54
⎯ регистрационный номер;
⎯ дата регистрации;
⎯ регистрационный номер трудового договора;
⎯ структурное подразделение нового работника;
⎯ должность;
⎯ ФИО работника;
⎯ внесенные изменения и примечание.
Ведение этого журнала не является обязательным требованием трудового
законодательства, но оно значительно помогает старшему специалисту отдела
управления персоналом в его работе с персоналом.
55
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации
Отличительной черто
ʹ
й производст
ʹ
венных про
ʹ
цессов в э
ʹ
нергетике
я
ʹ
вляется ди
ʹ
намичность, з
ʹ
аключающаяс
ʹ
я не только в бо
ʹ
льшой скорост
ʹ
и их
проте
ʹ
кания (сот
ʹ
ые доли се
ʹ
кунды). Но в посто
ʹ
янном изме
ʹ
нении во вре
ʹ
мени
общей н
ʹ
агрузки эле
ʹ
ктростанци
ʹ
и и отдель
ʹ
ных агрегато
ʹ
в. Объясня
ʹ
ются эти
из
ʹ
менения в ре
ʹ
жиме потреб
ʹ
ления энер
ʹ
гии на про
ʹ
мышленных пре
ʹ
дприятиях,
по
ʹ
д влиянием р
ʹ
азличных ф
ʹ
акторов: с
ʹ
менности, те
ʹ
хнологичес
ʹ
ких особен
ʹ
ностей,
кл
ʹ
иматически
ʹ
х условий, суточ
ʹ
ного биоло
ʹ
гического ц
ʹ
икла жизне
ʹ
деятельност
ʹ
и
человека и т.
ʹ
д.
Строгая за
ʹ
висимость ре
ʹ
жима работ
ʹ
ы электрост
ʹ
анции от ре
ʹ
жима
потреб
ʹ
ления являетс
ʹ
я еще одно
ʹ
й особенност
ʹ
ью произво
ʹ
дства энер
ʹ
гии.
Совре
ʹ
менные тех
ʹ
нологии хар
ʹ
актеризуютс
ʹ
я высокой э
ʹ
нергоемкост
ʹ
ью, главное
пре
ʹ
имущество в то
ʹ
м, что энер
ʹ
гия может б
ʹ
ыть легко преобр
ʹ
азована в дру
ʹ
гие
виды э
ʹ
нергии, мо
ʹ
жет переда
ʹ
ваться на бо
ʹ
льшие рассто
ʹ
яния без бо
ʹ
льших потер
ʹ
ь
и обладает в
ʹ
ысокой эффе
ʹ
ктивностью.
Процесс про
ʹ
изводства, пере
ʹ
дачи, распре
ʹ
деления и потреб
ʹ
ления
электроэ
ʹ
нергии в с
ʹ
илу его физ
ʹ
ико-химичес
ʹ
кой природ
ʹ
ы является не
ʹ
прерывным.
Поэто
ʹ
му произво
ʹ
дство энер
ʹ
гии осущест
ʹ
вляется ед
ʹ
иницами не
ʹ
прерывного
де
ʹ
йствия. Все необ
ʹ
ходимые опер
ʹ
ации для нор
ʹ
мального хо
ʹ
да произво
ʹ
дственного
про
ʹ
цесса: контро
ʹ
ль, регулиро
ʹ
вание подач
ʹ
и сырья, в
ʹ
ыдача конеч
ʹ
ного проду
ʹ
кта,
выпол
ʹ
няются во вре
ʹ
мя работы без ост
ʹ
ановки агре
ʹ
гата. Непрер
ʹ
ывность
те
ʹ
хнологичес
ʹ
кого процесс
ʹ
а, техничес
ʹ
кая сложност
ʹ
ь и опасност
ʹ
ь управлен
ʹ
ия
произво
ʹ
дством поз
ʹ
воляют широ
ʹ
ко использо
ʹ
вать высокоте
ʹ
хнологичное
обору
ʹ
дование, ко
ʹ
мпьютерные а
ʹ
втоматизиро
ʹ
ванные систе
ʹ
мы управле
ʹ
ния,
высокоточ
ʹ
ное сложное ц
ʹ
ифровое обору
ʹ
дование, соз
ʹ
давать ком
ʹ
плексы для
у
ʹ
правления те
ʹ
хнологичес
ʹ
ким процессо
ʹ
м.
