7
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................................. 8
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ......................................................................................... 10
1.1. Понятие документооборота .................................................................................. 10
1.2. Особенности кадрового документооборота .................................................... 14
в Республике Беларусь .................................................................................................... 14
2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ................................................................................... 22
2.1. Технико-экономическая характеристика ОАО «Красный Пищевик»... 22
2.2. Место отдела кадров в организационно-функциональной структуре
ОАО «Красный Пищевик». ........................................................................................... 62
2.3. Организация кадрового документооборота
в ОАО «Красный пищевик» .......................................................................................... 74
3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. ................................................................................................. 85
3.1. Выбор и обоснование методики систем электронного
документооборота ............................................................................................................. 85
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности
системы Directum .............................................................................................................. 99
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................................. 104
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................ 107
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .............................................................................................................. 109
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 .............................................................................................................. 110
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 .............................................................................................................. 118
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 .............................................................................................................. 123
8
ВВЕДЕНИЕ
Актуальной задачей управления каждого предприятия является организация
работы с документами. Документы являются основным инструментом организации
управления.
Не исключением является и кадровый документооборот.
Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления
документами (в том числе и кадровыми), а, следовательно, управления организацией
и кадрами, является организация делопроизводства с учетом применения
информационных технологий, переход организации на максимальное использование
электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью
компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
Применение современных информационных технологий имеет важное
значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного
доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений
и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения
документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения
документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более
оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены кадровые
документы.
Цель дипломной работы: изучить теоретико-методологические основы
организации кадрового документооборота, а также разработать рекомендации по
совершенствованию организации кадрового документооборота на предприятии ОАО
«Красный пищевик».
Объект исследования – ОАО «Красный пищевик».
Сегодня ОАО «Красный пищевик» – этосовременное высокомеханизированное
предприятие, специализирующееся на изготовлении кондитерских изделий – зефира,
мармелада, конфет, драже, ириса и халвы. Производство оснащено современным
оборудованием, поточно-механизированными линиями по изготовлению
кондитерских изделий. Предприятие занимает стабильную позицию в ряду ведущих
9
кондитерских предприятий РБ и стран СНГ, располагает мощностями позволяющими
выпускать до 20 тысяч тонн кондитерских изделий в год.
Изделия с фирменным знаком «Красного пищевика» на равных конкурируют с
аналогичной продукцией московской «Ударницы», другими предприятиями стран
ближнего зарубежья и во всем мире. География поставок весьма широка. Прежде
всего – это, конечно, Российская Федерация, Латвия, Литва; а также США, Германия,
Израиль, Канада, Монголия.
Предмет исследования – организация кадрового документооборота ОАО
«Красный пищевик».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей
работы определим следующий круг задач настоящего исследования.
В теоретической части изучить:
- понятие и значение кадрового документооборота;
-нормативно-информационную характеристику и классификацию кадровой
документации;
- организацию кадровой деятельности в Республике Беларусь.
В практической части дипломной работы провести:
- анализ производственно-хозяйственной деятельности ОАО «Красный
пищевик»;
- анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
- анализ организации кадрового документооборота.
В проектной части необходимо разработать рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота ОАО «Красный пищевик»
системой DIRECTUM и оценить их эффективность.
При написании данной работы изучались различные источники информации:
учебники, статьи журналов, нормативные документы, электронные ресурсы,
первичная бухгалтерская документация, методические рекомендации и нормативы,
разработанные научно-исследовательскими и проектными учреждениями, бизнес-
планы предприятия, а также данные годовых отчетов ОАО «Красный пищевик» за
2015-2017 года и другая специальная литература.
10
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.
1.1. Понятие документооборота
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное
перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими
должностными лицами [1].
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 – документооборот — движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация,
рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное
использование документации, справочная работа.
В соответствии с национальным стандартом Республики Беларусь СТБ/ОР/2059
Делопроизводство и архивное дело (Термины и определения) – документооборот —
движение документов в организации (организациях) с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.
