45
Рисунок 4 – Форматы документов в учреждении«Центр
спортивных мероприятий и пропаганды физической куль-
туры и спорта» (%)
По вертикали указаны проценты используемых форматов, по горизонтали
непосредственно форматы используемых документов.
По рисунку 4 видим, что лишь 10% из всего документационного обеспе-
чения используют формат бумаги А3. Основную часть документации, исполь-
зуемая в работе кадровой службы «Центр спортивных мероприятий и пропа-
ганды физической культуры и спорта», составляют документы в формате А4.
Таблица 3
Корреспонденция документов от среднего месячного объ-
ема(%)
Входящая
Исходящая
Внутренняя
47%
47%
6%
46
Рисунок 5 – Корреспонденция документов от среднеме-
сячного объема
На рисунке 5 по вертикали указано количество документов в среднем за
месяц в процентах, по горизонтали указана корреспонденция документов,
находящихся в «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической
культуры и спорта». В среднем берем расчет за месяц.
В среднем в месяц объем дела – 200 документов. Для подготовки необхо-
димого документа кадровая служба тратит в среднем 3 - 4 дня.
Рассмотрим непроизводительные затраты рабочего времени сотрудника
(табл. 4).
Таблица 4
Затраты рабочего времени сотрудников «Центр спортив-
ных мероприятий и пропаганды физической культуры и
спорта» на выполнение операций
Наименование по-
казателя
Время (в
мин.)
Число со-
трудников
Кол-во опе-
раций в ме-
сяц
Сумма за-
трат
Регистрация вхо-
дящего документа
3
4
3000
75
Регистрация внут-
реннего документа
3
2
500
6
Регистрация исхо-
дящего документа
3
3
2000
38
Размножение до-
кумента по резо-
5
1
3000
31
47
люции
Подготовка типо-
вых отчетов
120
5
60
729
Поиск документов с
известными атри-
бутами
7
50
1000
113
Поиск документа с
неизвестными ат-
рибутами
180
10
30
113
Подготовка типово-
го отчета
240
300
10
1500
Согласование типо-
вого документа
60
60
60
60
Организация и под-
готовка совещаний
60
100
80
1000
Выдача напомина-
ний о приближении
срока исполнения
документа
10
2
300
13
Передача докумен-
та на исполнение
или ознакомление
5
5
1200
63
Итого
696
3741
Таким образом, видим, что в организации «Центр спортивных мероприя-
тий и пропаганды физической культуры и спорта»системы документооборота
работает неэффективно. Затраты рабочего времени на выполнения операций по
документообороту составляют 696 минут, а стоимостная сумма потерь рабочего
времени составляет 3741 руб.
Выяснили, что система документооборота на предприятии работает не-
эффективно, необходимо совершенствование документооборота с целью эко-
номии времени сотрудников и затрат производства.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии
документационного обеспечения управления, «Центр спортивных мероприятий
и пропаганды физической культуры и спорта»были выявлены недостатки
(большая доля затрат рабочего времени сотрудников на непроизводственную
работу, повышенные непроизводственные затраты, несоблюдение графика до-
кументооборота, отсутствие четких обязанностей сотрудников за входящей и
48
исходящей информацией), которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию делопроизводства.
2.3 Система электронного документооборота
На сегодняшний день применительно к системе делопроизводства обыч-
но используется термин «документационное обеспечение управления». Этот
термин возник по аналогии с понятиями из компьютерных технологий, такими,
как аппаратное и программное обеспечение.
Но, в целом, понятия «документационное обеспечение управления» и
«делопроизводство» можно считать синонимами. Процесс создания документа
называется документированием. Этот термин стандартно формулируется, как
запись информации на носителях, созданных по определенным правилам. До-
кументы могут иметь различные носители, как бумажные, так и цифровые или
аналоговые.
Результатом документирования «Центр спортивных мероприятий и про-
паганды физической культуры и спорта»является создание документа. Под до-
кументом подразумевается информационная запись на носителе, позволяющая
себя идентифицировать. Предназначением электронного документооборота и
делопроизводства является автоматизация процесса документооборота в раз-
личных организациях, предприятиях независимо от их рода деятельности и
размеров. С помощью этих системы в «Центр спортивных мероприятий и про-
паганды физической культуры и спорта»осуществляется:
автоматизация традиционного делопроизводства;
оптимальная организация передвижения внутренней документации
на предприятии;
работа с обращениями клиентов, граждан;
упрощается задача организации электронного архива документов.
49
В настоящее время делопроизводство часто называется «документацион-
ным обеспечением управления», поскольку документы особенно ценны для
управления [1, с. 126].
Автоматизация делопроизводства «Центр спортивных мероприятий и
пропаганды физической культуры и спорта»позволяет кардинально изменить
скорость обработки потоков документов в организации. Это касается как пото-
ков входящих и исходящих документов, так и множества внутриорганизацион-
ных потоков обмена различными документами. Такое ускорение дает совер-
шенно иное качество работы предприятия в целом, сокращаются издержки,
снижается нагрузка на работников предприятия, значительно улучшается каче-
ство их работы. Все это приводит не только к улучшению финансовых показа-
телей, но и к росту имиджа предприятия. Помимо движения документов, про-
фессиональные системы электронного документооборота содержат инструмен-
ты автоматизации бизнес-процессов, выходящие за рамки традиционного дело-
производства, и позволяют автоматизировать все задачи управления предприя-
тием [2, с. 56]. Так же к преимуществам таких систем можно отнести:
сокращение расходов бумаги и затрат на обслуживание техники;
оптимизация работы поиска и хранения;
просмотр истории документа;
исключение дублирования;
защита от несанкционированного доступа;
ознакомление в электронном виде.
Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроиз-
водства, компания сокращает ряд ключевых затрат. Это материальные и вре-
менные затраты, а также трудозатраты персонала. А также уменьшается влия-
ние человеческого фактора, то есть количество возможных ошибок в процессах
документооборота сводится к минимуму [3, с. 226]. При выборе системы элек-
тронного делопроизводства необходимо принять во внимание финансовые воз-
можности и организационную схему делопроизводства организации. В некото-
рых случаях, когда документооборот компании невелик, достаточно автомати-
50
зировать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Если речь идет
о компании с разветвленной структурой и большим штатом, необходима более
сложная система с расширенным функционалом. В любом случае, соотношение
стоимости автоматизации и возможностей внедряемого программного обеспе-
чения будет определяющим фактором при принятии решения.
Работа бухгалтера «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физи-
ческой культуры и спорта»относится к категории бумажных.
Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру
«Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и спор-
та»приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтери-
ей и другими отделами предприятия.
В «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и
спорта»значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и
бухгалтерией можно с помощью обычных памяток.
Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также ра-
ботников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в
командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен
привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны
быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напом-
нить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в тече-
ние трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же
срок после возвращения из командировки.
Кроме этого, в учреждении«Центр спортивных мероприятий и пропаган-
ды физической культуры и спорта»необходима оптимизация документооборо-
та. Необходимо начать с составления графика документооборота. Из него
должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы,
кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документообо-
рота организует главный бухгалтер «Центр спортивных мероприятий и пропа-
ганды физической культуры и спорта», а утверждает своим приказом руководи-
тель предприятия.
51
На рисунке 6 представлен новый график документооборота предприятия
«Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и спор-
та»
Рисунок 6 – Новый график документооборота
Новый документооборота, представленный на рисунке 4, позволяет более
четко структурировать входящую и исходящую информацию. За каждым
участком документооборота закреплены должностные лица.
Всю поступающую и исходящую информацию можно разделить на три
группы: Корреспонденция директора, корреспонденция руководящих лиц, кор-
респонденция структурных подразделений.
Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех со-
трудников «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культу-
Корреспонденция
Руководящих лиц
Корреспонденция
структурных подраз-
делений
Горизонтальный поток
Внутренние документы
Отправляемые документы в сторонние
организации
Корреспонденция
структурных под-
разделений
Корреспонденция
Руководящих лиц
Корреспонденция
директора
Корреспонденция
структурных под-
разделений
Корреспонденция
директора
Корреспонденция
Руководящих лиц
Поступающие документы
от сторонних организаций
Корреспонденция
директора
Корреспонденция
Руководящих лиц
Корреспонденция
структурных под-
разделений
Корреспонденция
директора
Корреспонденция
Руководящих
лиц
52
ры и спорта»необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить вы-
писку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить доку-
менты, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представле-
ния и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указан-
ные документы.
Однако, составить график документооборота или просто подготовить па-
мятки для сотрудников - это только полдела. Важно добиться от сотрудников
четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта.
Во-первых, можно действовать уговорами. На предприятиях с небольшим до-
кументооборотом это вполне оправданно. Как правило, достаточно просто
напомнить работнику о его долгах.
Например, за несоблюдение графика можно установить материальную
ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за
нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс
РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Одна-
ко «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и
спорта»вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутрен-
нем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии
для особо забывчивых работников.
Реализуя данные мероприятия, мы повысим совершенствование докумен-
тооборота бухгалтерии, что положительно скажется на работе всей организации
«Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и спор-
та».
Сделаем вывод по второй главе.
53
Во второй главе был проведен подробный анализ и оценка документо-
оборота кадровой службы в «Центр спортивных мероприятий и пропаганды
физической культуры и спорта».
Были выявлены проблемы, связанные со сроками работы с документами,
неэффективностью использования рабочего времени сотрудников, затратами
дополнительного времени на исполнение документов.
54
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборо-
та и их оценка на примере организации
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации
Процедура прохождения документов в отделе кадров «Центр спортивных
мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта» проходит длитель-
ный срок.
Затрачивается на один документ в среднем 3 - 4 дня. Что существенно за-
медляет процесс получения документа, понижает эффективность рабочего про-
цесса за счет ожидания.
Прежде чем получить необходимый документ, он проходит предвари-
тельный этап вне государственного учреждения - в городской кадровой службе.
А это, как следствие:
- дополнительное время;
- отсутствие единых требований;
- отсутствие понимания у сотрудников по оформлению и процедуре;
- нет интерпретации у сотрудников кадровой службы.
То есть у работников отсутствуют разъяснения по оформлению и состав-
лению того или иного документа, это предоставляет им уже городская кадровая
служба.
Этапы прохождения документа:
- получение методических указаний от городской кадровой службы;
- составляется проект текста, согласовывается, дорабатываются замеча-
ния;
- отправляется на рассмотрение и принятие документа непосредственно в
структурные подразделения.
Рассмотрим этапы прохождения документа наглядно (рисунок 7).