55
Рисунок 7 - Этапы прохождения документа
На рисунке 2 наглядно представлены этапы прохождения документа. По
вертикали отражено время в часах, по горизонтали - месяцы наблюдаемого пе-
риода.
На каждый этап в среднем уходит 1 день, в зависимости от сложности
требуемого документа. В основном затрачивается большое количество времени
на первом предварительном этапе – получение методических указаний т доку-
мента от городской кадровой службы. Процедура составления документа не
сдвигается с места, пока кадровая служба «Центр спортивных мероприятий и
пропаганды физической культуры и спорта»не получит от городской кадровой
службы требуемых указаний по документу.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
Как говорилось уже выше отдел кадровой службы «Центр спортивных
мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта»имеет двойное под-
чинение – директоруучреждения «Центр спортивных мероприятий и пропаган-
ды физической культуры и спорта»и городской кадровой службе.
56
После того как издается приказ от директора (о приеме, об увольнении,
об отчетах и актах, и т.п.) отдел кадровой службы в обязательном порядке дол-
жен составить требующиеся документы, составленные в соответствии с трудо-
вым законодательством РФ.
Для этого отдел кадровой службы учреждения обращается в городскую
кадровую службу за методическими указаниями по оформлению и составлению
того или иного документа, что в свою очередь замедляет процесс предоставле-
ния требующихся документов в тот или иной отдел. Также в учреждении до-
вольно часто возникают трудовые споры, которые в половине случаев доходят
до рассмотрения дела в зале суда. К примеру при увольнении сотрудника,
всплывают все нюансы, в том числе не выплаченные надбавки, отпускные,
больничные, прибавки к заработной плате в связи с получением очередного
классного чина.
Сотрудники кадровой службы могут просто не знают всех нюансов
увольнения, так как сами с документами прямого контакта не имеют. Для уско-
рения процесса и грамотного составления документов без помощи методиче-
ских указаний от городской кадровой службы может быть предложено внедре-
ние в учреждение «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической
культуры и спорта»программного обеспечения «Консультант+», а конкретнее в
отдел кадровой службы, которые непосредственно занимаются составлением
документацией.
Эта программа справочно-правовая система, которая открывает доступ к
самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов
судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций,
схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных
документов.
57
Рисунок 8 - Профессиональные стандарты
Как только выходят новые законы, указы РФ, программа автоматически
обновляется и обновляются формы заполнения различных документов. Есть
сверка старых и новых форм, можно увидеть что конкретно поменялось в
наглядном виде.
При помощи консультации специалиста, можно подробнее узнать о про-
грамме, о ее работе. Перед установкой проходят ознакомление, установление
самого программного обеспечения и далее уже непосредственно работа с про-
граммой.
Рисунок 9 - Кадровые вопросы
Применение этой программы в учреждении«Центр спортивных меропри-
ятий и пропаганды физической культуры и спорта»вполне поможет работникам
кадровой службы в оформлении и предоставлении необходимых документов,
требующихся в тот или иной отдел. В программе есть все необходимое, в том
числе для работников кадровой службы, что существенно повышает эффектив-
ность рабочего процесса, появляется понимание у сотрудников отдела как и
почему составляется тот или иной документ.
При использовании программы «Центр спортивных мероприятий и про-
паганды физической культуры и спорта»получает:
58
- экономию времени на поиске актуальной информации;
- актуальность и надежность представленной информации;
- используя материалы «Консультант+» можно узнать, в каких случаях и
как применяются требования профессиональных стандартов, новых законопро-
ектов по трудовому кодексу для работников кадровой службы;
- исключение рисков совершения ошибок, приводящих к штрафам;
- избежание конфликтов с сотрудниками по решению трудовых споров.
Целью оценки экономической эффективности является:
- оценка затрат на проект и его результат;
- анализ срока окупаемости проекта.
Требуется произвести расчеты для экономического обоснования оптими-
зации процессов внутреннего документооборота кадровой службы.
Задачи:
1. Сокращение расходов в административном секторе организации.
2. Увеличение качества выполняемых работ сотрудниками кадровой
службы.
3. Появление согласованности действий звеньев всей структуры.
