ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………………..….
5
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота………………………………………………………..
8
1.1. Понятие и значение документооборота……………………………..
8
1.2. Классификация кадровой документации……………………………
14
1.3. Организация кадровой деятельности………………………………...
20
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
ОАО «Харанорская ГРЭС»………………………………………………
27
2.1. Анализ деятельности предприятия…………………………………….
27
2.2. Кадровой документооборот в организации………………………….
37
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере ОАО «Харанорская
ГРЭС»……………………………………………………………………….
55
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации.
55
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации………………………………………………………………..
61
Заключение…………………………………………………………………..
67
Список использованных источников информации………………………..
71
Приложение………………………………………………………………….
77
5
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность с разными типами профессиональных бумаг представляется
одной с основных функций отделов кадров и служб по персоналу в
организациях. Учреждение кадрового документооборота представляется
довольно значимым и отвечающим фактором деятельности организации.
Условия к документообороту в кадровом учете досконально изображены в
действующем российском законодательстве, так как, к примеру,
управленческие записи в документах согласно кадровому учету, обладают
непосредственной связью с начислением заработной платы. Вследствие этого
сохранение системы в кадровом учете один из главных прямых обязанностей
любой организации.
Актуальность выбранного исследования в современном правовом мире
трудно недооценивать. Сегодня, как и много лет назад, и на много лет вперед
организация кадрового документооборота будет иметь большое значение для
человечества. Ведь не секрет, что часть трудоспособного населения мира, и в
том числе нашей страны, превышает численность нетрудоспособного. А раз
человек трудится, он рассчитывает получать социальные гарантии, положенные
ему по достижению пенсионного возраста. И именно поэтому, уже сегодня,
когда он только начинает свою трудовую деятельность или уже имеет большой
трудовой стаж, необходимо правильно оформить все кадровые документы,
чтобы в будущем сотрудник организации мог воспользоваться этими
гарантиями, а у нас, как у работодателей, не возникло проблем с законом.
Поэтому изучение данной темы имеет глобальный смысл, как для работодателя,
так и для работника, которому не в меньшей степени нужно знать правила
оформления тех или иных кадровых документов.
В настоящей работе рассмотрены теоретические основы
документооборота деятельности кадровой службы, проблемы и актуальные
вопросы ведения внутреннего документооборота.
Цель настоящей исследовательской работы состоит в анализе работы с
кадровой документацией и выявление основных направлений
6
совершенствования работы с кадровыми документами на примере Филиал
«Харанорская ГРЭС» ОАО «Интер-РАО – электрогенерация».
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение следующих
задач:
⎯ проанализировать степень эффективности действующей системы
документационного обеспечения кадровой документации;
⎯ разработать рекомендации по совершенствованию системы обеспечения
кадрового документооборота;
⎯ обосновать необходимость совершенствования кадрового
документооборота исследуемой организации.
В качестве объекта исследования выбран отдел по управлению
персоналом Филиала «Харанорская ГРЭС»
Предмет исследования – система внутреннего кадрового
документооборота исследуемой организации.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения, списка использованных источников и приложений.
В первой главе представлены теоретические аспекты организации работы
с кадровыми документами, даны основные определения и значение кадровой
политики предприятия, раскрыта суть работы кадровой службы,
проанализированы законодательные и нормативные акты, регламентирующие
кадровое делопроизводство и работу с кадрами.
Во второй главе дается краткая характеристика учреждения на базе,
которого проводилось исследование, проводится анализ организации работы с
кадровыми документами в этом учреждении, подробно изучаются и
описываются все нормативные акты, на основании которых ведется кадровый
документооборот, указываются все виды документов, оформляемых при
ведении кадрового делопроизводства, а также приводятся недостатки
существующей системы организации кадровой работы.
В третьей главе раскрываются направления совершенствования
организации работы с кадровыми документами. Даются характеристики данных
7
методов и приводятся положительные моменты от их внедрения и
использования.
В заключении приведены краткие выводы по каждой главе.
Так как данная тема является довольно значимой в настоящее время, то
литературы по данному вопросу можно встретить достаточно много. В
процессе написания настоящей работы были проработаны многочисленные
источники информации: справочная, научная, специальная литература,
периодические издания, а также интернет-источники.
8
ГЛАВА 1. Теоретико-методологическая организация
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Понятие «документооборот» появился в делопроизводстве в 20-е годы
прошлого столетия.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов
организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники
управления в проекте «Общие правила документации и документооборота». В
проекте были изложены правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая
государственная система делопроизводства» установили единообразие
понимания документооборота как «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие
«документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в
дело»
1
.
Ежедневно на практике решается огромное количество вопросов,
непосредственно связанных с оформлением входящих, исходящих и
внутренних документов. Эффективная организация работы с документами,
совершенствование всех информационно-документальных процессов как в
обществе в целом и на уровне отдельных предприятий, является одним из
важнейших направлений менеджмента. Документы как носители информации
выступают неотъемлемым элементом внутренней деятельности любого
предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и, в частности,
1
Вышегородская Е. Д., Попова Н. В. Из истории развития отечественного делопроизводства //
Молодой ученый. — 2017. — №22.1. — С. 29.
9
отдельных сотрудников. В деятельности организации документы, служащие
основой для принятия решений, доказательством их исполнения, источником
для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-
поисковые работы.
