84
документа после его подписания. При помощи ЭЦП можно подписать любую
версию документа. После подписания сохраняется информация о работнике,
который подписал (время и дата подписания).
В системе Директум существуют два вида ЭЦП:
- визирующая;
- утверждающая.
Визирующая подпись показывает, что подписывающий руководитель
ознакомился с документом, т.е. завизировал его.
Утверждающая подпись ставится ограниченным кругом лиц, и
показывает окончательное утверждение документа. Утверждающей подписью в
ОАО «Гомсельмаш» пользуются руководители структурных подразделений,
заместители, заместители генерального директора по функциям. Любая
подпись (визирующая или утверждающая), на любой версии документа,
защищает документ от его изменения.
Система Директум позволяем хранить документы в электронном виде как
в базе данных SQL-сервера, так и в файловых хранилищах.
В системе Директум предоставляются различные возможности для
поиска документов в электронном виде. Общий поиск документов позволяет
искать документы, задания, задачи, папки по одним и тем же критериям поиска.
С помощью системы можно создавать отчеты. Их формируют по спискам
пользователей, по подразделениям, по фильтру «Выполнено», «В работе»,
«Завершена».
Выводы по главе 2.
Из вышеописанного по главе 2 можно сделать выводы, что
документооборот – это поток документов, который является неотъемлемым
звеном деятельности любого предприятия.
Рассматривая документооборот по потокам за последние три года с 2014
по 2016гг., можно сказать, что он растет, это видно из расчетов,
предоставленных в таблице и, следовательно, деятельность предприятия тоже
растет.
85
С внедрением системы электронного документооборота DIRECTUM на
предприятии ОАО «Гомсельмаш» выполняются следующие задачи:
- простота создания документа по шаблону;
- оперативное отслеживание движения документа по маршруту на всех
уровнях;
- документы, находящиеся в хранилищах, можно связывать между собой,
что позволяет в дальнейшем, получить быстрый доступ к документам по одной
теме;
- появилась возможность оперативного поиска документов прошлых
периодов;
- история работы с задачей или заданием, позволяет отображать действия
всех пользователей.
Проведя анализ и оценку кадрового документооборота в ОАО
«Гомсельмаш» во второй главе, в третьей главе выявим недостатки и
разработаем рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота.
86
ГЛАВА 3
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОАО «ГОМСЕЛЬМАШ»
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации ОАО «Гомсельмаш»
В данной главе рассмотрим недостатки организации кадрового
документооборота.
Как показывает анализ системы документационного обеспечения ОАО
«Гомсельмаш» существует ряд недостатков, которые определяют главные
направления улучшения документооборота.
Ряд недостатков можно представить в виде таблицы.
Таблица 3.1 Недостатки документооборота ОАО «Гомсельмаш» и
пути их решения
№
п/п
Недостатки документооборота в ОАО
«Гомсельмаш»
Пути решения
1.
Отсутствие положения о постоянно действующей
экспертной комиссии
Положение
2.
Отсутствие электронной подписи при отправке
документов
ЭЦП
Рассмотрим данную таблицу подробнее.
Первый недостаток – отсутствие положения о постоянно действующей
экспертной комиссии. Создана комиссия в ОАО «Гомсельмаш» экспертной
комиссии, а положение не разработано. Необходимо положение, разработать,
которое регламентирует деятельность комиссии.
Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору
на хранение документов постоянного хранения, по личному составу,
документов и дел, сроки временного хранения которых истекли.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
87
1. Документы обрабатываются для последующей передачи их на
хранение в «Государственный архив Гомельской области».
2. Документы отбираются на временное хранение, которые не
представляют научно-исторической ценности, но сохраняют практическое
значение.
3. Уничтожение документов, которые не имеют научной ценности и
потерявших практическое значение.
4. Устанавливаются и изменяются сроки хранения документов.
Документы оцениваются на основании основ историзма и целостности.
Аспектами оценки документов считаются их происхождение, оглавление и
внешние особенности.
Второй недостаток – отсутствие электронно-цифровой подписи.
