14#
#
Структура' докумен тооборота' описывается' признаками,' согласно'
которым'может'быть'выполнена'классификация' документов'и'их'индексация,'
формируется' система' научного' справочного' аппарата' по' документ ам'
организации.' В' значительной' степени' структура' потоков' документов'
соответствует'функциональному'и'це левому'назначению'его'документов.
Режим' или' периодично сть' потока' документов' определяется'
изменением'времени'его'информационной'загрузки.'Такие'изменения'обычно'
связаны' с' циклическим' характером' планирования' и' обобщения' работы,'
сезонного'сокращения'деловой' активности,' политической' и' управленческой'
деятельности,'внутренних'ритмов'работы'организации.
Направление' пото ка' документов' зависит' от' содержания' конкретной'
технологической' связи' обработки' документов:' зарегистрированных' и'
незарегистрированных' документов,' документов,' по' которым' выполняется' и'
не' выполняется' контроль' службой' ДОУ' и' т.' д.' Направление' потока'
документов' также' зависит' от' метода' оценки' и' удостоверения' документов,'
которые'составляют' этот'поток:' согласование,'утверждение,'ознакомление'и'
другие.
Количество' документов' в' документообороте' это' количеством'
документов'(оригиналов'и'ко пий),'которые'участвуют'в'документопотоке.'
Количество'документов'во'всех'потоках'-'это'объем'документооборота'
организации.
Объем' документооборота' -' это' количество' документов,' полученных'
предприятием'и'созданных'им'в'течение'определенного'периода'времени.
Величина'документооборота'необходима'для'того'чтобы
4
:
рассчитать'необходимое'количество'канцелярских'работников;
рассчитать' эффективность' применения' средств' механизации' и'
автоматизации'делопроизводства;
определить' рабочую' нагрузку' персонала' офиса,' включая'
секретаря'руководителя'и'секретаря'структурного'подразделения.
##########################################################
#
4
Демин'Ю.'М.'Делопроизводство:'подготовка'служебных'документов.'– СПб.:'Питер,'2009. – С.123
15#
#
В"целом"объем"документооборота"показывает"рабочую"нагрузку"всего"
административного"аппарата,"так"как"все"его"сотрудники"должны"иметь"дело"
с"документами.
При" расчете" документооборота" рекомендуется" отдельно" учитывать"
документы" и" их" копии," выражая" это" число" по" доле," где" числитель" -" это"
количе ство" обработанных" документов" в" организации," а" знаменатель" -"
количе ство"копий."Например,"10814/15375.
Подсчет" обычно" осуществляется" в" регистрационных" формах"
вход ящих," внутренних" (обычно" по" типу)" и" исходящих" документов." Следует"
иметь" в" виду," что" в" большинстве" организаций," как" правило," учитывается"
только" количество" зарегистрированных" входящих"д окументов,"а" документы,"
которые" не" подлежат" регистрации," редко" учитываются," хотя" их" число"
значительно" превышает" количество" зарегистрированных" документов."
Внутренние"документы"также"не"всегда"регист рируются."Например,"отчеты"и"
пояснительные" записки," справки" и" т." д." И" поэтому" их" число" сложно"
рассчитать" точно." Кроме" того," теперь" горазд о" проще" сделать" копию"
документов."Копировальные"аппараты"находятся"во"многих"отделах,"и"копии,"
естественно," не" принимаются" во" внимание." Поэтому" с" большой" долей"
уверенности" можно" сказать," что" вездесущая" информация" о" количестве"
документов" для" о рганизации" недооценивается," поскольку" методика" учета"
документов"не"совершенна.
Необходимость" исследования" потока" документов" предприятия"
объясняется:"
повышением"эффективности"уп равленческой"деятельности;
ускорением"движения"документов"на"пред приятии;
уменьшением"трудоемкости"обработки"документов.
