74
0
20000
40000
60000
80000
100000
2014 2015 2016
Входящие
Исходящие
Внутренние
Рис. 2.1 Документооборот ОАО «Гомсельмаш» за 2014-2016 гг.
Представим таблицу по документообороту управления по работе с
персоналом ОАО «Гомсельмаш».
Таблица 2.5 Документооборот УРП ОАО «Гомсельмаш»
Год
Документооборот УРП
2014
5271
2015
6066
2016
7197
Итого
18534
Как мы видим из таблицы 2.5, документооборот в УРП за последние три
года вырос. Это связано с оформлением документов, как увольнение, так и
прием на работу, т.е. на предприятии проводилась оптимизация численности
работников, прием молодых специалистов, рабочих различных профессий.
Рассмотрим перечень документов, необходимых при приеме на работу:
1. Заявление
2. Личный листок по учету кадров установленного образца
3. Автобиография
4. Справка о прохождении медицинской комиссии форма Т-1
5. Контракт или трудовой договор в двух экземплярах
6. Договор о материальной ответственности в 2-х экземплярах
75
7. Фотографии 3х4 – 3 шт.
8. Паспорт
Заявление о приеме на работу пишется на бланке, разработанном в ОАО
«Гомсельмаш». В верхнем левом углу ставится резолюция руководителя УРП о
приеме на работу.
Личный листок по учету кадров установленного образца приведен в
приложении к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения
личных дел работников, которая утверждается постановлением Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.
Личный листок предоставляется в виде анкеты. Работник, которого
принимают на работу, должен заполнить листок самостоятельно и
собственноручно в одном экземпляре без исправлений и помарок. Для
заполнения листа необходим паспорт, трудовая книжка, военный билет,
документ об образовании и другие личные документы.
В бланке автобиографии указываются личные данные, данные о составе
семьи (родители, брат, сестра), семенной положение (муж, жена, дети),
образование (год начала и окончания, наименование ВУЗа).
Справка о прохождении медицинской комиссии форма Т-1 выдается в
поликлинике по месту жительства.
Контракт или трудовой договор заполняется в двух экземплярах.
Подписывается работником и нанимателем.
Договор о материальной ответственности заполняется в двух
экземплярах, если вновь принимаемый работник по соответствующей
должности является материально-ответственным.
Паспорт предоставляется для удостоверения личности и для оформления
вышеуказанных документов.
После оформления всех документов издается приказ по личному составу
(о приеме на работу) (Приложение 2).
Приказы по личному составу оформляются и регистрируются отдельно от
приказов по основной деятельности. В текстах приказов нет констатирующей
76
части и слова ПРИКАЗЫВАЮ. Каждый пункт приказа оформляется согласно
Трудовому кодексу Республики Беларусь. Приказ оформляется в двух
экземплярах. В тексте приказа указывается фамилия, имя и отчество работника,
должность, на которую принимается работник, срок (месяц, год) и пункт из
Трудового кодекса Республики Беларусь, согласно которого принимают на
работу. Основанием для издания приказа является контракт или трудовой
договор и заявление работника. Приказ подписывается генеральным
директором ОАО «Гомсельмаш» и согласовывается с заместителем
генерального директора по идеологической работе и социальным вопросам,
начальником УРП, начальником управления труда и заработной платы (УТиЗ),
начальником юридического управления (ЮрУ). После подписания приказа
работника обязаны ознакомить с ним под роспись. Датой приказа считается
дата заключения контракта или трудового договора.
77
2.3 Система электронного документооборота
До появления компьютеров документы набирались на печатных
машинках, для создания нескольких копий применялась копирка. Итоги работы
доводилось рассылать обыкновенной почтой или же внутри предприятия
разносить пешком. Согласованные и исправленные документы вновь
перепечатывались. Так выглядел бумажный документооборот.
Впоследствии возникновения персональных компьютеров документы
стали набирать в текстовых редакторах и сохранять их на локальном диске
ПЭВМ или же на сетевом ресурсе в виде файла. Новейшие версии документа,
возможно, было создавать, копируя или создавая имеющиеся файлы. Еще
появилась возможность делать ксерокопии документов. Итоги работы
представилось возможным отправить по электронной почте. Это считалось
наполовину автоматизированным документооборотом.
В конце XX века были замечены особые программы для работы с
электронными версиями бумажных документов. Первые из данных программ
выполняли лишь только отдельные функции документооборота, к примеру,
лишь только работа с электронными документами, или лишь только
регистрация бумажных документов (обязанности делопроизводителя), а также
пересылка документов работникам для работы.
Венцом становления документооборота стали групповые системы
электронного документооборота, которые всецело автоматизировали все
рубежи работы с документами и подняли на высококачественный уровень
процессы управления предприятием. Это и есть автоматизированный
документооборот.