Как уже писалось выше, что документооборот в ОАО «Гомсельмаш»
производится не на бумаге, а в электронном виде. Обмен информацией
осуществляется по средствам системы электронного документооборота
DIRECTUM и имеет юридическое значение: согласование приказа о приеме на
работу, увольнение с предприятия, перевод на другое место работы и т.д.
Также на предприятии, конечно же, имеются финансовые документы,
например, выставление требований на оплату, связанные с финансовыми и
другими рисками. В этих случаях необходимо ЭЦП.
В целях защиты и обеспечения безопасности предприятия официально
необходимо утвердить содержание документа, который передается в системе
электронного документооборота, а также факт подписания уполномоченным
лицом, время и дату направления документов и тем самым обеспечивает
доказательство при возникновении спора в суде.
Далее дадим рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота ОАО «Гомсельмаш».
88
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ОАО «Гомсельмаш»
В результате выявленных недостатков мной разработаны следующие
мероприятия:
1. Устранение отсутствия положения о постоянно действующей
экспертной комиссии.
В результате работы ЭК создаются 3 группы документов с разными
сроками хранения:
1. постоянного срока хранения;
2. долговременного хранения (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет).
Основной документ, который регламентирует деятельность комиссии по
проведению экспертизы ценности документов – это положение о постоянно
действующей экспертной комиссии.
Положение состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. В данном разделе дается описание состава ЭК,
кто утверждает ее и чем руководствуется экспертная комиссия в своей
деятельности.
2. Функции экспертной комиссии. Здесь указываются основные
функции работы комиссии.
3. Права экспертной комиссии. Данный раздел указывает, на что
имеет права экспертная комиссия.
4. Взаимоотношения. Связи. ЭК выполняет возложенные на нее
функции вместе со структурными подразделениями.
На данном предприятии положение о постоянно действующей
экспертной комиссии должно разрабатываться отделом документации и
хозяйственной деятельности ОАО «Гомсельмаш». Положение утверждается
генеральным директором ОАО «Гомсельмаш».
В процессе работы ЭК должны решаться две основные задачи:
89
1. Для хранения обязаны отбираться ценные документы, а также
документы с длительными сроками хранения, которые имеют очень долгое
практическое значение. Срок таких документов свыше 10 лет хранения.
2. К уничтожению относятся документы с истекшим сроком хранения
или малоценные документы, которые потеряли сове практическое и
информационное значение.
2. Внедрение электронной подписи при пересылке документов в
другие организации.
Это мероприятие важно для конфиденциальности и целостности
пересылки документов.
Конфиденциальность информации – это значит, что информация
доступна только определенному кругу лиц, которые имеют к ней доступ. Под
степень конфиденциальности подразумевается некая установленная
характеристика, т.е. на документах может выражаться словами СОВЕРШЕННО
СЕКРЕТНО, ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП) и т.д. Данная
характеристика определяется владельцем данной информации. Все зависит от
информации, которая не подлежит огласке, определена определенному кругу
лиц. Следовательно, информация, передаваемая в информационных системах,
должна иметь высокую степень конфиденциальности.
Под целостностью информации подразумевается своевременный ввод
достоверной информации в информационные системы.
ЭЦП является реквизитом электронного документа, которая указывает на
целостность, подлинность и сохранности информации. ЭЦП выполняет ряд
функций:
- подтверждает, что лицо, которое подписывает электронный документ,
оно это делает осознанно;
- подтверждает, что именно это лицо подписало электронный документ;
- подписывающее лицо не имеет возможности отказаться от ЭЦП.
Общая суть ЭЦП заключается в следующем: есть криптографическая
хэш-функция (короткая строка символов), она шифруется закрытым ключом
90
владельца – в результате получается подпись документа, и документ считается
подлинным и подписанным.
При заключении договоров, подпись ответственного лица ставится
обязательно на документе, преследуя несколько целей: гарантируется
подлинность письма путем сравнения подписи с имеющимся образцом и
авторство документа. Данные требования показывают свойства подписи:
- подпись аутентична, т.е. она принадлежит подписывающему лицу;
- не подделываемая подпись показывает, что имеется доказательство о
том, что автограф, стоящий на документе принадлежит автору;
- подпись непереносима, т.е. ее нельзя перенести на другой документ;
- лицо, которое владеет образцом подписи, может сказать о том, что
документ подписан владельцем подписи.