Для" того" что" бы" п роанализировать" и" зафиксировать" движение"
документа"необходимо"вести"оперограммы"и"маршрутно"технические"карты."
Они"являют ся"отражателями"операций,"которые"выполняются"с" документами,"
определяют"их "исполнителей"и"порядок" выполнения"операций. "В"маршрутно-
16#
#
техническую+ карту+ добавляют+ время,+ затраченное+ на+ приготовление+
документа+ и+ материальные+ расходы,+ которые+ потрачены+ на+ каждой+
инстанции+ прохождения+ документа.+ Кроме+ того+ для+ наглядного+
представления,+ быстрого + изучения+ порядка+ составления+ и+ обработки+
отдельных+ документов+ могут+ использоваться+ другие+ методы,+ такие+ как+
технологические+ цепочки,+ графики,+ схемы,+ документограммы+ и+ т.д.+ При+
необходимости+ могут+ т акже+ применяться+ более+ сложные+ методы+ обработки+
собранной+информации,+например,+создание+информационных+моделей.
Рассмотрев+результаты+анализа+ структуры+потока+документов,+теперь+
перейдем+к+оптимизации+потока+документов,+рационализируя+его.
Основным+ результатом+ работы+ отдела+ входящей+ и+ исходящей+
документации+ являются+ отчеты,+ которые+ о на+ п редоставляет+ руководству+
предприятия+ о+ документообороте+ организации.+ Отчеты+ можно+ разделить+ на+
две+большие+группы:
Оперативные.+Они+составляются+ либо+ ежедневно,+либо+ еженедельно.+
Их+ основная+ цель+ -+ получить+ объективн ую+ картину+ и нформации+ для+
оперативного+управления.
Аналитические.+ Они+ используются+ для+ анализа+ общей+ картины+
документооборота+ на+ пр едприятии.+ Типичные+ периоды+ составления+ отчета+
этой+группы+-+месяц,+квартал,+полгода+и+год.
Рассмотрим+основные+отчеты,+то+есть+те,+которые+присутствуют+почти+
в+каждом+офисе.
Оперативные+отчеты.
Целью+ этого+ вида+ отчетов+ является+ получение+ информации+ для+
оперативного+управления+предприятием.+Они+составляются+на+разный+период+
-+от+одного+дня+до+недели.+Их+основным+содержанием+является+список+работ,+
которые+ будут+ завершены+ в+ ближайшем+ будущем.+ Получателями+ отчетов+
являются+ исполнители+ и+ руководящий+ состав+ предприятием.+ Отчеты+ могут+
быть+обобщенными+и+индивидуальными.
17#
#
!"#$%$#&'()"*+,-./0.,-,1.-,2%-#,3'4-.*5,-."-2670+26,8,8-9:0 .0";$$,
#-(<"-2."-=-,($;'>
?%-#"*+, -./0., :30#2.'%(60., 2-4-+, 2:$2-8, 903-:3$6.$+5, 8-.-3*0,
"'@-#6.26,%,:3-;0220,A'%03B0"$6,%,.0/0"$0,-:30#0(0""-=-,:03$-#',%3090"$,
C-", 9-<0., 4 *.), :-#0(0", "', -.#0()"*0, :-#3'A#0(*, :-, 3'A"*9, -2"-%'"$69D>,
?%-#"*0, -./0.*, :30#2.'%(6E.26, 3&8-%-# 2.%&, :30#:3$6.$6, $($, 3&8-%-#2.%&,
8'";0(63$$,#(6,-470=-,8- ".3-(6,A',:3-;022-9,#0(-:3-$A%-#2.%'>
!"#$%$#&'()"*0, -./0.*, :30#"'A"'/0"*, "0:-230#2.%0" "-, #(6,
