25
нормативно-правовому регулированию в сфере труда, демографии, уровня
жизни и доходов, оплаты труда, пенсионного обеспечения, условий и охраны
труда, социального партнерства и трудовых отношений, занятости населения и
безработицы, трудовой миграции и др.
Минтруд России осуществляет координацию и контроль деятельности
находящейся в его ведении Федеральной службы по труду и занятости
(Роструд), а также координацию деятельности Пенсионного фонда России и
Фонда социального страхования РФ. Минтруд России координирует и контро-
лирует большой круг вопросов, связанных с организацией и оформлением со-
циально-трудовых отношений работников в организациях независимо от их
формы собственности.
Классификация документов - это распределение документов по группам
(видам) на основе признаков содержания, формы составления и другим основа-
ниям с целью организации и повышения эффективности работы с ними [10,
c.18].
Внутренние документы, с которыми имеют дело сотрудники кадровых
служб, можно четко разделить на следующие группы:
- локальные нормативные акты (организационные документы);
- распорядительные;
- информационно-справочные;
- учетные;
- отчетные;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
- журналы (книги) учета и регистрации документов [12, c.15].
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют своиособенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утвер-
ждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные организационные документы регламентируют
порядок построения и функционирования системы управления персоналом в
конкретной организации. К таким документам относятся:
26
- регламенты работы организации и структурных подразделений;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положения (об отделе кадров, о защите персональных данных и др.);
- инструкции (должностные инструкции, должностные регламенты);
- стандарты, правила, методики, памятки и др.[20, c.22]
Некоторые из этих документов являются обязательными для любой орга-
низации, как это требует действующее законодательство.
В зависимости от размеров организации, стадии се жизненного цикла,
статуса службы управления управления персоналом, степени развитости систе-
мы управления персоналом могут быть и другие внутренние локальные акты,
регламентирующие персонал-технологии, действующие в организации.
К таким документам относятся: «Положение о найме»; «Положение об
аттестации»; «Положение о системе оплаты труда и стимулирования
персонала» и др.
Как правило, проекты этих документов разрабатываются сотрудниками
службы управления персоналом совместно с другими подразделениями. Вместе
с тем в отдельных случаях в деятельности организаций используются н поло-
жения, утвержденные постановлением Правительства РФ, например: «Положе-
ние о проведении конкурса на замещение должности руководителя федерально-
го государственного унитарного предприятия».
При грамотной организации работы по разработке текста,
согласованию со специалистами, правильному оформлению документов у ра-
ботодателя будет создана единая целостная система взаимно дополняющих
друг друга документов, способная эффективно регулировать отношения с ра-
ботниками.
Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций
учета личного состава и документирования движения кадров, можно условно
разделить на несколько групп.
Рассмотрим основные группы документов.
1. Договорные документы
27
Трудовое законодательство общее определение договора не содержит. В
статьях ТК РФ называются различные договоры, которые могут заключать сто-
роны трудовых отношений. К договорным документам, создаваемым кадровой
службой, можно отнести:
- трудовой договор;
- соглашение сторон об испытании при фактическом допущении работ-
ника к работе;
- ученический договор;
- соглашение о возмещении расходов работника;
- соглашение сторон о расторжении трудового договора;
- договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) мате-
риальной ответственности;
- дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Распорядительные документы
Распорядительная деятельность руководителя организации необходима
для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих
решений издаются распорядительные документы. В результате единоличной
распорядительной деятельности работодателя создаются в основном приказы и
распоряжения, реже указания. Как правило, виды издаваемых организационно-
распорядительных документов определяются в учредительных документах.
Так, например, в уставе организации может быть указано, что руководитель ор-
ганизации может издавать только приказы.
В состав распорядительной документации входят различные по назначе-
нию приказы и распоряжения. Распорядительные документы делятся на две са-
мостоятельные группы.
Первая содержит приказы по основной деятельности организации (по во-
просам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетно-
сти, финансирования, реализации продукции и т. п.). Кадровая служба может
готовить приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений
28
в штатное расписание, о сокращении численности или штата
работников организации и др.
