64
Так, приказы по личному составу и приказы по основной деятельности
должны регистрироваться разными сотрудниками в разных регистрационных
книгах. Это систематизирует документацию, облегчит работу сотрудников,
сделает их работу более качественной, а также ускорит поиск в дальнейшем
при необходимости возврата к определенным документам.
Таким образом, мы разработали некоторые рекомендации по
совершенствованию организации кадрового документооборота ОАО «РЭС»,
опорой на анализ существующей системы документооборота, который
позволил нам выявить недостатки. Выполнение данных процессов позволяет
раскрыть особенности организации кадрового документооборота в
организации.
3. 3. Экономическая эффективность предложенных рекомендаций
После рассмотрения предложенных мероприятий по совершенствованию
системы кадрового делопроизводства необходимо выяснить насколько эти
методы будут эффективны. Для определения экономической эффективности
рассчитываем отношение экономии (прибыли) от внедрения конкретного
результата к затраам на его создание по формуле:
Е = Э – З
(1)
Где, Е – экономическая эффективность;
Э – экономия или прибыль, руб.;
З– затраты на создание экономии, руб.:
Сначала необходимо рассчитать затраты, которые войсковая часть
понесет процессе реализации предложенных мероприятий.
Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными
для компьютера и входит в пакет офисных программ Microsoft Office, поэтому
нам не понадобится выделять денежные средства на её приобретение.
65
Для внедрения приложениями Microsoft Outlook необходимо выделять
сумму 17500 рублей для обучения персонала и повышения квалификации
кадров. Эта сумма пойдет на заключение договора с учебным заведением для
последующего обучения сотрудников организации.
Затраты на подключение интернет провайдера составят 600 рублей в
месяц.
На основании полученных расчетов затрат, определяем себестоимость
проекта.
Мы находим величина трудозатрат на документооборот за год, в
человеко-часах. Количество календарных дней работников войсковой части
определяется по формуле:
К= Д – В
(2)
Где, Д – количество дней в году (365), дней;
В – количество выходных и праздничных дней (118), дней.
К = 365 – 118 = 247 дня
Годовой фонд рабочего времени одного работника до
внедрения новой программы определяется следующим образом:
Фрв до = К*Т
(3)
где К – количество календарных дней в году (247), дней; Т –
протяженность рабочего дня (8), часов. Фрв до=247*8=1976 часов
Тогда величина трудозатрат на документооборот за год определяется:
Тз до=Фрв * Ч
(4)
где Фрв – годовой фонд рабочего времени одного работника, часов; Ч -
количество работников, человек.
Трудозатраты пяти работников кадрового отдела составят:
Тз =1976*5=9880 человеко-часов
В результате применения новой программы работники отдела кадров
могут выполнять эту же работу, затрачивая при этом 6 часов вместо 8 часов и
тогда годовой фонд рабочего времени будет равен:
66
Фрв после = 247*6=1482 часа.
Тз после = 1482 * 5 = 7410 человеко-часов.
Снижение трудозатрат на документооборот определяется по формуле:
Стз = Тздо – Тзпосле
(5)
где Т
Здо
, Т
Зпосле
— соответственно величины трудозатрат работников до
внедрения программного комплекса и после, человекочасов.
Стз = 9880 – 7410 = 2470 человеко-часов.
Такое снижение трузатрат создает предпосылки для условного
высвобождения одного работника отдела кадров, так как выполнять весь
перечень тех же операций смогут за свой 8 часовой рабочий день 4 работника
отдела кадров.
Таким образом можно спрогнозировать сокращение затрат от сокращения
работника отдела кадров, с учетом того, что заработная плата в год составляет
тыс. руб.
Для расчета эффективности необходимо из 108 тысяч рублей, которые мы
получили из сокращения сотрудника отдела кадров, отнять подсчитанную нами
сумму прямых затрат (24700).
108000 – 24700 = 83300 рублей.
Перед нами находится число, показывающее уровень эффективности
работы отдела кадров в денежном эквиваленте за один год. Исходя их этого,
перейдем к подсчетам относительного показателя эффективности. Для этого
необходимо сумму всех заработанных денег разделить на сумму затрат,
направленных на производство.
108000/24700 = 4,37 или 437 %
Полученный процент и определяет эффективность производства.
По результатам проведенного анализа проекта можно сделать вывод о его
экономической эффективности проекта, поскольку сумма экономии денежных
средств, превысила сумму первоначальных затрат, что является необходимым
условием эффективности. Внедренное приложение Microsoft Outlook, можно
67
легко дополнить различными модулями, позволяющих максимально четко и
быстро исполнять, отрабатывать и сохранять кадровые документы.
