14
документооборота, т. е. количество документов, проходящих через единицу
времени.
Таким образом, на каждом предприятии должен быть реализован
строгий подход к разработке документации управленческого обеспечения, так
как это позволит существенно оптимизировать процесс принятия важных
решений и контроля за их своевременной и качественной реализацией.
1.2. Классификация кадровой документации
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации,
собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются
Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ).
Необходимые функции по управлению персоналом в организациях
выполняют самостоятельные структурные подразделения (отдел кадров, отдел
кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные сотрудники
(инспектор по персоналу, менеджер по персоналу) или по совместительству –
секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы
рабочего цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения
независимо от формы собственности, подлежащих обязательной документации.
Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности работника, способы оплаты и другие особенности,
называют документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
Вся документация по управлению персоналом, включая организационно-
управленческий и первичный учет, может быть классифицирована на четыре
группы в логическом порядке по этапам трудового цикла работника
7
:
⎯ документация, связанная с комплектованием персонала организации
⎯ документация, связанная с процессом движения персонала в период
работы в организации;
⎯ документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
7
Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник / А.Я. Кибанов. – М.: ИНФРА-М, 2015 – С.
267.
15
⎯ документация, связанная с прекраще
ʹ
нием трудо
ʹ
вых отноше
ʹ
ний
работн
ʹ
ика с орга
ʹ
низацией, т. е. с у
ʹ
вольнением.
Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь,
подразделяется на две группы:
⎯ по учету к
ʹ
адров;
⎯ по учету ис
ʹ
пользовани
ʹ
я рабочего вре
ʹ
мени и расчето
ʹ
в с персон
ʹ
алом по
оп
ʹ
лате труда.
Кадровая до
ʹ
кументация не
ʹ
пременно до
ʹ
лжна быть у к
ʹ
аждого
работо
ʹ
дателя. Это, в ч
ʹ
астности, о
ʹ
пределено в Тру
ʹ
довом коде
ʹ
ксе. Напри
ʹ
мер,
Трудовым ко
ʹ
дексом пре
ʹ
дусмотрено необходимость и
ʹ
меть трудо
ʹ
вые договор
ʹ
ы с
работн
ʹ
иками
8
, вести тру
ʹ
довые книж
ʹ
ки
9
, создават
ʹ
ь правила в
ʹ
нутреннего
тру
ʹ
дового рас
ʹ
порядка
10
. Создание и
ʹ
ли ведение других ка
ʹ
дровых доку
ʹ
ментов
может б
ʹ
ыть предус
ʹ
мотрено та
ʹ
кже иными з
ʹ
аконами (таких как, положение о
персо
ʹ
нальных да
ʹ
нных - Федер
ʹ
альным зако
ʹ
ном от 27.07.
ʹ
2006 № 152-ФЗ «О
персонал
ʹ
ьных данны
ʹ
х» или книга учет
ʹ
а движения тру
ʹ
довых книже
ʹ
к и
вклады
ʹ
шей - Пост
ʹ
ановлением Пр
ʹ
авительств
ʹ
а РФ от 16.04.
ʹ
2003 № 225 «О
трудовых к
ʹ
нижках»).
Кадровую до
ʹ
кументацию ус
ʹ
ловно можно р
ʹ
азделить н
ʹ
а несколько т
ʹ
ипов
11
.
1. По степени об
ʹ
язательност
ʹ
и:
⎯ обязательные до
ʹ
кументы - д
ʹ
ля ведения во все
ʹ
х организа
ʹ
циях, неза
ʹ
висимо
от сфер
ʹ
ы деятельност
ʹ
и, численност
ʹ
и персонал
ʹ
а и организ
ʹ
ационно-
пр
ʹ
авовой фор
ʹ
мы;
⎯ рекомендательные до
ʹ
кументы - нос
ʹ
ящие рекоме
ʹ
ндательный х
ʹ
арактер;
⎯ специфические до
ʹ
кументы - з
ʹ
ависящие от с
ʹ
пецифики ко
ʹ
нкретного
учре
ʹ
ждения.
