5
Содержание
Введение ....................................................................................................................... 6
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота ....................................................................................................... 8
1.1. Понятие и значение документооборота .......................................................... 8
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 18
1.3. Организация кадровой деятельности ............................................................ 33
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации
на примере Муниципальное бюджетное учреждение «Центр спортивных
мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта» города Воркуты . 40
2.1 Анализ деятельности предприятия на примере Муниципальное бюджетное
учреждение «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической
культуры и спорта» города Воркуты ................................................................... 40
2.2 Кадровый документооборот в организации .................................................. 44
2.3 Система электронного документооборота .................................................... 48
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере организации ......................................................................... 54
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации ....... 54
3.2Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ............................................................................................................ 55
Заключение ................................................................................................................ 63
Список использованной литературы ....................................................................... 66
6
Введение
Деятельность с разными типами профессиональных бумаг представляется
одной с ключевых функций отделов кадров и служб по персоналу в компании.
Учреждение кадрового документооборота представляется довольно значимым
и отвечающим фактором деятельности государственного учреждения. Условия
к документообороту в кадровом учете досконально изображены в действующем
российском законодательстве, так как, к примеру, управленческие записи в до-
кументах согласно кадровому учету обладают непосредственной связью с
начислением заработной платы. Вследствие этого сохранение системы в кадро-
вом учете один с главных прямых обязанностей государственного учреждения.
В работе рассмотрены теоретические основы документооборота деятель-
ности кадровой службы, проблемы и актуальные вопросы ведения внутреннего
документооборота.
Актуальность темы обусловлена современным этапом развития государ-
ственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией дело-
производства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных
мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в из-
меняющихся социально-экономических условиях.
Цель работы – исследовать организацию кадрового документооборота
муниципального бюджетного учреждения «Центр спортивных мероприятий и
пропаганды физической культуры и спорта» города Воркуты.
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение следующих за-
дач:
изучить понятие и значение документооборота;
отразить информационную характеристику и классификацию кад-
ровой документации;
рассмотреть организацию кадровой деятельности;
7
провести анализ деятельности предприятия на примере Муници-
пальное бюджетное учреждение «Центр спортивных мероприятий и пропаган-
ды физической культуры и спорта» города Воркуты;
проанализировать кадровый документооборот в организации;
изучить систему электронного документооборота;
выявить недостатки организации кадрового документооборота ор-
ганизации;
разработать рекомендации по совершенствованию системы доку-
ментационного обеспечения управления.
В качестве объекта исследования выбран отдел кадровой службы муни-
ципального бюджетного учреждения «Центр спортивных мероприятий и про-
паганды физической культуры и спорта» города Воркуты.
Предмет исследования – система кадрового документооборота муници-
пального бюджетного учреждения «Центр спортивных мероприятий и пропа-
ганды физической культуры и спорта» города Воркуты.
В виде источников информации использовались, помимо учебных изда-
ний, специализированные интернет – ресурсы, публикации в современных пе-
риодических изданиях.
В работе использованы общенаучные и общеэкономические методы ис-
следования, а также специальные приемы и методы экономического анализа.
8
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового документо-
оборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Создание и использование информации во всех сферах жизни общества
приводят к большому многообразию информационных массивов, имеющих
существенные видовые различия. Можно выделить, например, управленческую
информацию, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную,
гидрометеорологическую и др. Информация любого вида должна отвечать об-
щим требованиям оперативности, достоверности, однозначности толкования и
т.д.
В статье 3 Закона об информации названы принципы, на которых осно-
вывается правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информа-
ции, информационных технологий и защиты информации:
1) свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения
информации любым законным способом;
2) установление ограничений доступа к информации только федеральны-
ми законами;
3) открытость информации о деятельности государственных органов и
органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации,
кроме случаев, установленных федеральными законами;
4) равноправие языков народов Российской Федерации при создании ин-
формационных систем и их эксплуатации [18, c.27].
Обязательность документирования информации, т.е. необходимость со-
зданиядокументов, связана с исключительной ролью документации вжизни
общества,которая в свою очередь определяется следующими важнейшими
функциями документов (таблица 1).