Главной задачей данного вопроса считается раскрытие понятия система
электронного документооборота. Основой данного понятия является документ.
Документ – это конкретным образом слаженная информация. Соответственно,
система - это совокупность составляющих элементов, последовательно
взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, которые
предназначены для выполнения конкретных функций и владеющие
78
определенными качествами, сводящимся к свойствам элементов, вернее к их
сумме. Данными элементами в системе электронного документооборота и
считаются документы.
Непросто предположить нашу жизнь без документов. Тем более это
затрагивает буквально все сферы экономики: управление, банковскую работу,
торговлю. Ни одна фирма, организация, предприятие не обходится без
документа, а тем более, документооборота. Оборот документов считается
неотъемлемой частью работы любой из выше перечисленных сфер экономики и
организаций.
С развитие информационных технологий для документооборота
раскрылись большие возможности. С появлением и развитием интернета и его
необходимым атрибутом – электронной почтой, расстояние перестало быть
проблемой для общения, передачи информации и т.д. Простота передачи
документов стала очень удобной. Всего несколько минут, и документ передан
получателю. Вроде одна проблема решена, появляется другая – защита
информации, которая содержит электронный документ. Защищенность
информации в наше время очень принципиальна, поэтому в истинной работе
содержатся некоторые возможности ее обеспечения.
Электронный документ невозможно скрепить печатью и подписью, в
отличие от бумажного документа. Поэтому в системе электронного
документооборота эту функцию выполняет электронная цифровая подпись
(далее - ЭЦП). ЭЦП также будет рассматриваться далее в данной работе.
Система электронного документооборота – это система
автоматизированной работы с документами на весь период их жизненного
цикла и процессов взаимодействия между работниками. Под документами в
данном случае понимаются файлы с документами (файлы Word, Excel и т.д.).
СЭД включает в себя электронную картотеку и систему автоматизированных
деловых процессов.
Три составляющих системы для эффективного управления
документацией в СЭД:
79
1. Технология на базе передовых компьютерных комплексов;
2. Общее и индивидуальное обучение;
3. Корпоративные критерии создания и применения информационных
ресурсов и их усвоение в распорядительных документах.
Регистрация нормативных и распорядительных документов
осуществляется в системе документооборота. Кроме того в СЭД ведется
служебная внутренняя переписка и работа с проектами организационно-
распорядительных документов, которые создаются структурными
подразделениями.
СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, а
также содержится вся информация о поручениях руководителей и действиях
исполнителей. Поиск в системе СЭД основывается не только на
делопроизводственных реквизитах, но и на системе классификаторов, которые
позволяют осуществить отбор документов.
Система сопровождения классификатора строго регламентирована.
Некоторые справочники создаются специалистами, которые ведут
регистрацию. Изменения вносятся в остальные – это одна из работ
администратора, кроме того, администратор добавляет новые позиции в
классификатор, а также корректирует их при необходимости. Следовательно,
исключается возможность дублирования позиций справочника, и устраняются
ошибки при регистрации документов. При регулярном обучении пользователей
обеспечена эффективная работа системы электронного документооборота.
С внедрением СЭД изменилось значение службы документационного
обеспечения. Стали определяться единые требования к организации
документооборота с использованием СЭД, устанавливается система
административных рамок в работе с документами, это практически считается
методологической основой для организации работы с информацией.
Одним из основных факторов, которые обеспечивают отличное
внедрение СЭД и полное использование является установление порядка
применения системы и правил работы с информацией.
80
В ОАО «Гомсельмаш» внедрена система электронного документооборота
DIRECTUM.
DIRECTUM (далее Директум) – это система электронного
документооборота и управления взаимодействием, которая нацелена на
повышение эффективности работы всех работников предприятия в различных
областях своей деятельности.
Система DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления
документами, и бумажное делопроизводство вписывается с ограничением в
электронный документооборот. Директум организовывает и контролирует
деловые процессы: согласовывает документы, подготавливает и проводит
совещания, обрабатывает сложные заказы, поддерживает цикл продаж и другие
процессы взаимодействия.
В состав системы DIRECTUM входит:
1. Управление электронными документами:
– создание и хранение разных документов (рисунки, таблицы, тексты и
другие);
- поддержка электронно-цифровой подписи и версий документов;
- документы структурированы по папкам;
- даны права доступа к документам;
- ведется история работы с документами;
- ведется полный поиск документов.
2. Управление деловыми процессами:
- помощь процессов согласования и обработки документов на всех
стадиях актуального цикла;
- взаимодействие между работниками в ходе бизнес-процессов;
- контроль исполнения за выданными заданиями.
