4"
"
!"#$%&'()$
*+$#$()$
5
,-'+'. /0. 1$"%$2)3"-4$2"#"-"5)6$73'8. "%5'()9':)8. 3'#%"+"5".
#"3;4$(2""<"%"2'
8
1.1%Понятие%и%значение%документооборота
8
1.2% Информационная% характеристика% и% классификация% кадровой%
документации
18
1.3%Организация%кадровой%деятельности
26
,-'+'. =0. >('-)9. ). ":$(3'. 3'#%"+"5". #"3;4$(2""<"%"2'. ('.
?%)4$%$. 4;():)?'-@("5". 3'9$(("5". "<A$"<%'9"+'2$-@("5".
;6%$&#$()8.BC"+"72%"$+73'8.7%$#(88.D3"-'E
35
2.1.% Общая% характеристика% МКОУ% «Новостроевская% средняя%
школа»%Палласовского%муниципального%района%Волгоградской%области
35
2.2.% Анализ% кадрового% документооборота% МКОУ% «Новостро евская%
средняя% школа»% Палласовского%муниципального% района%Волгоградской%
области
46
,-'+'. F0. G$3"4$(#':)). ?". 7"+$%D$(72+"+'()H. 3'#%"+"5".
#"3;4$(2""<"%"2'. +. IJKL. BC"+"72%"$+73'8. 7%$#(88. D3"-'E.
M'--'7"+73"5".4;():)?'-@("5".%'N"('.*"-5"5%'#73"N."<-'72)
57
3.1.% Пути% совершенствования% кадрового% документооборота% в%
МКОУ% «Новостро евская% средняя% школа»% Палласовского%
муниципального%района%Волгоградской%области
57
3.2.% Оценка% экономической% эффективности% предложенных%
мероприятий
60
O'3-H6$()$
65
P)2$%'2;%'
69
M%)-"&$()8
73
5"
"
Введение
Актуальность0 темы0 исследования0 выпускной0 ква лификационной0
работы.! Для! управления! предприятием! требуется! создание! определенных!
документов! управлен ия.! Отсутствие! со ответствующих! документов! не!
позволяет!решить!проблемы!планирования!и!формирован ия!финансирования,!
отчетности,!бухгалтерского!учета!и,!в!целом,!производственного!процесса.
Работа! с! документами! предполагает! соблюдение! соответствия!
нормативным! актам! Российской! Федерации.! B! Гражданский! код екс! и!
Tрудовой!кодекс ! Российской!Федерации,!ГOCT!Р!6.30-230!предусматривают!
правила!формирования!документов.
B! н астоящее! время! до кумент! выполняет! очень! важные! функции:!
социальные,! правовые,! функции! исторического! источника,! учета,!
управлен ческие,!коммуникативные,!информационные.!Kроме!того,!документ!
является!средством!управлени я.
Эффективность! предприятий,! в! основном,! зависит! от! его! пер сонала.!
Наличие!ответственных,!исполнительных!и!квалифицированных!сотрудников!
определяет!успех!предприятия!независимо!от!вида!его!деятельности.
Этот! факт! свидетельствует! о! необходимости! знать! основы! кадрового!
документа! оборота! любым! руководителем! предприятия.! Кадровый!
документооборот! -! это! информация,! записанная! на! материа льном! носителе!
(имеющая!юридическую!силу),!часто!служит!главным!доказательством!факта!
деятельности!предприятия.
Объектом0исследования!является!МКОУ!«Новостроевская!СШ».
Предметом0 исследования! является! организация! кадрового!
документооборота!в!МКОУ!«Новостроевская!СШ».
Цель0 дипломной0 ра боты:! теоретико-методологическо е! исследование!
кадрового! документооборота! и! разработка! рекомендаций! по!
совершенствованию!организации!кадрового!документооборота!в!учреждении!
МКОУ!«Новостр оевская!СШ»
6"
"
Исходя'из'поставленной'цели,'заявленного'предмета'и'объекта'работы'
определим'следующий'круг'задач%настоящего%исследования:
1. Изучить'понятие'и'значение'документооборота'организации;
2. Рассмотреть'классификация'кадровой'документации;
3. Ознакомиться' с' организацией' кадровой' деятельности' на'
предприятии;
4. Ознакомиться'с'деятельностью'МКОУ'«Новостроевская'СШ»;
5. Рассмотреть' систему' кадрового' документооборота' в' МКОУ'
«Новостро евская'СШ»;
6. Ознакомиться' с' системой' электронного' документооборота' в'
учреждении
7. Определить' недостатки' организации' кадрового' документооборота'
МКОУ'«Новостр оевская'СШ»;
8. Разработать' мероприятия' по' совершенствованию' кадрового'
документооборота'в'МКОУ'«Новостроевская'СШ».
