72
информации в кадровых документах руководством детского сада
принимаются различные управленческие решения. Кадровые документы во
многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях,
выступают как способ доказательства. Поэтому кадровые документы должны
быть составлены грамотно, без ошибок.
Ошибки в кадровых документах также несут с собой риски потери
ценной кадровой информации, что в дальнейшем (например, при
оформлении пенсионных начислений, присвоении категории и пр.) может
негативно отразиться как на самом работнике, так и на детском саду как
работодателе (есть риск наложения штрафов со стороны контролирующих
инстанций, например, Трудовой инспекции).
Важно также отметить, что ошибки при ведении кадровой
документации, фиксирующей трудовые отношения работника с детским
садом как работодателем и подтверждающей его стаж, квалификацию,
заработную плату и др., не просто демонстрируют неуважение к сотруднику,
но и являются нарушением требований ТК РФ. При этом по действующему
законодательству руководители организаций и предприятий несут
персональную ответственность за состав, сохранность и правильное
первичное оформление кадровых документов.
В этой связи реализация предложенных в работе рекомендаций
позволит улучшить качество оформления кадровых документов на
предприятии, сделает более полным состав кадровой документации, снизит
излишнюю неплодотворную нагрузку на инспектора кадров, связанную с
необходимостью переделки кадровых документов, в которых допущены
ошибки, их исправлений и пр.
Для реализации предложенных мероприятий МБДОУ Новопортовский
детский сад «Теремок» потребуются определенные издержки, связанные с
необходимостью модернизации действующей ИС «Кадровый учет». Расчет
затрат на данное мероприятие представлен в таблице 5.
73
Таблица 5
Расчет затрат на внедрение мероприятий по модернизации
ИС «Кадровый учет»
Статья затрат
Периодичность
затрат
Сумма, руб.
Разработка модуля «Типовые
унифицированные кадровые
документы»
Разово
2500,00
Внедрение модуля «Типовые
унифицированные кадровые
документы», настройка ИС
Разово
Бесплатно в рамках
действующего пакета
по обслуживанию ИС
Разработка модуля подстановки и
автоматической сверки данных
кадровой документации с
персональными данными
сотрудников детского сада в ИС
«Кадровый учет»
Разово
4100,00
Внедрение модуля автоматической
сверки данных, отладка ИС
Разово
Бесплатно в рамках
действующего пакета
по обслуживанию ИС
Итого
6600,00
Таким образом, МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок»
понесет разовые затраты на внедрение мероприятий, связанных с
модернизацией кадрового документооборота на базе действующей ИС
«Кадровый учет», в общей сумме 6600,00 руб.
Положительный социально-экономический эффект от таких
дополнительных затрат выразится, в частности, в сокращении сумм штрафов,
уплачиваемых руководством МБДОУ по результатам проводимых проверок
кадровой документации и выявляемых нарушений. Так, в 2018 г. на МБДОУ
были наложены штрафы за ненадлежащее оформление кадровых документов
в сумме 5000 р. на руководителя и 50000 руб. на детский сад как
юридическое лицо.
В случае реализации предложенных мероприятий те ошибки, которые
послужили основанием для назначения штрафов, были бы своевременно
устранены. Соответственно, положительный экономический эффект от
реализации мероприятий по улучшению кадрового документооборота и его
74
автоматизации выразился бы в сумме реальной экономии на штрафных
санкциях.
Базовая сумма экономии составила бы:
50000+5000 = 55000 руб.
Экономия за вычетом затрат на модернизацию ИС «Кадровый учет» и
совершенствование кадрового документооборота составит (рис. 7):
55000 – 6600 = 48400 руб.
55000
6900
48400
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
руб.
Штрафы за
ненадлежащее
ведение кадровой
документации
Затраты на
модернизацию ИС
Кадровый учет
Экономический
эффект (экономия
на штрафных
санкциях)
Рис. 7. Экономический эффект от внедрения мероприятий,
руб.