На данный момент система успешно выполняет свои функции в кадровом
отделе и уже приносит заметные результаты, в виде улучшения и ускорения
документооборота исследуемой организации. А так же положительно
сказывается на улучшении морально – психологического климата (уменьшения
конфликтных ситуаций, прежде всего из – за не своевременного ознакомления
с документами и большим количеством ошибок) в организации, уменьшению
текучести кадров и т.д.
68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот является важнейшей частью деятельности любой
организации, поэтому заслуживает пристального внимания. В связи с этим
документооборот предприятия не должен быть произвольным или стихийным,
он должен быть тщательно спланирован и всесторонне проанализирован.
Необходимость эта исходит из того, что его рационализация приводит к
сокращению инстанций, которые должен миновать документ при согласовании
(так же – подписании). Результатом является экономия труда, вложенных сил,
рабочего времени и сокращение материальных затрат. Движение документов в
организации зависит от ее управленческого процесса.
Итак, термин «документооборот» имеет неоднозначное толкование,
которое закрепилось только в конце ХХ в. Сегодня существует четкое
разграничение документооборота как движения и как всего объема
документации, проходящей на предприятии. Разграничивают термины
«документооборот» и «технология» по отношению к ведению документации.
Документооборот связывают с документопотоком. Главная цель
документооборота – быстрое и выгодное движение документов по
установленному пути в предприятии.
Кадровую документацию делят на два обширных блока:
1) обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено
трудовым законодательством;
2) факультативные кадровые документы, добавляющиеся по желанию
руководства.
Обратимся к обязательной кадровой документации, рассмотрим виды:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Штатное расписание;
3. Трудовой договор / контракт;
4. Приказ о приеме на работу;
69
5. Трудовая книжка работника;
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них;
7. Договор о полной материальной ответственности;
8. График отпусков;
9. Положение об оплате труда;
10. Положение о премировании;
11. Табели учета рабочего времени;
12. Должностная инструкция;
13. Личное дело;
14. Журнал учета личных дел;
15. Личная карточка работника;
16. Положение о структурном подразделении.
Анализ кадрового документооборота ОАО «РЭС» показал, что
организация документационной деятельности предприятия ведется на
достаточно высоком уровне. В условиях современного мира важным является
тот факт, что в фирме внедрена система электронного документооборота, хоть
и с определенными недочетами.
В результате анализа документооборота ОАО «РЭС» были выявлены
некоторые недостатки, а именно:
1) отсутствие электронной подписи при заверке документов;
2) отсутствие положения об экспертной комиссии;
3) неправильное оформление документов;
4) приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной
деятельности.
На основе выявленных недостатком были разработаны рекомендации по
совершенствованию системы организации документооборота компании:
1) Внедрение ЭЦП через компанию ВГУП ЧРГЦ, поскольку именно она
является удостоверяющим центром для радиоэлектрических организаций в г.
Новосибирск. Для достижения этой цели необходимо выполнить следующее:
а) обратиться в удостоверяющий центр или на официальном сайте
70
организации заполнить заявление на получение ЭЦП и приложить к нему
необходимый пакет документов;
б) явиться в организацию для получения ЭЦП и комплекта, необходимого
для внедрения ЭЦП;
в) установить на рабочие компьютеры программное обеспечение,
помещенное в комплект.
2) Для создания экспертной комиссии необходимо издать указ
руководителем компании о назначении постоянно действующей экспертной
комиссии, который должен опираться на примерное положение, утвержденное
Росархивом России.
3) Для того чтобы устранить допущение ошибок при оформлении
документов необходимо организовывать семинары для работников,
предоставлять им возможность прохождения курсов повышения квалификации,
налагать штраф за допущение грубых ошибок или увольнять сотрудников, не
стремящихся углубить свои знания в данном деле.
4) необходимо четко разделить обязанности сотрудников кадровой
службы, к которым будет относиться регистрация приказов только по личному
составу либо только основной деятельности организации. Также необходимо
завести две книги для регистрации соответствующих приказов.
Таким образом, любая организация держится на
высококвалифицированных сотрудниках, наем которых происходить через
кадровую службу. Если в организации будут работать профессионалы, тогда
вся документация, в том числе и кадровая, будет находиться в выигрышном
состоянии, что будет способствовать быстрому движению документов и
развитию компании.
71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство: документация : учебное
пособие / И. Ю. Андропова, Л. Н. Андропова, Н. В. Макарова. – М.:
Издательский центр «Академия». – 2008. – 165 с.