9
Таблица 1
Функции документов
Информационная
Документы являются носителем и источником инфор-
мации
Правовая
Документы служат юридической основой производственной
и управленческой деятельности, подтверждают факты, удо-
стоверяют сведения и показатели
Управленческая
Документы позволяют организовывать, регулировать, кон-
тролировать, анализировать процессы, происходящие в про-
изводственной и непроизводственной сферах
Коммуникативная
Документы помогают обеспечивать обмен информацией и
общение между различными объектами
Учетная
В документах накапливаются и систематизируются сведения
за определенные периоды времени, что позволяет их анали-
зировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности
в происходящих событиях
Социальная
Документы отражают социально-экономическую, политиче-
скую, общественную и другие сферы жизни стран и народов
Культурная
Документы являются памятниками культуры своей эпохи,
показывают ее специфику, обычаи, традиции
Документы - это материальные объекты, при работе с которыми необхо-
димо выполнять много различных действий: составление и оформление доку-
ментов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение
документов и др. [10, c.31].
Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот,
оперативное хранение и использование документов, называется делопроизвод-
ством (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Следует отметить, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержатся также понятия:
- документационное обеспечение (управления) ДОУ - деятельность, целе-
направленно обеспечивающая функции управления документами;
- управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию
единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду орга-
низации [20, c.41].
10
Обязательность ведения делопроизводства в организациях и на предприя-
тиях всех форм собственности обусловлена нормами действующего законода-
тельства Российской Федерации. Во многих законодательных актах упомина-
ются документы, необходимые как для создания организаций, так и для разви-
тия их деятельности: учредительные, учетные, отчетные, финансовые, органи-
зационно-распорядительные и т.д. Все документы принято делить на группы в
соответствии с функциями, которые они «обслуживают». Совокупность доку-
ментов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и еди-
ных требований к их оформлению, образует систему документации (ГОСТ Р
7.0.8-2013). Все системы документации создаются по единым правилам и тре-
бованиям исодержат информацию, необходимую для управления в конкретной
сфере деятельности. Управленческие функции в каждой организации однотип-
ны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при выполнении типовых
функций управления, должны быть приведены к оптимальному единообразию
по составу, видам, формам, т.е. унифицированы [14, c.73].
Унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-
ментации вцелом. Унификация документов и систем документации позволяет
совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование
информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, сни-
жать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости ин-
формационных показателей в документах различных систем (например, в пла-
новых и отчетных).
Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управ-
ления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой
документации (ОКУД). Каждая унифицированная система документации (УСД)
имеет свою специфику, и работа с документами отдельной УСД регламентиру-
ется соответствующими нормативными документами: государственными стан-
дартами, инструкциями и т.п.
11
Разработка государственных стандартов на системы документации отра-
жает результаты проведения работ по стандартизации документов, т.е. по до-
стижению оптимальной степени упорядочения документов по содержанию и
форме в рамках данной системы документации. Унификация документов явля-
ется одним из методов их стандартизации.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав
отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила
оформления. Создание и обработка управленческих документов ведутся во всех
структурных подразделениях организаций и предприятий: в бухгалтерии, в
кадровой службе, в плановых, экономических, финансовых и других отделах.
Другими словами, для структурных подразделений характерно ведение специ-
альных систем делопроизводства (бухгалтерского, кадрового ит.п.). Вместе с
тем можно выделить общее (или административное) делопроизводство, связан-
ное с обработкой такой универсальной унифицированной системы документа-
ции, как организационно-распорядительная документация, которая использует-
ся в каждом структурном подразделении в связи с особым значением в управ-
ленческой деятельности документов данного типа.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) отражает приня-
тые решения по вопросам управления в федеральных органах исполнительной
власти, в органах местного самоуправления, в организациях и на предприятиях
всех форм собственности. Документы, входящие в состав ОРД (постановления,
распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), являются основой дея-
тельности каждого работника иорганизации в целом [22, c.41].
Организационные, распорядительные и информационно-справочные до-
кументы фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленче-
ских действий, направленных на повседневное решение производственных за-
дач. Все виды и разновидности ОРД создаются и обрабатываются в соответ-
ствующих структурных подразделениях организаций. В то же время в каждой
организации есть специалисты, непосредственно отвечающие за работу с ОРД.
При необходимости (например, в крупных организациях) создаются специаль-
12
ные службы делопроизводства или документационного обеспечения управле-
ния (службы ДОУ), входящие в структуру организации как одно из наиболее
важных звеньев в системе управления.
