодействие руководства и сотрудников. Одна категория выполняет свои
должностные обязанности, другая – обеспечивает достойные условия труда и
соответствующую заработную плату. Таким образом, возникает понятие
трудовой процесс. В целях структуризации и соответствию законности в
организации применяется кадровый учет и организуется документооборот.
Кадровый учет и документооборот затрагивает широкий спектр задач по
взаимодействию с кадрами – выплата заработной платы, прием на работу,
увольнение, уход в отпуск, декрет и т.д. Все эти мероприятия должны
сопровождаться документами.
Сфера социального обслуживания не является исключением и имеет свои
черты. Условно, можно выделить общие (свойственны любой организации,
предприятию или учреждению) и специфические (свойственны конкретной
организации) особенности ведения документооборота. Общие особенности
регламентируются законодательными актами о кадровом документообороте.
Специфические особенности регламентируются локальной документацией.
Рассмотрим каждую группу более подробно.
Законодательные акты о кадровом документообороте включают Трудовой
кодекс, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и
Постановление труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции
по заполнению трудовых книжек», Постановление Госкомстата РФ «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты», Федеральный закон «О персональных данных» и др.
(табл. 5).
На локальном уровне кадровый документ регламентируется следующими
актами:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Правила охраны труда работников
47
Таблица 5
Законодательные акты о кадровом документообороте и их
характеристика
Наименование
законодательного акта
Характеристика документа
Трудовой кодекс
Устанавливает, какие документы необходимы для
оформления трудовых отношений (приѐм на работу,
расторжение договора, отпуск и т. д.)
Постановление
Правительства РФ «О
трудовых книжках»;
Постановление
Министерства труда и
социального развития РФ
«Об утверждении
инструкции по
заполнению трудовых
книжек»
Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения
трудовых книжек, а также вкладышей в них.
ФЗ «Об информации,
информационных
технологиях и о защите
информации»
Определяет, что такое документированная
информация. В государственных органах, органах
местного самоуправления документирование
информации осуществляется в соответствии с
правилами делопроизводства, установленными
федеральным органом власти в сфере архивного
дела и делопроизводства
Приказ Минкультуры
России «Об утверждении
«Перечня типовых
управленческих
архивных документов,
образующихся в
процессе деятельности
государственных
органов, органов
местного самоуправления
и организаций, с
указанием сроков
хранения»
Содержит перечень типовых управленческих
архивных документов с указанием сроков хранения,
положения о кадровом обеспечении, а также об
учѐте и отчѐтности.
Федеральный закон «О
персональных данных»
Регулирует отношения, связанные с обработкой
персональных данных юридическими лицами с
использованием средств автоматизации или без
них. Определяет порядок получения, хранения,
обработки, использования и передачи
персональных данных работников
- Инструкция о защите персональных данных
- Должностные инструкции
- Положения о структурных подразделениях
- Структура и штатная численность
- Штатное расписание
48
- График сменности
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными
актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для
контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе
проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания.
Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то
возможно наложение штрафа.
Трудовой кодекс РФ содержит статью (ст. 22), согласно которой все
трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями
локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в той или иной
мере регламентируют их трудовую деятельность.
Всю документацию по кадровому документообороту можно разделить на
первичную и вторичную.
Перечень первичных документов регламентируется Постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к
составлению и хранению в любой организации. К первичной документации, в
частности, относится: трудовой договор, трудовая книжка, договор о полной
материальной ответственности, приказ о приеме работника на работу, приказ о
переводе работника на другую работу, приказ о предоставлении работнику
отпуска, приказ о поощрении сотрудника, акт о приеме работ и др.
Вторичная кадровая документация формируется для эффективности
работы отдела кадров и содержит в себе всю полноту информации. В
частности, к вторичной кадровой документации относится: личная карточка
работника, график отпусков, табель учета рабочего времени и расчета оплаты
труда, табель учета рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, лицевой
счет, а также регистрационные книги и журналы.
