2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................... 3
Глава 1. Организация работы с кадровыми документами в учреждениях
бюджетной сферы ................................................................................................... 7
1.1. Кадровая политика и кадровый документооборот в организации ...... 7
1.2. Законодательная и нормативно-методическая регламентация
организации работы с кадровыми документами ........................................ 17
1.3. Специфика организации кадрового документооборота в
бюджетных учреждениях ............................................................................. 27
Глава 2. Анализ кадровой работы и организации кадрового
документооборота в МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» ........ 39
2.1. Характеристика исследуемой организации ......................................... 39
2.2. Анализ кадрового состава МБДОУ Новопортовский детский сад
«Теремок» ....................................................................................................... 49
2.3. Анализ кадровой работы и организации внутреннего кадрового
документооборота ......................................................................................... 53
Глава 3. Совершенствование работы с кадровыми документами в МБДОУ
Новопортовский детский сад «Теремок»............................................................ 65
3.1 Разработка мероприятий, направленных на совершенствование
кадрового документооборота ....................................................................... 65
3.2 Социально-экономическое обоснование предлагаемых
мероприятий ................................................................................................... 71
Заключение ............................................................................................................ 75
Список использованной литературы ................................................................... 78
3
ВВЕДЕНИЕ
Одним из базовых элементов комплексной кадровой работы в любой
организации является кадровый документооборот.
Этим понятием охватывается документооборот, возникающий в
кадровой сфере предприятий и организаций, включающий в себя оформление
и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их
труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени
и т. д.
Кадровый документооборот имеет огромное практическое социальное
значение. Ведение кадрового документооборота позволяет организациям
эффективно решать одновременно несколько ключевых задач:
− документально оформлять трудовые отношения,
− формализовать кадровые процедуры предприятия как работодателя;
− выстраивать стройную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
− четко, полно и последовательно регламентировать
взаимоотношения работника и работодателя;
− создавать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
− эффективно и с экономией усилий разрешать возникающие
трудовые споры
1
.
Актуальность исследования кадрового документооборота организации
определяется тем, что в настоящее время объем документов, создаваемых в
кадровой сфере, является очень массивным. К нему предъявляется целый ряд
требований в действующем законодательстве РФ, и требования эти
нуждаются в точном соблюдении, поскольку кадровая документации имеет
1
Семенихин В.В. Кадровое делопроизводство. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. 594 с.
4
важное социальное значение как для самих организаций, так и для
сотрудников. Однако не во всех организациях кадровый документооборот
является безошибочным. Нередко в практической кадровой работе
допускается нарушение правил кадрового документооборота, что чревато
различными негативными последствиями, вплоть до наложения штрафных
санкций на организации и их должностных лиц. Это определяет
необходимость изучения кадрового документооборота организаций с целью
выявления резервов для его улучшения.
Объектом исследования в работе является кадровый документооборот в
МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок».
Предмет исследования. Совершенствование организации кадрового
документооборота в МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок».
Цель работы – изучить организацию и практическое ведение кадрового
документооборота в МБДОУ Новопортовский детский сад «Теремок» и
разработать мероприятия по его совершенствованию.
Задачи работы:
1) изучить организацию работы с кадровыми документами в
учреждении бюджетной сферы;
2) провести анализ кадровой работы и организации кадрового
документооборота в МБДОУ Новопортовский детский сад
«Теремок»;
3) предложить мероприятия по совершенствованию работы с
кадровыми документами в МБДОУ Новопортовский детский сад
«Теремок».
Методы исследования, использованные в работе: описательный,
нормативный, метод анализа и синтеза, метод анализа документов,
проектировочный.
Степень изученности темы. Отечественным документоведением к
настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в
5
сборниках статей, учебных и методических пособиях. Опубликованные
работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий
(работы Басюка В.С. Делопроизводство в дошкольных образовательных
учреждениях. М.: Владос, 2016. 410 с.; Боргено Я.Я., Кирсановой М.В.
Основы технологии делопроизводства. М.: ИНФРА-М; Новосибирск:
Сибирское соглашение, 2005. 290 c.; Вигера А.М., Дорофеевой О.П., Губской
Е.К. Секретарское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. 330 с.;
Делопроизводство/Басовской Е.Н., Быковой Т.А, Вяловой Л.М. и др. М.:
Академия, 2015. 220 с.; Дураковой И.Б. Управление персоналом: отбор и
найм. Исследование зарубежного опыта. М.: Центр, 2018. 388 с.; Кисельцева
Н.К. Эффективный контракт // Кадровая служба и управление персоналом
предприятии. 2011. № 9. С. 23.; Коул Д. Управление персоналом в
современных организациях. М.: ООО «Вершина», 2013; Особенности
регулирования трудовых отношений в условиях цифровой экономики / Под
ред. Ю.П. Орловского, Д.Л. Кузнецова. М.: КОНТРАКТ, 2018. 152 с.;
Рудавиной Е.Р., Екомасова В.В. Большая книга директора по персоналу.
