4
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................. 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ............................................................. 9
1. 1. Понятие и значение документооборота ........................................................ 9
1. 2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации......................................................................................................... 15
1. 3. Организация кадровой деятельности .......................................................... 22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОАО «РЭС» .................................................. 34
2. 1. Анализ деятельности предприятия.............................................................. 34
2. 2. Кадровый документооборот в организации ............................................... 44
2. 3. Система электронного документооборота ................................................. 48
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОАО «РЭС» ............................................................................................................... 54
3. 1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ..... 54
3. 2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ........................................................................................................... 60
3. 3. Экономическая эффективность предложенных рекомендаций ............... 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ....................................................................................................... 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ......................................... 71
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................................... 79
5
ВВЕДЕНИЕ
Для успешного управления предприятием необходимо регулярно вести
управленческую документацию. Отсутствие данной документации усложняет
процесс руководства, препятствует разрешению различных вопросов,
касающихся планирования, финансирования, различной отчетности,
бухгалтерского учета и всего производственного процесса.
Ведение документации и работа с ней должна строго соответствовать
нормативным актам Российской Федерации, которые предусматривают
формирование документации по правилам, заданным Гражданским и Трудовым
кодексами Российской Федерации, а также ГОСТами.
Документация выполняет различные важные функции: социальную,
правовую, управленческую, коммуникативную, информационную, функции
исторического источника, учета. Более того, документы выступают средством
деловой коммуникации и управленческой деятельности.
Эффективность и рост предприятия зависит не только от высшего
руководства, но и от каждого сотрудника. Ответственные, исполнительные и
квалифицированные сотрудники способствуют успеху фирмы вне зависимости
от ее специализации.
Перечисленное говорит о том, что необходимо знать основы кадрового
документационного обеспечения каждому директору предприятия. Кадровый
документооборот, зафиксированный на материальном носителе и имевший
юридическую силу, часто является базовым доказательством факта
деятельности предприятия.
В современном обществе организация кадрового документооборота
является значительным, ответственным моментом в деятельности любого
предприятия, а поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является
6
одной из главных обязанностей фирмы. Вышесказанное обуславливает
актуальность данной дипломной работы.
Объект исследования – организация деятельности предприятия.
Предмет исследования – кадровое документационное обеспечение как
важный фактор в деятельности предприятия.
Цель – проанализировать организацию кадрового документооборота на
предприятии и разработать рекомендации по ее совершенствованию (на
примере ОАО «РЭС»). Для достижения поставленной цели необходимо решить
ряд исследовательских задач:
1) уточнить понятие «документооборот»;
2) рассмотреть виды кадровой документации и особенности ее
организации;
3) проанализировать и оценить кадровый документооборот ОАО «РЭС»;
4) выявить недостатки кадрового документооборота ОАО «РЭС»;
5) разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота ОАО «РЭС»;
6) определить роль грамотной организации кадрового документооборота
в производственной деятельности предприятия.
При выполнении дипломной работы использовались следующие методы:
1. Метод анализа – при изучении нормативно-правовых актов и научной
литературы, затрагивающей вопросы организации кадрового
документооборота;
2. Социологический метод – при сборе первичных данных и
фиксирования необходимых данных для достижения поставленной цели и
разрешении поставленных задач;
3. Метод анкетирования – при опросе сотрудников организации АОА
«РЭС»;
4. Метод моделирования – при исследовании действующей системы
кадрового документооборота и при разработке рекомендации по ее
совершенствованию.
7
Методологической и теоретической базой для исследования по
организации кадрового документооборота послужили труды многих
исследователей в данной области, среди которых В. В. Семенихин, Н. С.
Громов, С. Ю. Кабанов, М. Ю. Рогожин, а также интернет-источники.
Нормативной базой для исследования послужили Гражданский и
Трудовой кодексы Российской Федерации, а также государственные стандарты
Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Практическая значимость данной исследовательской работы
заключается в разработке рекомендации по совершенствованию действующей
системы кадрового документооборота (на примере АОА «РЭС»).
В качестве материалов для исследования служат результаты наблюдений
за работой сотрудников АОА «РЭС».
Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и
задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и
списка использованных источников.