2. Андреева, В. Делопроизводство. Организация и ведение / В. Андреева.
– М.: Кнорус, 2016. – 296 с.
3. Арутюнова, Д. В. Стратегический менеджмент : учеб. пособие / Д. В.
Арутюнова. – Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2010. – 122 с.
4. Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к
электронному. Вопросы теории и практики / М. П. Бобылева. – М. : Термика,
2016. – 440 с.
5. Барихина, А. Б. Делопроизводство и документооборот : практическое
пособие – 2-е изд: перераб. и доп. / А. Б. Барихин. М. : Книжный мир, 2008. –
417 с.
6. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и
ответах : учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей —
5-е изд., перераб. и доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» — Ростов н/Д:
изд-во «Феникс», 2003. — 320 с.
7. Владыко, Н. Состав и виды кадровой документации / Н. Владыко // Я –
специалист по кадрам. – № 12. – 2012 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-
dokumentatsii_0000000 (дата обращения: 29.06.2018).
8. Германович, В. Альтернативные источники энергии и
энергосбережение : практические конструкции по использованию энергии
ветра, солнца, воды, земли, биомассы / В. Германович, А. Турилин. — Санкт-
Петербург : Наука и Техника, 2014. — 317 с.
9. ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. — М.: Изд-во стандартов, 2016.
72
10. Громов, Н. С. Анализ особенностей работы кадровой службы / Н. С.
Громов. – М.: Лаборатория книги, 2010. – 74 с.
11. Государственная Система Документационного Обеспечения
Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения : Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N
33. – М.: Главархив СССР, 2015.
12. Гетикова, Т. П. Оптимизация документооборота как фактор
повышения эффективности деятельности предприятия (на примере ОАО
«РЭС») / Т. П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых
ученых. – Новосибирск, 2015. – С. 208-2016.
13. Должностная инструкция по делопроизводству ОАО «РЭС»
[Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://forca.ru/instrukcii/srs/dolzhnostnaya-instrukciya-zamestitelya-nachalnika-res-
po-operativnoi-rabote.html (дата обращения: 10.07.018).
14. Дабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.:
Флинта, Наука, 2009. - 296 c.
15. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного
обеспечения управления : учеб. и практикум для академ. бакалавриата / Л. А.
Доронина, В. С. Иритикова. – М. : Издательство Юрайт, 2018. — 233 с.
16. Звирич, Л. Оформление кадровой документации: требования
инспекции труда / Л. Звирич // Справочник кадровика [Электронный ресурс] /
Режим доступа :
https://hrliga.com/index.php?id=1474&module=profession&op=view (дата
обращения: 29.06.2018).
17. Кураков, Л. П. Экономика и право: словарь-справочник / Л. П.
Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков. — М.: Вуз и школа, 2004. – 1325 с.
18. Кабанов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях : учеб. пособие / С. Ю. Кабанов, И. Г. Асфандиярова. – М.:
Флинта : Наука, 2009. – 296 с.
73
19. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного
обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное / С. Л.
Кузнецова. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
20. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие /
М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 312 c.
21. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии
документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / Т. В.
Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др. – М.: Юнити-Дана, 2001. – 359 с.
22. Курс лекций по дисциплине «менеджмент организации» / ФСИН РФ.
– Вологда [Электронный ресурс] / Режим доступа : http://vuz.edunetwork.ru/35/9/
(дата обращения: 29.06.2018).
23. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной
техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. - СПб.: Наука и техника, 2007. - 304 c.
24. Кишкель, Е. Н. Социология и психология управления / Е. Н. Кишкель.
– М.: Высшая школа, 2005. – 272 с.
25. Кравцов С. Организация рабочих мест делопроизводителей: общие
нормы / С. Кравцов // Справочник кадровика. – 2014 [Электронный ресурс] /
Режим доступа :
https://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1615 (дата
обращения: 03.07.2018).
26. Калужина, М. А. Сравнительный анализ организации кадровой
политики в пенитенциарных службах США, ФРГ, Франции, Великобритании /
М. А. Калужина // Юридический вестник кубанского государственного
университета. № 4 (21). – Краснодар, 2014. – С. 32-36.
27. Коргова, М. А. Деятельность кадровых служб в современных
организациях и направления их совершенствования / М. А. Коргова
[Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://pglu.ru/upload/iblock/958/deyatelnost-kadrovykh-sluzhb.pdf (дата
обращения: 03.07.2018).