Теоретической% и% методологическо й% основой% исследования'
послужили' труды' отечественных' и' зарубежных' ученых' и' практиков' таких,'
как:' Андреева' В.' И.,' Анисимов' В.' М.,' Басаков' М.' И.,' Бондарева' Т.' Н.,'
Борискин'В.'В.,'Демин'Ю.'М.,'Захаркина'О.'И.,'Кирсанова'М.'В.,'Кузнецов'И.'
Н.,'Ленкевич'Л.'А.,'Рогожин'М.'Ю.'Сагиян,'С.,Янкович,'Ш.'А.
Информационная% база:' законодательные' и' нормативно-правовые'
акты,' документы' компании,' статистическая' отчетность,' данные' первичного'
учета'исследуемого'учреждения,'результаты'наблюдений'и'бесед.
Структура% дипломной% ра боты' включает' введение,' основную' часть,'
состоящую'из'трех'глав,'заключения,'списка'литературы'и'приложений.
В'первой'главе'будет'рассмотрена'теоретико-методологические'аспекты'
организации'кадрового'документооборота'предприятия.'
Во' второй' главе' дипломного' проекта' дана' характеристика' МКОУ'
«Новостро евская' СШ»,' представлена' организационная' структура,' проведен'
7"
"
анализ& состояния& кад ров& школы,& рассмотрена& система& кадрового&
документооборота&учреждения.
В& третьей& главе& приводятся& основные& рекомендации,& которые& можно&
сделать&по&результатам&проведенного&исследования&по&разным&направлениям:&
в& главе& формулированы& направления& совершенствования& кадрового&
документооборота&предприятия.
B&заключении&подводятся&основные&итоги&настоящего&исследования.
Практическая+ значимость+ исследования& состоит& в& возможности&
использования& разработанных& в& третьей& главе& рекомендаций& по&
совершенствованию& кадрово го& документооборота& МКОУ& «Новостроевская&
СШ».& Результаты& исследований& в& виде& предложений& и& конкретных&
разработанных& документов& проходят& процесс& согласования& и& внедрения& в&
работу&образовательного &учреждения.&
8"
"
Глава%1.%Теоретико-методологическая%организация%кадрового%
документооборота
1.1%Понятие%и%значение%документооборота
B" 20" –е" годы" в" делопроизводстве" возникло" понятие"
«документооборот »." B" своих" публикациях" Д." Д." Покровского," П." М."
Керженцев" сформулировали" основные" понятия" организации" оборота"
документов," изложили" основные" правила" рациональной" организации"
движения" документов" –" технологию" распределение" документов" по"
исполнителям," методику" сокращения" времени" нахождения" документа" в"
разных" инстанциях" и" правила" отправки" документов" непосредственно"
подрядчику,"регламентацию"подписания."
B" 1931" году" была" разработана" инструкция" «Общие" правила"
документации" и" документооборота»," в" которой" были" изложены"
унифицированные" принципы" организации" документооборота." Также" в" ней"
была" изложена" методика" работы" с" документ ацией" и" документооборотом,"
правила" приема," сортировки," доставки," выполнения," контроля" отправки"
документов,"т."е."все"этапы"обработки"документов."
Единообразное" понимание" документооборота" как" «перемещение"
документов" в" организации" с" момента" их" создания" или" получения" до"
завершения"исполнения"или"отправки»"было"установлено"в"1970"и "1983"годы"
в" государственном" стандарте" «Единая" государственная" система" учета»."
Утвержденная"в"1988"году"в" ГОСТе " Р"51141"«Делопроизводство"и"архивное"
дело." Термины" и" определения»" дано" понятие" «документооборота»," как"
«перемещение" документов" в" о рганизации" с" момента" их" создания" или"
получения"до"завершения"или"отправки».
Документооборот" -" это" перемещение" документов" с" момента" их"
получения" или" создания" до" завершения" исполнения," отправка" их" адресату"
или"на"хранение.
