СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..
5
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА…………………………………….
9
1.1 Понятие и значение документооборота..…………………………….
9
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ………..………………………………………………………..
15
1.3 Организация кадровой деятельности …………...……………………
31
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ОАО «ГОМСЕЛЬМАШ»………….…...…………………...
49
2.1 Анализ деятельности предприятия ОАО «Гомсельмаш» …..………...
49
2.2 Кадровый документооборот в организации ОАО «Гомсельмаш»……
70
2.3 Система электронного документооборота...…………………………
77
ГЛАВА 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОАО «ГОМСЕЛЬМАШ»……...………………………………………………
86
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации
ОАО «Гомсельмаш»…………………………………………………………..
86
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации ОАО «Гомсельмаш»…………………………………………
88
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………
92
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………...
94
95
5
ВВЕДЕНИЕ
Для своей выпускной квалификационной работы я выбрала тему
"Организация кадрового документооборота (на примере ОАО "Гомсельмаш")",
потому что уверена, что для любой организаций, независимо от ее формы
собственности и размера, важную роль играет организация кадрового
документооборота.
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам
Республики Беларусь. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно СТБ 6.38-2004
Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению
документов, методические указания по практическому применению
Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», инструкция по делопроизводству в государственных органах,
иных организациях, унифицированная система организационно-
распорядительной документации (утверждена приказом директора
Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции
Республики Беларусь от 14.05.2007 №25).
Организация работы с документами предполагает организацию
документооборота предприятия, хранение документов и их внедрение
влекущей деятельности предприятия. Документооборот предприятия – это
совокупность взаимосвязанных процедур, которые обеспечивают движение
документов в учреждении с момента их создания или поступления и до
окончания выполнения или отправки. В целях рациональной организации
документооборота все документы распределяются по документопотокам, к
примеру, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие,
исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и
поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в
6
или же поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под
документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих
определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Одной из данных характеристик документооборота считается его объем.
Под объемом документооборота понимается количество документов, которые
поступают в организацию и создаются ею в течение календарного года. Объем
документооборота – важный показатель, который применяется в качестве
критерия при заключении вопросов выбора организационной формы
делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по
документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного
состава и иных вопросов.
В настоящее время документация имеет довольно значимые функции:
социальную, функции исторического источника, учета, коммуникативную,
правовую, информационную, управленческую. Еще документы считаются
средством управленческой деятельности.
В большинстве случаев, эффективность работы предприятий, зависит от
его персонала. Присутствие ответственных, исполнительных и
квалифицированных работников определяет успех предприятия вне
зависимости от вида ее деятельности.
Этот прецедент свидетельствует о необходимости знания базы кадрового
документационного обеспечения любым руководителем предприятия.
Кадровый документооборот, который зафиксирован на материальном носителе
информацией, которая содержит юридическую силу, нередко служит основой
доказательств факта работы предприятия.
Актуальность дипломной работы заключается в том, что в настоящее
время организация кадрового документооборота является очень ответственным
моментом работы любого предприятия. При этом поддержка надлежащего
порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью предприятия.
7
Методологической и теоретической основой исследования по
предприятию кадрового документооборота и учета послужили труды как
отечественных, так и зарубежных авторов.
Цель работы: изучение теоретико-методологоческих исследований и
разработка рекомендаций по совершенствованию организации кадрового
документооборота на предприятии ОАО «Гомсельмаш».
Исходя, из цели работы выявляются следующие задачи:
- изучить понятие и значение документооборота;
- дать классификацию кадровой документации;
- рассмотреть организацию кадровой деятельности;
- сделать анализ деятельности предприятия на примере ОАО
«Гомсельмаш»;
- рассмотреть кадровый документооборот в организации на примере ОАО
«Гомсельмаш»;
- ознакомиться с системой электронного документооборота;
- проанализировать недостатки организации кадрового документооборота
на примере ОАО «Гомсельмаш»;
- разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ОАО «Гомсельмаш».
Объект исследования: ОАО «Гомсельмаш».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота ОАО
«Гомсельмаш».
Считаю необходимым во введении рассказать немного о компании
"Гомсельмаш".
Холдинг «Гомсельмаш» является одним из самых крупных
производителей сельскохозяйственной техники, который входит в число
лидеров мирового рынка комбайнов и других сложных сельскохозяйственных
машин.
Открытое акционерное общество «Гомсельмаш» на сегодняшний день –
это современный многопрофильный производитель, выпускающий под
8
брендом «ПАЛЕССЕ» модельные ряды зерноуборочных и кормоуборочных
комбайнов, початкоуборочные и картофелеуборочные комбайны, косилки и
другую сельскохозяйственную технику.
Комбайны бренда «ПАЛЕССЕ» работают во многих странах мира таких,
как Россия, Украина, Казахстан, Чехия, Словакия, Румыния, Болгария, страны
Балтии, Аргентина, Бразилия, Иран, Китае, Южная Корее, Африка и другие
страны (кстати таковых насчитывается более 29).
Открытое акционерное общество "Гомсельмаш" находится в Республике
Беларусь городе Гомеле и является крупным, градообразующим предприятием.
В холдинге "Гомсельмаш" работает более 9 тысяч сотрудников от простых
рабочих до должностных лиц.
