54#
#
Такая% динамика% связана% с% финансовым% кризисом% в% стране,% в% МКОУ%
«Новостро евская% СШ».% Следствием% этого% стало% большое% количе ство%
увольнений% по% собственному% желанию,% что% повлияло% на% возросшее%
количе ство%приказов%о%расторжении%т рудового%договора,%приказов%о%переводе%
на%другую%работу%(рисунок%16)%и%уменьшение%количества%приказов%о%приеме%
на%работу%(рисунок%15).
#
Рисунок!15.!Динамика+подготовки+приказов+о+приеме+на+работу+
МКОУ+«Новостроевская+СШ»+за+2016&2018!гг.!
#
Рисунок!16.!Динамика+подготовки+приказов+о+переводе+на+
другую+работу+МКОУ+«Новостроевская+СШ»+за+2016&2018!гг.!
Из% графика% 15% мы% видим,% что% в% 2016% г.% было% издано% наименьшее%
количе ство%приказов%по%приему%сотруд нико в%на%работу,%это%можно%объяснить%
низким% уровнем% оплаты% труда,% и% нежеланием% молод ежи% идти% работать% в%
школу.%
Рост%количества%приказов%о%расторжении%трудовых%договоро в%в%2017-
0 10 20 30
2016
2017
2018
19
25
24
Количество%
приказов%о%приеме%
на%работу%
0 10 20 30 40
2016
2017
2018
14#
32#
34#
Количество%
приказов%о%
переводе%на%
другую%%%работу
55"
"
2018%гг.,%свидетельствует%о%наступлении%финансового%кризиса%(рисунок%17).
"
Рисунок!17.!Динамика+подготовки+приказов+о+расторжении+
трудового+договора+МКОУ+«Новостроевская+СШ»+за+2016&2018!гг.!
Приказы%о%взыскании%издаются,%но%их%количество%незначительно,%что%
свидетельствует% о% высокой% дисциплине% на% работе% и% добросовестном%
отношении%сотрудников%к%своей%%работе%(рисуно к%18).
"
Рисунок+18.!Динамика+подготовки+приказов+о+взыскании+МКОУ+
«Новостроевская+СШ»+за+2016&2018!гг.!
Вместе%с%тем,%по казатели,%представленные% на%рис.%19,%показывают,%что%
в%кадровой%политике%учреждения%моральное%и%материальное%стимулирование%
персонала% не% является% приоритетным.% Из% общего% числа% р аботающих%
ежегодно%поощряется%немного,%лишь%порядка%18%человек.
0 10 20 30
2016
2017
2018
13"
15"
22"
Количество%
приказов%о%
расторжении%
трудового%договора%
0 2 4 6 8
2016
2017
2018
5"
2"
7"
Количество%
приказов%о%
взыскании%с%
работника
56#
#
#
Рисунок!19.!Динамика+подготовки+приказов+о+поощрении+
работников+МКОУ+«Новостроевская+СШ»+за+2016&2018!гг.!
Таким& образом,& документооборот& отд ела& кадров& МКОУ&
«Новостро евская& СШ»& является& в& определенной& мере& отражением& процесса&
управлен ия&учреждением,&а&приведенные&в&данном&параграфе&материалы&еще&
раз&показывают&насколько&тесно& связаны&технологические,&экономические&и&
делопроизводственные&процессы .
0 5 10 15 20 25
2016
2017
2018
12
21
23
Количество&
приказов&на&
поощрение&
работника
57#
#
Глава%3.%Рекомендации%по%совершенствованию%кадрового%
документооборота%в%МКОУ%«Новостроевская%средняя%школа»%
Палласовского%муниципального%района%Волгоградской%области
3.1%Пути%совершенствования%кадрового%документооборота%в%
МКОУ%«Новостроевская%средняя%школа»%Палласовского%
муниципального%района%Волгоградской%области
Проведенный* анализ* организации* кадрового* документооборота* в*
МКОУ*«Новостроевская*СШ»*позволяет*сделать*ряд*выводов*об*имеющихся*
недост атках*в*делопроизводстве*учреждения*(таблица*8):
Таблица'8"
Основные'проблемы'и'недостатки'организации'кадрового'
документооборота'предприятия"МКОУ'«Новостроевская'СШ»"
Недостатки'организации'кадрового'
документооборота"
Направления'их'решения"
Отсутствие( положения( об( экспертной(
комиссии!