9"
"
!" #$$%&'%#%&((" )" $*+',-," ./0#%&$&0&1(2" &" 3$4.,'5%$$*$6$%'"
3$4.,'5%$&7" ,$85$" &93':(%;" 3$4.,'5%$$*$6$%" 4$546'%5$<$" :(=07" #',;(7"
3$:85$#%5$<$" :(=07" #%6.4%.65$<$" >$360?3':'5(@7" ./6'83'5(@7" $6<05$&"
&:0#%(7" <$#.306#%&0A" B$#:'" (#%'/'5(@" #6$40" 2605'5(@" 40839C" 3$4.,'5%"
055.:(6.'%#@" (" .5(/%$80'%#@A" D0?5(=0" ,'83." $*+'4%0,(" 3$4.,'5%$$*$6$%0"
?04:E/0'%#@"&"3:(5'">6$C3'55$<$">.%(7"F%0>02"$*60*$%4("3$4.,'5%0"("#6$ 402"
'<$">$#:'3.EG'<$"2605'5(@A
H.G'#%&.EG('" 5$6,0%(&59'" 04%9" (" #%0 5306%97" &" %$," /(#:'"
IJ$#.3 06#%&'550@" #(#%',0" 3$4.,'5%0=($55$<$" $*'#>'/'5(@" .>60&:'5(@K"
LJHMNOP7" $#5$&0559'" 50" >60<,0%(/'#4(2" #$$*608'5(@27" 60##,0%6(&0E%" &"
40/'#%&'" $*+'4%0" 6'<.:(6$&05(@" %$:;4$" 3$4.,'5%$$*$6$%" $6<05(?0=((" 404"
&'#;" (7" #$$%&'%#%&'55$7" >$%$4" &2$3@G(27" &5.%6'55(2" (" (#2$3 @G(2"
3$4.,'5%$&A
B$3" $6<05(?0=('C" $*$6$%0" 3$4.,'5%$&" >$5(,0'%)@" .>$6@3$/'55$'"
3&(8'5('" 3$4.,'5%$&7" #$?305592" &" >6$='##'" 60*$%9" #$ $%&'%#%&.EG(2"
3$:85$#%592":(=A
H:'3.'%" $%,'%(%;7" /%$" 3:@" >'6','G'5(@" 3$4.,'5%$&" #'<$35@" 1(6$4$"
(#>$:;?.E%#@
1
Q
%603(=($559'" #6'3#%&0" L>$/%07" &" %$," /(#:'" $ *9/50@7" 0&(0" ("
#>'=(0:(?(6$&0550@7"3$#%0&40"4.6;'6$,7"%':'R$57"R04#PS
F:'4%6$559'"L&">'6&.E"$/'6'3;"F:'4%6$550@">$/%0"T-UVWX7"0"%048'"
%'4#%$&9'" #$$*G'5(@7" $%>60&:'559'" #$%$&9,(" #6'3#%&0,(" (" #6'3#%&0,("
>'6#$50:;5$<$"603($&9?$&0PA
Y04(," $*60?$,7" '#:(" 3$" 5'30&5'<$" &6','5(" &" >.*:(40=(@2" >$" 3':."
>6$(?&$3#%&." *9:$" >6(5@%$" 60?3':@%;" %603(=($559C" (" F:'4%6$559C"
3$4.,'5%$$*$6$%"36.<"$%"36.<07"%'>'6;",$85$"<$&$6(%;"$">$@&:'5(("5$&$<$7"
#$&6','55$<$" %(>0" 3$4.,'5%$$*$6$%07" #$/'%0@" :./1('" 40/'#%&0"
""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
"
1
B$ 85(4$ &0" ZA[A" B604%( 4.," >$" >6'3,'%." \M$4.,'5%97" 4$66'#>$53'5=(@" (" 3':$>6$(?&$3#%&$\.-
[AQ"]?30%':;#4(C"='5%6"I^403',(@K7"_`a_A"b HAcd
10#
#
традиционной*офисной*работы*с*современными*технологиями*для*создания,*
обработки*и*передачи*документов*в*пункт*назначения.
Основой*традиционного*документооборота,*которое*доминировало*во*
всех*последних*десятилетиях,*были*так*называемые*«бумажные»*технологии,*
которые*включали*распространение*бумажных*документов.
