12
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Основу кадрового документооборота составляет кадровая
документация – т.е. документация, фиксирующая информацию о наличии и
движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение,
применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение
и другие)
6
.
Кадровые документы группируются в отдельные группы по основным
кадровым процедурам и по основным этапам кадрового документооборота.
Выделяются, в частности, следующие группы и виды входящих в них
кадровых документов:
1. Документы по приему на работу:
заявление о приеме на работу (при поступлении на гражданскую
или муниципальную службу);
трудовой договор (контракт о назначении на должность);
приказ о приеме на работу.
2. Документы по переводу на другую работу:
заявление о переводе на другую работу;
представление о переводе на другую работу;
приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
заявление об увольнении;
приказ об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
6
Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля [Электронный ресурс]. Режим доступа:
https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html.
13
график отпусков;
уведомление сотрудника о начале отпуска;
заявление о предоставлении отпуска;
приказ о предоставлении отпуска.
5. Документы по оформлению поощрений:
представление о поощрении;
приказ о поощрении.
6. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий:
докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Согласно выделенным группам кадровых документов можно говорить
о разных подвидах кадрового документооборота:
оборот документов по приему на работу:
оборот документов по переводу на другую работу:
оборот документов по увольнению с работы:
оборот документов по оформлению отпусков;
оборот документов по оформлению поощрений:
оборот документов по оформлению дисциплинарных взысканий.
Входя в единый документооборот организации, эти подвиды
документооборота имеют свои особенности, свой временной «цикл» - одни
документы разовые, другие имеют пролонгированное действие.
Это связано с тем, что в структуре кадровой документации
предприятия выделяются различные по своему содержанию и целевой
направленности кадровые документы. Условно они делятся на несколько
групп:
1. Организационно-правовая документация – в нее из числа кадровых
документов входят:
14
правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
положение о структурном подразделении;
график отпусков;
должностные инструкции.
2. Персональная документация – она образуется исключительно из
числа кадровых документов:
трудовая книжка;
личное дело;
личная карточка работника.
3. Договорная документация – в ней кадровые документы
представлены частично, сюда входят только те договорные документы,
которые относятся на предприятии к оформлению трудовых отношений с
работниками:
коллективный договор (соглашение);
трудовой договор (контракт о назначении на должность).
4. Распорядительная документация – также включают в себя и
кадровые, и не относящиеся к кадровым документы. Среди кадровых
документов сюда относятся приказы по личному составу.
5. Учетная документация – сюда аналогично входят и кадровые, и
некадровые документы. Среди кадровых документов учетными являются:
документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;
учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации.
6. Информационно-справочная документация
Каждый из типов и видов кадровых документов, входящих в
вышеперечисленные группы, имеет свой срок исполнения, свои сроки
хранения, соответственно, они входят в разные – большие и малые – циклы
документооборота предприятия. В каждой из выделенных групп с той или
15
иной периодичностью осуществляется оборот кадровых документов. Так, в
сегменте организационно-правовой документации, например, ежегодно или
по мере изменения кадрового состава составляются или обновляются такие
кадровые документы, как штатное расписание и график отпусков. В составе
кадровой распорядительной документации ежегодно идет оборот документов
по личному составу – приказов, которые опосредуют различные текущие
кадровые решения (прием на работу, перевод, увольнение и пр.).
Следовательно, можно говорить о том, что в организации единый и
внутренне целостный кадровый документооборот подразделяется на
множество локальных документооборотов с разными – малыми и большими
– циклами обращения кадровых документов.
Говоря о кадровом документообороте, необходимо отметить, что в
настоящее время кадровый документооборот может вестись в учреждении
разными способами – традиционным (исключительно на бумажных
носителях), электронным (с помощью компьютерных, цифровых технологий)
и комбинированным (и на бумажных носителях, и в электронном виде).
Наиболее традиционный вид кадрового документооборота – это т.н.
«бумажный» кадровый документооборот, при котором весь большой массив
разнообразной кадровой документации на протяжении многих лет в
организации ведется без использования компьютерной техники, старинным
способом, на бумаге.
Однако в последние десятилетия его все успешнее вытесняет
электронный и комбинированный (бумажно-цифровой) кадровый
документооборот, в основе которого лежит использование возможностей
специализированных программных комплексов и цифровой компьютерной
техники.