В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых
производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие
виды документооборота:
- управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации
для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на
основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их
своевременным исполнением;
- финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет
организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и
аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.),
участвующей в бизнес-процессах;
- кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с
учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении
сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных
расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
11
- технический. Координирует информационные потоки для подготовки и
поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления,
согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
- архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную
передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел,
которая пересматривается ежегодно.
Существуют следующие способы учета документации:
Бумажный – означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются
в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием
обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ
требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание,
обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты
документа в случае уничтожения материального носителя.
Электронный – подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в
документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном
виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-
цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации.
Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и
усилить контроль над их перемещением.
Смешанный – предполагает, что согласование и утверждение документов
осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными
подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом
юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ
обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии [3].
Если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от
друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о
возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе
лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями
создания, обработки и передачи документов по назначению.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется
сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в
крупных административно-промышленных центрах.
12
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых
специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о
конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования). Итак,
современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный
документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной
технологии работы с документами.
Современный документооборот организации формируется в результате
организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по
которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие
документы.
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и
исходящих документов, а внутренний информационный поток – перемещение
документов внутри предприятия.
К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые
должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных
подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3].
Рис. 1. Общая организация работы с внутренними документами
Общая организация работы с внутренними документами предприятия выглядит
следующим образом рисунок 1.
Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по
различным каналам связи [3].
13
Общая организация работы с входящими документами организации выглядит
следующим образом, рисунок 2
Рис. 2. Общая организация работы с входящими документами
Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и
отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления
(подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение
письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших
начальников).
Рис. 3. Общая организация работы с исходящими документами
Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит
следующим образом, рисунок 3.
14
Таким образом, документооборот это движение документов в организации
(организациях) с момента их получения или создания до завершения исполнения,
отправки или направления в дело, согласно национальному стандарту Республики
Беларусь.
1.2. Особенности кадрового документооборота
в Республике Беларусь
Основная функция кадровой документации – это юридическое оформление и
закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником.
Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в
процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по
оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению
кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством.
Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере
труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.
В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают
серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с
существенными нарушениями установленных требований.
Справочно: кадровая документация – это комплекс документов,
обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений
нанимателя и работника внутри организации.
Целесообразно разделять всю систему кадровых документов на 2 крупных
блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым
законодательством, и факультативные кадровые документы.
Правила внутреннего трудового распорядка
В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего
трудового распорядка (далее – ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с
учетом мнения представительного органа (профсоюза – в случае его наличия) (ст. 54,
194 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
15
Справочно: ПВТР – это локальный нормативный правовой акт организации,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные
вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
Штатное расписание
Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору
работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается штатная
численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в
зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады,
надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит
перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или
уполномоченным им лицом.
Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный
момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае увольнения
кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) наниматель,
ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность увольнения
работника и невозможность его обратного трудоустройства.
Трудовой договор (контракт)
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается
работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в
трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на
основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между
работником и нанимателем.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 19 ТК.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в
письменной форме.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя о приеме
на работу на основании заключенного трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Иными
словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой
договор. Содержание приказа (распоряжения) нанимателя должно соответствовать
16
условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на
работу объявляют работнику под роспись. По требованию работника наниматель
обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 51 ТК).
При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в
организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами,
имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст.
54 ТК).
Если работник принимается на руководящую должность, например директора,
руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до
сведения всех структурных подразделений нанимателя.
Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места,
закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с
внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на
работу готовится одновременно с трудовым договором.
Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о
предоставлении отпусков и командировании работников (кроме командирования за
границу) – они хранятся 3 года) и личных карточек – 75 лет.
Трудовая книжка работника
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника (ст. 50 ТК). Трудовая книжка должна быть предъявлена
работником при поступлении на работу. Исключение составляют случаи, когда
работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит
заключению на условиях штатного совместительства. Наниматель обязан вести
трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5
дней.
Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом
нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения
трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек
работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Все
записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют
подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации.
Записи вносят после издания приказа (при увольнении – в день увольнения). Они