56
В связи с оче
ʹ
нь сложной ор
ʹ
ганизацией про
ʹ
изводства те
ʹ
пловой и
э
ʹ
лектрическо
ʹ
й энергии необ
ʹ
ходимо стро
ʹ
го соблюдат
ʹ
ь режимы р
ʹ
аботы по
д
ʹ
испетчерско
ʹ
му графику, котор
ʹ
ый задаёт «
ʹ
Интер РАО - Э
ʹ
лектрогенер
ʹ
ация» с
глубо
ʹ
кой разгруз
ʹ
кой в летн
ʹ
ие месяцы. Но о
ʹ
птимальный ре
ʹ
жим работы
о
ʹ
пределяетс
ʹ
я не интерес
ʹ
ами станци
ʹ
и, а энергос
ʹ
истемы в це
ʹ
лом.
Разработка ре
ʹ
жимов энер
ʹ
госистемы, р
ʹ
аспределен
ʹ
ие общей н
ʹ
агрузки
энер
ʹ
госистемы ме
ʹ
жду электрост
ʹ
анциями осу
ʹ
ществляетс
ʹ
я диспетчерс
ʹ
кой
службо
ʹ
й на основе р
ʹ
асчетных д
ʹ
анных. Граф
ʹ
ики нагруз
ʹ
ки показыв
ʹ
ают, как
ме
ʹ
няется потреб
ʹ
ление энер
ʹ
гии с тече
ʹ
нием време
ʹ
ни, они име
ʹ
ют большое
з
ʹ
начение, и от это
ʹ
го зависят объе
ʹ
мы произво
ʹ
дства. Поэто
ʹ
му большая ч
ʹ
асть
рабоче
ʹ
го времени у
ʹ
правленчес
ʹ
кого персо
ʹ
нала должн
ʹ
а быть напр
ʹ
авлена на
ко
ʹ
нтроль учет
ʹ
ных данных д
ʹ
ля приняти
ʹ
я мгновенн
ʹ
ых управле
ʹ
нческих ре
ʹ
шений,
а не н
ʹ
а бумажную до
ʹ
кументацию. Поэто
ʹ
му в филиа
ʹ
ле целесообр
ʹ
азно приме
ʹ
нять
систе
ʹ
му электро
ʹ
нной расшире
ʹ
нной квалиф
ʹ
ицированно
ʹ
й подписи - это
э
ʹ
квивалент ру
ʹ
кописной по
ʹ
дписи и печ
ʹ
ати на бум
ʹ
ажном доку
ʹ
менте. Надзор
ʹ
ные
органы, т
ʹ
акие как Фе
ʹ
деральная н
ʹ
алоговая с
ʹ
лужба, Пенс
ʹ
ионный фон
ʹ
д России и
Фо
ʹ
нд социаль
ʹ
ного страхо
ʹ
вания, приз
ʹ
нают дейст
ʹ
вительност
ʹ
ь документо
ʹ
в,
подписа
ʹ
нных квалиф
ʹ
ицированно
ʹ
й электрон
ʹ
ной подпис
ʹ
ью.
Чем меньше вре
ʹ
мени затрач
ʹ
ивается на р
ʹ
абочий про
ʹ
цесс, тем эффе
ʹ
ктивнее
по
ʹ
лезная част
ʹ
ь общего р
ʹ
абочего вре
ʹ
мени. Свое
ʹ
временные у
ʹ
правленчес
ʹ
кие
решени
ʹ
я снижают р
ʹ
иск возник
ʹ
новения чрез
ʹ
вычайных и чрез
ʹ
вычайных
с
ʹ
итуаций, про
ʹ
изводствен
ʹ
ного травм
ʹ
атизма, нару
ʹ
шений прав
ʹ
ил техники
безо
ʹ
пасности.