Ведение кадрового документооборота в электронном безбумажном
виде имеет целый ряд преимуществ:
− экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
16
− повышение мобильности сотрудников - документы можно
подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;
− ускорение процессов согласования и подписания кадровых
документов;
− упрощение процесса контроля за подписанием кадровых
документов;
− повышение прозрачности кадрового документооборота;
− улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
− экономия офисного/архивного пространства для хранения
документов;
− снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
− снижение риска подделки документов (при использовании
усиленной квалифицированной электронной подписи);
− обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву
документов;
− гарантия более оперативного представления документов
контролирующим органам
7
.
Электронный документооборот считается наиболее прогрессивной
формой кадрового документооборота. Многие страны начали переход к нему
еще с 1980-х гг., приняв на национальном уровне стратегии сокращения
бумажного документооборота и перехода на его электронную форму. Так, в
США были изданы законы о сокращении бумажного документооборота
(Paperwork Reduction Act(s)) в 1980 и 1995 гг.
8
Несмотря на то, что «переход на цифру» в кадровой сфере ведется уже
на протяжении нескольких последних десятилетий, до сих пор наиболее
распространенным в практике является комбинированный документооборот.
7
Александрова В. Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее // Трудовое право. 2018.
№ 7. С. 79-90.
8
Особенности регулирования трудовых отношений в условиях цифровой экономики: монография / Под ред.
Ю.П. Орловского, Д.Л. Кузнецова. М.: КОНТРАКТ, 2018. 152 с.
17
При нем кадровая документация составляется в электронном виде, а
хранится в двух вариантах – электронно-цифровом в специализированном
электронном архиве предприятия (как правило, на защищенном сервере) и в
бумажном – в специально организованных для хранения такой документации
архивных шкафах и помещениях (внутренних архивах предприятий).
Такая форма обеспечивает пока наибольшую сохранность кадровых
документов.
1.2. Законодательная и нормативно-методическая регламентация
организации работы с кадровыми документами
Кадровый документооборот имеет важнейшее социальное значение,
поскольку в нем хранятся персональные данные сотрудников, сведения,
необходимые человеку для начисления пособий, трудовых выплат,
пенсионных начислений, для исчисления стажа работы, периодов
нетрудоспособности и пр.
Исследователи отмечают, что традиционно законодательные нормы о
кадровом документообороте регулируют, прежде всего, вопросы, связанные с
информацией, касающейся сотрудников организации. В отношении этой
задачи на как на международном уровне, так и на уровне национального
законодательства России сегодня сформировано прочное понимание о
необходимых и достаточных требованиях к работе с персональными
данными работающих лиц (как работников, заключивших трудовые
договоры, так и состоящих в гражданско-правовых отношениях)
9
.
Кроме того, государство на законодательном уровне стремится
эффективно регламентировать кадровый документооборот, устанавливая:
9
Особенности регулирования трудовых отношений в условиях цифровой экономики: монография / Под ред.
Ю.П. Орловского, Д.Л. Кузнецова. М.: КОНТРАКТ, 2018. 152 с.
18
− перечни кадровых документов, составление которых при
оформлении трудовых отношений является обязательным для
работодателей;
− типовые формы кадровой документации, рекомендуемые или (в
отдельных случаях) обязательные для применения организациями в
кадровом документообороте;
− правила проведения экспертизы ценностей кадровых документов;
− правила и порядок создания, визирования, утверждения, введения в
действия кадровых документов, порядок передачи их на хранение по
исполнении и в архив и т.д.
Такая законодательная регламентация кадрового документооборота
позволяет обеспечить его унификацию в организациях различных форм
собственности, упрощает ведение государственного контроля и надзора за
соблюдением работодателями правил оформления кадровой документации,
оформляющей трудовые правоотношения.
Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих в том или ином
объеме кадровый документооборот организаций, в настоящее время в России
очень широк. В число ключевых нормативно-правовых и нормативно-
справочных актов, так или иначе касающихся организации и ведения
кадрового документооборота, входят:
− Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ)
10
;
− Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных» (далее - Закон о персональных данных)
11
;
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Российская газета.
2001. №256.
11
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных» // Российская
газета. 2006. №165.
19
− Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
12
;
− Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»
13
;
− Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003
№ 225 «О трудовых книжках»
14
.
