15
С вышеперечисленными сложностями в документообороте организации
любой сферы деятельности сталкиваются регулярно. Кроме того, проблемы
может создать несовершенство системы делопроизводства компании и низкая
исполнительская дисциплина.
Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Доку-
ментооборот – это процесс движения документов с момента их создания или
получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, – хра-
нение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определен-
ной ценности. Электронный документооборот – это единый механизм движе-
ния документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило,
подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих
документов с помощь различных электронных носителей.
Электронный документооборот может быть применим в любой организа-
ции: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с раз-
ветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.
Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов.
Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существо-
ванием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще,
что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руково-
дителям. Также несомненным преимуществом электронного документооборота
является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно
большой процент поручений не выполняется работниками. В системе элек-
тронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие
процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы. Со-
кращение времени на обработку и исполнение самих документов.
Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание,
поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление
сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять
работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес- процессы. Внедрение си-
стемы электронного документооборота также позволяет повысить уровень
16
конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к
документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редак-
тирование документа, либо полные права.
Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в лю-
бой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в
них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро.
Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой милли-
онные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки
и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы
электронного документооборота полностью исключить утечку информации,
конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, ко-
гда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами. Элек-
тронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых
сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых ин-
струкций и положений при электронном документообороте происходит значи-
тельно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и
ознакомление его с бумажными документами.
Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все
структуры компании работают в едином информационном пространстве, что
позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процес-
сы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет
быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов.
При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе элек-
тронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаб-
лон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке. Следует отме-
тить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существен-
ным минусом системы электронного документооборота является проблема со-
хранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть
вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить
созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного
17
документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В
процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать
стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недо-
статочными знаниями об электронном документообороте. В системе электрон-
ного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий
фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированно-
го персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование си-
стемы. Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного доку-
ментооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем,
компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и
оптимизацией бизнес-процессов. Отрицательно сказывается на повсеместном
внедрении электронного документооборота и географический фактор. Элек-
тронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за
отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компа-
ниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электрон-
ный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным
способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сег-
менте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами. Необ-
ходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, при-
дающим им юридическую силу, является личная подпись.
Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной
подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время
большинство государств юридически равноправными считают документы на
бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный доку-
мент, который подписывается квалифицированной электронной подписью. В
кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного докумен-
тооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать
личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для
должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.
18
Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и
ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться
исключительно в бумажной форме. Однако преимущества электронного доку-
ментооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кад-
ровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме.
Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законода-
тельном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой
«Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны
– работодатель и работник – для оформления трудовых отношений должны об-
ладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер
или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизи-
ровать данный процесс, конечно, стоит.
Система электронного документооборота имеет свои преимущества и
может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой
подразделений. Однако на данном этапе своего существования система облада-
ет целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного
к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных дорабо-
ток и на технологическом, и на законодательном уровне.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой доку-
ментации
Документационное обеспечение представляет собой организацию работы
с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его осно-
вой выступает делопроизводство - полный цикл обработки и движения доку-
ментов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения
ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [8, c.43].
Документ - это носитель информации, содержащий зафиксированную по
установленным нормам и правилам информацию, необходимую для реализации
процесса управления, а также для передачи ее во времени и пространстве [9,
19
c.27]. Документы могут быть изготовлены как на бумажном, так и на техниче-
ских носителях (диски, флеш-накопители и т.д.).
В Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден при-
казом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дается следующее определение: документ -
зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Различают документ:
а) входящий, т.е. поступивший в учреждение;
б) исходящий - официальный документ, отправляемый из учреждения;
в) внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пре-
делы подготовившей его организации. ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормативно закреп-
ляет термины и определения, используемые в делопроизводстве и архивном де-
ле [19, c.36].
В частности, в стандарт помимо общих понятий включены термины, ис-
пользуемые в делопроизводстве:
а) при документировании;
б) при организации работы с документами [20, c.65].
Применение стандартных терминов обязательно во всех видах докумен-
тации, в том числе в инструкциях, положениях, регламентах при регламентации
конкретной делопроизводственной системы. В сфере управления действуют
документы, которые относятся к разным системам документации.