В филиале «
ʹ
Харанорска
ʹ
я ГРЭС» АО «
ʹ
Интер РАО - Э
ʹ
лектрогенер
ʹ
ация»
хоро
ʹ
шо развит э
ʹ
лектронный до
ʹ
кументооборот, но д
ʹ
ля облегче
ʹ
ния труда
р
ʹ
аботников и эффе
ʹ
ктивности ис
ʹ
пользовани
ʹ
я человечес
ʹ
кого труда и вре
ʹ
мени
необхо
ʹ
димо внедр
ʹ
ить систему э
ʹ
лектронной к
ʹ
валифициро
ʹ
ванной под
ʹ
писи. Так
к
ʹ
ак все пре
ʹ
дпосылки и ос
ʹ
нова уже в
ʹ
недрена и а
ʹ
ктивно испо
ʹ
льзуется, а и
ʹ
менно
прогр
ʹ
аммный ком
ʹ
плекс «1С пре
ʹ
дприятие: У
ʹ
правление про
ʹ
изводствен
ʹ
ным
предпр
ʹ
иятием», «Э
ʹ
лектронный до
ʹ
кументооборот». Поз
ʹ
воляет это с
ʹ
делать
57
законодательство, где указа
ʹ
но следующее определение электронной подписи –
это информация в электронной форме, которая присоединена к другой
информации в электронной форме или иным образом связана с такой
информацией и которая используется для определения лица, подписывающего
информацию
26
. Отсюда следует, что задачей подписи является подтверждение
авторства электронного документа или согласия с содержащейся информацией
в электронном документе, гарантия того, что информация не изменена после
подписания.
Электронная квалифицированная подпись – электронная подпись
получена в результате криптографического преобразования информации с
использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо,
подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в
электронный документ после момента его подписания. Создается с
использованием средств электронной подписи. Ключ проверки электронной
подписи указан в квалифицированном сертификате. Для создания и проверки
электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие
подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с
настоящим Федеральным законом
27
. Именно электронная квалифицированная
подпись признается электронным документом, равнозначным документу на
бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Может
применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством
Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или
принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами
установлено требование о необходимости составления документа
исключительно на бумажном носителе.
В настоящее время электронная квалифицированная подпись имеет
широкую область применения в различных сферах деятельности, начиная от
26
Об электронной подписи: федер. закон от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ (с изм. и доп. вступ. в силу
31.12.2017)// Собрание законодательства Российской Федерации от 2011 г. , №15 , ст. 2036
27
Об электронной подписи: федер. закон от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ (с изм. и доп. вступ. в силу
31.12.2017)// Собрание законодательства Российской Федерации от 2011 г. , №15 , ст. 2036
58
сферы государственных услуг и заканчивая применение ее в электронной
отчетности, предназначенной для различных органов контроля. Широко данная
подпись применяется и в различных системах электронного документооборота:
в рамках обмена организационно-распорядительной, кадровой,
законотворческой, торгово-промышленной и прочих систем документации, как
внутри организации, так и во внешней ее среде. Обусловлено это тем, что
электронная цифровая подпись может быть использована в качестве аналога
традиционной подписи и/или печати на бумажном документе.
Во внутреннем секторе документооборота электронная
квалифицированная подпись используется, как средство визирования и
утверждения электронных документов в пределах внутренних процессов
жизнедеятельности организации. Например, во время утверждения приказа по
основной деятельности руководитель может подписать его своей личной
электронной подписью.
Это действие означает, что заказ утвержден и может быть передан в
исполнение. При обмене документами с организациями из внешней среды
наличие электронной подписи является важным условием, поскольку
электронная подпись является гарантом юридической силы документа. Только
в случае его наличия документ может быть признан подлинным и законным.
