55
респондентов. Помимо заработной платы, были названы и такие факторы как
возможность карьерного роста, развитие профессиональных знаний, умений и
навыков и т.д. Во многом это обусловлено тем обстоятельством, что
большинство опрошенных это были молодые специалисты. Вполне понятна их
логика и интересы – получение новых знаний, карьерный рост, уважение и
социализация коллективе. Респонденты, которые занимают руководящие
должности, отметили в качестве таких факторов надежности, стабильности в
работе, хорошего технического оснащения рабочего места, самостоятельности
в работе.
Также в результате исследования была проведена оценка и
существующей системы мотивации. Были получены и следующие данные: 60%
респондентов категории «руководитель» заявили о том, что на предприятии
действует эффективная система мотивации, другие 40 % отметили, иначе (рис.
5). Другую картину можно наблюдать на примере социальных работников и
технического персонала.
Рисунок 5 - Оценка существующей системы мотивации
В результате исследования были получены выводы и относительно
наиболее действенных методов стимулирования с точки зрения сотрудников.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Удовлетворен
Неудовлетворен
56
Рисунок 6 - Наиболее действенные методы стимулирования
сотрудников
В результате анализа было установлено, что наиболее действенным
методом стимулирования сотрудников является повышение заработной платы.
Так считают 42% респондентов. Второй по значимости метод – премии и
бонусы. 24% респондентов высказались за то, что они увеличили бы свою
производительность, если бы руководство предприятия выработала
прогрессивную шкалу, согласно которой сотрудника можно было премировать.
Также было выявлено, что 17% респондентов повысили бы свою
производительность, если бы были уверены в продвижении по карьерной
лестнице.
В целом, на предприятии, по мнению автора, сохраняется стабильная
атмосфера. Тем не менее, работы в данном направлении не ведется, - у
руководства предприятия нет четкой стратегии и политики по улучшению
внутреннего климата.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Повышение з/п Премии и бонусы Карьерный рост Другое
57
Рисунок 7 - Атмосфера в МУ КЦСОН ЯМР "Золотая осень"
располагает к сотрудничеству?
В рамках исследования респондентам также был задан вопрос: «Считаете
ли Вы свою работу перспективной в плане карьерного роста?» были получены
следующие результаты (рис. 8).
Рисунок 8 - Считаете ли Вы свою работу перспективной в плане
карьерного роста?
В результате было установлено, что большинство сотрудников (83%)
считают свою работу бесперспективной. Другими словами, большинство
сотрудников не видят возможности дальнейшего карьерного роста. 17%
опрошенных респондентов, напротив, считают свою работу перспективной в
плане карьерного роста.
52%
48%
Да
Нет
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Да Нет
58
В результате проведенного исследования было установлено, что
руководители компании более удовлетворены системой мотивации и
стимулирования, чем рядовые сотрудники. Во многом это обусловлено, тем,
что система мотивации в большей степени ориентирована на руководителей.
Несмотря на это, сотрудники оценили действующую систему мотивации как
высокую. Однако, незыблемым остается факт, что рядовые сотрудники менее
мотивированы.
Большинство рядовых сотрудников в рамках проводимого опроса
высказали недовольство возможностями карьерного и профессионального
роста на предприятии, считая это важным мотивирующим фактором. Они
также отметили необходимость предоставления большей свободы, привязки
зарплаты к результатам индивидуального труда.
В результате анализа действующей система мотивации персонала на
предприятии был выявлен ряд несоответствий между ожиданиями сотрудников
и реальным положением дел на работе. Неудовлетворенные потребности могут
побудить человека к смене места работы. Для предприятия это означает потерю
специалиста, необходимость поиска нового, его обучение, адаптацию, то есть
дополнительные затраты сил, времени и денег. Гораздо выгоднее перестроить
систему мотивации таким образом, чтобы она максимально удовлетворяла
потребности персонала и стимулирована его на результативный труд.
3.2. Рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота
Исходя из выявленных ранее проблем, существующих в системе
кадрового документооборота, в рамках преддипломной практики и написания
выпускной квалификационной работы были разработаны рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота.
1. Рекомендации к процедуре набора персонала. Как было отмечено
ранее, в учреждении недостаточно использованы внутренние резервы кадров.
Для решения данной проблемы предлагается в случае освобождения
59
должности, в первую очередь проводить конкурс среди работающих
сотрудников. Таким образом, можно снизить текучесть кадров и стимулировать
сотрудников к повышению по карьерной лестнице. Муниципальное
учреждение должно организовать работу со студентами средних
профессиональных и высших учебных заведений. В качестве меры учащимся и
студентами можно предложить пройти производственную и преддипломную
практику на базе учреждения. Таким образом, можно обеспечить приток
молодых специалистов.
2. Рекомендации к процедуре отбора персонала. Как было отмечено
ранее, в учреждении наблюдается отсутствие регламентов по отбору кадров.
Необходимо разработать положение об отборе кадров, обратить внимание на
расположенность претендентов к должности. В процессе собеседования
необходимо внедрить различные психологические тесты. В процессе отбора
персонала акцентировать внимание на ответственность, наблюдательность,
принципиальность, корректность, коммуникабельность, наличие
организаторских способностей, личностная адекватность по самооценке и
оценке окружающих, мобильность, гибкость, сочувствие к проблемам других
людей, терпимость, стрессоустойчивость.
