64
⎯ доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих
свои служебные обязанности;
⎯ использование средств защиты информации;
⎯ выполнение иных обязательных мероприятий.
Далее необходимо разграничить кадровые документы на две группы:
⎯ Формируемые в электронном виде.
⎯ Создаваемые исключительно на бумаге.
На данном этапе существуют небольшие затруднения в создании
кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть
кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и
заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или)
работодателя).
С отдельными документами и кадровой информацией работника
необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении
дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении
данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления
личной подписью. Но, уже сейчас есть возможность оформлять следующие
виды кадровых документов в электронном виде:
1. трудовой договор с дистанционным работником;
2. электронный больничный;
3. акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам;
4. сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых
взносах;
5. любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись
(например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего
времени, пр.).
Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно
закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы
работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и
65
способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной
юридической значимости и т.д.
Минтруд России предлагает принять с 01 января 2020 года Закон об
электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут
передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой
деятельности работников в электронном виде. Работники смогут видеть в
информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять
свои данные работодателю в электронной форме.
Также Минтруд России работает над переходом на исключительно
электронный кадровый документооборот. Однако сначала надо снизить
стоимость электронной цифровой подписи. Кроме того, следует обеспечить
юридическую значимость электронных документов и организовать архивное
хранение и защиту передачи данных. Необходимые поправки в
законодательство планируют принять в 2018-2019 гг., а сам Закон о переходе на
электронный кадровый документооборот - в 2021 г
36
.
Подсчитав эффективность внедрения электронной квалифицированной
подписи для руководящего состава Филиала «Харанорская ГРЭС» имеет смысл
начинать плавный переход на полностью электронный кадровый
документооборот в организации.
При успешном внедрении электронного кадрового документооборота
возможно уменьшение бумажных носителей на 70%, оставив только
следующие виды документов:
⎯ ознакомление с локальным нормативным актом, регулирующим
особенности порядок внутреннего электронного документооборота;
⎯ трудовой договор и соглашения к нему;
⎯ 4 вида приказа, установленных Трудовым кодексом РФ;
⎯ личная карточка Т-2;
⎯ трудовая книжка (пока не перешли на электронную трудовую книжку);
36
Интернет-ресурс Система «Консультант плюс» [Электронный ресурс]. – Режим доступа. –
URL:http://www.consultant.ru/law/podborki/kadrovyj_dokumentooborot/ (Дата обращения 18.07.2019г.)
66
⎯ 2 журнала учета.
Также до принятия закона об электронном кадровом документообороте
Филиалу необходимо проводить разъяснительную работу с работниками
организации о необходимости принятия нововведений, в результате которой
преодолевается неверное понимание целей и задач нововведений, опасение
перед предстоящими изменениями в кадровой работе, работникам
разъясняются возможности и выгодные последствия нововведений в кадровой
работе. Особое внимание уделяется группам и отдельным лицам, с чьей
стороны можно ожидать противодействие и сопротивление.
Весь комплекс мероприятий поможет плавно и без рисков перейти на
электронный кадровый документооборот.
67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организация кадровой работы и работы по оформлению кадровой
документации является одной из наиболее важных сфер деятельности любого
предприятия или организации, численность работников которых насчитывает
более одного человека.
Все процессы, осуществляемые при ведении кадровой работы,
составляют кадровую политику предприятия. Ее разработка необходима для
обеспечения выполнения условий действующего законодательства в области
трудовых взаимоотношений.
После проведения анализа по исследуемой теме «Организация кадрового
документооборота на примере ОАО «Харанорская ГРЭС» можно сделать
следующие выводы. Филиал «Харанорская ГРЭС» АО «Интер РАО -
Электрогенерация» является стратегическим объектом федерального значения,
крупнейшей электростанцией в Забайкалье конденсационного типа,
действующей от имени Общества. Главной целью которого является
извлечение прибыли от производства и поставки электрической энергии
(мощности) на общероссийский оптовый рынок электрической энергии и
мощности. Тепловой энергии по установленным тарифам в соответствии с
диспетчерскими графиками электрических тепловых нагрузок. От передачи и
распределение электрической и тепловой энергии. От производства химически
очищенной воды и горячего водоснабжения.
Исследуемая организация филиал «Харанорская ГРЭС» АО «Интер РАО-
Электрогенерация» – является тепловой электростанцией федерального
значения. Харанорская ГРЭС является крупнейшей тепловой электростанцией в
Восточном Забайкалье и самой мощной станцией Забайкальской
энергосистемы. Станция вносит огромный вклад в развитие края.
Грамотная организация кадрового делопроизводства является очень
важной составляющей работы исследуемой организации. Данный процесс
трудоемкий и требует определенного опыта и знаний действующего
законодательства РФ.
68
Организация кадровой работы и работы по оформлению кадровой
документации является одной из наиболее важных сфер деятельности любого
предприятия или организации, численность работников которых насчитывает
более одного человека. Все процессы, осуществляемые при ведении кадровой
работы, составляют кадровую политику предприятия. Ее разработка
необходима для обеспечения выполнения условий действующего
законодательства в области трудовых взаимоотношений.
Все действия по организации движения сотрудников, указанные выше,
должны производиться только с распоряжения руководителя организации.
Исходя из вышесказанного, основными видами работ кадровой службы в
процессе осуществления своей деятельности являются:
⎯ издание приказов по личному составу;
⎯ организация ведения трудовых книжек;
⎯ оформление личных дел сотрудников;
⎯ ведение Журналов учета по работе с кадрами (Журнал учета
выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним, Журнал учета личных дел
сотрудников, Журнал учета приема, перемещения и увольнения
сотрудников и др.).