Структура работы соответствует целям и задачам исследования. Данная
выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
включающих восемь параграфов, заключения и списка использованной
литературы.
9
ГЛАВА 1
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в
20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и другие были,
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации
движения документов - распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе
того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения
документов, разработана технология их доставки [3, С. 78].
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов
организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники
управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В
проекте были изложены правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Организация движения документов – это значимая часть
делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить,
какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного,
бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация
необходима для принятия управленческого решения и доведения его до
исполнителя [5, С. 95].
Документооборот – это перемещение документов в организации с
момента их создания или получения до окончания выполнения или
10
отправления и направления их в дело.
1
Документооборот считается обязательной частью организации работы с
документами. Он обязан реализоваться так, чтобы путь перемещения каждого
документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения -
наименьшим.
Выполнение данных критериев требует:
1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только лишь деловая необходимость обязана
воздействовать на его перемещение.
2. Установить наибольшее единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов - достигается не без
помощи разработки данных схем прохождения этих документов.
3. Исключить по возможности возвратное движение документов –
выполнение этого условия находится в зависимости от количества инстанций
согласования, регистрации и отправки документов.
4. Активно применять средства организационной техники и новейшие
информационные технологии при передаче документов - внедрение данных
средств надлежит быть осознанным, а не стихийным. Вследствие чего, когда
приобретаешь технику, нужно знать ее технические характеристики,
советоваться со специалистами [6, С. 95].
Соблюдение данных правил позволяет реализовать ведущий
организационный принцип службы делопроизводства - специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, действующего использования средств организационной техники и
персонала.
Следовательно, соблюдение данных правил разрешает сделать лучше
документационное обеспечение аппарата управления за счет:
- поточности направленности документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
1
www.wikipedia.ru
11
- корректность движения документов, которая ручается за их
равномерное поступление и поможет пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Важнейшее значение для изучения документооборота имеет знание
определенных параметров документооборота (качественных и
количественных).
К качественным характеристикам документооборота относятся:
- свойства документопотоков (состав документов, их содержание);
- маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
- периодичность (стадии документооборота);
- назначение движения.
К количественным параметрам документооборота соответствуют
показатели его объёма и времени протекания. Объём документооборота
исчисляется количеством документопотоков (входящие, исходящие,
внутренние) за определенный период времени (день, месяц, квартал, год).
Помимо объёма документооборота можно определить удельный вес каждой
группы документов или документопотоков. Определяют также плотность
документопотока. Это объём документов, которые проходят через
подразделение за единицу времени. В главе 2 параграфе 2.2 рассмотрим и
рассчитаем удельный вес документооборота на примере ОАО «Гомсельмаш».
К временным характеристикам документооборота относят
продолжительность документооборота – это скорость прохождения отдельных
документов в процессе документооборота. Данная характеристика еще
ориентируется и как время, которое затрачено маршрут прохождения
документа. К примеру, время совершенного цикла обращения документа на
предприятии или же время прохождения на стадиях управленческого процесса.
Организация документооборота - это аспекты, в согласовании с которыми
подходящим образом происходит перемещение документов. Организация
документооборота объединяет всю последовательность движений документов
12
в аппарате управления организации, все операции по приему, передаче,
составлению и оформлению, отправке и подшивке документов в дело.
Документооборот считается необходимой составной частью делопроизводства
и информационного обеспечения управления. Четко организованный
документооборот ускоряет прохождение и выполнение документов в
организации.
Документопотоки в переводе с английского языка – это информационные
потоки, характеризующиеся официальным характером информационного
обмена, при котором работники выступают как представители предприятия или
его подразделений, и подлежащие документированию в согласовании с
требованиями Инструкции по делопроизводству.
Сейчас рассмотрим что такое кадровое делопроизводство.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, которая
документирует трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и перемещении персонала, вследствие чего, все
кадровые процедуры приобретают документальное оформление, к примеру,
прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания,
командировка, отпуск, увольнение и другое.
2
Любой кадровый документ укрепляет юридически значимые факты,
которые считаются основанием корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работника и нанимателя.
Основное множество кадровых документов несет в себе информацию ,
которая владеет высокой социальной значимостью. Вследствие чего,
отношение в работе с данными документами имеет место быть очень
серьезным. Потому что от правильности заполнения кадровых документов
может зависеть подтверждение конкретных юридических фактов, на основе
которых появляются те или другие права работника.
2
Семенихин В.В. Кадровый документооборот. М., Изд.: Эксмо. 2010. 185 с.
13
Ведение кадрового делопроизводства сразу разрешает действенно решить
несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у определенного работодателя;
- регламентировать отношения сотрудника и работодателя;
- не допустить трудовые споры.
В системе кадрового документооборота различают следующие виды
кадровых документов по категориям:
1. Документы о приеме на работу:
- заявление о приеме на работу;
- заключение контракта;
- приказ о приеме на работу.
2. Документы о переводе на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу;
- заключение контракта.
3. Документы по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении.
4. Документы по оформлению трудовых отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении трудового отпуска;
- записка об отпуске;
- приказ о предоставлении трудового отпуска.
5. Документы по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении.
6. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;