4. Сокращение дополнительного времени на получение методических
указаний от городской кадровой службы.
Для достижения цели и решения поставленных задач нужно:
- программное обеспечение на 1 рабочее место;
- контроль за процессом внедрения.
Параметры и стоимость внедряемого мероприятия:
- программное обеспечение на 1 рабочее место 20000 руб.;
- изменение в структуре отдела кадров включает в себя сокращение 2 со-
трудников – ведущих специалистов (оплата труда 15000 руб.) и перевод
1специалиста отдела кадров на новую должность, связанную с работой и кон-
тролем документации в программном обеспечении «Консультант+» с последу-
ющим изменением заработной платы (18000 руб.).
59
Приступим с оценки экономии средств. Она включает стоимость бумаги,
сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного ра-
бочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем
расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. В штате кадрового
отдела числится 5 сотрудников.
∑зп1 = а1+а2+а3+а4+а5 , (1)
где ∑зп - сумма заработной платы за месяц; а – оплата труда сотрудника
за месяц.
Таблица 5
Основные показатели оплаты труда сотрудников до изме-
нений
Сотрудники
Оплата труда, руб./месяц, а
Начальник отдела
45 000
Главный специалист
35 000
Главный инспектор
30 000
Ведущий специалист
15 000
Ведущий специалист
15 000
∑зп1 = 45000 руб. + 35000 руб. + 30000 руб. + 15000 руб. + 15000 руб.
∑зп1 = 140000 руб.
Исходя из расчетов видим, что каждый месяц из бюджета «Центр спор-
тивных мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта»выделяется
140000 руб. на оплату труда в отдел кадровой и муниципальной службы.
При сокращении двоих сотрудников, мы получаем выгоду в 30000
руб./месяц. Так же одного из оставшихся сотрудников обучаем для работы с
программой.
На обучение выделим 6000 руб. за месяц консультации специалиста по
программе «К+». Стоимость установки программного обеспечения «Консуль-
тант+» - 20000 руб. Стоит отметить, что для государственных учреждений ор-
60
ганизации при установке продукта предоставляет скидку в 50%. Получаем, что
программа обойдется учреждению в 10000 руб.
∑зп2 = b1+ b2+ b3 , (2)
где ∑зп - сумма заработной платы за месяц; b - оплата труда сотрудника
за месяц.
Таблица 6
Основные показатели оплаты труда сотрудников после
изменений
Сотрудники
Оплата труда, руб./месяц,
Начальник отдела
45 000
Главный специалист
35 000
Специалист
18 000
∑зп2 = 45000 руб. + 35000 руб. + 18000 руб.
∑зп2 = 98000 руб.
С учетом предложенных изменений видим, что в месяц из бюджета
«Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и спор-
та»на оплату труда сотрудников кадровой службы будет выделяться 98000 руб.
Высчитаем общие затраты в месяц с учетом установки программы, обучения
специалиста и оплаты труда.
∑затрат = Sпо + Sоб + ∑зп2 , (3)
где ∑затрат - сумма затрат учреждения в месяц;
Sпо - стоимость программного обеспечения;
∑зп2 - сумма заработной платы за месяц.
∑затрат = 10000 руб. + 6000 руб. + 98000 руб.
∑затрат = 114000 руб.
Таким образом получаем, что общая сумма затрат в первый месяц внед-
рения ПО обойдется учреждению «Центр спортивных мероприятий и пропа-
ганды физической культуры и спорта»в 114000 руб.
61
С последующим месяцем затраты будут ниже, т.к. обучение специалиста
программе рассчитано на 1 месяц.
В = ∑зп1 - ∑затрат , (4)
где В – выгода между работой кадровой службы до и после мероприятий;
∑зп - сумма заработной платы за месяц;
∑затрат - сумма затрат учрждения в месяц.
В = 140000 - 114000
В = 26000 руб.
В итоге получаем, что выгода от предложенных предложений составляет
26000 руб. уже с первого месяца внедрения программного обеспечения «Кон-
сультант+».