8
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Собрание
законодательства Российской Федерации. – 2002 г. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3. – ст. 56, ст. 67.
9
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Собрание
законодательства Российской Федерации. – 2002 г. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3. – ст. 66.
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // Собрание
законодательства Российской Федерации. – 2002 г. - № 1 (ч. 1). - Ст. 3. – ст. 189.
11
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю.
Рогожин. - М.: Проспект, 2018. – С. 419.
16
2. По целевой пр
ʹ
инадлежност
ʹ
и:
⎯ документы по учету л
ʹ
ичного сост
ʹ
ава работн
ʹ
иков (прик
ʹ
азы о прие
ʹ
ме на
работу, пере
ʹ
воде на дру
ʹ
гую работу, пре
ʹ
доставлени
ʹ
и отпуска, у
ʹ
вольнении,
л
ʹ
ичная карточ
ʹ
ка работни
ʹ
ка и др.);
⎯ документы, с
ʹ
вязанные с осу
ʹ
ществление
ʹ
м функций по у
ʹ
правлению
персо
ʹ
налом и ор
ʹ
ганизацией тру
ʹ
да.
3. По функцио
ʹ
нальному н
ʹ
азначению:
⎯ внутренние ло
ʹ
кальные нор
ʹ
мативные а
ʹ
кты - опре
ʹ
деляют общ
ʹ
ие принцип
ʹ
ы
работы ор
ʹ
ганизации и об
ʹ
язательны д
ʹ
ля исполне
ʹ
ния всеми сотру
ʹ
дниками
ор
ʹ
ганизации, де
ʹ
ятельности котор
ʹ
ых они кас
ʹ
аются (поло
ʹ
жения,
инстру
ʹ
кции, пост
ʹ
ановления и др.);
⎯ информационно-расчетные до
ʹ
кументы - в н
ʹ
их содержитс
ʹ
я информац
ʹ
ия,
на которо
ʹ
й базируютс
ʹ
я расчеты р
ʹ
азличного х
ʹ
арактера в
ʹ
нутри
орга
ʹ
низации, и
ʹ
ли документ
ʹ
ы, служащие д
ʹ
ля сохране
ʹ
ния необхо
ʹ
димых
для р
ʹ
аботы сведе
ʹ
ний (графи
ʹ
ки, таблиц
ʹ
ы, расчетн
ʹ
ые листы и т.
ʹ
д.);
⎯ документы, по
ʹ
дтверждающ
ʹ
ие трудову
ʹ
ю деятельност
ʹ
ь работнико
ʹ
в.
Согласно тру
ʹ
довому и пе
ʹ
нсионному з
ʹ
аконодател
ʹ
ьству, эти докуме
ʹ
нты
являютс
ʹ
я подтверж
ʹ
дением тру
ʹ
довой деяте
ʹ
льности;
⎯ распорядительные до
ʹ
кументы - до
ʹ
кументы, из
ʹ
дающиеся р
ʹ
аботодателе
ʹ
м
для пере
ʹ
дачи опреде
ʹ
ленных рас
ʹ
поряжений персо
ʹ
налу орган
ʹ
изации
(пр
ʹ
иказы, рас
ʹ
поряжения, пост
ʹ
ановления, у
ʹ
казания);
⎯ журналы ко
ʹ
нтроля и учет
ʹ
а - журнал
ʹ
ы (книги) учет
ʹ
а и регистр
ʹ
ации
докуме
ʹ
нтов, служ
ʹ
ащие для уст
ʹ
ановления н
ʹ
а документ
ʹ
ах определе
ʹ
нного
регистр
ʹ
ационного и
ʹ
ндекса и пр
ʹ
идающие ка
ʹ
дровым доку
ʹ
ментам
юри
ʹ
дическую с
ʹ
илу в трудо
ʹ
вых спорах.
