54
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОАО «РЭС»
3. 1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации
В предыдущем разделе был проанализирована действующая система
документооборота ОАО «РЭС». Как мы выяснили, это развития организация,
которая обслуживает электроэнергией г. Новосибирск и окраинные поселки и
селения. Несмотря на то, что компания является уже состоявшейся, она имеет
некоторые недочеты в документообороте, в связи с этим будут разработаны
некоторые рекомендации по его совершенствованию.
Для крупных организаций и фирм процесс совершенствования
делопроизводства можно условно разделить на несколько этапов
65
:
1) изучение и анализ действующей в организации системы
документооборота;
2) проектирование совершенствованной организации делопроизводства;
3) внедрение разработанного проекта.
Перед началом проектирования необходимо изучить организацию, ее
документационное обеспечение и кадровую политику в том числе. Для этого
разрабатывается программа обследования организации. В данном случае
программой является содержание дипломной работы.
Так, выполняя дипломную работу, мы проходим первый и второй пункты,
т.е. изучаем организацию в разделе 2 и проектируем совершенствованную
организацию документооборота в разделе 3. Третий этап в процессе
совершенствования делопроизводства остается невыполненным, поскольку
65
Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах : учебное пособие для студентов
экономических вузов и колледжей — 5-е изд., перераб. и доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» — Ростов
н/Д: изд-во «Феникс», 2003. — 320 с. – С. 198.
55
только непосредственно управление организацией имеет право корректировать,
вносить и утверждать изменения в работу.
Итак, предыдущие разделы были посвящены изучению теоретических
основ организации кадрового документооборота, а также анализу и оценке
организации кадрового документооборота на примере ОАО «РЭС». Собранная
информация позволяет нам сделать основные выводы относительно
организации документооборота и ее недостатков (табл. 2):
Таблица 2. Основные недостатки документооборота
ОАО «РЭС» и предлагаемые способы решения
№
Основные недостатки организации
документооборота на предприятии
Способы решения
1
Отсутствие электронной подписи при заверке
документов
ЭЦП
2
Отсутствие положения об экспертной комиссии
Регламент
3
Неправильное оформление документов
Ужесточенный
контроль за
соблюдением правил
4
Приказы по личному составу регистрируются с
приказами по основной деятельности
Индивидуальное
исправление
Рассмотрим данные пункты подробнее.
1. Отсутствие электронной подписи при заверке документов. Внедрение
электронно-цифровой печати (ЭЦП) является спорным моментом. Одни
считают, что это негативное явление, поскольку для этого необходимо
провести ряд дополнительных процедур
66
:
а) создать законодательную базу для внедрения ЭЦП в системы
электронного документооборота органов государственной власти;
б) гармонизировать российское законодательство с международным;
в) создать правовую основу для интеграции внутренних и
международных систем электронной торговли;
г) упростить процедуры ведения «электронного бизнеса».
66
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ [Электронный ресурс] / Режим доступа
: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 13.07.2018).
56
Другие, наоборот, ждут своей выгоды от данной функции. Так
предприниматели ожидали, что Предприниматели ждали:
а) упрощение правил использования цифровой печати и отход от схемы с
использованием договорного регулирования, основанного непосредственно на
ГК;
б) согласования правил использования ЦП в России и за рубежом с целью
активизации международной экономической деятельности.
Государство же видело в этом достижение следующих целей:
а) упрощения правил использования ЦП в соответствии с концепцией
дебюрократизации экономики;
б) получение эффективного механизма регулирования применения ЦП в
органах государственной власти и иных государственных учреждениях;
в) выполнение требований, выдвинутых к России со стороны ВТО
67
.
Таким образом, как бы не расходились мнения и интересы относительно
электронно-цифровой печати, ЭЦП была введена на законодательном уровне в
2012 г. А поскольку она используется сейчас с большей активностью, данное
нововведение было безошибочным;
2. Отсутствие положения об экспертной комиссии.
Экспертная комиссия – это группа сотрудников, специализирующихся на
проведении экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также
рассмотрении нормативно-методических документов по работе служб
делопроизводства, должностных инструкций, в части работы с информацией,
табелей форм документов и других вопросов
68
.
Экспертная комиссия создается приказом руководителя, который
назначает в ее состав не менее трех наиболее квалифицированных работников.
