14
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Также можно выделить документы, связанные одинаковым
происхождением и различающиеся по функциональности:
1. Организационно-правовая документация
2. Персональная документация
3. Договорная документация
4. Распорядительная документация
5. Учетная кадровая документация
6. Информационно-справочная документация
Состав документов отдела кадров значительно больше. В него входит
переписка со сторонними организациями, контролирующими организациями,
отчетно-плановую документацию, а также объем нормативной и нормативно-
справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регулирует общую
практику использования общепризнанных норм права и считается основанием
работы отдела кадров.
Далее в следующем разделе мы рассмотрим классификацию кадровой
документации.
15
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Работники отдела кадров работают с большим объемом служебной
документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти
документы проходят через отдел кадров предприятия. Не знающему человеку
может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. В общем, кадровые
работники знают, что это собственно не так. Внутри предприятия есть
определенный порядок, согласно которому всякий документ содержит свое
конкретное место в системе документооборота.
Внутренние документы предприятия, с которыми работают работники
отдела кадров, можно разделить на 6 основных групп: локальные нормативные
правовые акты (ЛНПА), распорядительные документы, информационно-
расчетные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность
работника, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и
регистрации документов.
Документы, входящие в любую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для всевозможных целей, разрабатываются и
утверждаются любыми способами, а также вводятся в работу. В своей работе
рассмотрим каждую группу внутренних документов предприятия подробнее.
Определение локальных нормативных правовых актов дано в ст.1 Трудового
кодекса Республики Беларусь (далее - ЛНПА). К ним относятся коллективные
договора, правила внутреннего трудового распорядка, соглашения и другие
принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие
трудовые и связанные с ними отношения у определенного нанимателя.
Главные задачи ЛНПА заключаются в локальном регулировании условий
труда, уточнении общепризнанных норм законодательства, увеличения уровня
гарантий, которые предоставлены работникам.
Локальные нормативные правовые акты отражают специфику
производства, характер и профиль работы предприятия и возможно могут
помочь работодателю регламентировать вопросы, которые в трудовом кодексе
16
не открыты или же считаются спорными. В конкретной мере они восполняют
пропуски законодательства о труде.
При разработке планов ЛНПА исходим из того, что подготовленные акты
содействуют увеличению результативности производства, гарантируют точное
функционирование конструкции управления производственно-хозяйственным
комплексом, соответствие прав и ответственности во всех его звеньях,
целеустремленность на достижение конечных результатов производства.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.
Речь пойдет о трудовой книжке, справках о трудовой деятельности,
трудовом договоре, копиях приказов о приеме на работу и увольнении
работников. Назначение данных документов заключается в том, чтобы
буквально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Все дело в
том, что собственно стаж имеет значение, как для будущего пенсионного
обеспечения работника, так и для назначения ему пособия по временной
нетрудоспособности в период работы.
Немного подробнее дадим определение и значение трудовой книжки.
Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает
трудовую деятельность работника. Образец трудовой книжки утверждается
республиканским органом государственного управления, проводящим
государственную политику в области труда. Он заполняется нанимателем на
работников, которые работают более пяти дней, а также вновь прибывших на
работу впервые, если ранее работник не имел трудовой книжки.
В трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве на
основании копий приказов иных нанимателей, а также еще оформляется
дубликат трудовой книжки.
К распорядительным документам относятся приказы, постановления,
указания, решения и распоряжения руководителя. С их помощью генеральный
директор осуществляет полномочия по управлению организацией,
предусмотренные уставом предприятия.
17
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении
предприятием.
Издаются распорядительные документы по следующим вопросам:
- организационным;
- строительства;
- сбыта;
- планирования производства;
- труда и заработной платы;
- финансов и кредита;
- материально-техническое обеспечение.
Конечно же, это не все вопросы, по которым нужно создавать
распорядительные документы. Они носят административный характер,
обращены к нижестоящим организациям.