Разработать(регламент!
Отсутствие( электронной( подписи( при(
пересылке(документов!
Внедрить(в(работу(ЭЦП!
Недостатки( организации( системы(
делопроизводства:!
приказы( по( личному( составу(
регистрируются( с( приказами( по(
основной(деятельности;!
отсутствует(номенклатура(дела;!
наблюдается( нарушение( правил(
оформления(и(подготовки(документов.!
Устранить(недостатки!
Устаревшая( система( электронного(
документооборота!
Внедрить( электронный( документо"
оборот(на(базе(«1(С(Предприятие»!
Рассмотрим* выявленные* недостатки* организации* системы* кадрового*
документооборота*поподробнее:
1. В* результ ате* анализа* системы* документационного* обеспечения*
управлен ия* МКОУ* «Новостроевская* СШ»* было* выявлено* отсутствие*
положения*об*экспертной*комиссии.
В*связи*с*тем,*что*МКОУ*«Новостр оевская*СШ»*создала*комиссию*по*
проведению* экспертизы* ценности* документа,* необходимо* разработать*
положение,*которая*будет*регулировать*ее*деятельно сть.
Цель* п роведения* эксп ертизы* избавить* структурные* подразделения*
58#
#
учреждения* малоценных* документов* содержащих* повторяющуюся* или*
поглощенную* информацию.* Такие* документы* могут* б ыть* выявлены* при*
подготовке* заголовков* при* систематизации* дел* ст руктурными*
подразделениями.
В*обобщенной*форме*задачи*экспертизы*ценности*документов*можно*
представить*в*следующем*виде:
обработка* документов* политического,* экономического,* научного*
и* культурного* значения* для* их* последующей* передачи* в* государственные*
архивы*Российской*Федерации*для*постоянного*хранения;
выбо р*для*временного*хранения*документов;
распределение* на* уничтожение* документов,* которые* не* имеют*
научной*ценности*и*утратили*практическую*ценность;
установка*или*изменение*условий*хранения*документов.*
Документы* оцениваются* на* основе* принципов* историзма,*
последовательности* целостности.* Критерии* оценки* документов* -* это* их*
происхождение,*содержание*и*внешние*особенности.
2.* Отсутствие* электронной* подписи* при * отправке* документов.* Это*
является* негативным* фактором* в* деятельности* кадровой* службы ,* который*
необходимо*исправить.*
Как* уже* упоминалось* выше,* в* общении* между* контрагентами*
документооборот* чаще* всего* происходит* на* бумажном* носителе* или* с*
помощью*электронной*почты.*Все*отношения*МКОУ*«Новостро евская*СШ»*
с* вешними* контрагентами,* как* правило,* связаны* с* финансовыми* и* иными*
имущественными* р исками.* Поэтому* для* безопасности* своих* интересов*
учреждению,* необходимо* официально* удостоверить* содержание*
передаваемых* по* электронной* почте* документов,* т.е.* электронно*
подписывать*документ*уполномоченным*на*это*лицом,*указывая*дату*и*время*
отправления* или* получения.* Это* будет* являться* существенным*
доказательством*при*возникновении*спора*в*суде.