К документ
ʹ
ам, которые об
ʹ
язательно до
ʹ
лжны быть в н
ʹ
аличии, мо
ʹ
жно
отнест
ʹ
и
12
:
⎯ штатное рас
ʹ
писание;
12
Горностаева Д. Е. Концептуальные основы и проблемы кадровой политики на государственной и
муниципальной службе/ Д.Е. Горностаева, Е.А. Бреусова// Научно-методический электронный журнал
«Концепт». – 2017. – Т. 2 – С. 198.
17
⎯ трудовой до
ʹ
говор (контр
ʹ
акт);
⎯ приказ (рас
ʹ
поряжение) о пр
ʹ
иеме на работу (фор
ʹ
ма N Т-1);
⎯ личную карточ
ʹ
ку (форма N Т-
ʹ
2);
⎯ приказ (рас
ʹ
поряжение) о пере
ʹ
воде на дру
ʹ
гую работу (фор
ʹ
ма N Т-5);
⎯ приказ (рас
ʹ
поряжение) о пре
ʹ
доставлени
ʹ
и отпуска (фор
ʹ
ма N Т-6);
⎯ график отпус
ʹ
ков (форма N Т-7);
⎯ приказ (рас
ʹ
поряжение) о пре
ʹ
кращении тру
ʹ
дового дого
ʹ
вора (контр
ʹ
акта)
(фор
ʹ
ма N Т-8);
⎯ табель учет
ʹ
а использо
ʹ
вания рабоче
ʹ
го времени (фор
ʹ
ма N Т-13);
⎯ табель учет
ʹ
а использо
ʹ
вания рабоче
ʹ
го времени и р
ʹ
асчета зар
ʹ
аботной
пл
ʹ
аты (форма N Т-1
ʹ
2);
⎯ правила внутре
ʹ
ннего трудо
ʹ
вого распор
ʹ
ядка;
⎯ положение по з
ʹ
ащите персо
ʹ
нальных да
ʹ
нных работ
ʹ
ника;
⎯ трудовую к
ʹ
нижку;
⎯ локальные а
ʹ
кты по охр
ʹ
ане труда.
В ряде орг
ʹ
анизационн
ʹ
ых документо
ʹ
в, необход
ʹ
имых для ре
ʹ
гулировани
ʹ
я
деятельност
ʹ
и кадровой с
ʹ
лужбы, гла
ʹ
вную роль и
ʹ
грает инстру
ʹ
кция по
офор
ʹ
млению доку
ʹ
ментов. Инстру
ʹ
кция по ка
ʹ
дровому де
ʹ
лопроизводст
ʹ
ву
являетс
ʹ
я основным нор
ʹ
мативным а
ʹ
ктом, регл
ʹ
аментирующ
ʹ
им техноло
ʹ
гию
работы с к
ʹ
адровыми до
ʹ
кументами, пр
ʹ
авила прие
ʹ
ма, процесс
ʹ
ы создания
до
ʹ
кументов, пор
ʹ
ядок работ
ʹ
ы с ними
13
.
Инструкция по к
ʹ
адровому де
ʹ
лопроизводст
ʹ
ву может состо
ʹ
ять из
сле
ʹ
дующих раз
ʹ
делов:
⎯ Общие поло
ʹ
жения;
⎯ Состав кадро
ʹ
вых докуме
ʹ
нтов;
⎯ Подготовка до
ʹ
кументов;
⎯ Организация до
ʹ
кументооборот
ʹ
а;
13
Гелета И.В. Кадровая политика организации: критерии и совершенствование / И.В. Гелета, О.И.
Витохина // Актуальные вопросы наук. – 2016. - №27; [Электронный ресурс]. - URL:
http://cyberleninka.ru/article/n/kadrovaya-politika-organizatsiikriteriii- sovershenstvovanie (Дата обращения:
15.07.2019).