$2:-("$.0(6,$($,8-".3-($3&E70=-,($;'>, F3$,3'229-.30"$$,-./0.-%, -"$, "0,
=3&::$3&E.26, C.-, 02.)5, : -, 2&.$5, -./0.*, 9-=&., 4*.), 90")B05, 02($,
$2:-()A-%'.),2:0;$'()"*+,G$().3D>
H'<#*+,-:03';$-""*+,-./0.,$900.,G$().35,-:30#0(6E7$+,$".03%'(,
%3090"$5,%,.0/0"$0,8-.-3-=-,%*:-("60.26,3'4-.'>,?-#03<'"$0,1.-=-,G$().3',
:-907'0.26,%,A'=-(-%-8,-./0.'>,I$:$/"*9$,:3$903'9$,.'8$@,-./0.-%,9-=&.,
4*.)J
5
K'%03B'E7$026,3'4-.*,:-,$2:-("$.0(69
?%-#"*+,-./0.,:-,:-#3'A#0(0"$69,-3='"$A';$$
?%-#"*+,-./0.,:-,8-".3'=0".'9
$,.>#>
L"'($.$/028$0,-./0.*
L"'($.$/028$0, -./0.*, 2-#03<'.,$"G-39';$E, -, :3-#0('""-+, 3'4-.0>,
M-.6,2&702.%&E.,#-%-()"-,2.'"#'3."*0,G-39*,-./0.-%5,8'<#'6,-3='"$A';$6,
9-<0., A'@-.0.), $90.), 2-42.%0""*0, G-39*, -./0.-%, C%8(E/'6, 9'.3$;&D>, N.$,
-./0.*,$2:-()A&E.26,#(6,:('"$3-%'"$6,3'4-.*,-3='"$A';$$,%,4&#&7095,#(6,
1(090".', '"'($A', 2:$28', :30#:3$6.$+-8-".3'=0".-%, $, .>, #>, L"'($.$/028$0,
-./0.*,9-=&.,4*.),-:&4($8-%'"*,# (6,-.#0()"*@,2.3&8.&3"*@,:-#3'A#0(0"$+,
-3='"$A';$$>, O./0.*, #-(<"*, #'.), :30#2.'%(0"$0, -, 3'4-.0, :30#:3$6.$6, "',
-:30#0(0""*+, :03$-#, %3090"$>, F-1.-9&, "&<" -, %%02.$, :'3'90.3, -, %3096,
##########################################################
#
5
#P"8-%$/,Q>,L>,R0(-:3 -$A%-#2.%-,%,8'#3-%-+,2(&<40. S T>J,UV!I!-WLV5,XYZ[>,S ?>Z\Y#
18#
#
анализа& -& в& фильтр& отчета.& Можно& указать& либо& произвольный& временной&
интервал,&либо&фиксированный&и&понятный&временной&интерва л:
За&месяц&(указывается&месяц&и&год,&по&умолчанию&текущий).
За&квартал&(по&умолчанию&текущий&квартал).
За&год&(по&умолчанию&текущий &год).
Аналитические&отчеты&отно сительно&редки.&Часто&они &составляются&в&
отдельном&издании&и&распространяются&по&всей&организации.&В&связи&с&этим,&
они& предъявляют& высокие& требования& к& качеству& ди зайна.& В& целом,& они&
должны& включать& фи рменные& логотипы,& эмблемы& и& другие& графические&
символы.&Приведем&пример&таких&отчетов:
Исполненные&документы&по&исполнителям
Исполненные&документы&по&контрагентам
Исполненные&документы&по&номенклатуре
Таким& образом,& документооборот& -& это& перемещение& документов& в&
организации.& Управление& документами& делится& на& определенные& этапы:&
обработка&документов,&полученных&организацией,&их&передача&исполнителям,&
отправка& исполняемых& документов.& Поэтому& рабочий& процесс& основан& на&
работе&с&входящими&и&исходящими&документами .
1.2$Информационная$характеристика$и$классификация$кадровой$
документации
Кадровая& документация& –& это& набор& документов,& которые&
регламентируют&трудовые&и&связанные&с&ними&отношения&между&раб отником&
и&работодателем.