Вторая включает приказы по личному составу, в которых фиксируются
правовые отношения работников и работодателя (о приеме на работу, увольне-
нии, переводе, предоставлении отпуска и др.)[21, c.33].
Отличительной особенностью распорядительных документов по личному
составу является то, что они играют двоякую роль в процессе документирова-
ния конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, под-
тверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекра-
щения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми.
С другой стороны, такой распорядительный документ по личному соста-
ву регистрирует сам факт, т. с. выступает в роли первичного учетного докумен-
та и порождает техно-логическую цепочку других учетных и отчетных доку-
ментов.
3. Справочно-информационные документы
Следующая группа - справочно-информационные документы, которые
содержат необходимую для принятия управленческого решения информацию.
К таким документам относятся:
- различные справочники, классификаторы;
- списки, сводки, перечни (списки прошедших аттестацию, список граж-
дан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, перечень работ
и категорий работников, с которыми можно заключить договоры о материаль-
ной ответственности, сводки о составе трудовых ресурсов по возрасту, полу,
стажу);
- акты, протоколы (акты приема-передачи дел, акты об отказе работника
ставить свою подпись в приказе по личному составу, протоколы проведения
собеседований, конкурсных, аттестационных комиссий, советов, заседаний и
др.);
- справки (о состоянии трудовой дисциплины, подтверждающие место
работы);
29
- характеристики, представления (с их помощью кадровая служба решает
вопросы, связанные с движением кадров - переводами, перемещениями, прове-
дением аттестации);
- докладные, служебные и объяснительные записки;
- письма, обращения (предложения, заявления, жалобы).
4. Документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда
Учетная документация выполняет функцию учета и является базой пер-
сональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем
обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению
кадров [23, c.51].
Выделяют две подгруппы учетных документов.
А. Первичные учетные документы (личный листок по учету кадров, до-
полнение к личному листку по учету кадров, личные карточки (Т-2, Т-2ГС
(МС), личные дела сотрудников специализированные анкеты, карточки и др.).
Требования к оформлению первичных документов отдельно трудовым
законодательством не установлены. Так как эти документы относятся к первич-
ным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям за-
конодательства о бухгалтерском учете. С 1 января 2013 г. вступил в силу феде-
ральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этот
нормативный акт не устанавливает обязательности применения организациями
унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых опе-
раций) для коммерческих компаний и первичных учетных документов для ор-
ганизаций государственного сектора. Согласно ч. 4 ст. 9 закона о бухучете, с 1
января 2013 г. формы первичных учетных документов, в том числе по учету
труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представле-
нию должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по уче-
ту труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной по-
литики. При разработке своих форм кадровых документов работодатели могут
30
брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их
по своему усмотрению.
Б. Производные (вторичные) учетные данные базируются на исходной
информации первичных учетных документов. Основное их назначение - обес-
печение полной и динамичной информацией всех направлений справочной,
справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кад-
рам [19, c.31].
В состав данной группы входят документы по учету использования рабо-
чего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые информацион-
но базируются на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и
распорядительных документах (штатном расписании, приказах по личному со-
ставу).
Эти документы входят в унифицированную систему первичной учетной
документации, имеют унифицированные формы и оформляются по установ-
ленным правилам. К таким документам относятся:
- табель использования рабочего времени и расчета заработной платы
(форма № Т-12);
- табель использования рабочего времени (форма №Т-13);
- расчетная ведомость (форма № Т-51);
- платежная ведомость (форма № Т-53);
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, за-
ключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73);
-записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и
др.
5. Отчетные документы
Отчетная документация концентрирует в обобщенном виде сводные, ито-
говые и аналитические информационные показатели, отражающие эффектив-
ность выполнения функций управления персоналом за определенный период.
Эта документация характеризуется четкой периодичностью представления се
31
адресатам и наличием единообразных унифицированных или типовых форм,
утвержденных органами функционального управления.
6. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точ-
но отразить имеющийся у работника трудовой стаж (общий трудовой, страхо-
вой или непрерывный). Речь идет о трудовой книжке, справках о трудовой дея-
тельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении, трудовом дого-
воре.