Спб.: Питер, 2011.; Семенихина В.В. Кадровое делопроизводство. М.:
ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. 594 с.; Цветаева В.М. Управление персоналом.
СПб.: Питер., 2014.; Черепанова В.В. Основы государственной службы и
кадровой политики. М.: ЮНИТИ-Дана, Закон и право, 2015; Шекшни С.В.
Управление персоналом современной организации. М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2017. 290 с.)
Источниковая база. При написании дипломной работы использовались:
Трудовой кодекс Российской Федерации, законодательные и нормативно-
методические документы, справочная, исследовательская, научная
литература, периодические издания, специальная литература и интернет-
источники. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и
учебными пособиями и т.д.
6
Практическая значимость исследования заключается в том, что по мере
изучения теоретического материала законодательной и нормативной базы,
дать действенные рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в конкретной организации.
Структура ВКР. Выпускная квалификационная работа состоит из
введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.
В первой главе представлены теоретические аспекты организации
работы с кадровыми документами, даны основные определения и значение
кадровой политики организации, раскрыта суть работы кадровой службы,
проанализированы законодательные и нормативные акты,
регламентирующие кадровое делопроизводство и работу с кадрами.
Во второй главе дается краткая характеристика организации на базе
которой проводилось исследование, проводится анализ организации работы с
кадровыми документами в организации, подробно изучаются и описываются
все нормативные акты, на основании которых ведется кадровый
документооборот, указываются виды документов, оформляемых при ведении
кадрового делопроизводства, а также приводятся недостатки существующей
системы организации кадровой работы.
В третьей главе раскрываются направления совершенствования
организации работы с кадровыми документами, даются характеристики
данных методов и приводятся положительные моменты от их внедрения и
использования.
В заключении приведены краткие выводы по каждой главе.
7
Глава 1. Организация работы с кадровыми документами в учреждениях
бюджетной сферы
1.1. Кадровая политика и кадровый документооборот в организации
Одна из важнейших составляющих системы управления персоналом, ее
философия, определяющая концептуальные основы работы с кадрами в
организации, все это – кадровая политика организации.
В отличие от других подсистем управления персоналом кадровая
политика определяет генеральную линию и принципиальные установки в
работе с персоналом организации на длительную перспективу, философию и
принципы, реализуемые руководством в отношении человеческих ресурсов.
Кадровая политика формируется руководством организации и
реализуется кадровой службой в процессе выполнения ее сотрудниками
своих функций.
Принципы, методы, правила и нормы в области работы с персоналом
должны быть определенным образом сформулированы, кадровая политика
должна быть зафиксирована в локальных и иных нормативно-правовых актах
компании, например, правилах внутреннего трудового распорядка,
коллективном договоре.
Основными функциями кадровой политики являются
2
:
обоснование методологических принципов работы с персоналом;
определение общих требований к персоналу и расходам на него;
выработка позиций по отдельным направлениям работы с
персоналом (привлечение, перемещение, оценка, увольнение, разрешение
трудовых конфликтов, стимулирование, налаживание социального
партнерства и т.д.);
2
Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. М.: Дело, 2016. С. 76.
8
информационная поддержка управления человеческими
ресурсами;
контроль персонала.
По мнению В.В.Черепанова, кадровая политика объективна по своему
содержанию, поскольку она отражает объективные закономерности развития
реальных кадровых процессов и отношений в организации, формулирует в
виде целей, задач и принципов устойчивые и повторяющиеся в них кадровые
связи-отношения.
В то же время кадровая политика субъективна по своей природе,
методам и технологиям формирования и реализации, поскольку проводится в
жизнь людьми. Механизмы реализации кадровой политики во многом
определяются субъективными факторами – воспитанием, образованием,
образом мышления, традициями, опытом и личными предпочтениями
должностных лиц – руководителей организаций.
Содержание кадровой политики организации всегда в той или иной
мере зависит от интересов собственников бизнеса, воли руководства, а также
от состояния рынка труда, экономической конъюнктуры, региональных
условий хозяйствования, интересов местных, региональных и федеральных
властей, общеэкономических и правовых основ жизнедеятельности компании
в конкретных социально-экономических условиях и т.д.