18
⎯ Регистрация до
ʹ
кументов;
⎯ Контроль ис
ʹ
полнения до
ʹ
кументов;
⎯ Организация до
ʹ
кументов в де
ʹ
лопроизводст
ʹ
ве;
⎯ Передача де
ʹ
л на архив
ʹ
ное хранен
ʹ
ие;
⎯ Особенности офор
ʹ
мления доку
ʹ
ментов по от
ʹ
дельным ка
ʹ
дровым
про
ʹ
цедурам.
Следует от
ʹ
метить, что данная инстру
ʹ
кция особенно необ
ʹ
ходима в
кадровы
ʹ
х службах кру
ʹ
пных предпр
ʹ
иятий со с
ʹ
ложной орг
ʹ
анизационно
ʹ
й
структуро
ʹ
й. В небол
ʹ
ьших орган
ʹ
изациях, г
ʹ
де кадрова
ʹ
я служба пре
ʹ
дставлена
о
ʹ
дним или д
ʹ
вумя сотру
ʹ
дниками, т
ʹ
акой докуме
ʹ
нт менее в
ʹ
ажен.
Современная нор
ʹ
мативно-мето
ʹ
дическая б
ʹ
аза содерж
ʹ
ит правила и
ре
ʹ
комендации по по
ʹ
дготовке и офор
ʹ
млению доку
ʹ
ментов для персо
ʹ
нала,
созд
ʹ
анию инфор
ʹ
мационно-по
ʹ
исковой систе
ʹ
мы, регистр
ʹ
ации, систе
ʹ
матизации
до
ʹ
кументов, ор
ʹ
ганизации и
ʹ
х хранения, по
ʹ
дготовке к
ʹ
адровых де
ʹ
л для
после
ʹ
дующего хр
ʹ
анения и ис
ʹ
пользовани
ʹ
я.
Создание к
ʹ
аждой конкрет
ʹ
ной систем
ʹ
ы работы с к
ʹ
адровыми до
ʹ
кументами
о
ʹ
пределяетс
ʹ
я многими ф
ʹ
акторами: р
ʹ
азмером ор
ʹ
ганизации, ее ор
ʹ
ганизацион
ʹ
ной
структуро
ʹ
й, численност
ʹ
ью сотрудн
ʹ
иков, особе
ʹ
нностями к
ʹ
адрового учет
ʹ
а,
квалифи
ʹ
кацией персо
ʹ
нала и другое.
Следует от
ʹ
метить, что ве
ʹ
домственное ре
ʹ
гулирование де
ʹ
лопроизводст
ʹ
ва
развиваетс
ʹ
я в двух н
ʹ
аправления
ʹ
х. Некотор
ʹ
ые организ
ʹ
ации созда
ʹ
ют инструк
ʹ
ции
по дело
ʹ
производст
ʹ
ву в виде ко
ʹ
мплексного нор
ʹ
мативного до
ʹ
кумента,
о
ʹ
пределяюще
ʹ
го как требо
ʹ
вания к сост
ʹ
аву и офор
ʹ
млению доку
ʹ
ментов, та
ʹ
к и
правил
ʹ
а работы с н
ʹ
ими. Другие – к давно устаре
ʹ
вшим инстру
ʹ
кциям
разр
ʹ
абатывают «поправки» в виде ре
ʹ
гламентов, з
ʹ
аписок, пр
ʹ
иказов
руко
ʹ
водителей, ре
ʹ
гламентиру
ʹ
ющих при это
ʹ
м отдельные о
ʹ
перации работ
ʹ
ы с
докуме
ʹ
нтами или пр
ʹ
авила их офор
ʹ
мления. Исс
ʹ
ледователи сч
ʹ
итают эту пр
ʹ
актику
19
бес
ʹ
перспектив
ʹ
ной, поско
ʹ
льку основ
ʹ
ной смысл соз
ʹ
дания пользо
ʹ
вателя
зак
ʹ
лючается в с
ʹ
ложных про
ʹ
цессах нор
ʹ
мативной до
ʹ
кументации
14
.
Структура те
ʹ
кста инстру
ʹ
кции включ
ʹ
ает общие по
ʹ
ложения, те
ʹ
матические
р
ʹ
азделы и пр
ʹ
иложения.