Нормативной базой документооборота служат законодательные и право-
вые акты РФ, ГОСТы, классификаторы, Государственная система документа-
ционного обеспечения управления, а также локальные нормативные докумен-
ты. Закон не запрещает компаниям разрабатывать внутренние регламенты и ин-
струкции, для организации документооборота. Документооборот организации
считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это
своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой явля-
ется обеспечение управленческой системы качественной и актуальной инфор-
мацией для принятия и выполнения управленческих решений.
Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по
соотношению его качественных, количественных и временных показателей.
Качественные параметры - это принадлежность системы к автоматизированно-
му, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения доку-
ментов. Количественные характеристики - это показатели объема документов,
плотности потоков. Временные - скорость прохождения документом полного
цикла.
Для того чтобы достигнуть оптимального соотношения данных показате-
лей, документооборот организации должен быть выстроен в соответствии со
следующими принципами:
максимальная централизация;
сокращение инстанций прохождения минимальное количество воз-
вратных движений разработка схем движения документов отдельных видов;
однократная регистрация, использование уникальных индексов;
предварительное рассмотрение документов и их функциональное
распределение;
13
корректные резолюции об исполнителях и сроках исполнения; воз-
можность параллельного согласования всеми заинтересованными лицами; сни-
жение уровня подписания [19, c.36].
Документооборот в организации строится на взаимодействии пяти основ-
ных элементов: людей, информации, процессов, правил и технологий.
Все они реализуют определенные функции, взаимодействуя с другими.
В систему документооборота включены следующие элементы:
1. Участники документооборота. Сотрудники, заказчики, партнеры,
поставщики, потребители, проверяющие. Эти люди осуществляют движение
документов, получая задачи, выполняя работу, осуществляя контроль исполне-
ния, обеспечивая доступ к данным.
2. Информация/ Данные, содержащиеся в бумажных и электронных
документах, формах, факсах, переписке, отчетах, сообщениях и т.д. С этим
ключевым элементом связаны такие виды деятельности как создание, получе-
ние, хранение, поиск, доставка и уничтожение служебной документации.
3. Процессы. Процессы документооборота имеют обширную класси-
фикацию. Они могут быть обязательными и случайными, структурированными
или гибкими, структурированными, регламентированными и т.д. Любой про-
цесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Неко-
торые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утвержде-
нии.
Документооборот организации считается элементом документационного
обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации лю-
бого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой систе-
мы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения
управленческих решений.
Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по
соотношению его качественных, количественных и временных показателей.
Качественные параметры - это принадлежность системы к автоматизиро-
ванному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения
14
документов. Количественные характеристики - это показатели объема докумен-
тов, плотности потоков. Временные - скорость прохождения документом пол-
ного цикла. Для того чтобы достигнуть оптимального соотношения данных по-
казателей, документооборот организации должен быть выстроен в соответствии
со следующими принципами: максимальная централизация
4. Технологии. Этот элемент представлен используемыми для функцио-
нирования системы технологиями. В современном бизнесе для реализации до-
кументооборота предпочтительно использовать электронные средства, позво-
ляющие существенно сократить временные и материальные затраты.
Базы данных и любое другое программное обеспечение необходимо инте-
грировать в систему, а затем поддерживать и администрировать. Кроме того,
технологии нуждаются постоянной защите, ведь от этого зависит информаци-
онная безопасность организации.
Современный документооборот сталкивается с рядом типичных для лю-
бой компании проблем:
Маршруты служебных бумаг одинаковых видов в компаниях одно-
го и того же уровня и сферы деятельны зачастую очень схожи. Тем не менее, на
данный момент единая регламентация путей прохождения таких документов
отсутствует.
Маршрут документа осложняется огромным количеством инстан-
ций. Это наиболее характерно для путей, проходящих через управленческий
аппарат.
В процессе регистрации, согласования и редактирования документ
совершает неоднократные возвратные движения, замедляя процесс прохожде-
ния.
В процессе выполнения аналогичных операций документ нередко
передается разным исполнителям. Поворотные операции, как правило, возни-
кают из-за недоработок в технологии обработки документов.
Единые правила передачи и доставки документов, регламентация
курьерской связи на данный момент фактически отсутствует [22, c.19].