Эти* документы* (из-за* отставания* новых* тенденций* в* н аучно-
техническом* прогрессе)* в* большинстве* российских* офисов* все* также*
продолжали* создаваться* старым* способом,* то* есть* с* помощью* печатных*
машин,*допотопных*множителей*и*самой*обычной*почтовой*доставкой.
Однако* с* середины* 1990-х* годов* традиционный* д окументооборот*
постепенно* начал* терять* свою* многовековую* позицию,* уступив* место*
электронному*документообороту.
Основой* последнего* (по* определению)* являются* так* называемые*
электронные* документы,* созд анные* и* передаваемые* от* пользователя*
пользователю* с* использованием* электронных* технологий* на* основе*
использования* компьютерного * офисного* оборудования,* безбумажных*
(машинных,* магнитных* и* других)* носителей,* беспроводных* (электронно-
сетевых),*современной*печатн ых*и*расходных*материалов.
И* сейчас* в* российском* делопроизводстве* все* еще* используются*
разные* виды* документооборота* с* преобладанием* электронного* на* крупных*
Российских*предприятиях.
Традиционное* управление* документами* сохраняет* свои* позиции* в*
некоторых* конкретных* областях* офисной* работы,* в* частности,* когда* речь*
заход ит*о*конфиденциальных*документах*(документы*на*которые*ограничен*
круг*пользо вателей).
Таким* образом,* современный* документооборот* организации* следует*
рассматривать* как* смешанный* поток* документов,* основанный* на*
приоритетном* использовании* электронных* технологий* для* работы* с*
документами.
11"
"
!"#$%&'%%( ")'*+*%,-( +,"( &"./0%',1( "21+'"( #")&*3,#4( #( 5"0"673(
#"89%0%''1:(,%:'"$";<+%#.<:(#9 %&#,8(="9;,%:'<.*-(0*,%9<*$"8(< (,>(&>?-(*(<:(
5%9%&*+*-("29*2",.*(<(: 9*'%'<%("#/6%#,8$43,#4( .*.(8(@$%.,9"''"A-(,*.( <(8(
2/0*B'"A(C"90%>
D"89%0%''"%( /59*8$%' <%( &"./0 %',""2"9","0( 59%&59<4,<4(
C"90<9/%,#4( 8( 9%)/$7,*,%( "9;*'<)"8*''";"( E#$<4'<4F( ,9%:( '% )*8<#<01:(
<'C"90*G<"''1:( 5","."8-( .","91%( E5%9%0%6*3,F( 8'/,9%''<%( &"./0%',1-(
8:"& 46<%(&"./0%',1(<(<#:"&46<%(&"./0%',1
2
>
H"./0%',""2"9",( <$<( 5"94&".( 5%9%0%6%'<4( &"./0%',"8( 8(
"9;*'<)*G<<(0"B'"(9*)&%$<,7('*(#$%&/36<%(@,*51I
J>(!%9%#1$.*(&"./0%',"8-(5"$/+%''1:("9;*'<)*G<%A>
K>( !9%&8*9<,%$7'"%( 9*##0",9%'<%( &"./0%',"8( #$/B2"A(
&%$"59"<)8"&#,8*>
L>(M*G<"'*$7'"%(5%9%0%6%'<%(&"./0%',"8(8'/,9<("9;*'<)*G<<>
N>(O29*2",.*(815"$'%''1:(<(",59*8$%''1:(&"./0%',"8>
!9<(*'*$<)%("2"9",*(&"./0%',"8("2P%.,"0(<##$%&"8*'<4(0"B%,(21,7I
&"./0%',-(
&"./0%',"5",".-(
,%:'"$";<+%#.<A(59"G%##(&"./0%',<9"8*'<4>(
O#'"8'10( "2P%.,"0( 59<( *'*$<)%( &"./0%',""2"9",*( #+<,*3,( 5",".(
&"./0%',"8>
H"./0%',"5",".( -( @,"( 5",".( &"./0%',"8-( G<9./$<9/36<:( 0%B&/(
,"+.*0<( "29*2",.<( <( #")&*'<4( <'C"90*G<<( =0%B&/( 9/."8"&<,%$40<(
"9;*'<)*G<<( <( #,9/.,/9'1:( 5"&9*)&%$%'<A-( #5%G<*$<#,*0<?( <( ,"+.<(
,%:'<+%#."A( "29*2",.<( &"./0%',"8I( @.#5%&<G<4-( #%.9%,*9<*,-( .*'G%$49<4-(
."5<9"8*$7'*4(#$/B2*(<(,>(&>
Q*(.*B&"0(5 9%&59<4,<<(81&%$43,(#$%&/36<%(5",".<(&"./0%',"8I
""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
"
2
" D"$";/2( O>( !>( H%$"59"<)8"&#,8"I( #"#,*8$%'<%-( 9%&*.,<9"8*'<%( <( "29*2",.*( &"./0%',"8. R S>:
O0%;*-T-(KUJ2. RD>VL"
12#
#
поток%входящей%документации,%который%состоит%из%по ступающих%
документов%в%организацию.