Документы являются законными носителями информации. Документы
содержат информацию, которая побуждает к действию, а также информацию,
которая обеспечивает деятельность. Грамотный подход к организации работы с
документами позволяет оптимизировать использование менеджерами рабочего
времени. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования
значительна и постоянно растет. Эффективность работы любого учреждения во
многом зависит от рациональной организации работы с документами в нем, а
именно от правильности и точности их оформления, соответствия принятым
государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с
документами, соблюдения правил их использования и хранения
2
.
В логичной организации деятельности предприятия работа с
документацией стоит на первом месте. Документооборот охватывает
жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения
соответствующих задач по их управлению до передачи на государственное
хранение или уничтожения. В процессе офисной работы необходимо решить
три основные задачи
3
:
1. Документирование (составление, оформление, согласование и
изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления
управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и
использования документов).
3. Систематизация архива документов (экспертиза ценности,
классификация, контроль обращения, ведение фонда).
2
Бавыкин В. Новый менеджмент. Управление предприятием на уровне высших стандартов / В.
Бавыкин. – М.: Экономика, 2017. – С. 127.
3
Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. - Рн/Д: Феникс, 2018. – С. 45.
10
Документооборот является неотъемлемой частью организации работы с
документами. Она должна осуществляться таким образом, чтобы путь
движения любого документа был максимально коротким, сам маршрут -
прямым, а время на прохождения – минимальным.
Реализация данных условий требует:
1. Сократить инстанции прохождения документа.
2. Установить наивысшее единообразие в последовательности прохождения
и обработки определенных видов документов.
3. Исключить по вероятности возвратное движение документов.
Выполнение этого пункта зависит от числа инстанций согласования,
регистрации и отправки документов.
4. Энергично использовать средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Применение этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Следственно,
приобретая технику, нужно знать ее технические характеристики,
советоваться с экспертами.
Главным требованием документооборота является быстрое и
последовательное движение документов по наиболее перспективному пути с
минимальными затратами времени и труда.
Объем документации, представленной в различных организациях, как во
всем мире, так и в нашей стране, имеет тенденцию неуклонно расти и все более
быстрыми темпами. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение
объема управленческой документации пропорционально изменению темпов
роста производства и производительности труда. Это первая закономерность
формирования документов. Необходимость постоянного совершенствования
документооборота и документооборота приводит к правильному учету,
внедрению и контролю деятельности организации. Роль документооборота в
управлении каждым предприятием заключается в организации порядка
11
перемещения, оформления и обработки документов. Информация является
основой для принятия решений и последующих действий
4
.
Управление персоналом является отраслью деятельности, которая
документирует трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (например, прием,
перевод, поощрения, дисциплинарные взыскания, командировки, отпуск,
увольнение и т. д.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
являющиеся основой набора соответствующих прав и обязанностей работника
и работодателя.
Большинство кадровых документов содержат информацию высокой
социальной значимости. Поэтому отношение к работе с такими документами
должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности заполнения
кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических
фактов, на основе которых имеются те или иные права работника
5
.
Важность документов, выдаваемых кадровой службой, объясняется тем,
что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление
пенсий, ветеранских льгот, и т. д.). Руководители организаций несут
персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой
документации. Последствиями нарушения трудового законодательства при
неправильном ведении кадрового делопроизводства могут быть трудовая
инспекция и налоговая инспекция, штрафы и судебные разбирательства с
работниками.
Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизводство как
совокупность методов и процессов, связанных с учетом персонала и
внештатных работников, с документооборотом трудовой деятельности
работников, с расчетом и начислением заработной платы, с ротациями
4
Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. - М.: Омега-Л, 2018. – С. 36.
5
Видяйло Н. А. Кадровое делопроизводство обществ с ограниченной ответственностью // Молодой
ученый. — 2018. — №44. — С. 127.
12
персонала, обучением и многими другими. Этот механизм обязательно
присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой
формы и работников организации, и включает в себя:
⎯ оформление приема и увольнения работников;
⎯ оформления отпусков, больничных и командировок;
⎯ оформление поощрений и наказаний;
⎯ оформление материальной ответственности работников;
⎯ обработка, использование и хранение персональных данных работников;
ведение, учет и хранение трудовых книжек работников, кадровой
документации по основной деятельности компании.
Административную систему документирования по видам документов
представим в таблице 1.
Таблица 1
Административная система документирования
Система
Вид документа
1
2
1. Организационно-
распределительная:
Положения
Уставы
Инструкции
Приказы
Решения
Протоколы
2. Справочно-
информационная:
Письма
Телеграммы
Телефонограммы
Докладные записки
Справки
Акты
3. По личному составу:
Приказы
Личные дела
Заявления
Трудовые книжки
Характеристики
Договоры
Организация движения документов является основной частью рабочего
процесса.
13
Необходимо знать, как правильно его корректировать, какие данные
вносить для обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного
движения документов, так как информация, содержащаяся в них, необходима
для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя.
Соблюдение правил позволяет реализовать основной организационный
принцип управления-специализацию, возможность централизованного
выполнения однородных технологических операций, эффективного
использования техники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил может улучшить документальное
сопровождение организации:
⎯ прямоточности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке
документов;
⎯ ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке,
как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров
6
.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
1. характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
2. маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
3. периодичность (стадии документооборота);
4. направленность движения.
К количественным характеристикам относятся параметры объема
документооборота. Помимо фактического объема документооборота, можно
рассчитать долю групп документов в общем документообороте, плотность
6
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для
академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт,
2018. — С. 181.