Рассмотрим указанные акты федерального уровня более подробно.
Прежде всего, важнейшее значение для правильной организации и
ведения кадрового документооборота имеет Трудовой кодекс Российской
Федерации. Именно его нормы должны в первую очередь знать работники,
отвечающие за оборот документов предприятия по личному составу. На
основании норм ТК РФ в организациях и учреждениях определяется единый
порядок оформления документов кадровой службы.
Роль ТК РФ в регулировании кадрового документооборота состоит в
том, что его нормы:
− устанавливают, какие документы необходимы для оформления
трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора,
отпуск и т.д. в ст. 67, 68, 84); необходимый минимум документов
для оформления трудовых отношений довольно обширен, он
включает в себя правила внутреннего распорядка, различные
положения (об оплате труда, премировании и т.д.), договоры
(коллективный и трудовые), должностные инструкции и др.
15
;
12
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» // Российская газета. 2006. №165.
13
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской
Федерации» // Российская газета. 2004. №237.
14
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» //
Российская газета. 2003. №77.
15
Нестеров С.Е. Правила оформления трудовых отношений для микропредприятий // Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение. 2016. № 10. С. 60-63.
20
− регламентируют необходимость установления правил правила
внутреннего трудового распорядка в организации и применения
графиков отпусков для сотрудников (ст. 123, 190 ТК).
Также в Трудовом кодексе РФ рассматриваются сроки оформления
документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68)
16
.
До самого недавнего времени нормы ТК РФ, касающиеся требований к
организации кадрового документооборота, были едиными для всех категорий
предприятий. Однако в 2016 году в России был принят Федеральный закон от
03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской
Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у
работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к
микропредприятиям»
17
.
Данный закон ввел определенные послабления по ведению кадрового
документооборота в организациях и у индивидуальных предпринимателей,
подпадающих под критерии микропредприятий. Такие работодатели
получили возможность упростить кадровый документооборот – такую
возможность им предоставила новая глава ТК РФ – 48.1
18
.
Упрощения заключаются в следующем.
Во-первых, согласно тексту новой ст. 309.2 ТК РФ, с 1 января 2017 г.
микропредприятиям, являющимся работодателями, предоставлено право
отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных
актов, содержащих нормы трудового права. К таковым отнесены правила
внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о
премировании, график сменности и др. ТК РФ к обязательным локальным
актам относит также штатное расписание, график отпусков, правила в сфере
16
Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля [Электронный ресурс]. Режим доступа:
https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html.
17
Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской
Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов
малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» // Российская газета. 2016. №149.
18
Фролов А. «Кадровые» новости для микропредприятий // Экспресс-бухгалтерия. 2016. № 27. С. 11 - 13.
21
охраны труда, положение о защите персональных данных и т.д.
19
. Однако
специалисты считают, что микропредприятиям целесообразно отказываться
лишь от фактически «неработающих» локальных актов, которые
принимаются только «для вида»
20
.
Во-вторых, упрощение сопровождается новой обязанностью для
микропредприятий, обусловливающей их отказ от составления кадровых
документов, - обязанностью заключать трудовые договоры по установленной
Правительством РФ единой типовой форме и включать в них условия,
регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым
законодательством должны регулироваться локальными нормативными
актами.
На сегодняшний день единая типовая форма трудового договора для
микропредприятий утверждена на уровне Правительства РФ –
Постановлением № 858 от 03.07.2016 г.
21
Свою роль в организации и регулировании кадрового
документооборота играет Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации». Он, в частности,
определяет, что такое документированная информация, устанавливает, что в
государственных (федеральных и региональных) органах власти и органах
местного самоуправления документирование информации должно
осуществляться в соответствии с правилами делопроизводства,
установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и
делопроизводства.
19
Титаева Н. «Микро» трудовой договор: особенности применения // Экспресс-бухгалтерия. 2016. №39. С.
11 - 13.
20
Фролов А. «Кадровые» новости для микропредприятий // Информационный бюллетень «Экспресс-
бухгалтерия»: электрон. журн. 2016. № 27. С. 11-13.
21
Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 «О типовой форме трудового договора,
заключаемого между работником и работодателем - субъектом малого предпринимательства, который
относится к микропредприятиям» // Собрание законодательства РФ. 2016. № 36. Ст. 5414.