52
Как видно из рис.4, наибольшая удельная доля в коллективе – 43,9% -
приходится на сотрудников со стажем работы до 10 лет, в т.ч. 22,8%
сотрудников – это лица с небольшим стажем работы до 5 лет. Доля
«стажистов» тоже достаточно большая, сотрудники со стажем работы от 20
лет и выше составляют 33,3%, т.е. треть коллектива.
Еще 21,1% образуют сотрудники активного трудоспособного возраста
со средним стажем работы от 10 до 20 лет.
Такая структура кадров в целом говорит о ее гармоничности, хотя
доля возрастных сотрудников с большим опытом работы несколько
увеличена. Это говорит о выраженной тенденции старения коллектива, что
создает определенные риски в будущем (возникновения вакантных мест и
трудности их замещения).
В связи с небольшим количеством воспитанников детского сада
«Теремок» в учреждении успешно выполняется показатель соотношения
численности воспитанников организаций дошкольного образования в расчете
на 1 педагогического работника. Он составляет 7,7/1 воспитанников,
приходящихся на одного педагога, и 2,3/1 – на одного сотрудника в целом.
Таким образом, анализ кадров выявил, что в настоящее время в
детском саду «Теремок» имеются следующие проблемы в кадровой сфере:
− неукомплектованность штата МБДОУ в части педагогических
кадров – на уровне 6%;
− недостаточный квалификационный уровень педагогических кадров
– доля педагогов с высшим образованием составляет – лишь 17,6%;
− высокая доля в коллективе молодых специалистов с опытом
работы менее 5 лет и значительная доля возрастных педагогов-
»стажистов», что создает риски старения коллектива.
Рассмотрим организацию кадровой работы и особенности ведения
кадрового документооборота в детском саду.
53
2.3. Анализ кадровой работы и организации
внутреннего кадрового документооборота
Документационное обеспечение кадровой работы в организации
отражает всю характерную для нее систему управления кадрами, позволяя ее
наглядно увидеть. Достоинства и недостатки документационного
обеспечения и организации внутреннего документооборота в организации
отражают достоинства и недостатки работы всей компании в целом. Поэтому
правильное построение и ведение кадрового документооборота способствует
эффективности работы всей организации и ее сотрудников.
Как правило, в государственных и муниципальных учреждениях, в
отличие от коммерческих организаций кадровая работа ведется достаточно
тщательно, с соблюдением установленных правил и нормативов. Это
относится и к ее документационному обеспечению, и к организации
кадрового документооборота.
В МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» кадровая работа в
целом осуществляется на высоком организационном уровне. Рассмотрим ее
в соответствии с описанными в первой главе работы составляющими
кадровой работы и их документационным обеспечением.
В МБДОУ «Теремок» работает 57 сотрудников. Общая нормативная
штатная численность персонала детского сада составляет 58 человек, однако
фактически по данным за 2018 г. среднесписочная численность персонала
была меньше – 57 человек.
Кадровая служба организации представлена одним специалистом –
инспектором отела кадров. В связи с тем, что детский сад является малым
предприятием и не имеет полноценной собственной кадровой службы,
инспектор отела кадров не выполняет все те функции, которые выполняет
служба работы с персоналом или отдел кадров на крупных предприятиях (в
учреждениях, организациях). В детском саду часть функций по управлению
54
персоналом и кадровому документообороту не реализуется, часть их
выполняют другие сотрудники. Рассмотрим какие обязанности выполняет
непосредственно инспектор отдела кадров, а какие функции делегированы
другим сотрудникам.
Таблица 2
Распределение функций в области работы с персоналом и
ведения кадрового документооборота в МБДОУ Новопортовский
детский сад «Теремок»
Функция по работе
с персоналом
Ответственное лицо
Примечания
1
2
3
Определение потребности в
персонале
Заведующая
Разработка комплексных целевых
программ развития персонала
Функция не
реализуется
Организация и осуществление
анализа содержания труда,
аттестации персонала,
разработки профессио- и
психограмм
Вопросами аттестации
педагогов занимается
директор, логопед
45
,
специалист по кадрам
Функция
реализуется
частично
Разработка систем проверки
профессиональных и личностных
качеств претендентов на занятие
вакантных рабочих мест
Заведующая
Анализ разделения, организации
и нормирования труда,
разработка предложений по их
совершенствованию
Функция не
реализуется
Разработка документов,
определяющих трудовые
отношения на предприятии
Заведующая, юрист,
специалист по кадрам
Организация набора, отбора и
расстановка персонала
Заведующая, специалист
по кадрам
Планирование карьеры
работников
Заведующая, специалист
по кадрам
Функция не
реализуется
Организация и обеспечение
работы по развитию персонала
Заведующая, специалист
по кадрам
Разработка систем
стимулирования и
мотивирования работников
Заведующая
45
Причина, по которой именно логопед отвечает за аттестацию сотрудников, заключается в следующем.