3. Рекомендации к процедуре адаптации персонала. На данный момент
программы адаптации персонала в учреждении не существует. В качестве меры
можно предложить программу адаптации на время испытательного срока.
Важно разработать инструкцию по адаптации каждого нового сотрудника,
назначить куратора, принять и морально поддержать, а также стимулировать на
развитие личных качеств.
4. Рекомендации к процедуре служебно-профессионального
продвижения. Предлагается создать в учреждении кадровый резерв. Хотя бы
раз в год необходимо проводить подготовительную работу по выявлению
кандидатов, достойных для зачисления в резерв. Данный список должен
обсуждаться на заседании комиссии и утверждаться руководителем
организации. В качестве источников, формирующих кадровый резерв будут:
60
квалифицированные и дипломированные специалисты, передовики
производства и т.д.
5. Рекомендации к процедуре обучения персонала. В виду отсутствия
финансирования обучения и повышения квалификации сотрудников можно
организовать профессиональное обучение на рабочем месте. Это значительно
снизит расходы. Важно разработать программу повышения квалификации
сотрудников, сопряженную с более высокой заработной платой.
6. Рекомендации к процедуре стимулирования персонала. По мнению
автора, для решения данной проблемы необходимо разработать, документально
прописать и организовать работу по применению к сотрудникам морально-
психологические методы стимулирования. В частности, предлагается
организовать стенгазету, доску почета, стимулирование участия сотрудников в
конкурсе «лучший социальный сотрудник».
7. Разработка инструкции по делопроизводству. В современных условиях
каждое учреждение должно разработать и внедрить инструкцию по кадровому
делопроизводству. Цель такой инструкции – упорядочить технологический
процесс работы с документами в логической последовательности их
выполнения. Составитель инструкции должны определить состав разделов и
структуру текста, а также учесть специфику муниципального учреждения.
Специфика муниципального учреждения определяется численностью
сотрудников, организационной структурой, особенностью кадрового
документооборота.
Инструкцией по кадровому делопроизводству выполняются следующие
задачи:
очередность оформления кадровых документов, порядок прохождения
внутри Общества;
утверждает шаблоны всех документов по личному составу, тем самым
снижая затраты на обработку кадровых документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается на
основании основных нормативно-правовых актов, которыми являются:
61
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-
ФЗ;
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ;
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О
трудовых книжках»;
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,
утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»;
Методические рекомендации по разработке нормативных документов
по документационному обеспечению организации.
Инструкция по кадровому делопроизводству имеет реквизиты такие как:
наименование общества;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
гриф утверждения;
место составления документа;
заголовок к тексту;
текст;
виза согласования;
62
подпись.
В рамках выпускной квалификационной работы была разработана
Инструкция по делопроизводству. Инструкция имеет следующую структуру:
1. Общие положения;
2. Состав документов по кадрам. Документирование процесса управления
кадрами;
3. Особенности оформления документов по отдельным кадровым
функциям;
4. Документы по учету кадров;
5. Формирование и ведение личных дел;
6. Составление и ведение номенклатуры дел отдела кадров;
7. Особенности оформления документов по отдельным кадровым
функциям;
8. Порядок передачи документов на хранение.
Раздел «Общие положения» устанавливает сферу действия Инструкции,
ответственности за несоблюдением ее положений; указывают должность
работника, ответственного за делопроизводство в Обществе; приводится
перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-
методических документов, которые были использованы при разработке
Инструкции по кадровому делопроизводству.
В разделе «Организация документирования отдела кадров» указывается
последовательность, в которой оформляются документы: при приеме на работу,
при предоставлении ежегодных отпусков, при оформлении перевода, а также
основные реквизиты.
В разделе «Документы по учету кадров» закрепляются перечень
документов, предназначенных для учета кадров, правила ведения личных дел, а
также порядок их формирования и работа с ними, в случае, если руководство
организации приняло решение об их ведении.
63
Раздел «Формирование и ведение личных дел» рассматривается порядок
работы с личными делами, оформление, хранение и выдачи дела на временное
пользование.
Раздел «Составление и ведение номенклатуры дел отдела кадров»
включает в себя понятие номенклатуры дел отдела кадров, описывает порядок
составления номенклатуры дел, определяет задачи.
Раздел «Особенности оформления документов по отдельным кадровым
функциям» включает в себя особенности оформления отдельных кадровых
процедур, таких как прием на работу, перевод и другие.
Раздел «Порядок передачи документов на хранение» отображает общий
порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к
архивному хранению, включая оформление дела. Кроме того в разделе
содержится: составление итоговой записи, нумерация листов дела, оформление
обложки дела, внутренней описи, устанавливается порядок передачи дел в
архив, фиксируются требования к составлению описей документов постоянного
срока хранения и описей документов по личному составу.
Начальник отдела кадров подписывает Инструкцию. Проставляется виза
согласования с наименованием должности, подпись и Ф.И.О. должностного
лица, дата согласования. После утверждения руководителем Общества
инструкция вводится в действие.
В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов
наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от
его места в штатном расписании, должна быть служба документационного
обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в
службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся
документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность
руководства Муниципального учреждения «Золотая осень».
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки
работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что
любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое
64
«дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в
номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные
документы и базы данных.
После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии
рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
подразделениях Муниципального учреждения «Золотая осень», совместно с
начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы
ценностей документов с последующим оформлением дел.