Проект распорядительных документов может подготавливаться
специалистами или структурными подразделениями. Основным
распорядительным документом, который издается руководителем предприятия,
является приказ. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем
предприятия для заключения ведущих и оперативных задач. Приказы бывают
двух видов: по основной деятельности и по личному составу.
Следующим видом распорядительных документов является
распоряжение. Распоряжение – это правовой акт управления государственного
органа, имеющий неотъемлемую силу для людей и организаций, которым он
адресован.
Документы, которые относятся к приказам, охватывают работу
предприятия в целом, к работе отдела кадров они относятся лишь только
косвенно. Документы, относящиеся к распоряжениям, связанны с трудовой
деятельностью работников. Почти все документы ведутся по строго
определенной форме.
18
Информационно-расчетные документы ведутся отделом кадров для учета
индивидуальных данных работников, для закрепления информации, связанной
с их трудовой деятельностью. К ним относятся:
- личная карточка работника;
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени;
- график отпусков;
- график сменности;
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Информационно-расчетные документы двигаются по лестнице снизу
вверх, т.е. от специалиста к руководителю, например, руководитель спрашивает
у работника, когда тот хочет пойти в трудовой отпуск.
Внутренняя переписка на предприятии применяется для документального
оформления всех кадровых решений. Например, начальник структурного
подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него
объяснительную записку. А затем обращается к директору предприятия с
докладной запиской, в которой просит привлечь виновного работника к
дисциплинарной ответственности. Когда речь идет о поощрении работника за
трудовые успехи, руководитель направляет в адрес директора представление о
поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также
официальный обмен мнениями между должностными лицами организации,
между должностными лицами и руководством организации.
Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета
кадровой документации. Например, журналы приказов по кадрам, трудовых
книжек, личных дел, удостоверений личности. Правильная регистрация
документа придает ему юридическую силу, с помощью которой директор
может уверенно победить в трудовом споре с сотрудником.
Обязательные документы отдела кадров:
19
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Инструкция по охране труда;
3. Положение о защите персональных данных работников;
4. Штатное расписание;
5. Личная карточка;
6. Табель учёта рабочего времени;
7. График отпусков;
8. Приказы по основной деятельности;
9. Приказы по личному составу;
10. Трудовая книжка;
11. Трудовой договор;
12. Заявления работников;
13. Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них;
14. Журнал учёта мероприятий по контролю;
15. Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда;
Документы, которые носят рекомендательный характер:
1. Коллективный договор;
2. Должностные инструкции;
3. Положение об оплате труда и премировании;
4. Личные дела;
5. Справки о трудовой деятельности;
6. Копии приказов о приёме на работу и увольнении;
7. Докладные записки;
8. Журналы учёта военнообязанных;
Документы, которые зависят от специфики организации:
1. Положение об охране коммерческой тайны;
2. Журнал прохождения медицинских осмотров;
3. График сменности;
4. Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности;
20
Формы журналов и книг утверждаются официальными органами, другие
же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена на основании
частей первой и восьмой статьи 50 Трудового кодекса Республики Беларусь,
подпункта 6.55 пункта 6 и подпункта 7.1.11 пункта 7 Положения о
Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь,
утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31
октября 2001 г. № 1589 «Вопросы Министерства труда и социальной защиты
Республики Беларусь», Министерство труда и социальной защиты Республики
Беларусь. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения
медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому
разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Информационные показатели, обуславливающие работу с кадрами,
отражаются в документах, которые создаются и обрабатываются в отделе
кадров. Под общими понятиями «кадровая документация» или «документация
по личному составу» подразумевается большое количество документов,
содержащее сведения о сотрудниках предприятия и работе отдела кадров:
персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами
включены в классификатор управленческой документации (документы по
приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков,
поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В число документов отдела кадров входит:
- трудовой договор (контракт);
- приказ о приеме на работу;
- личная карточка;
- приказ о предоставлении отпуска (трудовой, отпуск без сохранения
зарплаты и т.д.);
- приказ о прекращении трудового договора (контракта);
21
- табель учета рабочего времени;
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Каждый вид документов рассмотрим подробнее.