Большинство педагогов в ДОУ это воспитатели. Статус учителя имеет только логопед и заведующий.
Согласно правилам проведения аттестации, воспитателей назначать ответственными за аттестацию нельзя.
Поэтому за процедуру аттестации отвечает логопед.
55
Окончание таблицы 2
Проведение работ по повышению
уровня охраны и безопасности
труда
Инструктор по технике
безопасности,
специалист по кадрам
Разработка системы сквозных
показателей и оценки результатов
труда подразделений,
руководителей и специалистов,
организация проведения аттестации
Вопросами аттестации
педагогов занимается
директор, логопед,
специалист по кадрам
Функция
реализуется
частично
Организация учета персонала и
предоставления необходимой
отчетности, проведение
аналитической работы по
результатам управления
персоналом
Заведующая,
специалист по кадрам
ДОУ кадровой работы
Специалист по кадрам
Таким образом, как следует из таблицы, функционал кадровой службы
в Детском саду «Теремок» по сравнению с кадровыми службами больших
предприятий частично урезан, что является абсолютно естественным.
Специалист по кадрам согласно должностной инструкции выполняет
следующие обязанности:
осуществляет контроль за своевременным исполнением
распоряжений, приказов и поручений заведующей, касающихся
работы с кадрами;
ведет учет личного состава Детского сада «Теремок»;
оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии
с трудовым законодательством, а также другую установленную
документацию по кадрам;
при приеме на работу знакомит новых сотрудников с положениями
о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха;
направляет сотрудников на инструктаж по технике безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защите, правилам
и нормам охраны труда;
формирует и ведет личные дела работников, вносит в них
56
изменения, связанные с трудовой деятельностью;
готовит необходимые материалы для аттестации педагогов Детского
сада «Теремок», представления на работников к поощрениям и
награждениям;
заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит
подсчет трудового стажа;
производит записи в трудовых книжках о поощрениях и
награждениях сотрудников;
выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников для представления в другие учреждения;
ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей, производит
регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к
ним;
вносит информацию о количественном, качественном составе
работников и их движении в банк данных о персонале МБДОУ;
ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет
контроль за составлением и соблюдением графиков очередных
отпусков;
оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы,
необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их
семьям, установления льгот и компенсаций;
готовит документы по истечении установленных сроков текущего
хранения к сдаче на хранение в архив;
осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в
учреждении и соблюдением работниками правил внутреннего
трудового распорядка;
ведет учет нарушений трудовой дисциплины.
Таким образом, в целом должностные обязанности специалиста по
57
кадрам МБДОУ «Теремок» являются достаточно стандартными. Анализ
показал, что действующий специалист по кадрам выполняет их
добросовестно, полностью справляется со своими должностными
обязанностями, является профессионалом в своей сфере. Специалист по
кадрам имеет стаж работы по специальности два года, в настоящее время
завершает получение высшего профессионального образования (направление
обучения «Менеджмент»).
Рассмотрим состав документов, формирующих кадровый
документооборот и определяющих работу с кадрами в МБДОУ ДС
«Теремок». Основной требуемый состав документов по кадрам был
рассмотрен в первой главе работы. Рассмотрим их наличие и качество их
оформление в исследуемом образовательном учреждении с помощью
аналитическо-оценочной таблицы 3.
Таблица 3
Наличие и качество составления кадровой документации
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок»
Название кадрового
документа
Есть - 5
баллов
Нет – 0
баллов
Ошибки в
реквизитах
Есть -1
балл
Нет +1
балл
Ошибки в
фактических
данных
Есть +1 балл
Нет -1 балл
Итого,
балл
1
2
3
4
5
Устав МБДОУ
5
+1
+1
7
Трудовой договор
5
+1
+1
7
Коллективный договор
5
+1
+1
7
Правила внутреннего
распорядка
5
+1
+1
7
Положение об охране
труда
5
+1
+1
7
Инструкции по технике
безопасности
5
+1
+1
7
Правила техники
безопасности
5
+1
+1
7
Положение о кадровой
службе
0
0
0
0
Положение о персонале
0
0
0
0
Положения о
подразделениях
0
0
0
0
58
Положение об оплате
труда работников
5
+1
+1
7
Штатное расписание
5
+1
+1
7
График отпусков
5
+1
+1
5
Личные карточки
сотрудников
5
+1
+1
5
1
2
3
4
5
Должностные
инструкции
5
+1
+1
6
Аттестационное дело
5
-1
-1
3
Инструкция о защите
персональных данных
5
+1
+1
7
Согласие на обработку
персональных данных
5
+1
+1
5
Приказ об организации
работ по обеспечению
безопасности
персональных данных
при их обработке, в том
числе в ИС
5
+1
+1
7
Приказ об утверждении
инструкции по
обработке запросов
субъекта персональных
данных или
уполномоченного органа
по защите прав
субъектов персональных
5
+1
+1
7
Приказ об утверждении
политики оператора
в отношении обработки
персональных данных
5
+1
+1
7
Приказ об определении
границ контролируемой
зоны
5
+1
+1
7
Приказ о постоянно
действующей комиссии
по обеспечению информ.