В ведении поднимается проблема исследования, раскрывается ее
актуальность, определяются объект, предмет, цель, задачи и методы
исследования, раскрывается методологическая, теоретическая и нормативная
базы, определяются материалы для исследования и практическая значимость
данной курсовой работы.
Первая глава посвящена теоретическим основам организации кадрового
документооборота, а именно уточняется определение и значение термина
«документооборот», подробно описывается классификация кадровых
документов, изучается действующая система организации кадрового
документооборота.
Во второй главе анализируется кадровый документооборот на примере
ОАО «РЭС»: раскрывается специфика деятельности предприятия, производится
анализ и оценка кадрового документооборота организации, а также
рассматривается система электронного документооборота как новой ступени в
кадровом управлении.
8
Третья глава посвящена выявлению недостатков действующей системы
кадрового документооборота ОАО «РЭС», а также разработке рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота ОАО «РЭС» и их оценке.
В заключении подводятся итоги исследования, формулируются
окончательные выводы по рассматриваемой теме согласно поставленным
задача, а также выносятся рекомендации по изменению и дополнению
действующей системы кадрового документооборота.
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1. 1. Понятие и значение документооборота
Корректное ведение кадровой документации создает здоровые
взаимоотношения между работниками предприятия и позволяет избежать риска
во время разрешения тех или иных кадровых разногласий с сотрудниками.
Кроме внутренних угроз для кадровой документации существуют и внешние,
со стороны органов контроля: трудовая инспекция, Пенсионный фонд, МВД,
налоговая и т.п.
Впервые термин «документооборот» появился в 20-е годы ХХ века в
работах таких крупных специалистов управленческого труда и
делопроизводства, как Э. К. Дрезен
1
, Р. С. Майзельс, П. М. Керженцев. В
работах были сформулированы основные положения организации, которая и в
то время характеризовалась рациональным построением структуры
государственного аппарата, четким распределением функций между
различными службами и исполнителями. Были обоснованы главные
теоретические положения грамотной организации движения документов,
заключающиеся в распределении документов по исполнителям, сокращении
пунктов их прохождения, направлении документов непосредственно к
исполнителю, регламентации порядка подписания. Также была обоснована
методика изучения маршрутов движения документов и разработана технология
их доставки
2
.
1
О порядке ведения и хранения трудовых книжек : проект Министерства труда и социальной защиты РФ от
23.04.2018 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PNPA;n=36805#06425392403898911 (дата обращения:
29.09.2018).
2
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)
: учеб. для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др. – М.: Юнити-Дана, 2001. – 359 с. – С. 21.
10
В середине ХХ в. термин «документооборот» практически не
употреблялся, поскольку полностью отождествлялся и заменялся термином
«организация переписки». В эти годы термин «делопроизводство» обозначает и
движение документов, и их количество, поэтому внимание уделялось
отдельным технологическим операциям, которые выполнялись в процессе этого
движения.
Уже в 70-х годах ХХ века понятие «документооборот» становится
однозначным, поскольку был закреплен в государственном стандарте на
терминологию
3
.
Итак, Документооборот — процесс движения документов в организации,
включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в
архив
4
.
Процесс документооборота часто связывают с процессом технологии
обработки документов. Да, это рядом стоящие термины, но различия в них все
же есть. Документооборот занимается официальными, полностью
оформленными документами, обычно имеет дело с отдельными документами,
хотя значительную часть всей документации предприятия занимают пакеты
документов, которые необходимы для документирования какого-либо
управленческого действия. Но данные расхождения наблюдаются только в
теории, поэтому они не мешают использовать термин «документооборот» при
описании определенных технологических процессов обработки документов
5
.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление
6
. К таким процедурам
3
ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 2016.
4
Кураков, Л. П. Экономика и право: словарь-справочник / Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков. — М.:
Вуз и школа, 2004. – 1325 с. – С. 320.
5
Курс лекций по дисциплине «менеджмент организации» / ФСИН РФ. – Вологда [Электронный ресурс] /
Режим доступа : http://vuz.edunetwork.ru/35/9/ (дата обращения: 29.06.2018).
6
Семенихин, В. В. Кадровый документооборот / В. В. Семенихин. – М., Изд.: Эксмо, 2010. – 365 с. – С. 7.