Входящий% документ% -% д окумент,% который% получает% организация.% Из%
большого% количе ства% входящих% документов% выходят% со ответствующие%
исходящие.%Эти%документы%должны%быть%отправлены%в%определенные%сроки.%
Сроки% устанавливаются% определенными% законодательными% актами,%
инструкциями% по % делопроизводству,% они% предписывают% то% или% иное% время%
ответа% на% соответствующий% вводный% документ.% Эти% сроки% в% большинстве%
случаев%указываются%в%водных%документах
3
.
поток%внутренней%документации,%который%состоит%из%документов,%
создаваемых% внутри% предприятия.% Эти% докумен ты% не% предназначены% к%
выходу%за%его%пределы;
Внутренний%документ%является%официальным%документом,%который%не%
выходит% за% рамки% организации,% которая% ее% подготовила.% Эти% д окументы%
используются%для%организации%работы%учреждения%(организации),%поскольку%
они% обеспечивают% целевые% задачи% управления% в% рамках% одной%организации.%
Внутренние% документы% включают% организационно-правовые,%
организационно-распорядительные% документы.% Независимую% группу%
внутреннего% документооборота% составляют% п ротоколы% и% акты,% документы%
планирования%и%отчетности,%документы%по%учету%материальных%и%денежных%
средств,% оборудо вание,% внутренняя% официальная% корреспонденция% (отчеты,%
пояснительные%записки),%личного%состава%и%т.%д.
Не% все% вн утренние% документы% проходят% через% канцелярию,% а% только%
переписка% с% крупными% структурными% подразделениями% организации%
(особенно% если% они% территориально% разнесены)% и% приказы% руководителя%
организации.% Внутренние% документы,% порождающие% исходящие% документы,%
также%проходят%через%канцелярию.
##########################################################
#
3
Плохих%Ю.В.,%Давыдова%Л.П.,%Мальцева%И.Е.%Электронный%докуме нтооборот:%сущность,%проблемы%
//% Инновационные% технологии% в% науке% и% образовании.% Сборник% статей% победителей% IV% Международной%
научно-практической%конференции:%в%3% ч.%2017.%Издательство:%"Наука%и%Просвещение"%– Пенза. – С.%78-81
13#
#
поток%исходящей%документ ации,%который%состоит%из%документов,%
предназначенных%для%отправки%в%другие%организации.
Исходящий% документ% -% официальный% документ,% отправленный% из%
учреждения.%Большое%количество%исходящих%документов%является%ответом%на%
вход ящие% д окументы.% Некоторые% исходящие% документы% подготавливаются%
сотрудниками% предприятия% на% основе% внутренней% документации.% А% для%
подготовки% некоторых% исходящих% документов% сотруд нику% организации%
потребуется%поступление%входящего%документа%(например,%запросы%в%другие%
организации).
Работу% с% исходящими% до кументами% можно% представить% следующим%
образом: %
1.% Руководитель% дает% поручение% исполнителю% на% разработку%
документа.%
2.%Исполнитель%разрабатывает%проект%документа.
3.% Заинтересованные% должностные% лица% поправляют% содержание%
проекта%документа.
4.%Уполномоченное%лицо%исправляет%документ.
5.%Проверяется%правильность%составления.
6.%Подпись%и%утверждение%документа%руководителем%организации.
7.%Регистрация,%упаковка,%рассылка%документа.
Характеристика% потока% документов% происходит% по% следующим%
параметрам:
содержание%или%функциональная%принадлежность%документов;
структура ;
режим%или%периодичность;
направление;
количество%документов%в%документообороте.
Содержание% потока% документов% характеризуется% составом%
включенных% в% него% документов% и% составом% информации,% содержащейся% в%
этих%документах.