Безопасности
5
+1
+1
7
Приказ об утверждении
перечня
информационных систем
и обрабатываемых
персональных данных
5
+1
+1
7
Приказ об утверждении
перечня персональных
данных, подлежащих
публикации на сайте в
сети интернет
5
+1
+1
7
59
Приказ о введении
режима обработки
персональных данных
5
+1
+1
7
Положение об архиве
организации
5
+1
+1
7
Приказы по личному
составу
5
-1
+1
3
Итого, суммарный балл
125
-
-
160
Максимально возможный
балл (справочно)
155
-
-
217
Для формирования выводов о состоянии кадрового документооборота
организации важно проанализировать соотношение максимально возможных
баллов по показателям «Наличие необходимых кадровых документов»
(столбец 2 таблицы 2) и «Итоговый балл по наличию кадровых документов и
их качеству, исходя из наличия или отсутствия ошибок» (столбец 5 таблицы
2). По первому показателю таблицей предусмотрен максимальный балл – 155
(если все из необходимых 31 документов есть в организации, за их наличие
по каждой позиции – 5 баллов). По второму показателю таблицей
предусмотрен максимальный балл – 216 (если все необходимые документы
имеются и в них отсутствуют ошибки в реквизитах и в фактических данных –
максимальный балл по каждой строке 7).
Рассмотрим значение первого показателя по результатам анализа
кадрового документооборота МБДОУ «Теремок» (рис.5).
155
125
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
Балл
Максимально
возможный балл
Факт. значение
балла в МБДОУ
Теремок
Рис. 5. Соотношение фактического и максимально возможного
балла по показателю «Наличие необходимых кадровых
документов» в Детском саду «Теремок», балл
60
Как наглядно показывает рисунок, максимальных значений по
показателю «Наличие необходимых кадровых документов» кадровый
документооборот в Детском саду «Теремок» не достигает. Основная причина
– отсутствие в организации ряда необходимых кадровых документов,
например, Положения о персонале, Положения о подразделениях,
Положения о кадровой службе.
Отсутствие этих документов, а также выявленное наличие ошибок в
оформлении реквизитов кадровых документов и фактических ошибок при их
составлении также привело к снижению итогового балла по второму
показателю - «Итоговый балл по наличию кадровых документов и их
качеству, исходя из наличия или отсутствия ошибок» (рис. 6).
217
160
0
50
100
150
200
250
Балл
Максимально
возможный балл
Факт. значение
балла в МБДОУ
Теремок
Рис. 6. Соотношение фактического и максимально возможного
балла по показателю «Итоговый балл по наличию кадровых
документов и их качеству, исходя из наличия или отсутствия
ошибок» в МБДОУ «Теремок», балл
Как видно из данных таблицы и рисунков, отклонение от нормального
(максимального) значения показателей составило в МБДОУ «Теремок»:
по первому показателю -19,4%;
по второму показателю – 26,3%.
На основании проведенного анализа кадрового документооборота
МБДОУ «Теремок» можно сделать следующие выводы. В целом кадровый
документооборот детском саду организован надлежащим образом.
Практически все необходимые документы присутствуют (отклонение от
61
норматива наличия документов не превышает 1/5 и составляет 19,4%). В
организации приняты важнейшие кадровые документы, в частности,
коллективный договор, что характеризует МБДОУ Новопортовский детский
сад «Теремок» как социально ответственного работодателя. В учреждении
разработаны требуемые в соответствии с ТК РФ кадровые документы, в
частности, трудовые договора, должностные инструкции, правила
внутреннего трудового распорядка, Положение об охране труда, Положение
об оплате труда работников, инструкции по технике безопасности,
Положение о защите персональных данных и др. Важно отметить и такой
положительный факт, что в детском саду разработано Положение об архиве
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок», чем пренебрегают многие
бюджетные организации и, в частности детские сады. Документ в полной
мере соответствует федеральному закону «Об архивном деле в Российской
Федерации».
В организации ежегодно утверждается график отпусков. Все
необходимые данные в личные карточки сотрудников оформляются
правильно, изменения и корректировки вносятся своевременно и в полном
объеме.
Все организационно-правовые и информационно-справочные
кадровые документы детского сада в целом соответствуют требованиям,
изложенным в законодательстве.
Отдельно следует отметить как положительный момент, что в
МБДОУ «Теремок» разработаны абсолютно все документы, связанные с
защитой персональных данных сотрудников. Документы этого блока
составлены в соответствии с законами «О персональных данных», «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации».
Безусловным достоинством организации кадрового документооборота
детского сада является то, что в учреждении внедрена современная
информационная система персональных данных «Кадровый учет» (ИС