В современном мире развитие бумажного документооборота и средств
электронных платежей не представляется возможным без доказательств
целостности и подлинности документов. Этим средством является ЭЦП, в
которой сохраняются обычные свойства подписи
Выводы по главе 3.
В главе 3 были выявлены недостатки и разработаны рекомендации по их
устранению.
Недостатками являются:
1. Отсутствие положения о постоянно действующей экспертной
комиссии;
2. Отсутствие электронной подписи при отправке документов.
Если говорить об экспертной комиссии ОАО «Гомсельмаш», то создана
комиссия для проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору
на хранение документов. Разработано положение, которое регламентирует
деятельность экспертной комиссии. Данное положение будет разрабатываться
отделом документации и хозяйственной деятельности ОАО «Гомсельмаш»,
утверждается приказом генерального директора ОАО «Гомсельмаш».
91
Если говорить об отсутствии электронной подписи, то здесь необходимо
внедрение технологии создания эффективных средств криптографической
защиты информации, которая решает задачи конфиденциальности, это
позволяет предприятию не только ускорить работу документооборота, но и
избежать утечки информации.
92
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проблема улучшения документооборота считается одной из самых
важных в современном документоведении. Большинство недостатков связаны с
некачественной организацией документооборота в документационном
обеспечении управления (ДОУ).
В начале выпускной квалификационной работы была поставлена цель –
изучить теоретико-методологические исследования и разработать
рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота ОАО «Гомсельмаш». Эта цель выполнена.
В данной работе был рассмотрен кадровый документооборот ОАО
«Гомсельмаш» и проведен анализ, из которого можно сделать вывод, что от
скорости обработки и перемещения документов зависит скорость получения
информации, которая важна для принятия решения.
На сегодняшний день система автоматизации документооборота и
делопроизводства рассказывает об отличном состоянии предприятия и его
руководителей. Это значит современную маневренность подчиненных
управленческому аппарату, их профессионализм и дисциплинированность.
Также сделала вывод, что ускорение документооборота получается за счет
уменьшения числа инстанций, которые проходят документы, сокращается
объем документооборота.
Во второй главе я описала развитие предприятия ОАО «Гомсельмаш».
Рассмотрела структура кадрового персонала на примере ОАО «Гомсельмаш»
по стажу, полу, уровню образования, по возрасту и сделала следующие выводы,
что по возрасту 29% работников работают от 25 до 34 лет, остальные
работники имеют зрелый возраст; по уровню образования – почти 28%
работников имеют высшее образование; по возрасту – в ОАО «Гомсельмаш»
работает больше мужчин, чем женщин (мужчин – 58,23%, женщин – 41,77%);
по стажу – почти 35% работников работают от 20 и более лет на предприятии.
Также провела анализ финансового состояния ОАО «Гомсельмаш». Он
показал, что отслеживается снижение объема производства продукции на 38,9%
93
в 2014 году пот отношению в 2013%, снижается себестоимость произведенной
продукции на 34,4% и это вызвано уменьшением объема производимой
продукции, уменьшается фонд заработной платы на 21,5% в 2015 году по
сравнению с 2014 годом. И это все говорит о том, что на предприятии идет спад
финансово-хозяйственной деятельности, который требует повышенного
внимания руководства и специалистов предприятия.
Рассмотрела систему электронного документооборота на примере
системы электронного документооборота DIRECTUM. Эта система внедрена в
ОАО «Гомсельмаш». Для работы с документами используется модуль
Управление электронными документами. Он позволяет создавать, хранить,
изменять различные виды документов и тем самым сокращается бумажный
документооборот на предприятии.
В третьей главе я рассмотрела недостатки и рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота.
Внедрена система ЭЦП на документы, которые отправляются за пределы
предприятия. Она показывает подлинность документа, его невозможно
изменить либо подделать или отказаться от подписи.
Также самостоятельно разработала нормативный документ – положение о
постоянно действующей экспертной комиссии, где были описаны общие
положения, функции, права и взаимоотношения (связи).
Структура работы соответствовала целям и задачам исследования. Данная
выпускная квалификационная работа состояла из введения, трех глав,
включающих, восемь параграфов, заключения и списка использованной
литературы.