В разделе «Общие поло
ʹ
жения» содержитс
ʹ
я информац
ʹ
ия о сфере
р
ʹ
аспростране
ʹ
ния инстру
ʹ
кции, ответст
ʹ
венности з
ʹ
а ее несоб
ʹ
людение,
н
ʹ
аименование по
ʹ
дразделени
ʹ
я, ответст
ʹ
венного за ор
ʹ
ганизацию р
ʹ
аботы с
ка
ʹ
дровыми до
ʹ
кументами, переч
ʹ
исляются з
ʹ
аконодател
ʹ
ьные, норм
ʹ
ативные,
мето
ʹ
дические, ор
ʹ
ганизацион
ʹ
ные и распор
ʹ
ядительные до
ʹ
кументы, н
ʹ
а основани
ʹ
и
которых гото
ʹ
вится инстру
ʹ
кция и осу
ʹ
ществляет с
ʹ
вою деятел
ʹ
ьность кадро
ʹ
вая
служба.
Тематические р
ʹ
азделы, ка
ʹ
к правило, в
ʹ
ключают раз
ʹ
делы, после
ʹ
довательно
р
ʹ
аскрывающие пор
ʹ
ядок прием
ʹ
а, перемеще
ʹ
ния, уволь
ʹ
нения сотру
ʹ
дников,
пр
ʹ
авила кома
ʹ
ндировок, офор
ʹ
мления и учет
ʹ
а отпусков. И
ʹ
х можно наз
ʹ
вать:
«порядок до
ʹ
кументиров
ʹ
ания занятост
ʹ
и» или «порядок офор
ʹ
мления
уво
ʹ
льнения» и т. д. В к
ʹ
аждом разде
ʹ
ле определ
ʹ
яются:
⎯ виды и раз
ʹ
новидности до
ʹ
кументов, ис
ʹ
пользуемых д
ʹ
ля документ
ʹ
ирования
де
ʹ
ятельности по учету и д
ʹ
вижению ка
ʹ
дров;
⎯ правила по
ʹ
дготовки р
ʹ
аспределите
ʹ
льных доку
ʹ
ментов, вк
ʹ
лючая поря
ʹ
док
визиро
ʹ
вания, сог
ʹ
ласования, ут
ʹ
верждения и по
ʹ
дписания пор
ʹ
ядок
изгото
ʹ
вления, раз
ʹ
множения и р
ʹ
ассылки пр
ʹ
иказов;
⎯ правила офор
ʹ
мления и з
ʹ
аверения ко
ʹ
пий и прило
ʹ
жений;
⎯ порядок ис
ʹ
пользовани
ʹ
я и хранен
ʹ
ия бланков, печ
ʹ
атей, штам
ʹ
пов.
Каждый раз
ʹ
дел инстру
ʹ
кции долже
ʹ
н содержат
ʹ
ь упоминан
ʹ
ие о тех и
ʹ
ли
иных до
ʹ
кументах, котор
ʹ
ые сопрово
ʹ
ждают опер
ʹ
ации по учету к
ʹ
адров.
В инструкции до
ʹ
лжны быть про
ʹ
писаны пра
ʹ
вила подгото
ʹ
вки и
офор
ʹ
мления все
ʹ
х документо
ʹ
в, которые ис
ʹ
пользуются д
ʹ
ля конкрет
ʹ
ной
процедур
ʹ
ы. В прило
ʹ
жениях к и
ʹ
нструкции об
ʹ
ычно приво
ʹ
дятся пример
ʹ
ы
14
Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор
эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — №2. — С. 432.
20
документо
ʹ
в, регистр
ʹ
ационных и ре
ʹ
гистрацион
ʹ
ных форм и дру
ʹ
гих справоч
ʹ
ных
матери
ʹ
алов.