В обязательном порядке в комиссии должен присутствовать руководитель
архива организации. Председателем экспертной комиссии избирается один из
67
Кобов, М. Закон «Об электронной цифровой подписи». Контент-анализ возможности использования для
органов государственной власти и бизнеса / М. Кобов [Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://www.directum.ru/339684.aspx (дата обращения: 13.07.2018).
68
Организация работы с документами: учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
57
руководящих сотрудников организации, курирующий вопросы
делопроизводства и архива организации.
Основными задачами экспертной комиссии является:
а) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе
формирования дел;
б) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к передаче в архив организации;
в) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче
на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив
69
.
Таким образом, решением данной проблемы документооборота
организации является регламент фирмы, а именно принятие нового правила,
обеспечивающего действие экспертной комиссии;
3. Неправильное оформление документов. Как мы знаем, документы
обслуживаются официально-деловым функциональным стилем, для которого
характерны множество устоявшихся клише, нейтральная лексика и однозначная
терминология. Данные требования обязательны для выполнения, поскольку они
обеспечивают однообразное взаимопонимание между сотрудниками, позволяет
избегать какого-либо недопонимания. Помимо клише, существуют бланки,
образцы и формы оформления определенного документа, утвержденные на
законодательном уровне. Вышесказанное обуславливает важность правильного,
соответствующего нормам, оформления кадровой документации.
Решением данной проблемы является повышенный контроль за данной
проблемой;
4. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной
деятельности. При работе с распорядительными документами (приказами,
распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их
систематизировать, чтобы это было удобно для текущей работы с документами
69
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
[Электронный ресурс] / Режим доступа : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ (дата
обращения: 13.07.2018).
58
и не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях
последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся
источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и
для организаций – собственников своих документов, самостоятельно
организующих их хранение.
В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных
документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной)
деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу
70
. Единственным
нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации
распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения
71
. Перечень (ст. 6) вводит несколько другое разделение приказов
(распоряжений):
а) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения –
постоянно). Данная группа является наиболее объемной, поэтому перечислим
некоторые виды приказов:
- утверждение структуры организации и ее изменение;
- утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации
(инструкций, правил, положений, регламентов);
- сокращение штатной численности;
- утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного
расписания;
- создание новых структурных подразделений, коллегиальных и
совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
- проведение аттестации персонала;
- планирование деятельности;
70
Янковая, В. Ф. Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве / В. Ф. Янковая // Секретарь-
референт. - № 8. – 2007 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://www.profiz.ru/sr/8_2007/sistematizaciya_prikazov/ (дата обращения: 13.07.2018).
71
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(согласовано решением центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.)
[Электронный ресурс] / Режим доступа : http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml (дата обращения:
13.07.2018).
59
- контроль за деятельностью (отчетность);
- установление режима работы и внесение изменений в него;
- финансирование деятельности;
- материально-техническое обеспечение;
- информационное и документационное обеспечение и др.
б) приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет
ЭПК). Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим
образом:
- прием на работу (заключение трудового договора);
- увольнение (прекращение трудового договора);
- перевод на другую работу;
- поощрение работников;
- премирование;
- установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый
характер труда, стаж работы и др.), доплат;
- предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
- предоставление отпусков по уходу за ребенком;
- изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака
и др.);
- присвоение классного чина государственным (муниципальным)
служащим;
- повышение классности (разряда) работника;
- расследование несчастных случаев с работниками;
- направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
- направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри
страны;
- прохождение практики студентов (если в этот период студентам
выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в
Пенсионный фонд Российской Федерации).
60
в) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – 5 лет). К этой группе относятся приказы, регулирующие
соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности, эксплуатацию
зданий и помещений, транспортное обслуживание и внутреннюю связь, а также
охрану.
Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по
основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок
хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации
получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они
должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим
сроком хранения.
Таким образом, мы отметили недостатки организации документооборота
ОАО «РЭС», касающиеся как пренебрежения новыми технологиями, так и
недостаточного уровня развития профессиональных навыков сотрудников,
решение которых будет рассматриваться в следующем параграфе.
3. 2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
В практике управления кадровый менеджмент является главным звеном
менеджмента организации, поскольку способствует оптимизации
управленческих издержек и достижению целей предприятия посредством
актуализации профессионального, интеллектуального и инновационного
потенциалов работников предприятия
72
.
Одной из актуальных задач рыночного развития является регулярный
контроль и совершенствование системы кадрового менеджмента в организации.