3.* Существующий* порядок* организации* делопроизводства* МКОУ*
59#
#
!"#$#%&'# ($%)*+,-./,#01*2*(&,'+2#3,4(2#%&*&)#$5
6, 78'(92(4::, 4(, %# 01;2*(&%+, <#'+2#), #=#'31(4:+, :, '(>:%&' *?::,
2#)73(4&#$, @<': )*AB, <#, 1:84#37, %#%&*$7, '(>:%&':'7;&%+, %, <':)*A*3:, <#,
#%4#$4#C,2(+&(1D4#%&:E5,F#)73(4&B,4(,<#2 G:&B,$,2(1*5,-#&'724:):,$47&':,
78'(92(4:+, 21+, <('(<:%):,:%<#1DA7;&, 2$*,&:<*, 2#)73(4&#$, H, 2#)1*24B(, :,
%179(04B(, A*<:%):5, I24*)#, %179(04*+, A*<:%)*, 4(, $J#2:&, $, #=:?:*1D47;,
)1*%%:=:)*?:;K, 4#, G:'#)#, :%<#1DA7(&%+, %#&'724:)*3:, 21+, #0L(4:+5, -,
<#3#LD;,4((,'*0#&4:):,78'(92(4:+,<('(2*;&,:4=#'3*?:;,2'7>,2'7>75,M,%,
<#3#LD;, 2#)1*24#C, A*<:%):, 4*8*1D4:):, <#2'*A2(1(4:C, :4=#'3:'7;&,
'7)#$#2:&(1+, 78'(92(4:+, #, 8'(A$B8*C4BJ, %:&7*?:+JK, 4*'7G(4:+J, <'*$:1,
'*0#&B, : , &5, 25, N&:, 2$*, 2#)73(4&*, <#, %$# (37, %#2('9*4:;, :, 2:A*C47,
:2(4&:84BK,:,O&#,4(,<'(2%&*$1+(&%+,$#A3#94B3,$$(2(4:(,$,7<'*$1(48(%)7;,
<'*)&:)7, (L(, #24#># , $:2*, 2#)73(4&#$, &#>#, 9(, ? (1($#>#, 4*A4*8(4:+K, 8&#, :,
2#)1*24*+,A*<:%)*5
6%(, O&:, 4(2#%&*&):, 4(#0J#2:3#, 7%&'*4:&DK, <#%)#1D)7, D)#,
7<#'+2#8(44BC, <#&#), 2#)73(4&#$, 3#9(&, <'(2#%&*$1+&D, %$#($'(3(447;, :,
<#147;, :4=#'3*?:;, 21+, <':4+&:+, <'*$:1D4BJ, '(G(4:C, :, 7%&'*4(4:+,
$#A3#94#%&:,<#&(':,2#)73(4&#$,:,:4=#'3*?::5
P5,Q%<#1DA7(&,7%&*'($G7;,%:%&(37,O1()&'#44#>#,2#)73(4&##0#'#&*5
R*), 3B, #&3(&:1:, $BG(K, SRIT, !"#$#%&'#($%)*+, -./, 4(#0J#2:3#,
:%<#1DA#$*&D, O1()&' #44#-?:='#$7;, <#2<:%D5, "#, <':, %7L(%&$7;L(C, $,
78'(92(4::,%:%&(3(,2#)73(4&##0#'#&*K,:%<#1DA#$*4:(,O1()&'#44#,?:='#$#C,
<#2<:%:,4(,$# A3#94#5,
U*), )*), :%<#1DA#$*4:(, ?:='#$#C, <#2<:%:, &'(07(&K, 8�B, 2#)73(4&,
#%&*$*1%+, 4(:A3(44B3, <#%1(, <#2<:%*4:+, NVW5, W# O%, :%< #1DA#$*4:(,
*$*&:8(%):, #04#$1+(3BJ, <#1(C, $, 2#)73(4&(K, &*):J, )*), 2*&*, <(8*&:,
2#)73(4&*K,'*%<#1#9(4:(,=*C1*,2#)73(4& *,$,=*C1#$#C,%:%&(3(K,:3+,=*C1*,:,
&5, 25K, 4(2#<7%&:3#K, <#%)#1D)7, *$*&:8(%)#(, #04#$1(4:(, <#1+, :A3(4:&%+,
=*C1,2#)73(4&*,:K,&*):3,#0'*A#3K,%2(1*(&,NVW,4(2(C%&$:&(1D4#C5
R'#3(,&#>#K,7)*A*4: (, :3(4:,:,3(%&#<#1#9(4:+, =*C1*,@<7&D,), =*C17E,
60#
#
имеет% смысл% только% тогда,% когда% документ% хранится% на% уровне% файловой%
системы.% МКОУ% «Новостроевская% СШ»% необходим% переход% к%
полнотекстовым% автоматизированным% системам% делопроизводства% (СЭД),% в%
которых% документы% х ранятся% внутри% системы% и% доступ% к% документу%
возможен%только%через%саму%СЭД,%где%указать%имя%файла%уже%не%возможно.
Для%совершенствования%и%автоматизации%кадрового%документооборота%
МКОУ% «Ново строевская% СШ»% рекомендуется% ввести% автоматизированную%
систему% управления% –% «1С:% Зарплата% и% кадры% государственного% учреждения%
8».