Под системой документации в терминологическом стандарте понимается
совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформле-
нию[17, c.25]. Комплекс документов, составляющий систему документации,
формируется в соответствии с функциями управления, например: кадровое
обеспечение, учет и отчетность и т.д.
20
Кадровая документация представляет собой совокупность форм (доку-
ментов), отражающих наличие и движение персонала. Технология ДОУП ре-
гламентируется специальными нормативно-методическими документами.
Это комплекс документов организационно-регламентирующего, органи-
зационно-методического, организационно-распорядительного, технического,
нормативно-технического, технико-экономического и экономического характе-
ра, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, пра-
вила, требования, характеристики, методы, утвержденные в установленном по-
рядке компетентными органами или руководством компании, которые находят-
ся в распоряжении фирмы и используются при решении управленческих задач.
Движение документов в организации с момента их создания (получения) до за-
вершения исполнения или отправления представляет собой документооборот.
Унификация означает установление единообразия, приведение к единой
форме документов. Стандартизация предусматривает наличие официального
государственного или нормативно-технического документа отрасли, организа-
ции, устанавливающего необходимые качественные характеристики, требова-
ния, которым должен удовлетворять данный вид продукции, товара или услуги.
Унификация и стандартизация с конца 1960-х гг. являются основными метода-
ми совершенствования содержания и формы документа в нашей стране. Мно-
гие документы имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную поста-
новлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении уни-
фицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты», например штатное расписание (форма № Т-3), табель учета использо-
вания рабочего времени (форма № Т-13) и т.д. Все унифицированные формы
содержат инструкции по порядку составления и оформления.
В службе управления персоналом компании обязательно должен быть
комплект государственных стандартов, относящихся к сфере работы с доку-
ментами. Так, правильное оформление документов производится с учетом тре-
бований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни-
фицированная система организационно-распорядительной документации. Тре-
21
бования к оформлению документов». ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление
документами. Общие требования» необходим для организации эффективного
документационного обеспечения кадрового делопроизводства. В стандарте пе-
речислены все этапы работы с документами и ответственность каждого за рабо-
ту с ними [24, c.37].
В настоящее время регламентация вопросов системы кадрового делопро-
изводства на государственном уровне ведется в нескольких направлениях:
а) законодательное регулирование;
б) стандартизация;
в) разработка нормативных правовых и нормативно-методических доку-
ментов [17, c.31].
Высшую юридическую силу имеют законы Российской Федерации. Зна-
ние и учет требований трудового законодательства необходимы в процессе со-
здания, оформления и применения документов локально-нормативного харак-
тера, разработанных в компании.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ
(далее - ТК РФ) является основополагающим законом для управления персона-
лом в целом. ТК РФ детально регулирует отношения, возникающие в сфере
труда между работодателем и работником, складывающиеся в процессе:
1) организации труда и управления трудом;
2) трудоустройства у конкретного работодателя;
3) подготовки и дополнительного профессионального образования работ-
ников непосредственно у данного работодателя;
4) взаимоотношений социального партнерства, ведения коллективных пе-
реговоров, заключения коллективных договоров и соглашений;
5) участия работников и профессиональных союзов в установлении усло-
вий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных зако-
ном случаях;
22
6) определения порядка и условий материальной ответственности работо-
дателей и работников в сфере труда;
7) государственного контроля (надзора), профсоюзного контроля за со-
блюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране
труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового
права;
8) разрешения трудовых споров;
9) обязательного социального страхования в предусмотренных федераль-
ными законами случаях [13, c.76].
Указанные трудовые отношения закрепляются между сторонами в виде
локальных нормативных актов, которые требуют грамотной юридической про-
работки. Сотрудники кадровых служб несут персональную ответственность за
правильность оформления трудовых отношений в компании. Локальные норма-
тивные акты (ст. 8 ТК РФ) не должны нарушать трудовое законодательство и
права работников. Эти документы соответствуют источникам права и не долж-
ны противоречить законодательству, поскольку они имеют низший уровень
юридической силы и самую маленькую сферу действия - отдельно взятое пред-
приятие. Такие акты разрабатываются и принимаются работодателем при уча-
стии представителей трудового коллектива (обычно профсоюзного органа) или
с учетом мнения работников (их представителей). К локальным нормативным
актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положения о пре-
мировании, положения об оплате труда, правила охраны труда и др.