3. Управление договорами:
- согласование и регистрация договоров, прилегающих к ним документов,
а также работа с ними (поиск, редактирование, анализ).
4. Канцелярия:
81
- регистрация документов;
- рассылка и контроль бумажных документов;
- ведется номенклатура дел;
- обмен документами с ЭЦП с другими предприятиями.
5. Управление совещаниями:
- подготовка и проведение совещаний (согласовывается место и время,
количество участников);
- составление и рассылка протокола;
- контроль исполнения за решением совещания.
6. Управление взаимодействия с клиентами:
- ведется база работы с организациями и контактными лицами;
- ведутся истории встреч, звонков и переписки с клиентами;
- анализ эффективности продаж.
В процессе работы любого предприятия скапливается огромный объём
всевозможных документов, к примеру, приказы, письма, докладные записки и
др. Впоследствии становится все тяжелее искать документы, некоторые из них
теряются и перестают быть актуальными. Для того чтобы ознакомить
работника с документом, его необходимо скопировать, следовательно,
нарушается конфиденциальность и документ остается лежать на столе. В итоге
все решения принимаются практически не сразу, и поэтому это всё
отрицательно воздействует на эффективную работу предприятия в целом.
Для решения данных проблем в системе DIRECTUM существует модуль
«Управление электронными документами», в котором все работники
предприятия работают в электронном виде.
Модуль гарантирует создание, хранение, поиск, изменение всевозможных
неструктурированных документов (текст, электронные таблицы, рисунки,
звуки, видео). Для систематического хранения документов пользуются
папками, куда помещаются ссылки на созданные документы и на другие папки.
В системе DIRECTUM под термином «электронный документ»
подразумевается объект, который состоит из двух частей: карточка и текст.
82
В карточке документа хранятся значения основных реквизитов
документа, таких как наименование, дата, исполнитель.
В тексте хранится содержимое документа. В качестве содержимого
документа может выступать любая текстовая, графическая, звуковая
информация, например, текст в формате Microsoft Word или аудиозаписи в
формате mp3. Текст документа хранится в формате того приложения, в котором
он был создан.
Рассмотрим основные принципы работы с электронными документами:
1. Доступ пользователей исполняется с поддержкой ссылок, которые
находятся в папках проводника системы.
2. Доступ к документам контролируется и назначается с помощью
прав доступа к ним.
3. Всю историю работы с документами можно посмотреть в любой
момент (все действия с документами протоколируются и записываются).
4. С помощью поиска можно найти документы, которые созданы и
хранятся в системе, как по полям карточки, так и по тексту документа.
5. В отсутствие работника назначается замещающий работник,
которому предоставляются все права отсутствующего работника.
Для сохранности документов используются папки, где размещены
ссылки на документы и другие папки. Любой документ может иметь
неограниченное количество версий и созданных в разных форматах (doc и pdf).
У каждого вида документа существует свой жизненный цикл, который
автоматически изменяет состояние документа впоследствии работы с ним.
Модуль позволяет хранить документы большого объёма и создавать
длительный электронный архив документов.
С внедрением системы Директум значительно сократиться объём
бумажных документов. Полностью сократить убрать бумажные документы и
перейти на электронную документацию не представляется возможным,
правовые нормы требуют оформления бумажных документов, потому что
83
значительная часть информации поступает на предприятие не только в
электронном виде.
Документ можно ввести из шаблона, из файла, со сканера, МФУ. Для
этого необходимо выбрать любой пункт, как показано на рис.2.2
Рис. 2.2 Создание документа
Создание документа из шаблона – это основной способ создания
документа в системе Директум. В такой шаблон пользователь помещает текст,
например, шаблона документа для Word. Шаблоны делает администратор. При
использовании шаблона, все документы оформляются одинаково, и легче
становится вносить изменения в бланк документа.
Создание документа из файла – это способ для тех, кто создал у себя на
компьютере документ и дальше помещает его копию в систему.
Создание документа со сканера – это способ, когда в наличии имеется
бумажный документ, например, с подписью, и его копию надо поместить в
систему. Когда создается документ со сканера, в текст размещается
отсканированный вид бумажного документа.
Когда выбрали любой из видов создания документов, далее создается
карточка документа, в которой заполняются реквизиты наименование, дата,
подразделение, журнал, отметка в дело, при необходимости заполняется список
рассылки и потом нажимается кнопка Сохранить. После этого присваивается
номер документа. Все обязательные реквизиты к заполнению указываются
символом «*».
Перед отправлением документа адресату подписывается документ
электронной цифровой подписью.
Электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) позволяет во многих
случаях заменить подпись и печать, гарантируя неизменность данного