1.3. Организация кадровой деятельности
Любая организация в современном мире имеет свой собственный
персонал и разрабатывает кадровую политику, которая является основным
направлением работы с персоналом. Однако предприятия и организации в
современных экономических условиях отличаются друг от друга сферами
деятельности, видами, организационно-правовыми формами и т.д. Эти
различия могут определять тип кадровой политики.
Выбор организационно-правовой формы кадровой службы определяется
размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и
объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то
кадровая служба не создается, а назначается специальный сотрудник
(инспектор по персоналу, менеджер), который отвечает за всю кадровую
работу.
Существуют следующие организационные формы кадровой службы:
⎯ управление кадров;
⎯ департамент;
⎯ отдел кадров;
⎯ служба персонала;
⎯ кадровый центр и т.д.
Задачи, которые приходится решать кадровой службе, не зависят от
направления деятельности предприятия и достаточно разнообразны, например:
⎯ прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;
⎯ комплектование предприятия необходимыми кадрами;
⎯ обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;
⎯ повышение квалификации работников;
⎯ проведение регулярной аттестации;
⎯ учет и анализ личного состава предприятия и др.
21
В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет
следующие виды работ
15
:
⎯ составление планов работ по труду и кадрам (квартальные,
перспективные);
⎯ создание и ведение банка данных о персонале (количественный и
качественный состав);
⎯ подбор кандидатов на различные позиции и создание резерва кадров
предприятия;
⎯ отбор кандидатов на вакантные должности;
⎯ участие в проведении аттестации;
⎯ оформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и
взысканиях, командировках и отпусках работников;
⎯ оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;
⎯ ведение установленной отчетности, подготовка справок и других
документов, касающихся трудовой деятельности работников;
⎯ ведение учета личного состава и табельного учета;
⎯ проведение работы по анализу текучести кадров;
⎯ контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и т.д.
Работа кадровой службы обязательно документируется. Подготовка,
оформление документов, работа с ними и их хранение регулируются законами
и нормативными актами, выполнение которых является обязательным для
кадровой службы любой организационной формы. Кроме того, каждая
компания разрабатывает локальные нормативные акты, регламентирующие
работу отдела кадров предприятия. Ежегодно отдел кадров подготавливает
номенклатуру дел, формирование которых также признается обязательным для
кадровиков.
15
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для
академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт,
2018. — С. 163.
22
Современное законодательство требует от работодателя подготовки
большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых
отношений с работниками.
Прежде всего, работники, ответственные за ведение кадрового
делопроизводства, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На
основании Трудового кодекса Российской Федерации на предприятии
установлен единый порядок оформления документов кадровой службы.
На основании Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» строится
работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия.
Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней,
контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о
защите персональных данных, разработанном с учетом положений
вышеназванного Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую
(служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень
ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются
в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О
коммерческой тайне».
Положения Трудового кодекса Российской Федерации позволяют
предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые
и безопасные условия работы для своих сотрудников.
Методические документы по управленческому труду и кадровому
делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы
содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с
ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих
рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты
16
.
При составлении любого документа необходимо руководствоваться
следующими правилами. Вначале уточняется цель составления документа и
16
Тренев Н.Н. Механизмы управления предприятием / Н.Н. Тренев // Аудит и финансовый анализ. –
2018. - № 3. - С. 27.
23
вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид
документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер
изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные
акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе.
Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции
адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо
провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего
могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма,
акты, заявления и т.д. После этого составляется проект документа с
использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и
стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не
составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты
кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением
места и стажа работы.
После прохождения процедур редактирования и согласования документ
окончательно оформляется и подписывается (утверждается).
К тексту служебного документа предъявляются определенные
требования, например:
⎯ достоверность;
⎯ объективность;
⎯ логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в
документах;
⎯ максимальная краткость при полноте информации;
⎯ ясность изложения и однозначность понимания документа;
⎯ продуманность формулировок, тщательный подбор слов.
Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу
это подпись должностного лица. Договоры подписываются
договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, -
членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование
должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с