Программа%«1С:%Зарплата%и%кадры%государственного%учреждения%8»%–%
система,% которая% поможет% решить% проблемы,% связанные% с% учетом% кадров% в%
учреждении,%перемещением%кадрового %состава,%как%по%организации%в%целом,%
так% и% внутри% отделов.% С% помощью% данной% системы% можно% получить%
необходимую% и% полную% информацию% о% количе ственном% и% качественном%
составе% сотрудников% учреждения.% Это% повысит% качество% учёта% и% поможет%
создать% оптима льную% базу% для% планирования% и% организации% работы% с%
кадрами.% Использование% данной% программы% позволит% определить%
потребность% в% кадрах,% подготовить,% пер еподготовить% и% повысить%
квалификацию%сотрудников%и%т.д.
Современные% разработки% предназначены% д ля% автоматизации% всех%
функций%уп равления,%связанных%с%персоналом%организации.%
Планирование% кадровой% работы% в% условиях% «1С:% Зарплата% и% кадры%
государственного% учреждения% 8»% требует% создания% соответствующих%
нормативов,% методов% расчетов,% разработки% различных% классификаций%
перспективных% моделей% специалистов% и% руководителей,% а% также%
совершенствования% требований% к% личности% и% рабочему% месту% работника,%
формы%отбора,%обучения%и%размещения%кадров.
Автоматизированная%система%«1С:%Зарплата%и%кадры%государственного%
учреждения%8»%позволяет%разработать%состав%вводимой%исходной%информации%
по%кадрам,%состав%и%система%кодирования%классификаторов%по%кадрам,%состав%
61#
#
и"формы"входящих"и"исходящих"документов,"технологические"схемы"сбора,"
регистрации,"передачи"и"получения"информации,"мероприятия"по"внедрению"
системы"в"эксплуатацию"отдела.
Основная"задача"внедрения"автоматизированной"системы"1С:"Зарплата"
и"кадры"государственного"учреждения"8»"заключаться"в"автоматизации"таких"
ведущих"операций"как:
планирование"потребности"в"кадрах;
обучен ие"и"переподготовка,"повышение" квалификации"персонала,"
их"распределение,"структурные"подразделениям;
централизованный" учет" руководящего" состава," специалистов,"
высококвалифицированных"сотрудников;
учет"молодых"специалистов;
анализ"состава,"движения"и"текучести"кадров;
контроль"за"деятельностью"кадровой "службы.
Программа" «1С:" Зарплата" и" кадры" государственного" учреждения" 8»"
станет"полезной"всем"работникам"учреждения"без"исключения:
Руководители"учреждения"будут"иметь"полный"контроль"над"тем,"
что" происходит," задать" ст руктуру" учреждения," проанализировать" кадровый"
состав," принять" управленческие" решения" на" основе" полной" и" точной"
информации.
Отдел" кадров" получат" ценный" инструмен т" для" автоматизации"
рутинных"задач,"включая"проведение"анкетирования"и"подготовки"отчетности"
на"работников"с"различными"условиями"отбора"и"сортировки.
Сотрудники" отдела" будут" уверены," что" в" любой" момент" смогут"
быстро"получить"требуемые"справки,"информацию"о"своем" отпуске," данные"
персонифицированного"счета"в"Пенсионном"фонде"и"т."д.
Таким" образом," рекомендуемая" программа" для" совершенствования"
кадровой"системы"документооборота"позволит:
о птимизировать"работу"сотрудников"отдела"кадров;
62#
#
!"#$"%&'( ")*+!*,&'-( ."+'/!0"+'-( & ( ) 1+'2"'/( !"&+34(
0*")5".&6"7"(."3/6*0'48
/+&%&'-( 3"0'2"%-( 0 4.( !24$&%-0"+'-9( ":"26%*0&;( &( 5240*0&*6((
."3/6*0'"$8