Законодательство регламентирует порядок разработки, принятия и согла-
сования отдельных локальных нормативных актов. При этом следует иметь в
виду, что законодатель отделяет от локальных нормативных актов коллектив-
ный договор, который является актом социального партнерства локального
уровня. В декабре 2014 г. ТК РФ был дополнен гл. 50.1 «Особенности труда ра-
ботников, являющихся иностранными гражданами или лицами без граждан-
ства». Эта глава содержит статьи, касающиеся приема иностранцев на работу,
заключения с ними трудового договора, увольнения, отстранения их от работы
23
в необходимых случаях, а также временного перевода на другую работу у того
же работодателя. Кодекс Российской Федерации об административных право-
нарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (далее - КоАП РФ) устанавливает
административную ответственность за нарушение должностными лицами и
предприятиями трудового права, в том числе при работе с документами и ин-
формацией [17, c.73].
Задачами законодательства об административных правонарушениях яв-
ляются защита личности, охрана прав и свобод человека и гражданина, охрана
здоровья граждан, санитарно-эпидемиологического благополучия населения,
защита общественной нравственности, охрана окружающей среды, установлен-
ного порядка осуществления государственной власти, общественного порядка и
общественной безопасности, собственности, защита законных экономических
интересов физических и юридических лиц, общества и государства от админи-
стративных правонарушений, а также предупреждение административных пра-
вонарушений.
С 1 января 2015 г. вступили в силу поправки в КоАП РФ, повышающие
ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства. Так,
за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового догово-
ра либо подмену его гражданско-правовым договором (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ)
для юридических лиц наступает ответственность в виде административного
штрафа в размере от 50 000 до 100 000 руб. Если лицо ранее уже было подверг-
нуто административному наказанию за аналогичное правонарушение, то размер
штрафа для него может быть повышен до 200 000 руб.
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая - четвертая)
устанавливает правовые основы для деятельности юридических лиц, а также
для документирования этой деятельности. В управлении экономикой страны
последовательно повышается роль технического регулирования и стандартиза-
ции. Ввод в действие Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О
стандартизации в Российской Федерации» устанавливает правовые основы в
стандартизации, активизирует процессы, направленные на достижение страте-
24
гических целей в области стандартизации в соответствии с «Концепцией разви-
тия национальной системы стандартизации Российской Федерации на период
до 2020 года» [27, c.21].
Разработанные стандарты имеют свою область применения и специфику
действия. Стандартизация в сфере управления персоналом должна учитывать
как международный опыт, так и российское законодательство. Эволюция стан-
дартов в сфере управления персоналом нацелена на решение стратегических
вопросов, координацию деятельности организации по управлению человече-
ским капиталом, ориентируясь преимущественно на стратегические аспекты
менеджмента, формирование корпоративной культуры.
Стандартизация в области управления персоналом идет в двух направле-
ниях:
1) стандартизация деятельности работников (относится к ведению Мини-
стерства труда и социальной защиты РФ);
2) стандартизация процессов управления персоналом (входит в сферу де-
ятельности Росстандарта) [14, c.33].
Сегодня нет документа, содержащего наиболее полные требования к дея-
тельности по управлению персоналом и охватывающего большинство функций
в данной области.
Помимо классических (подбор персонала, учет, обучение, аттестация), в
него должны быть включены такие функции, как управление конфликтами,
формирование в компании благоприятного морально-психологического клима-
та, налаживание социального партнерства и пр. Целью создания системы наци-
ональных стандартов в сфере управления кадрами является формирование нор-
мативно-технической и организационно-методической основы для обеспечения
работы компаний по управлению персоналом, выполнения задач и принципов
стандартизации.
Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Мин-
труд России) является федеральным органом исполнительной власти, который
осуществляет функции по выработке и реализации государственной политики и