При работе с кадрами деятельность Муниципального учреждения
комплексный центр социального обслуживания населения Ярославского
муниципального района «Золотая осень» регламентируется должностной
49
инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и
ответственность должностных лиц. Структура текста данного документа
регламентируется Государственным стандартом РФ ГОСТ 6.30 – 2003
Унифицированные системы документации «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Документ включает следующие разделы: «Общие положения»,
«Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность»,
«Взаимоотношения. Связи по должности».
Должностные инструкции разрабатываются руководителем
Муниципального учреждения комплексный центр социального обслуживания
населения Ярославского муниципального района «Золотая осень».
Должностные инструкции доводятся под расписку.
Распределение должностных обязанностей между руководящими
работниками организации устанавливается распорядительным документом -
приказом директора Муниципального учреждения. Приказы делятся на две
группы – по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом,
отражающим управленческие решения по вопросам производственно-
хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования,
кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности,
совершенствования структуры и организации работы Центра и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами Центра,
согласовываются с главными, ведущими специалистами, при необходимости с
юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем
Центра. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником,
ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента
его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
50
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке Центра и
содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование
вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к
тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления,
отметка об исполнителе (при необходимости).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается
ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит:
- предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
- наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым
поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за
выполнение приказа;
- срок исполнения приказа.
Кадровый документооборот Муниципального учреждения включает
различные справочно-информационные документы: акты, справки, протоколы,
докладные записки, переписка и т.д.
Таким образом, можно заключить, что на сегодняшний день в кадровом
документообороте Муниципального учреждения комплексный центр
социального обслуживания населения Ярославского муниципального района
«Золотая осень» используется широкий комплекс документов.
51
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"
3.1. Основные недостатки организации кадрового документооборота в
организации
Одной из ключевых проблем, которая существует в работе
Муниципального учреждения комплексный центр социального обслуживания
населения Ярославского муниципального района «Золотая осень» является
большая текучесть кадров. В итоге, это сказывается на деятельности всей
организации. К началу 2019 года она составила 18%. Среди основных причин –
низкая заработная плата и большой объем работы. Ввиду данного
обстоятельства руководству учреждения необходимо наладить эффективную
работу с кадрами. В частности, необходимо пересмотреть процедуры набора,
отбора, адаптации и обучения персонала, а также стимулирование сотрудников
и служебно-профессиональное продвижение. На данный момент в каждой
процедуре кадровой работы существуют определенные проблемы.
1. Набор персонала. В Муниципальном учреждении недостаточно
использованы внутренние резервы кадров. Вся процедура служебно-
профессионального сводится к следующему: если в организации освобождается
должность и работник претендует на эту должность, руководитель
структурного подразделения оценивает образование и опыт работы сотрудника.
Если они соответствуют вакантной должности, претенденту предлагается
перевод на данную должность с последующим повышением квалификации.
Кроме того, учреждение практически не взаимодействует с
образовательными учреждениями. Не секрет, что именно учебные заведения
являются основными поставщиками кадров.
2. Отбор персонала. В Муниципальном учреждении отсутствуют
документы, которые бы регламентировали процедуру отбора кадров. Процесс
отбора включает четыре этапа: предварительное собеседование со
специалистом отдела кадров, собеседование с заведующим подразделения,
52
медицинский осмотр и принятие решения о найме. Необходимо сделать
процедуру отбора более структурированной и многоэтапной.
3. Адаптация персонала. В Муниципальном учреждении отсутствует
формализованная программа адаптации персонала. На данный момент
адаптация включает в себя профориентацию, самоподготовку, а также редкие
тренинги. Важно также документально структурировать процесс адаптации и
разработать четкую программу.
4. Служебно-профессиональное продвижение. На данный момент в
учреждении отсутствует программа формирования кадрового резерва. Второй
по значимости причиной увольнения многих сотрудников является то, что они
не видят перспективы своего служебного и профессионального роста.
