62
«Кадровый учет»). В ИС «Кадровый учет» осуществляется обработка
основной кадровой информации, в том числе персональных данных,
сотрудников МБДОУ детский сад «Теремок». Информационная система
представляет собой локальную информационную сетку, имеющую
подключение к сетям связи общего пользования и международного обмена.
Для обработки персональных данных используется комплекс технических
средств: ПК, сканер, принтер и др. База данных, содержащая персональные
данные сотрудников ИС «Кадровый учет» размещается на сервере. На АРМ
обработки хранится минимальная часть информации, представленная в виде
таблиц и файлов офисного приложения, необходимая инспектору по кадрам
для выполнения его должностных обязанностей.
Для обеспечения антивирусной защиты информации в системе
используется средство антивирусной защиты «Kaspersky Endpoint Security
10». Для обработки информации в системе «Кадровый учет» используется
следующее общесистемное и прикладное программное обеспечение.
Технологии беспроводной связи, облачные технологии, виртуализация в
данной информационной системе для обработки персональных данных
сотрудников не используются. В Детском саду «Теремок» разработана
матрица доступа пользователей информационной системы персональных
данных «Кадровый учет». Составлен список пользователей информационной
системы «Кадровый учет».
Однако анализ выявил и определенные недостатки в кадровом
документообороте Детского сад «Теремок». Они относятся к двум группам:
отсутствие необходимых документов и наличие ошибок в кадровых
документах.
Первый блок недостатков касается отсутствия необходимых
документов. В частности, в детском саду не разработано Положение о
персонале, не принято Положение о кадровой службе, Положение о
подразделениях Детского сада. Частично этот недостаток проявляется и в
63
том, что по отдельным категориям кадровых документов имеются неполный
их состав. Это, в частности, относится к аттестационным делам воспитателей
детского сада. Часть из них сформирована не полностью. Такая ситуация, к
сожалению, имеет место во многих образовательных учреждениях,
поскольку аттестационное дело педагога должно содержать значительный
перечень документов, состав которых должен быть утвержден на уровне
локального акта детского сада. Но практика показывает, что в большинстве
дошкольных образовательных организаций этот пакет документов
формируется не в полном объеме. В частности, МБДОУ Новопортовский
детский сад «Теремок» не является исключением. Основная причина
неполной комплектации аттестационных дел воспитателей – отсутствие
локального акта учреждения, который бы четко определял перечень
документов, которые должны входить в аттестационное дело воспитателя.
По второй группе недочетов нужно отметить следующее. Во-первых,
в кадровом документообороте детского сада допускаются определенные
ошибки в оформлении распорядительных документов. В частности,
поскольку для оформления приказов по личному составу не используются
типовые формы, разработанные в законодательстве (например,
унифицированные формы Т-1, Т-5 и др.), в ходе анализа выявлены ошибки в
оформлении отдельных реквизитов данных документов, например,
отсутствие номера в некоторых приказах о приеме на работу, об увольнении,
неправильное указание дат и пр. Приказы в детском саду печатаются на
собственных бланках детского сада, где реквизиты бланков оформлены с
нарушениями.
Во-вторых, анализ выявил наличие ошибок (опечаток, описок,
пропусков и пр.) в личных данных сотрудниках, которые упоминаются в
кадровых документах. Так, встречаются опечатки в имени, фамилии, ошибки
в указании дат рождения, паспортных данных сотрудников и пр. Главная
причина этого – в том, что работа по составлению приказов по личному
64
составу слабо автоматизирована. Формы приказов не формируются в виде
электронных шаблонов документов, интегрированных в единую
информационную систему ведения кадровой работы. Все личные данные
сотрудников в каждом конкретном случае прописываются инспектором
вручную, а не загружаются из базы данных организации, что приводит к
периодическому возникновению опечаток, описок, ошибок.
Существующие недостатки в организации и ведении кадрового
документооборота учреждения требуют своего устранения.
65
Глава 3. Совершенствование работы с кадровыми документами в
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок»
3.1 Разработка мероприятий, направленных на совершенствование
кадрового документооборота
Анализ показал, что в настоящее время в сфере организации и ведения
кадрового документооборота и осуществления работы с кадровыми
документами в МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» имеется
целый ряд недостатков. Между тем, исследователи постоянно подчеркивают,
что правильная организация кадрового учета и кадрового документооборота
способствует решению целого ряда важнейших задач в системе управления
кадрами. Его основные цели представлены в таблице 4.
Таблица 4
Основные направления работы с кадровыми документами в
организации и решаемые в рамках них задачи
Направление работы в
области кадрового
документооборота
Выполняемые задачи
Учетно-контрольное
Оформление приема, учета, увольнения персонала
Планово-регулятивное
Оформление процедур подбора, перемещения,
адаптации работников
Отчетно-аналитическое
Оформление документов по изучению кадрового
состава организации, оценка труда работников;
аналитическая работа; составление отчетов
Координационно-
информационное
Оформление документов по подготовке, обучению,
переподготовке персонала; приему работников по
служебным и личным вопросам; обработка
письменных обращений сотрудников; архивная и
справочная деятельность.