Все действия по организации работы с персоналом в Филиале
«Харанорская ГРЭС» регламентируются действующим законодательством, а
именно Конституцией РФ, Трудовым и Гражданским кодексами, кодексом об
административных правонарушениях.
Анализируемая организация имеет иерархичную линейно-
функциональную структуру управления и достаточно высокий уровень
бюрократизации: высшие руководители принимают решения, руководители
среднего звена передают и согласовывают их, а работники – выполняют.
Очень большой недостаток этой структуры – это отсутствие бухгалтерии.
В данной структуре бухгалтерия носит справочный характер. Что очень сильно
затрудняет процесс управления, планирования, бюджетирования и контроль
фонда оплаты труда. Затруднён процесс обмена информацией на изменения,
69
которые происходят в текущей деятельности филиала. А также затрачивается
много времени для принятия управленческого решения внутри филиала.
Как показал анализ отдела по управлению персоналом Филиал
«Харанорская ГРЭС» в своей деятельности руководствуется следующими
документами: Устав Общества, в состав которого входит Филиал, правила
внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, табель
учета рабочего времени и другие.
В филиале «Харанорская ГРЭС» АО «Интер РАО - Электрогенерация»
довольно неплохо развит электронный документооборот, но для облегчения
труда работников и эффективности использования человеческого труда и
времени необходимо внедрить систему электронной квалифицированной
подписи, потому что все предпосылки и основа уже внедрена и активно
используется Филиалом.
Проведя исследование о внедрении электронной квалифицированной
подписи для 5 сотрудников выявлено, что данная мера даст 93790 рублей
экономии и окупится очень быстро, в течение 3 месяцев работы.
Внедрение электронной квалифицированной подписи один из этапов
внедрения электронного кадрового документооборота, на основании которого
Министерство труда и социальной защиты России подготовил законопроект «О
внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации.
Государство видит в будущем возможность подписывать любые
кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого
устройства работодателю и работнику. Бумажные документы и «живые»
подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом,
разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц,
подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и
хранения информации в электронном виде.
Хотя сейчас имеются небольшие затруднения в создании кадрового
электронного документооборота в Филиале «Харанорская ГРЭС». Значительная
часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и
70
заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или)
работодателя).
С отдельными документами и кадровой информацией работника
необходимо знакомить под расписку, а специалист кадровой службы при
исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все
исправления личной подписью. Но, уже сейчас есть возможность оформлять
следующие виды кадровых документов в электронном виде. Это, например,
трудовой договор с дистанционным работником, электронный больничный,
акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам, сведения
персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах, любые
другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись.
Поэтому внедрение электронной цифровой подписи в Филиале – это
первый шаг к электронному кадровому документообороту. Но до принятия
закона об электронном кадровом документообороте Филиалу необходимо
проводить разъяснительную работу с работниками организации о
необходимости принятия нововведений, в результате которой преодолевается
неверное понимание целей и задач нововведений, опасение перед
предстоящими изменениями в кадровой работе. Введение электронного
кадрового документооборота является перспективной новацией.
71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ
Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-
ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание
законодательства Российской Федерации, 2014, № 31, ст. 4398.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994
года № 51-ФЗ (ред. от 01.06.2019 г.) // Собрание законодательства
Российской Федерации. – 1994 г. - № 32. - Ст. 3301.
3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996
года № 14-ФЗ (ред. от 29.07.2018 г.) // Собрание законодательства
Российской Федерации. – 1996 г. - № 5. - Ст. 410.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от
01.04.2019) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002
г. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3.
5. Об акционерных обществах: федер. закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ
(ред. от 15.04.2019)// Собр. законодательства РФ. - 1996. - № 1. - Ст. 1.
6. Об информации, информационных технологиях и о защите
информации: федер. Закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ (ред. от
01.05.2019)// Собрание законодательства Российской Федерации от
2006 г., №31, ст. 3448 – Часть 1.
7. О коммерческой тайне: федер. закон от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ (ред. от
18.04.2018)// Собрание законодательства Российской Федерации от
2004 г. , №32 , ст.3283
8. Об электронной подписи: федер. закон от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ (с
изм. и доп. вступ. в силу 31.12.2017)// Собрание законодательства
Российской Федерации от 2011 г. , №15 , ст. 2036
9. О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об
обязательном социальном страховании на случай временной
72
нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78
Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в
Российской Федерации»: федер. закон от 01 мая 2017 г. №86-
ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации от 2017 г. ,
№18, ст. 2663
10. Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе
обязательного пенсионного страхования: федер. закон от 01 апреля 1996
г. №27-ФЗ (ред. от 01.04.2019)// Собрание законодательства Российской
Федерации от 1996 г., №14, ст. 1401
11. О персональных данных: федер. закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ
(ред. от 31.12.2017)// Собрание законодательства Российской
Федерации от 2006 г., №31, ст.3451 – Часть 1.
12. Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. №203 «О Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030
годы»// Собрание законодательства Российской Федерации от 2017 г.,
№20, ст. 2901.
13. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты»// Бюллетень Минюста РФ, № 5, 2004 г.
14. Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об
утверждении требований к защите персональных данных при их
обработке в информационных системах персональных данных»//
Собрание законодательства Российской Федерации от 2012 г., №45, ст.
6257.
15. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от
31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)//
Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной
власти от 2003 г., №49.