5. Обучение персонала. Вопрос постоянного и планомерного развития
персонала остро стоит практически в любой организации. Сфера социального
обслуживания – не исключение. В учреждении нет четких планов и
документов, которые бы регламентировали процедуру обучения и повышения
квалификации сотрудников. Проблема усложняется отсутствием
финансирования данного направления
6. В учреждении встречаются нарушения правил оформления и
подготовки документов. Данная проблема обусловлена высокой текучестью
кадров (из-за смены работников наблюдается нарушение преемственности и,
как следствие, возникают ошибки в оформлении и подготовке документов).
Ввиду вышеперечисленных проблем возрастает актуальность и
необходимость совершенствовать систему кадрового документооборота.
7. Стимулирование труда. На данный момент система стимулирования и
мотивации сотрудников Муниципального учреждения регламентирована
следующими положениями:
- положение об оплате труда;
- положение о стимулирующих доплатах и надбавках;
- правилами внутреннего трудового распорядка работников.
53
В то же время, система материального и морально-психологического
стимулирования труда не проработана. С точки зрения работника, отсутствует
система ценности, полезности и места работника в коллективе. Это
обстоятельство также сказывается на текучке кадров.
Материальная мотивация выплачивается всем категориям работников.
Премия сотрудникам начисляется ежемесячно в размере не выше 100 %
должностного оклада, включая надбавку за совмещение профессий и
напряженность в работе, в пределах суммы экономии фонда заработной платы
по штатному расписанию МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень".
Премия начисляется пропорционально получаемой заработной плате по
должностным окладам (включая надбавки, пропорционально фактически
отработанному времени).
Все решения о премировании работников осуществляются на основе
Положения «О материальном стимулировании работников» директором МУ
КЦСОН ЯМР "Золотая осень". Директор также вправе снимать размер премий,
при нарушении трудовой дисциплины.
В муниципальном учреждении утверждены материальные поощрения к
юбилеям и значимым событиям сотрудников в размере от 500 до 1000 рублей.
В экстренных случаях предусмотрены поощрения в размере 2000 рублей.
Положение «О стимулирующих доплатах и надбавках» разработано в
соответствии с законодательством РФ. Согласно положению стимулирующие
доплаты и надбавки устанавливаются за:
- Высокую результативность работы (успешное выполнение работ,
высокое качество выполненных работ, превышение норм объема работ);
- Профессиональное мастерство (высокий уровень профессиональной
подготовки, высокая и продолжительная производительность труда,
использование современных приемов и методов труда).
Размеры стимулирующих надбавок устанавливаются до 100% от
соответствующей тарифной ставки (оклада) ЕТС по оплате труда, в
исключительных случаях размеры надбавок не ограничиваются.
54
Перечень работников, которые могут получить стимулирующие
надбавки, утверждаются коллегиально. В коллегию входят заместитель
директора, главный бухгалтер и директор. Списки работников оформляются
приказом, подготавливаются сотрудниками отдела кадров и направляются в
бухгалтерию.
Премирование работников МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень" призвано
способствовать повышению их личного вклада в осуществление на территории
города организационной и практической деятельности по оказанию различных
видов социальной помощи престарелым гражданам, инвалидам и другим
группам населения, нуждающимся в социальной поддержке.
В МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень" также применяется система
нематериального стимулирования. В частности, применяются такие методы как
устные и письменные благодарности руководства, устные и письменные
дисциплинарные взыскания.
В целях анализа эффективности системы мотивации и организации
процесса документооборота в рамках выпускной квалификационной работы.
было проведено исследование сотрудников методом анкетирования. Для
реализации поставленной задачи была разработана анкета (приложение 1). В
исследовании приняли участие 103 человека. В результате были получены
следующие результаты.
На вопрос «Считаете ли Вы свою работу интересной?» большинство
сотрудников ответило положительно. Сотрудниками деятельность
муниципального учреждения было отмечено как перспективное и успешно
развивающееся. Кроме того, по мнению сотрудников, предприятие работает
успешно, зарплата выплачивается вовремя, хорошие условия труда. По поводу
последнего – на предприятии недавно был сделан ремонт, и все сотрудники
остались очень довольны произошедшими изменениями.
В результате анализа ответов на вопрос: «Какие факторы наиболее
положительно сказываются на Вашей работе?» было установлено, что
основным фактором является заработная плата. Так считают более 85%