Любому& работодателю,& осуществляющему& свою& деятельность&
необходимо& знать& правила& оформления,& ведения& и& хранения& кадровой&
документации.
Существуют& типовые& стандарты& ведения& документации & на& персонал.&
Это&связано&с&тем,&что&кадровая&документация& играет&важную&роль&в&жизни&
19#
#
каждого' человека.' Труд,' который' сопровождающий' человека' всю' жи знь,'
является' основой' для' приема' на' определенную' должность,' расчета' пенсии,'
наград' и' т.' д.' От' профессиональной' работы' сотрудников' отдела' кадров'
зависит' многое.' Кадровая' документация' носят' социальный' характер.' Эти'
документы'подлежат'проверки'органами'Федеральной'инспекции'труда.
Значение'кадровой'документации'заключается'в'том,'что'
6
:
документы' кадровой' службы' играют' важную' роль' в' жизни'
люд ей,'они''носителем'социальной'информации;
документы' отдела' кадров' являются' инструментом,' который'
регулирует ' отношения' работника' и' работодателя,' предавая' им' законную'
силу;
кадровая' документация' выполняет' защитную' функцию.' Она'
защищает'интересы,'как'работника,'так'и'работодателя.
Таким' образом,' кадровое' делопроизводство' -' это ' отрасль'
деятельности,' документирующая' трудовые' отношения.' В' документации'
отдела'кадров'содержится'информация'о'н аличии'и'перемещении'персонала,'
в'результате'все'операции'отдела'кадров'документируются.
Весь' сост ав' докуме нтации' отдела' кадров,' который' должен' быть'
доступ ен' индивидуальному' предпринимателю,' трудно' определить.' Как' и ' в'
случае,' когда' работодатель' является' юридическим' лицом,' окончательный'
список' кадровых' до кументов' зависит' от' многих' факторов:' объема'
деятельности,' ме стоположения,' условий' труда' и' даже' от' желания'
работодателя.
В'то'же'время'есть'кадровые'документы,'которые'обязательно'должны'
быть' у' работодателя.' Обязательное' присутствие' некоторых' из' этих'
документов'прямо'определено'в'Трудовом'кодекс е.'Например,'необходимость'
трудового'договора'с'работниками'предусмотрена'в' статьях'56' и'67'ТК' РФ,'
внесение'записи'в'трудовую'книжку'в'статье'66'ТК'РФ,'Правила'внутреннего'
трудового' распорядка' предусмотрены' статьей' 189' ТК' РФ.' Создание' или'
##########################################################
#
6
#Янкович'Ш.'А.'Делопр оизводство'в'кадровой'службе. – М.:'ЮНИТИ-ЛАН,'2016.'– С.68#
20#
#
ведение& других& документов& отдела& кадров& может& быть& о беспечено& другими&
законами& и/или& нормативными& актами,& например:& ФЗ& «О& персональных&
данных».
Внутренние&документы&организации,&делят&на&шесть&групп
7
:
1. локальные&нормативные&акты;
2. распорядительные&документы;
3. документы,&подтверждающие&трудовую&деятельность&работника;
4. информационно-расчетные&документы;
5. официальная&внутренняя&переписка;
6. журналы&(книги)&учета&и&регистрации&документов.
Все&эти&документы&утверждаются&и&вводятся&в&действие&по-разному.
Теперь&рассмотрим&каждую&группу&документов&более&подробно.
Ло кальные& нормативные& документы& содержат& общие& принципы&
функционирования& учреждения.& В& н их& установлен& режим& работы& и& отдыха&
сотрудников,& их& должностные& обязанности,& систему& о платы& труда& и&
премирования,&основные&права&и&обязанности&сторон&трудового&договора.
Эти& документы& разрабатываются& в& соответствии& с& д ействующим&
трудовым&законодательством&и&не&должны&противоречить&им.