Организационно-
методическое
Документирование работы сотрудников; кадровое
планирование и руководство
Документальное
Ведение личных дел, трудовых книжек;
составление приказов, бумаг для
персонифицированного учета; оформление
больничных, пенсионных свидетельств и т. д.
Исходя из направлений, указанных в таблице 4, сегодня можно
говорить о том, что основные проблемы в области организации кадрового
66
документооборота и ведения работы с кадровыми документами в МБДОУ
Новопортовский детский сад «Теремок» связаны с документальным,
организационно-методическим и координационно-информационным
направлением. Именно здесь проявляются те недостатки, которые были
выявлены в анализе.
В настоящее время в МБДОУ Новопортовский детский «Теремок»
целесообразно провести работу, направленную на устранение основных
недостатков в организации кадрового документооборота организации.
Первым направлением должна стать работа по составлению
необходимых кадровых документов, которые в настоящее время
отсутствуют. Прежде всего, целесообразно принять локальный нормативный
акт, который позволит инспектору по кадрам и педагогам, проходящим
процедуры аттестации, правильно и полно формировать аттестационные
дела, не допуская пропуска необходимых документов. Таким локальным
актом должен стать приказ заведующей МБДОУ Новопортовский детский
сад «Теремок» об утверждении Порядка формирования и оформления
аттестационных дел педагогических работников МБДОУ.
Порядок должен быть разработан с учетом положений действующего
законодательства, в частности:
Федерального закона от 29.12.2012 № 273- ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации»;
Порядка аттестации педагогических работников организаций,
осуществляющих образовательную деятельность, утвержденного
приказом Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014
года № 276.
В нем также должны быть учтены существующие разъяснения и
методические комментарии органов управления дошкольным образованием в
России по вопросам организации и проведения аттестации педагогических
работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность.
67
Необходимость принятия такого документа (Порядка) определяется
тем, что в МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» все сотрудники
должны знать единые требования к формированию и оформлению
аттестационных дел педагогических работников ДОУ, это позволит избежать
ошибок и конфликтов при прохождении аттестации.
В Порядке целесообразно включить следующие основные положения,
касающиеся порядка формирования и оформления аттестационных дел
воспитателей.
Прежде всего, в Порядке необходимо раскрыть сущность термина
«аттестационное дело». Рекомендуется закрепить следующее определение:
аттестационное дело – это пакет документов, формируемый в определенной
последовательности, состоящий из материалов, позволяющих в дальнейшем
аттестационной комиссии в полной мере оценить уровень знаний,
квалификацию, опыт педагогического работника при принятии решения о
прохождении им аттестации. Аттестационное дело создается для сбора и
хранения материалов по аттестации педагогических работников.
Во-вторых, в Порядке необходимо представить четкий и
исчерпывающий перечень таких документов, которые в обязательном
порядке должны включаться в аттестационное дело педагога, в частности:
копии приказа о формировании экспертной комиссии рабочей
группы аттестационной комиссии;
лист самооценки аттестующегося педагогического работника;
заявление на аттестацию от аттестующегося работника и
приложения к нему;
утвержденный заведующим индивидуальный график аттестации
педагогического работника;
аттестационный паспорт аттестующегося педагогического
работника;
регистрационная карта;
68
представление заведующего детского сада на аттестующегося
педагогического работника;
листы экспертной оценки и экспертного заключения, протокол
оценки профессиональной деятельности педагогического
работника в целях установления квалификационной категории.
Также следует в Порядке закрепить перечень тех материалов,
свидетельствующих об уровне квалификации и профессионализме
педагогического работника детского сада, которые могут быть представлены
им в аттестационную комиссию по его собственному желанию
(необязательные). Это, например, могут быть копии документов о
прохождении курсов повышения квалификации, о получении
дополнительного профессионального образования, об участии в
волонтерских проектах и пр.
В-третьих, в Порядке целесообразно закрепить, какие материалы в
итоговом виде аттестационного дела педагогического работника в целях
установления квалификационной категории предоставляются в
Аттестационную комиссию (аттестационный паспорт аттестующегося,
заявление, регистрационная карта, листы экспертной оценки и экспертного
заключения, протокол оценки профессиональной деятельности
педагогического работника).
Важно указать в Положении, что аттестационное дело должно быть
введено в единую номенклатуру дел МБДОУ Новопортовский детский сад
«Теремок» и должно оформляться в соответствии с инструкцией по
делопроизводству, принятой в образовательном учреждении.
Также необходимо в Порядке указать, что аттестационное дело на
педагогического работника должно заводиться самим детским садом
«Теремок». Ответственным лицом за его открытие и ведение является
специалист по кадрам.
