35
Рисунок 1 -Перечень документов, необходимых в работе
кадровой службы
Сегодня правовое поле, на котором работает служба управления персона-
лом (кадровая служба), весьма обширно.
Знание нормативного материала, судебной практики и умение их приме-
нять - необходимое условие успешной работы всех служб управления персона-
лом.
Современный работник службы управления персоналом должен обладать
обширными теоретическими знаниями, начиная с Конституции Российской Фе-
дерации, Трудового, Налогового кодексов и заканчивая Гражданским кодексом.
Также ондолжен быть в курсе последних изменений, касающихся основных
нормативных актов по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и
миграционному законодательству.
Порядок работы со специфическими для организации документами, как
правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-
методическими документами.
В настоящее время ввиду отсутствия единого законодательно закреплен-
ного порядка регламентации кадрового делопроизводства оно осуществляется в
основном на локальном уровне.
Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процес-
сов движения кадров. Под движением кадров в делопроизводстве условно по-
нимается прием, перевод, перемещение, увольнение работников, а также
оформление процедуры предоставления отпусков и командирования. Оформле-
ние процедуры приема на работу.
Рассмотрим порядок оформления документов при приеме работника на
работу (рис. 2).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель
обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового
распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно свя-
36
занными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3
ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работодатель обязан провести инструктаж по техни-
ке безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожар-
ной охране и ознакомить с другими правилами по охране труда.
Рисунок 2 - Общая схема документального оформления
процедуры приема на работу
Существующие способы ознакомления работников с локальными норма-
тивными актами организации можно свести к трем основным вариантам:
ведение журналов ознакомления;
прикрепление листов ознакомления к локальным нормативным ак-
там;
37
оформление листа ознакомления как приложения к трудовому до-
говору (рис. 3).
Трудовые отношения возникают на основании заключенного трудового
договора. Письменная форма трудового договора обязательна с 1992 г. Все
условия, о которых работник и работодатель договорились при заключении
трудового договора, будут зафиксированы в этом документе, обязательном для
каждой из сторон.
Рисунок 3 -Пример оформления листа ознакомления как
приложения к трудовому договору
В договоре прописываются условия труда, права и обязанности сторон, а
значит, существуют определенные гарантии, что эти условия будут соблюдать-
ся. В противном случае та или иная сторона всегда может обратиться к тексту
трудового договора, чтобы сравнить документально зафиксированные положе-
ния с тем, как они претворяются в жизнь, и привлечь сторону, виновную в
нарушении условий договора, к ответственности.
Унифицированная форма трудового договора не разработана и не утвер-
ждена. И это совершенно оправданно, так как стороны трудовых отношений,
договариваясь об условиях труда, вправе самостоятельно определять и содер-
жание, и форму его изложения. При заключении трудового договора оговари-
ваются обязательные и дополнительные условия, предусмотренные ст. 57 ТК
РФ [15, c.31].
38
Прием на работу оформляется приказом работодателя, издаваемым на ос-
новании заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Содержание
приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику
под роспись в 3-х дневный срок со дня фактического начала работы. На осно-
вании приказа о приеме на работу сотрудник кадровой службы вносит в трудо-
вую книжку запись о приеме на работу, заводит личное дело и заполняет лич-
ную карточку.
Процедура оформления увольнения зависит от того, по какому основа-
нию прекращается трудовой договор. В одних случаях она довольно проста
(например, в случае истечения срока трудового договора), в других усложнена
выполнением определенных действий (например, при расторжении трудового
договора в случае сокращения численности или штата работников). Все требо-
вания к оформлению увольнения по тем или иным основаниям изложены в ТК
РФ и являются обязательными для сотрудников кадровой службы.
Можно сделать вывод по первой главе.
Таким образом, существует большое разнообразие видов документов,
число которых не только не сокращается, несмотря на принимаемые меры, но и
постоянно растет. Появляются новые виды документов, и в большинстве случа-
ев это вызывается не какой-то прихотью должностного лица, а является след-
ствием реализованной объективной потребности.