7. Журналы (книги) учета и регистрации документов
Каждая организация ведет учет и регистрацию кадровой документации.
Правильный учет документов (с присвоением определенного номера и с отмет-
кой о дате регистрации) придаст ему юридическую силу (силу доказательства),
при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом
споре с работником [23, c.21].
Можно разделить все журналы (книги) по учету кадров на обязательные,
рекомендательные и переходящие.
К обязательным формам (они унифицированы) относятся:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма кни-
ги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. №69.
Этим же постановлением утверждена также форма приходно-расходной книги
по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которую должна вести
бухгалтерия;
- журналы регистрации инструктажей с подписями сотрудников и тех, кто
их инструктировал (в соответствии с постановлением Минтруда России и Ми-
нобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка
обучения по охране труда и проверке знаний, требований охраны труда работ-
ников организаций»);
- журнал учета мероприятий по контролю;
- журналы учета работников, выбывающих и прибывающих из команди-
ровки;
32
- журнал регистрации трудовых договоров и приказов по
личному составу [17, c.21].
Кроме этих журналов многие организации ведут журналы регистрации
приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, жур-
нал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников, журнал
учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков, журнал учета сроч-
ных трудовых договоров, журнал учета иностранных работников и др.
Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных
учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Пра-
вила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. При
разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, со-
держащиеся в приложении к Межотраслевым укрупненным нормативам време-
ни на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных докумен-
тов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, утвержденным приказом Мннкульту-
ры России от 25 августа 2010 г. №556, для основных журналов установлены
определенные сроки хранения.
Журнал на бумажном носителе необходимо правильно оформить:
- защитить его от изъятий (пронумеровать все страницы и прошнуровать
журнал);
- заверить печатью организации и подписью начальника отдела кадров
или руководителя организации;
- в обязательном порядке документ следует снабдить соответствующими
реквизитами и указать период его ведения.(Например, в настоящем журнале
пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 15 (пятнадцать) листов.
Инспектор отдела кадров: подпись, И. О. Фамилия, дата, печать).
Для упорядочения состава и содержания кадровых документов работода-
телем может быть разработан табель форм документов отдела кадров. В табеле
33
должны быть представлены все создаваемые кадровой службой документы,
сгруппированные, как правило, по функциям отдела кадров.
Форма табеля определяется работодателем. В табель могут входить све-
дения о наименовании вида документа, о наличии унифицированной формы
документа, о присвоении этой форме кода, об условиях ее заполнения. Систе-
матизация наименований форм документов в табеле может производиться по
алфавиту или по функциональному признаку.
Табель подписывается разработчиком, согласуется (при необходимости) с
заинтересованными должностными лицами и утверждается приказом руково-
дителя организации [21, c.81].
Сейчас во многих организациях специалистами разрабатываются прин-
ципиально информационно новые, более емкие документы, позволяющие оп-
тимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы явля-
ются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой до-
кументации.
Существует большое разнообразие видов документов, число которых не
только не сокращается, несмотря на принимаемые меры, но и постоянно растет.
Появляются новые виды документов, и в большинстве случаев это вызывается
не какой-то прихотью должностного лица, а является следствием реализован-
ной объективной потребности.
1.3. Организация кадровой деятельности
Законодательная и нормативно-методическая база документационного
обеспечения управления персоналом - это совокупность требовании, норм, пра-
вил и рекомендаций, предъявляемых к составлению доку ментов по личному
составу и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, ин-
струкциями и методическими пособиями, которые регулируют:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
34
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы кадров (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы [22,
c.71].
Существенным недостатком нынешней системы документирования
службы управления персоналом является то, что онаво многом построена на
основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между со-
бой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета и др.
Одна из главных причин такого положения - отсутствие в государстве
федерального органа или центра, координирующего создание и функциониро-
вание нормативно-методической базы делопроизводства.
В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функ-
ционировании организации одним из важнейших факторов повышенияпрофес-
сиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое
знание ими действующих нормативно-правовых актов, методических доку мен-
тов и неукоснительное следование их требованиям в процессеработы с доку-
ментами.
Существует ряд документов, которые необходимо использовать в работе
кадровой службы (рис. 1).