Таким образом, анализ показывает, что при своевременном внедрении
предложенных рекомендаций по совершенствованию кадрового
документооборота в детском саду организация получила бы (и получит в
будущем) положительный эффект в виде экономии на штрафах за
ненадлежащее ведение кадровой документации.
75
Заключение
Итак, проведенный анализ показал, что важнейшим элементом
кадровой политики организации является кадровый документооборот (или
документооборот в сфере кадров) – т.е. оформление и движение документов,
фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт
зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
Осуществление кадрового документооборота позволяет организации
эффективно решать целый комплекс задач: документально оформлять
трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного
работодателя; строить стройную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства; регламентировать
взаимоотношения работника и работодателя; создавать организационно-
правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для
работодателя; эффективно разрешать трудовые споры. Основу кадрового
документооборота составляет кадровая документация.
Исследование показало, что в Российской Федерации ведение
кадрового документооборота детально регламентировано на федеральном
уровне целым комплексом нормативно-правовых, а также нормативно-
методических актов, которые определяют состав кадровых документов,
которые должны создаваться в организациях, порядок их создания,
оформления, оборота, хранения, доступа к ним и пр. Перечень нормативно-
правовых и нормативно-методических документов, регулирующих в России
кадровый документооборот, широк. Данный перечень ежегодно обновляется,
дополняется, требования уточняются, поэтому сотрудники кадровой службы
должны постоянно следить за изменениями в трудовом законодательстве.
Бюджетные организации в целом подчиняются единым правилам
ведения кадрового документооборота, однако в отношении них могут
существовать определенные специальные нормы и особые кадровые
76
документы, как, например, должностные и административные регламенты в
органах государственной власти и местного самоуправления. Также анализ
показал, что состав кадровой документации в бюджетных образовательных
бюджетных учреждениях является специфическим, расширенным за счет
включения в него дополнительного состава документов, например, по
аттестационным процедурам.
Проведенный в работе анализ МБДОУ Новопортовский детский сад
«Теремок» показал, что в целом кадровый документооборот детском саду
организован надлежащим образом. Практически все необходимые документы
присутствуют. В организации разработаны требуемые в соответствии с ТК
РФ кадровые документы. Действует Положение об архиве, чем пренебрегают
многие бюджетные организации и, в частности детские сады. Все личные
карточки сотрудников оформляются правильно, изменения и корректировки
вносятся своевременно и в полном объеме. Организационно-правовые и
информационно-справочные кадровые документы детского сада в целом
соответствуют требованиям, изложенным в законодательстве. Разработаны
абсолютно все документы, связанные с защитой персональных данных
сотрудников. В учреждении внедрена современная информационная система
персональных данных «Кадровый учет» (ИС «Кадровый учет»).
В то же время анализ выявил и определенные недостатки в кадровом
документообороте МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок». Они
относятся к двум группам: отсутствие необходимых документов и наличие
ошибок в кадровых документах. В частности, отсутствует утвержденный
локальным актом заведующей Порядок формирования аттестационного дела
педагогического работника, что усложняет процедуры аттестации.
Допускаются определенные ошибки в оформлении распорядительных
документов. Это связано с тем, что не используются типовые формы,
разработанные в законодательстве. В анализе выявлены ошибки в
оформлении отдельных реквизитов документов, ошибки в фактических
77
данных (прежде всего, персональных данных работников). Главная причина
этого – в том, что работа по составлению приказов по личному составу слабо
автоматизирована.
В работе даны рекомендации по устранению имеющихся недостатков
в организации и ведении кадрового документооборота учреждения. В
частности, предложено принять и утвердить Порядок формирования и
оформления аттестационных дел педагогических работников детского сада,
внедрить в действующую ИС «Кадровый учет» типовые унифицированные
формы распорядительных документов по кадрам, что позволит снизить
количество ошибок в оформлении реквизитов кадровых документов. Также
предложено разработать и внедрить в действующую ИС «Кадровый учет»
модуль подстановки и автоматической сверки данных кадровой
документации с персональными данными сотрудников детского сада в базе
данных ИС.