Документооборот организации считается элементом документационного
обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации лю-
бого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой систе-
мы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения
управленческих решений.
Обязательность ведения делопроизводства в организациях и на предприя-
тиях всех форм собственности обусловлена нормами действующего законода-
39
тельства Российской Федерации. Во многих законодательных актах упомина-
ются документы, необходимые как для создания организаций, так и для разви-
тия их деятельности: учредительные, учетные, отчетные, финансовые, органи-
зационно-распорядительные и т.д.
Сейчас во многих организациях специалистами разрабатываются прин-
ципиально информационно новые, более емкие документы, позволяющие оп-
тимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы явля-
ются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой до-
кументации.
Документационное обеспечение управления персоналом предусматривает
создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в
системе кадрового делопроизводства, в рамках полного цикла обработки и
движения документов - от момента их создания работниками службы управле-
ния персоналом (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в
другие подразделения организации. Кадровая документация - это совокупность
форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
Технология документационного обеспечения управления персоналом ре-
гламентируется специальными нормативно-методическими актами. При созда-
нии, оформлении и применении документов локально-нормативного характера
в организации любой формы собственности необходимо учитывать положения
трудового законодательства.
40
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере органи-
зациина примере Муниципальное бюджетное учреждение «Центр спортив-
ных мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта» города
Воркуты
2.1 Анализ деятельности предприятияна примере Муниципальное бюд-
жетное учреждение «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физи-
ческой культуры и спорта» города Воркуты
Организация Муниципальное бюджетное учреждение «Центр спортив-
ных мероприятий и пропаганды физической культуры и спорта» г. Воркуты за-
регистрирована 03 февраля 2012 года.
Юридический адрес: 169900, Коми Респ, Воркута г., Ленина ул, дом 45.
Основным видом деятельности является деятельность спортивных объек-
тов.
Компанию возглавляет Коновалов Игорь Вячеславович.
«Центр спортивных мероприятий и пропаганды физической культуры и
спорта» создано путем реорганизации государственного автономного учрежде-
ния Республики Коми «Центр спортивной подготовки сборных команд» в фор-
ме выделения в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным зако-
ном от 03. 11. 2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» и постановлени-
ем Правительства РК № 615 от 25.12.2012 «О реорганизации
Учреждение осуществляет деятельность, определенную Уставом, в целях
оперативного решения задач, связанных с организационным, методическим,
материально-техническим и другим обеспечением по подготовке и проведению
спортивных мероприятий всех уровней государственного автономного учре-
ждения РК «Центр спортивной подготовки сборных команд».
Цели деятельности «Центр спортивных мероприятий и пропаганды физи-
ческой культуры и спорта»:
создание благоприятных условий для занятий физической культу-
рой и спортом;
41
удовлетворение потребностей населения в развитии и укреплении
здоровья посредством физкультурно-оздоровительных мероприятий;
привлечение населения к регулярным занятиям физической культу-
рой и спортом, к участию в спортивных мероприятиях г. Воркуты, республи-
канских, всероссийских и международных соревнованиях.
Для достижения поставленных целей «Центр спортивных мероприятий и
пропаганды физической культуры и спорта» осуществляет следующие основ-
ные виды деятельности:
1. организация и проведение спортивных мероприятий по видам спорта в
республике в установленные сроки.
2. взаимодействие с органами управления физической культурой и спор-
том муниципальных образований городских округов и муниципальных районов
Республики Коми и республиканскими спортивными федерациями (ассоциаци-
ями, союзами) по проведению спортивных мероприятий.
3. организация приема и обеспечение проведения всероссийских и меж-
дународных соревнований в Республике Коми.
4. обеспечение своевременной подготовки проектов положений, прика-
зов, смет и другой необходимой документации по проведению спортивных ме-
роприятий и участию в физкультурных и спортивных мероприятиях по виду
спорта.
5. подготовка предложений для формирования проекта календарного
плана официальных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий
Республики Коми на календарный год.
6. формирование в установленные сроки ежемесячного сводного плана
физкультурных и спортивных мероприятий по видам спорта с учетом предло-
жений заинтересованных организаций.