Трудовое& законодательство& не& дает& четкого& определения& локальному&
нормативному& акту& организации,& поэтому& есть& вопросы& п рин адлежности&
организационных&распорядительных&документов&к&нормативным&актам.
Подчеркнем&основные&о собенности&локального&нормативного&акта:
Во-первых&-&это&документ,&принятый&работодателем.
Во-вторых&–&локальный&нормативный& акт&содержит&нормы&трудового&
права.
В-третьих& -& это& документ,& содержащий& нормативные& правила,& и& он&
предназначен& для& многократного& использования& и & обязательный& для&
неопределенного& круга& лиц.& То& есть,& документ& не& предназначен& лично& для&
какого-нибудь& сотрудника.& Документ& распространяется& на& всех& сотрудни ков&
##########################################################
#
7
Стенюков&М.В.&Документы.&Делопро изво дство. – М.:&Москва, 2016. – С.68
21#
#
!"#$%&'$(&&) &*&) %$) !+",-,*,%%./) 0$123) 1!2".-%&4!5) !"#$%&'$(&&6)
.4$'$%%78)5)-!4.9,%2,:
;"&4$'7) "$<!2!-$2,*=) 5) !2%!>,%&&) 1!2".-%&4!5) =5*=/21=)
+"$5!+"&9,%&2,*3%79&) -!4.9,%2$9&) &) %,) !2%!1=21=) 4) *! 4$*3%79)
%!"9$2&5%79)$42$9:
?$4&9)!<"$'!96)*!4$*3%7,)%!"9$2&5%7,)$427)9!#.2)<723)!+",-,*,%7)
4$4) %!"9$2&5%7,) $427) "$<!2!-$2,*=6) 5) 4!2!"78) 1!-,"@$21=) +"$5&*$)
+!5,-,%&=6)!<='$2,*3%7,)-*=)%,!#"$%&0,%%!#!)0&1*$)*&()&)+",-%$'%$0,%%7,)
-*=)+!52!"%!#!)&1+!*3'!5$%&=:
A) 2!) @,) 5",9=) 8!2,*!13) <7) !<"$2&23) 5%&9$%&,) %$) !<='$%%!123)
"$<!2!-$2,*=) &9,23) -".#&,) !"#$%&'$(&!%%!) "$1+!"=-&2,*3%7,) %!"9$2&5%7,)
-!4.9,%27:
B)2$4&9)!<='$2,*3%79)-!4.9,%2$9)5)+,"5./)!0,",-3)!2%!1=21=
8
C
1. >2$2%!,)"$1+&1$%&,D
2. #"$E&4&)!2+.14!5D
3. 2$<,*=).0,2$)"$<!0,#!)5",9,%&D
4. +"&4$'7)!<).25,"@-,%&&)"$10,2%!#!)*&124$D
5. +"&4$'7)"$<!2!-$2,*=C
!)+"&,9,)"$<!2%&4$)%$)"$<!2.)FE!"9$)G)?-H)&)G)?-H$I6
!)+,",5!-,)"$<!2%&4$ )%$)-".#./)"$<!2.)FE!"9$)G)?-J)&)G)?-J$I6
!)+",-!12$5*,%&&)!2+.14$)"$<!2%&4.)FE!"9$))G?-K)&)G)?-K$ID
!) +",4"$L,%&&) F"$12!"@,%&&I) 2".-!5!#!) -!#!5!"$) 1) "$<!2%&4!9)
F.5!*3%,%&&I)FE!"9$)G)?-M)&)G)?-M$I6
!) %$+"$5*,%&&) "$<!2%&4$)5) 4!9$%-&"!54.) FE!"9$) G) ?-N)&) G) ?-
N$I6
!)+!!L",%&&)"$<!2%&4$)FE!"9$)G)?-HH)&)G)?-HH$I6
&)-".#&,)+"&4$'7:
##########################################################
#
8
O2,%/4!5)P:A:)Q!4.9,%27:)Q,*!+"! &'5! -125!. R P:C)P!145$, 2016. R O:HNS
22"
"
Обязанность+ придерживаться+ требованиям,+ которые+ установлены+ в+
локальных+нормативных+актах,+распространяется+не+только+на+работника,+но+
и+на+руководителя+организации.