Все факторы, влияющие на содержание кадровой политики, принято
делить на внутренние и внешние. К внешним факторам влияния относят:
трудовое законодательство, состояние экономической конъюнктуры,
перспективы развития рынка труда, взаимоотношения с профсоюзами.
Внутренними факторами воздействия на содержание кадровой
политики являются: структура и цели организации, технологии работы,
используемые в организации; организационная культура; сложившиеся
9
отношения между работниками; морально-психологический климат в
коллективе; стиль управления; условия труда
3
.
Как внешние, так и внутренние факторы связаны с резервами развития
предприятия.
С позиций содержания кадровой политики принято различать
несколько ее видов:
1) Активная кадровая политика; при ней руководство компании может
не только прогнозировать развитие кризисных ситуаций, но и выделять
средства для воздействия на них. Служба управления персоналом способна
разрабатывать антикризисные программы, проводить анализ ситуации и
вносить коррективы в соответствии с изменением внешних и внутренних
факторов. В активном типе кадровой политики выделяются два подвида:
рациональная (когда кадровая служба располагает средствами как
диагностики персонала, так и прогнозирования кадровой ситуации на
среднесрочный и долгосрочный периоды. В программах развития
организации содержатся краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный
прогнозы потребности в кадрах (качественной и количественной). Кроме
того, составной частью плана является программа кадровой работы с
вариантами ее реализации);
авантюристическая (когда руководство не имеет прогноза
развития ситуации, но стремится влиять на нее. Кадровая служба
предприятия, как правило, не располагает средствами прогнозирования
кадровой ситуации и диагностики персонала, при этом план работы с
персоналом строится на достаточно эмоциональном, слабо
аргументированном, но, может быть, и верном представлении о целях этой
деятельности).
3
Черепанов В.В. Основы государственной службы и кадровой политики. М.: ЮНИТИ-
Дана, Закон и право, 2015. C.438.
10
2) Пассивная; при таком типе кадровой политики у руководства
организации нет программы действий в отношении сотрудников, а кадровая
работа сводится к ликвидации негативных последствий внешних
воздействий. Для подобных организаций характерно отсутствие прогноза
кадровых потребностей, средств деловой оценки работников, системы
диагностики мотивации персонала;
3) Превентивная; она осуществляется в случаях, когда руководство
имеет основания предполагать возможность кризисных ситуаций, есть некие
прогнозы, однако кадровая служба организации не располагает средствами
для влияния на негативную ситуацию;
4) Реактивная; в рамках нее руководство организации, избравшее
данный тип кадровой политики, стремится контролировать показатели,
свидетельствующие о возникновении негативных ситуаций в отношениях с
кадрами (конфликтов, отсутствия достаточно квалифицированной рабочей
силы для решения поставленных задач, отсутствия мотивации к
высокопродуктивному труду). Службы кадров в таких фирмах, как правило,
обладают средствами для выявления подобных ситуаций и принятия
экстренных мер.
В зависимости от ориентации на собственный или на внешний
персонал, от степени открытости по отношению к внешней среде выделяют:
− открытую кадровую политику (организация для удовлетворения
потребности в работниках обращается к внешним источникам, то есть начать
работать в организации можно как с низшей должности, так и на уровне
высшего руководства; так чаще всего происходит в новых компаниях,
стремящихся быстро завоевать рынок, выйти на передовые позиции в
отрасли);
− закрытую кадровую политику (осуществляется, когда компания
ориентирована на включение нового персонала с низшего уровня, а
11
замещение вакантных должностей происходит только из числа сотрудников,
то есть фактически используется собственный кадровый потенциал).
Каждая организация должна стремиться к выработке такого
содержания кадровой политики, которое бы оптимально соответствовало его
целям, задачам деятельности и положению организации на рынке. Этого
возможно добиться, если при формировании кадровой политики учитывать
разнообразные внешние и внутренние факторы, влияющие на нее.
Кадровую политику предприятия обслуживает внутренний кадровый
документооборот.
Документооборот в целом – это «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки»
4
.
Кадровый документооборот – более узкое понятие, описывающее
собой один из видов документооборота, существующих на современном
предприятии.
Кадровый документооборот (или документооборот в сфере кадров) -
это оформление и движение документов, фиксирующих данные о
сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование
графика рабочего времени и т. д.
5
Осуществление кадрового документооборота позволяет организации
эффективно решать сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
4
Семенихин В.В. Кадровое делопроизводство. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. С.38.
5
Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля [Электронный ресурс]. Режим доступа:
https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html.