При своевременном внедрении предложенных рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота в детском саду
организация получит положительный эффект в виде экономии на штрафах за
ненадлежащее ведение кадровой документации.
78
Список использованной литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 01.04.2019) // Российская газета. 2001. №256.
2. Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении
изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей
регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого
предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» //
Российская газета. 2016. №149.
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017)
«Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. 2004.
№237.
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О
персональных данных» // Российская газета. 2006. №165.
5. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О
коммерческой тайне» // Российская газета. 2004. №166.
6. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О
некоммерческих организациях» // Российская газета. 1996. №14.
7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019)
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //
Российская газета. 2006. №165.
8. Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 597 «О
мероприятиях по реализации государственной социальной политики» //
Российская газета. 2012. №102.
9. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от
25.03.2013) «О трудовых книжках» // Российская газета. 2003. №77.
10. Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об
утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных,
79
осуществляемой без использования средств автоматизации» // Российская
газета. 2008. №200.
11. Постановление Правительства РФ от 12.04.2013 № 329 (ред. от
09.11.2018) «О типовой форме трудового договора с руководителем
государственного (муниципального) учреждения» // Собрание
законодательства РФ. 2013. №4.
12. Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 «О типовой
форме трудового договора, заключаемого между работником и
работодателем - субъектом малого предпринимательства, который относится
к микропредприятиям» // Собрание законодательства РФ. 2016. № 36.
Ст. 5414.
13. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. №5.
14. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 (ред. от
31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
// Российская газета. 2003. № 235.
15. Приказ Минэкономики России от 1 октября 1997 г. № 118 «Об
утверждении Методических рекомендаций по реформе предприятий
(организаций)» // Экономика и жизнь. 1997. № 49-52; 1998. №2.
16. Приказ Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г.
№ 276 «Об утверждении Порядка проведения аттестации педагогических
работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность» //
СЗ РФ. 2014. №3251.
17. Александрова В. Электронный кадровый документооборот:
настоящее и будущее // Трудовое право. 2018. № 7. С. 79-90.
18. Басюк В.С. Делопроизводство в дошкольных образовательных
учреждениях. М.: Владос, 2016. 410 с.
80
19. Боргено Я.Я., Кирсанова М.В. Основы технологии
делопроизводства. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,
2005. 290 c.
20. Бюджетное послание Президента РФ от 28 июня 2012 года «О
бюджетной политике в 2013-2015 годах» [Электронный ресурс]. Режим
доступа: www.kremlin.ru.
21. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело.
Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. 330 с.
22. Вотякова И.В. Оценка эффективности инновационного развития
кадрового потенциала социально-экономической системы: современный
аспект // Управление персоналом. 2014. № 2. С. 44-46.
23. Делопроизводство / Басовская Е.Н., Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др.
М.: Академия, 2015. 220 с.
24. Дуракова И.Б. Управление персоналом: отбор и найм.
Исследование зарубежного опыта. М.: Центр, 2018. 388 с.
25. Зорина Э. «Ключевые показатели эффективности» как инструмент
управления персоналом // Управление персоналом, № 4. 2013. С. 49-52.
26. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления.
М.: Дело, 2016. 429 с.
27. Кисельцев Н.К. Эффективный контракт // Кадровая служба и
управление персоналом предприятии. 2011. № 9. С. 23.
28. Комиссарова Т.Ю. Кадровая политика. Зачем она нужна и как ее
разработать? // Отдел кадров коммерческой организации. 2014. № 7. С. 49-55.
29. Коул Д. Управление персоналом в современных организациях. М.:
ООО «Вершина», 2013.
30. Нестеров С.Е. Правила оформления трудовых отношений для
микропредприятий // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение.
2016. № 10. С. 60-63.