Ло кальные+акты+предприятия,+можно+разделить+на+следующие+типы:
акты,+которые+должны+быть+обязательными+в+организации;
акты,+наличие+которых+на+предприятии+не+обязательно.
Кроме+того,+локальные+нормативные+акты+отличаются+процедурой+их+
утверждения.
Отдельные+ нормативные+ акты+ должны+ быть+ утверждены+ с+ учетом+
мнения+профсоюзного+органа+организации.
Другие+ локальные+ нормативные+ акты+ руководитель+ организации+
может+утверждать+самостоятельно.
Ло кальные+ акты+ не+ имеют+ стандартных+ форм.+ Условия,+ указанные+ в+
локальном+ акте+ конкретной+ организации,+ являют ся+ индивидуальными,+
которые+ работодатель+ может+ изменить+ в+ соответствии+ со+ своими+
требованиями.+ Поэтому+ нет+ универсальных+ форм,+ кото рые+ могли+ бы+
применяться+любыми+работодателями.
К+ группе+ распорядительных+ документов+ относят+ приказы+ и+
распоряжения+руководи теля.
Распоряжения+делятся+на+две+отдельные+группы:
Первая+ группа+ включает+ приказы+ п о+ основной+ деятельности+
предприятия+ (по+ вопросам+ производства,+ об+ утверждении+ в+ организации+
штатного+расписания,+инструкции+по+кадровой+работе,+инструкции++о+порядке+
проведения+аттест ации);
Вторая+ группа+ это+ приказы+ по+ личному+ составу+ (на+ п рием,+
увольнение,+ перевод+ на+ другую+ работу,+ отпуск,+ о+ премировании+ и+
дисциплинарных+взысканиях).
К+ документам,+ подтверждающим,+ трудовую+ деятельность+ сотрудни ка+
относят:
трудовую+книжку;
23#
#
трудовой(договор;
справки(о(трудовой(деятельности;
копии(приказо в(о(приеме(на(работу(и(увольнении(работника.
Информационно-расчетные( документы( используются( кадровой(
службой( для( учета( персональных( данных( сотрудников,( для( того( чтобы(
установить(информацию,(связанную(с(трудовой(деятельностью(работника.(В(
группу(информационно-расчетных(документов(входят:
личные(карточки(работников;
штатное(расписание;
графики(отпусков;
табеля(учета(рабочего (времени,
графики(сменности,
личные(дела(на(сотрудников.
Форма(большинства(этих(документов(также(унифицирована.
Для( того( что( бы( задокументировать( все( решения( сотрудники( отдела(
кадров( используют( внутреннею( документацию.( Например,( руководитель(
отдела,( желая( наказать( подчиненного( за( прогулы,( требует( от( него(
пояснительной( записки.( А( затем( обращается( к( директору( организации( с(
докладной(запиской,(в(которой(просит(привлечь(виновного(к(дисциплинарной(
ответственности.
Если( руководитель( отдела( хочет( поощри ть( своего( работника,( он(
направляет(директору(учреждения(представление(о(поощрении.(
Также( внутренняя( служебн ая( переписка( используются( для( общения(
руководителя(со(своими(подчинёнными,(или(между(сотрудниками.
Все( документы( отдела( кадров( регистрируются( журналах.( Правильно(
зарегистрированный( документ( обладает( юридической( силой.( Документу(
должен(быть(присвоен(определенный(номер(с(отметкой(о(дате(регистрации.(
Некоторые( формы( регистрационных( книг( должны( соответствовать(
стандарту,(а(другие(формы(разрабатываются(самой(организацией.