" )*+!*,&'-(3"0:&.*0<&4%-0"+'-(&0:"264<&&=(3"'"24;(+".*2>&'+;(
$((."3/6*0'45(?!*2+"04%-015(.40015(24)"'0&3"$@8
" )*+!*,&'-( )1+'21A( ."3/6*0'4%-01A( ")"2"'( +"( $+*6&(
!".24#.*%*0&;6&(/,2*>.*0&;8
:"26&2"$4'-( 24)"'0 &346( "'.*%4( 34.2"$( 24#%&,01*( "',*'1( +(
6&0&64%-016&(#4'24'46&($2*6*0&(&('2/.48
+. *%4'-( 24)"'/( +"'2/.0&3"$( "'.*%4( 34.2"$( +"$2*6*00"A=(
!2":*++&"04%-0"A(&(!2"./3'&$0"AB
3.2.$Оценка$экономической$эффективности$предложенных$мероприятий
C4&)"%**( "!'&64%-016( 2 *D*0&*6( "2740<&&( 34.2"$"7"(
E%*3'2"00"7"( ."3/6*0'"")"2"'4=( 3"'"2"*( ")*+!*,&$4%"( )1 ( /!24$%*0&*(
&0:"264<&"0016&( !"'"346&( &( ."3/6*0' 46&( "'.*%4( 34.2"$( E'"(
&+!"%-#"$40&*(/,2*>.*0&*6(!2"724661(FGHI(J2*.!2&;'&*K=(+""'$*'+'$*00"(
&( 34.2"$1A( ."3/6*0'"")"2"'( >*%4'*%-0"( $*+'&( 04( E'"A( >*( !%4':"26*( FGHI(
L42!%4'4( &( 34.21( 7"+/.42+'$*00"7"( /,2*>.*0&;( MK=( ,'"( !"#$"%&'(
"+/N*+'$%;'-( <*%1A( 2;.( ."!"%0&'*%-01A( :/03<&AB( O4004;( !2"724664(
24++,&'404( .%;( $+*7"( /,2*>.*0&;( &( !2*.04#04,*04( .%;( +%">0"A( +5*61(
&0:"264<&"0015(!"'" 3"$B
P4++6"'2&6( E::*3'&$0"+'-( $0*.2*0&;( !2"724661( FGHI( L42!%4'4( &(
34.21(7"+/.42+'$*00"7"(/,2*>.*0&;(MKB
J2*>.*($+*7"=(&+!"%-#"$40&*(!2"724661(E3"0"6&'($2*6;(&(!"$1D4*'(
!2"&#$".&'*%-0"+'-('2/.4(34.2"$"7"(24)"'0&34B
Q'4( !2"724664( 6">*'( #04,&'*%-0"( !"$1+&'-( +3"2"+'-( &(
E::*3'&$0"+'-( 24)"'1( 34.2"$"A( +%/>)1( !2&( $1!"%0*0&&( 2/'&0015(
"!*24<&AI
63#
#
1)#составление#приказов#по#личному#составу;
2)# разработка# штатно го# расписания,# а# также# формирование#
дополнительных#отчетов.
В# среднем,# на# работу# с# итоговой# отчетность# (формирование#
стандартных#отчетов,#отчетов#по#движению#сотрудников#за#год,#статистика#об#
организации# в# целом,# расчет# среднесписочной# численно сти# работников# и# т.#
д.)# у# сотрудников# кадровой# службы# займет# 86# часов.# Программа# «1С:#
Зарплата# и# кадры# государственного# учреждения# 8»# выполнит# все# эти#
операции#течение#20#часов.
Разница:#86#-#20#=#60#часов.
Увеличении#скорости#и#качества#работы:#86:20#=#4,3#раза.
Эффект#от#использования#данной#программы#особенно#высок#для:
подразделения#с#численностью# более#15-30#человек.#Как#показала#
практика,# если# численность# работников# в# организации# достигла# этой#
отметки,# то# использование# программы# Про грамма# «1С:# Зарплата# и# кадры#
государственного# учреждения# 8»# позволяет# экономить# время# сотрудников#
отдела# кадров# за# счет# автоматизации# документооборота# и # быстроты# поиска#
нужной#информации;
для#организации#с#высоким#притоком#(оттока)#кадров,#поскольку#
в#этом#случае#нагрузка#на#отдел#кадров#значительно#возрастает,#и#внедрение#
программы# поможет# суще ственно# снизить# эту# нагрузку,# что# поможет#
сотрудникам# кадровой# службы# в# кратчайшие# сроки# оформить# все#
необходимые# д окументы,# а# работнику# как# можно# быстрее# приступить# к#
работе.#Поскольку#в#МКОУ#«Новостроевская#СШ»#оборот#достиг#уровня#8%,#
то#реализация#данной#программы#становится#вполне#приемлемой.
Автоматизация#документооборота#включает#следующие#затраты:
1.# Оплата# труда# сотрудников# отдела# кадра# с# отчислениями# на#
социальные#нужды;
2.#Затраты#на#электроэнергию;
3.Затраты##на#амортизацию#и#текущий#ремонт#оборудования.