69
Важно также в Порядке прописать сроки формирования
аттестационных дел. Каждое аттестационное дело формируется в первый
месяц межаттестационного периода педагогического работника, т.е. с
момента приема (перевода) на работу по занимаемой должности или с
момента принятия Аттестационной комиссией решения (в том числе
аттестационной комиссией детского сада):
о соответствии занимаемой должности;
о соответствии уровня квалификации педагогического работника
требованиям, предъявляемым к квалификационным категориям
(первой или высшей).
Следует обозначить также и дату окончания аттестационного дела. Ею
обычно является дата заседания Аттестационной комиссии по вопросу
установления соответствия (несоответствия) занимаемой должности;
соответствия (несоответствия) уровня квалификации педагогического
работника требованиям, предъявляемым к квалификационным категориям
(первой или высшей).
Порядок также должен содержать нормы, относящиеся к организации
хранения аттестационных дел сотрудников. Рекомендуется закрепить, что
аттестационные дела педагогических работников детского сада «Теремок»
подлежат хранению в образовательном учреждении в специально отведенном
месте (архиве учреждения) не менее 5 лет, после окончания аттестационного
дела. Включение данной нормы в новый Порядок потребует также внесения
корректировок в действующее положение об архиве детского сада
«Теремок».
Также важно в принимаемом Порядке закрепить лицо, ответственное за
формирование и оформление аттестационных дел. Как правило, такую
ответственность в ДОУ несет ответственный за организацию аттестационных
процессов в образовательном учреждении. Рекомендуется для детского сада
«Теремок» закрепить в качестве ответственного – заведующую детским
70
садом. За ней же рекомендуется закрепить функции контроля за качеством
формирования, оформления и хранения аттестационных дел.
Также требуется принятия мер по устранению организационных
условий, способствующих появлению ошибок в оформлении реквизитов
управленческих кадровых документов детского сада (в частности, приказов
по личному составу), а также ошибок в фактических данных (в т.ч.
персональных данных работников).
Как было выявлено в анализе, главная причина этого в том, что
распорядительные документы по кадрам в детском саду ведутся вне типовых
форм, установленных в законодательстве России. Эти типовые формы до
2013 г. были обязательным, однако в дальнейшем утратили обязательный
статус. Поэтому многие организации, в т.ч. детские сады, стали пользоваться
собственными формами и бланками распорядительных документов. Это
несколько упростило работу специалистов по кадрам, но при этом привело к
увеличению числа ошибок в составляемых документов. Это обусловлено
тем, что типовые формы содержат поля, которые напоминают специалисту
по кадрам о необходимости их заполнения. В свою очередь нетиповые
формы документов, разрабатываемые в организациях, часто составляются с
пропуском важных реквизитов или с ошибочным указанием данных о
работниках (как правило, отсутствуют необходимые данные, а иногда,
наоборот, включаются избыточные, которые не требуется и которые брать у
сотрудника не нужно).
Для устранения такой категории ошибок в кадровом документообороте
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» предлагается следующее.
Во-первых, рекомендуется перейти на ведение распорядительной
кадровой документации детского сада на основе типовых унифицированных
форм, установленных Постановлением Госкомстата РФ от 05.05.2004 г. №1.
Во-вторых, в действующую систему ИС «Кадровый учет» внедрить
электронные формы распорядительной кадровой документации, созданные
71
на базе типовых унифицированных форм. При этом во внедряемых формах
необходимо запрограммировать все поля, содержащие обязательные и
необходимые реквизиты, таким образом, чтобы система в
автоматизированном режиме не давала завершить и сохранить
распорядительный документ без заполнения соответствующих реквизитов.
Это позволит сформировать условия, при которых инспектор по кадрам не
сможет при подготовке распорядительных документов избегать заполнения
полей обязательных реквизитов.
В-третьих, также в рамках действующей системы ИС «Кадровый учет»
необходимо внедрить программный инструмент автоматической сверки
данных, вносимых в создаваемые кадровые документы, с персональными
данными сотрудников, содержащихся в базе ИС, либо автоматического
проставления таких персональных данных прямо из кадровой базы ИС
(подстановка данных по ФИО сотрудника). Внедрение данного
программного инструмента позволит автоматизировать работу инспектора по
кадрам с фактическими персональными данными сотрудников, свести к
минимуму количество ошибок, допускаемых при составлении
распорядительных документов по кадрам.
3.2 Социально-экономическое обоснование предлагаемых
мероприятий
Внедрение предложенных в работе рекомендаций по
совершенствованию организации и ведения кадрового документооборота в
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» будет иметь, прежде всего,
положительный социальный эффект.
Известно, что любая информация, содержащаяся в кадровых
документах организации, необходима для ее стабильной деятельности, для
эффективного и качественного управления персоналом. На основе