Внедрение электронной квалифицированной подписи один из этапов
внедрения электронного кадрового документооборота, на основании которого
Министерство труда и социальной защиты России (далее – Минтруд России)
подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс
Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой
деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению
кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые
были в основном поддержаны
28
.
28
Интернет-ресурс Система «Гарант» [Электронный ресурс]. — Режим доступа. –
URL:https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71983810/ (дата обращения 17.07.2019г.)
59
В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех
отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном
сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была
утверждена «Стратегия развития информационного общества в Российской
Федерации на 2017 - 2030 годы»
29
, в рамках которой реализуется программа
«Цифровая экономика».
Одним из направлений деятельности этой программы является переход к
безбумажному взаимодействию между работниками и работодателями. Это
означает, что в ближайшее время должна появиться законодательная база,
позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь
возможность подписывать любые документы по персоналу в электронном виде
из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и «живые»
подписи на них должны постепенно выходить из оборота бизнеса. В то же
время, конечно, должна быть обеспечена надлежащая идентификация лиц,
подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и
хранения информации в электронном виде.
Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и
работодателя очевидны
30
:
⎯ экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
⎯ повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с
ноутбука или смартфона из любой точки мира;
⎯ ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
⎯ упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;
⎯ повышение прозрачности кадрового документооборота;
⎯ улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
⎯ экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;
29
Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. №203 «О Стратегии развития информационного общества в
Российской Федерации на 2017 - 2030 годы»// Собрание законодательства Российской Федерации от 2017 г.,
№20, ст. 2901
30
Латыпова Р. Т. Проблема соотношения бумажного и электронного документооборота // Молодой
ученый. — 2016. — №1. — С. 405-408.
60
⎯ снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
⎯ снижение риска подделки документов (при использовании усиленной
квалифицированной электронной подписи);
⎯ обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;
⎯ гарантия более оперативного представления документов
контролирующим органам.
Российское законодательство содержит много нормативных актов,
позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в
цифровой формат. По решению руководства компании внутренние документы
могут оформляться непосредственно на рабочих компьютерах. При
необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровой версии
они отправляются сотрудникам или государственным органам, их подлинность
должна быть подтверждена цифровой подписью. Вот список документов,
которые можно скомпилировать на компьютере:
⎯ трудовой договор с дистанционным работником
31
;
⎯ электронный больничный
32
;
⎯ акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам
33
;
⎯ сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых
взносах
34
;
⎯ любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись
(например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего
времени, пр.).
31
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Собрание
законодательства Российской Федерации. – 2002 г. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3. – ст. 312.2
32
О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном
страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78
Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»: федер. закон от 01
мая 2017 г. №86-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации от 2017 г., №18, ст. 2663
33
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. Закон от 27 июля
2006 №149-ФЗ (ред. от 01.05.2019)// Собрание законодательства Российской Федерации от 2006 г., №31, ст.
3448 – Часть 1. – п. 4 ст. 11
34
Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного
страхования: федер. закон от 01 апреля 1996 г. №27-ФЗ (ред. от 01.04.2019)// Собрание законодательства
Российской Федерации от 1996 г., №14, ст. 1401 – ст. 11
61
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Для того чтобы внедрить на государственном предприятии филиале
«Харанорская ГРЭС» АО «Интер РАО - Электрогенерация» электронную
квалифицированную подпись необходимыми условиями являются:
⎯ приобретение программного обеспечения СКЗИ КриптоПро CSP;
⎯ выпуск квалифицированного сертификата электронной подписи;
⎯ электронный идентификатор RuToken или eToken;
⎯ разработка и внедрение положение об электронной подписи и положение
об электронном кадровом документообороте.