Так же стоит отметить, что повысится эффективность рабочего процесса
за счет того, что сократится процедура исполнения документов от 3 - 4 дней до
1 дня (или меньше) в зависимости от назначения того или иного документа. А
повысится эта эффективность за счет того, что:
- у сотрудников кадровой службы появится интерпретация по исполне-
нию документа;
- не будет затрачиваться дополнительное время на ожидание методиче-
ских указаний;
- срок исполнения документов сократится ≈ в 3 раза.
Сделаем вывод по третьей главе.
В третьей главе, исходя из выявленных во второй главе проблем, были
разработаны мероприятия по совершенствованию системы внутреннего доку-
ментооборота кадровой службы.
Было дано обоснования массового перехода государственного учрежде-
ния на программное обеспечение «Консультант+» с последующим сокращени-
ем штата сотрудников отдела кадровой службы.
62
Результат от предложенных мероприятий - экономия средств за счет со-
кращения штата, уменьшение срока исполнения документов, эффективное ис-
пользование рабочего процесса, понимание у сотрудников по оформлению и
составлению документа, так как будет прямой контакт с документом. Как пока-
зал расчет разработка мероприятия по внедрению программного обеспечения
быстро окупается и требует меньших средств на содержания, чем постоянные
ожидания от городской кадровой службы и содержание штата сотрудников.
63
Заключение
Таким образом, существует большое разнообразие видов документов,
число которых не только не сокращается, несмотря на принимаемые меры, но и
постоянно растет. Появляются новые виды документов, и в большинстве случа-
ев это вызывается не какой-то прихотью должностного лица, а является след-
ствием реализованной объективной потребности.
Документооборот организации считается элементом документационного
обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации лю-
бого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой систе-
мы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения
управленческих решений.
Обязательность ведения делопроизводства в организациях и на предприя-
тиях всех форм собственности обусловлена нормами действующего законода-
тельства Российской Федерации. Во многих законодательных актах упомина-
ются документы, необходимые как для создания организаций, так и для разви-
тия их деятельности: учредительные, учетные, отчетные, финансовые, органи-
зационно-распорядительные и т.д.
Сейчас во многих организациях специалистами разрабатываются прин-
ципиально информационно новые, более емкие документы, позволяющие оп-
тимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы явля-
ются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой до-
кументации.
Документационное обеспечение управления персоналом предусматривает
создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в
системе кадрового делопроизводства, в рамках полного цикла обработки и
движения документов - от момента их создания работниками службы управле-
ния персоналом (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в
другие подразделения организации. Кадровая документация - это совокупность
форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
64
Технология документационного обеспечения управления персоналом ре-
гламентируется специальными нормативно-методическими актами. При созда-
нии, оформлении и применении документов локально-нормативного характера
в организации любой формы собственности необходимо учитывать положения
трудового законодательства.
Во второй главе был проведен подробный анализ и оценка документо-
оборота кадровой службы в «Центр спортивных мероприятий и пропаганды
физической культуры и спорта».
Были выявлены проблемы, связанные со сроками работы с документами,
неэффективностью использования рабочего времени сотрудников, затратами
дополнительного времени на исполнение документов.
В третьей главе, исходя из выявленных во второй главе проблем, были
разработаны мероприятия по совершенствованию системы внутреннего доку-
ментооборота кадровой службы.
Было дано обоснования массового перехода государственного учрежде-
ния на программное обеспечение «Консультант+» с последующим сокращени-
ем штата сотрудников отдела кадровой службы.
Результат от предложенных мероприятий - экономия средств за счет со-
кращения штата, уменьшение срока исполнения документов, эффективное ис-
пользование рабочего процесса, понимание у сотрудников по оформлению и
составлению документа, так как будет прямой контакт с документом. Как пока-
зал расчет разработка мероприятия по внедрению программного обеспечения
быстро окупается и требует меньших средств на содержания, чем постоянные
ожидания от городской кадровой службы и содержание штата сотрудников.
При соблюдении вышеизложенных мероприятий экономический эффект
будет виден уже с первого месяца их применения. Среди потенциальных эф-
фектов можно выделить экономию средств, появление интерпретации и пони-
мания процедуры исполнения документов у сотрудников кадровой службы,
эффективное использование рабочего процесса, у городской кадровой службы,
за счет того, что сотрудники кадровой службы «Центр спортивных мероприя-