7. подготовка финансового расчета плана физкультурных и спортивных
мероприятий в Республике Коми (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) в
рамках реализации календарного плана официальных физкультурных меропри-
ятий и спортивных мероприятий Республики Коми в установленные сроки.
42
8. подготовка отчетов и отчетной документации по реализации календар-
ного плана официальных физкультурных мероприятий и спортивных меропри-
ятий Республики Коми (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).
9. регистрация и ведение учета проведенных физкультурных и спортив-
ных мероприятий.
10. Планирование и организация информационных программ, касающих-
ся работы Учреждения и отрасли «Физическая культура и спорт» в целом.
Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм
ее представления.
12. Обеспечение информацией о деятельности учреждении заинтересо-
ванных лиц.
13. Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч
и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным
вопросам текущей деятельности учреждения.
Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видео- и фонотеки о
деятельности учреждения и отрасли «Физическая культура и спорт» в целом.
15. Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного
мнения и составление собственных программ по изучению и определению мне-
ния общественности о деятельности Учреждения.
16. Взаимодействие со средствами массовой информации, общественны-
ми организациями для своевременного информирования общественности о
важнейших событиях в деятельности Учреждения и отрасли «Физическая куль-
тура и спорт» в целом.
17. Распространение в средствах массовой информации материалов об
основных направлениях развития учреждения и отрасли «Физическая культура
и спорт» в целом.
18. Подготовка сообщений, комментариев и аналитических обзоров для
средств массовой информации о содержании решений руководства Учрежде-
ния, о проведении семинаров, конференций, форумов.
43
В отделе кадровой службы «Центр спортивных мероприятий и пропаган-
ды физической культуры и спорта» четыре сотрудника:
1.Начальник отдела кадров.
2.Старший инспектор.
3.Ведущий специалист.
4.Ведущий специалист.
Отдел кадровой службы«Центр спортивных мероприятий и пропаганды
физической культуры и спорта»–это обеспечение проведения конкурсов на за-
мещение вакантных должностей муниципальной службы, аттестации; контроль
за правильностью прохождения муниципальными служащими испытательного
срока при замещении должностей муниципальной службы.
Каждый понедельник в начале рабочего дня в отделе проходит оператив-
ное совещание с начальником отдела по работе за прошедшую неделю и зада-
чах на предстоящую.
Происходит совещание в устной форме. В текущем режиме работает
непосредственно с руководителем «Центр спортивных мероприятий и пропа-
ганды физической культуры и спорта».
Подготавливают приказы о приеме на работу, об увольнении; об измене-
нии существенных условий труда; готовят конкурсную документацию о про-
хождении обязательных ежегодных мед. осмотров сотрудниками.
Отдел кадровой службы имеет двойное подчинение и руководствуется в
своей деятельности указаниями директора «Центр спортивных мероприятий и
пропаганды физической культуры и спорта» как непосредственного руководи-
теля (исполнительная подчиненность), а в части методической деятельности
отдела руководствуется указаниями отдела кадровой службы администрации
города Воркуты. Без рассмотрения руководителем передаются по назначению
документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные
в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя органи-
зации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут
44
принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение вхо-
дящих документов, а значит, ускорить и их исполнение.
Работа с исходящими документами идет с подготовки ответственным ис-
полнителем проекта текста будущего документа, который в последующем со-
гласовывается с должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.
Конечный вариант документа после распечатки подписывается руководите-
лем/главой администрации, регистрируется и отправляется адресату. Заверен-
ная копия исходящего документа подшивается в дело.
2.2 Кадровый документооборот в организации
Виды документов в «Центр спортивных мероприятий и пропаганды фи-
зической культуры и спорта»:
- Информационно-справочные документы.
- Организационно-распорядительные документы.
- Приказ
- Распоряжение
- Протокол
- Акт
- Письмо
- Докладная записка
- Объяснительная записка
- Справка
В среднем каждый документ состоит из трех листов.
Таблица 2
Форматы документов от среднего месячного объема (%)
А4
АЗ
90%
10%
Более наглядно форматы документов покажем в рисунке 4.