11
относятся прием, перевод, командировка, отпуск, больничный, увольнение и
др.
Для проверки полный состав необходимой кадровой документации
непросто определить, поскольку окончательный список зависит от ряда
факторов:
а) местности;
б) сферы деятельности;
в) условий труда;
г) желаний руководства и др.
Но существуют обязательные документы, которые должны всегда
присутствовать, утвержденные Трудовым Кодексом РФ.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как
определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого
движения.
Документооборот в организации рассматривается как некое средство
коммуникации, которое позволяет соблюдать общие цели делопроизводства:
а) информационное обеспечение деятельности аппарата управления;
б) документирование его деятельности;
в) хранение и использование ранее созданной информации.
Главная цель документооборота – оперативное, без задержек и застоев,
движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами
времени и труда
7
.
Учитывая масштаб движения документов, выделяют следующие виды
документооборота
8
:
а) документооборот должностного лица;
б) документооборот структурного подразделения;
7
Менеджмент организации: понятие документооборота и его основные этапы / Электронная библиотека
[Электронный ресурс] / Режим доступа : http://libraryno.ru/12-1-ponyatie-dokumentooborota-i-ego-osnovnye-etapy-
deloproizvodstvostepnova/ (дата обращения: 29.06.2018).
8
Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения : Приказ Главархива СССР от 25 мая
1988 г. N 33. – М.: Главархив СССР, 2016
12
в) документооборот юридического лица;
г) документооборот компании и ее филиалов;
д) документооборот определенной отрасли;
е) документооборот государства.
Государственная система документационного обеспечения управления
рассматривают в качестве базового объекта документооборот юридического
лица, организации, которая имеет самостоятельный управленчески элемент,
обладает полным набором технологических процессов, и подходит для их
описания
9
.
На качество документооборота влияют следующие характеристики
документов
10
:
а) состав и содержание документопотоков. Под документопотоком
понимается установления в предприятии организация движения данных в
конкретном направлении с условием, что у этих данных общий источник и
общий приемник
11
.
б) маршрут движения документов;
в) периодичность документооборота;
г) направленность движения.
От перечисленных характеристик зависит организация работы служб
документационного обеспечения управления, определяется количественный
состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно
участвующих в организации прохождения документов в учреждении,
комплектация необходимыми средствами организационной техники.
9
Гетикова, Т. П. Оптимизация документооборота как фактор повышения эффективности деятельности
предприятия (на примере ОАО «РЭС») / Т. П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых ученых.
– Новосибирск, 2015. – С. 208-2016.
10
Громов, Н. С. Анализ особенностей работы кадровой службы / Н. С. Громов. – М.: Лаборатория книги, 2010.
– 74 с. – С. 15.
11
Кабанов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях : учеб. пособие / С. Ю.
Кабанов, И. Г. Асфандиярова. – М.: Флинта : Наука, 2009. – 296 с. – С. 95.
13
В зависимости от направления и отношения к управленческому объекту
различают следующие виды документопотоков
12
:
а) горизонтальные связывают организации одного уровня управления;
б) вертикальные связывают организации уровней в иерархической
последовательности. В соответствии с этим вертикальные делятся нисходящие
и восходящие;
в) восходящие потоки, характеризуются передачей документов
вышестоящим организациям подчиненными им оранизациями;
г) нисходящие, наоборот, получают документы от вышестоящих органов
власти и управления.
В зависимости от отношения к управленческому объекту выделяют [47, с.
120]:
а) входящий;
б) исходящий;
в) внутренний.
Каждый документооборот из перечисленных имеет достаточно
стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания
документов, степени регламентации. Входящие документы имеют максимально
стереотипный маршрут движения, что обуславливается их адресованностью.
Исходящие потоки проходят через всю управленческую структуру.
Стоит различать документооборот как движение и его объем,
выражающийся общим количеством документов, поступивших в организацию
и созданных в ней за определенный период.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что
основными целями исследования документопотоков организации являются [38,
с. 398]:
а) повышение эффективности управленческой деятельности;
б) ускорение движения документов в организации;
12
Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения : Приказ Главархива СССР от 25 мая
1988 г. N 33. – М.: Главархив СССР, 2017.