Основываясь на организационной структуре филиала, основная нагрузка
на право подписи внутренних документов ложится на директора филиала,
главного инженера, заместителя директора по финансам и снабжению,
директора по безопасности и режиму, начальника отдела управления
персоналом. Исходя из этого, необходимо рассчитать расходы по внедрению
электронной квалифицированной подписи на пять участников и их
компьютеров на один год и отразим в таблице 4.
Таблица 4
Мероприятия по внедрению электронной
квалифицированной подписи
№
Мероприятие
Стоимость, руб.
1
2
3
1
Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP
1200,00
2
Квалифицированный сертификат
электронной подписи
3000,00
3
Защищенный USB-носитель (RuToken) на
72 кб
1250,00
4
Настройка электронной цифровой подписи
2500,00
Итого затраты на 1 компьютер
7950,00
Исходя из данных таблицы 4, для внедрения электронной
квалифицированной подписи для одного сотрудника необходимо 7950 руб.
62
Чтобы внедрить систему электронной цифровой подписи в филиале на 5
человек и 5 компьютеров необходимо израсходовать за год 39750 рублей. При
этом получаем ряд преимуществ:
⎯ сокращается время на подготовку и оформление документов;
⎯ уменьшаются расходы на бумагу, тонер для принтера, тем самым
увеличивается срок службы техники;
⎯ уменьшаются расходы почтовые пересылки документации в ООО «Интер
РАО – Электрогенерация» - головную организацию, аккумулирующую
руководство всех Филиалов.;
⎯ высокая гарантия достоверности и подлинности документов.
Теперь необходимо рассчитать расходы, которые понесет филиал без
учёта внедрения электронной подписи:
⎯ стоимость печати в черно-белом качестве 1 листа составляет 5 рублей.
Расход бумаги на печать кадровой документации в месяц составляет в
среднем 1100 листов. За год составляет 66000 рублей;
⎯ затраты на услуги почтовых компаний за год 67540 рублей;
Итого, учитывая эти показатели, годовой расход на обеспечение
бумажного кадрового документооборота составляет 133540 рублей.
Рассчитаем экономию при внедрении мероприятия:
Э = 133540 – 39750 = 93790 руб.
При внедрении системы электронной квалифицированной подписи в
филиале сокращаются расходы на 93790 рублей в год, повышается
эффективность использования рабочего времени, уменьшается количество
потерянного времени сотрудником из-за расстояния, подготовки и ожидания
подписи документов у руководителя. Уменьшается количество времени на
оформление, ведение и учёт документов. Повышается производительность
труда.
Рассчитаем срок окупаемости предложенных мероприятий. Срок
окупаемости определяется формулой:
63
PP = = 39750/489906 = 0,08 = 3 месяца; (1)
где
PP – период окупаемости;
K – капитальные инвестиции;
CF – чистый денежный поток.
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по внедрению в
Филиал электронной цифровой подписи для 5 сотрудников являются
эффективными (Э
с
=93790 рублей) и окупятся очень быстро, в течение 3
месяцев.
Срок окупаемости проекта составляет квартал, это говорит, что
соотношение между чистыми годовыми потоками реальных денег и
начальными вложениями благоприятное.
При кажущемся небольшом экономическим эффекте от реализации
мероприятия по внедрению электронных квалифицированных подписей, данная
мера является большим шагом для перевода деятельности по управлению
персонала исследуемой организации в цифровой вид.
Для того, чтобы наладить полноценный кадровый электронный
документооборот в Филиале «Харанорская ГРЭС» необходимо обеспечить
защиту персональных данных. В этом вопросе следует исходить из требований:
Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ и
постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите
персональных данных…» от 01.11.2012 №1119.
Для этого нужно обеспечить
35
:
⎯ безопасность помещений, в которых размещена информационная
система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
⎯ сохранность носителей персональных данных;
35
О персональных данных: федер. закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ (ред. от 31.12.2017)// Собрание
законодательства Российской Федерации от 2006 г., №31, ст.3451 – Часть 1. – п. 15.