Трудовой договор – соглашение между нанимателем и работником, в
соответствии с которым наниматель обязуется предоставить работнику
обусловленную трудовым договором работу, обеспечить условия труда,
предусмотренные законодательством о труде, законами и иными локальными
нормативными правовыми актами, и своевременно и в полном размере
выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять
работу по одной или нескольким определенным специальностям, профессиям,
соответствующим квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать
правила внутреннего трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются наниматель и работник.
Наниматель – это юридическое или физическое лицо, которому по
законодательству предоставлено право заключения и прекращения трудового
договора с работником. Работник – это лицо, состоящее в трудовых
отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.
Трудовой договор заключается:
- на определенный срок не более 5 лет (контракт или срочный трудовой
договор);
- на время выполнения сезонных работ;
- на время выполнения обязанностей временно отсутствующего
работника, за которым в соответствии с законом сохраняется рабочее место;
- на время выполнения определенной работы;
- на неопределенный срок (бессрочный договор).
На примере подробно рассмотрим трудовой договор на время
выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в
соответствии с законом сохраняется рабочее место, а также относится к
22
срочным договорам, но отличается тем, что могут расторгнуть в любое время
по выходу временно отсутствующего.
В трудовом договоре рассматриваются следующие пункты:
1. Фамилия, имя, отчество работника и наименование предприятия,
которые заключают договор;
2. Указывается должность и структурное подразделение .
Должность указывается в соответствии со штатным расписанием предприятия
или конкретная трудовая функция;
3. Основные права и обязанности работника, срок трудового договора;
4. Режим труда отдыха (в том случае, если он отличается от общих
правил, установленных работодателем);
5. Указывается оплата труда работника (тарифная ставка
(должностной оклад) работника, доплаты согласно положения, надбавки за
высокие достижения в труде в размере определенном положением и другие
выплаты, установленные законодательством Республики Беларусь,
коллективным договором, соглашением или настоящим трудовым договором в
размере определенном положением.
Выше мы рассмотрели содержание трудового договора, а сейчас
рассмотрим приказ о расторжении трудового договора.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
носит распорядительный характер. По желанию работника может быть
расторгнут трудовой договор, который заключен на неопределенный срок.
Договор считается заключенным на неопределенный срок, если в нем не
оговаривается его срок. Это указано в ст.17 часть пятая Трудового кодекса
Республики Беларусь.
Желание работника – это главное условие для его расторжения. Оно не
зависит от согласия нанимателя. В основном в основании для увольнения
указывается причина – по собственному желанию.
Увольняясь по собственному желанию, работник обязан предупредить
нанимателя об увольнении, написав заявление за один месяц. Это
23
оговаривается в ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь.
Предупреждение об увольнении делается в период работы или во время
выходных дней, отпуска и т.п. Месячный срок предупреждения исчисляется в
календарных днях, на основании ст. 40 Трудового кодекса Республики Беларусь
и не подлежит продлению.
Срок хранения приказа составляет 75 лет. В тексте приказа не
допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основными
реквизита приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника
являются:
1. наименование организации;
2. коды организации по ОКПО и ОКУД);
3. дата и номер приказа;
4. Ф.И.О. работника;
5. должность, специальность, профессия, разряд;
6. структурное подразделение;
7. дата увольнения;
8. основание для прекращения трудового договора (основанием
расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 37 ТК
РБ);
9. основание для издания приказа (заявление работника);
10. подпись руководителя предприятия;
11. подпись и дата работника об ознакомлении с приказом.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
может составляться, как индивидуально, так и сводно, на несколько
работников, но содержащий одно распорядительное действие.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
подписывается руководителем предприятия, или лицом, уполномоченным в
это время на основании приказа о замещении руководителя предприятия.
Следовательно, в приказе указывается должность и ФИО работника,
замещающего руководителя.