72
Кортова, М. А. Деятельность кадровых служб в современных организациях и направления ее
совершенствования / М. А. Кортова // Научные проблемы гуманитарных исследований. – № 1. – Изд-во :
Институт региональных проблем российской государственности на Северном Кавказе, 2012. – С. 191-196. – С.
191.
61
Итак, в заключительном параграфе мы разработаем возможные варианты
решения выявленных ранее недостатков действующей системы организации
кадрового документооборота ОАО «РЭС».
1. Отсутствие электронной подписи при заверке документов. Решением
данной проблемы является внедрение электронно-цифровой печати. Закон о
внедрении ЭЦП был принят в 2012 г. Сегодня ЭЦП – это необходимая
возможность для каждого предприятия, поскольку значительно упрощает
деятельность сотрудников, позволяет на рабочем месте заверять и подписывать
документы, экономя при этом не только физические силы и время, но и затраты
на распечатке.
Внедрение ЭЦП кардинально изменит движение документа между
сотрудниками и значительно ускорит время передачи (рис. Приложения 3).
Для того, чтобы внедрить ЭЦП на предприятии необходимо описать
требования и алгоритм перевода бумажного информационного потока в
электронный вид. Другими словами, компания должна стать «электронной».
Мы выяснили, что ОАО «РЭС» использует в своей деятельности
электронную систему документооборота, поэтому, чтобы внедрить ЭЦП,
необходимо:
а) поиск подходящего удостоверяющего центра, способного выдать
действующую ЭЦП для предприятия. В г. Новосибирске такими организациями
являются «Региональный удостоверяющий центр», ООО «Крипто-Софт»,
Филиал УЦ Тензор и другие. Поскольку нас интересует ОАО «РЭС», то с
целью получения ЭЦП необходимо обращаться в ФГУП ГРЧЦ, поскольку он
специализируется на радиоэлектронных фирмах;
б) Подача заявки и документов для получения электронной подписи.
Необходимо отправить заявку на выпуск сертификата ЭЦП, а также приложить
ряд указанных документов. Как правило, это делается в электронном виде на
сайте удостоверяющего центра. Форма заявки и перечень необходимых
документов предоставляются на сайте;
62
в) получение сертификата и комплекта. При получении ЭЦП
обязательным является личное присутствие владельца сертификата или его
доверенного лица. Хотя, некоторые центры оказывают услугу дистанционной
пересылки пакета документов. В удостоверяющем центре выдается сертификат
и комплект, состоящий из:
- ключевого носителя (дискета, флешка, токен), содержащего файлы с
ключом электронной подписи;
- сертификата ключа проверки электронной подписи, который также в
виде файла записан на этот же ключевой носитель;
- копии сертификата ключа проверки электронной подписи на бумажном
носителе с подписью и печатью удостоверяющего центра;
- лицензии на право использования программы для ЭВМ, которая в
терминах закона называется средством электронной подписи;
- самой программы средства электронной подписи (установочные файлы)
и документация к ней на CD-диске;
г) установка соответствующего программного обеспечения на
персональные компьютеры всех сотрудников. Таким ПО, например, является
«КриптоПро CSP».
2. Отсутствие положения об экспертной комиссии. Мы выяснили, что
действие постоянной экспертной комиссии является решением Центральной
экспертно-проверочной комиссии при Росархиве. Деятельной экспертной
комиссии важна для управления организацией и документооборотом,
поскольку она выполняет главную и основную функцию при работе с
документами. Для того чтобы в организации начала свою деятельность
экспертная комиссия необходимо издать положение о постоянно действующей
экспертной комиссии с опорой на одноименное примерное положение,
утвержденное Государственной архивной службой Российской Федерации, в
котором будут обозначены следующие моменты:
а) общие положения;
б) основные задачи ЭК;
63
в) основные функции;
г) права ЭК;
д) организация работы ЭК.
3. Неправильное оформление документов. Документы должны
оформляться согласно действующим законам, приказам, ГОСТам, формам и
бланкам с целью избегания упущенных моментов, недопонимания между
сторонами и однозначности информации.
Работники ОАО «РЭС» нередко пренебрегают данным требованием,
причиной чего является халатное отношение или незнание правил оформления,
а как следствие возврат документов на переработку и дополнительные затраты
человеческих и материальных ресурсов. Поэтому решением данной проблемы
является:
а) проведение семинаров и встреч, на которых доводятся и изучаются
нововведения относительно оформления документов;
б) прохождение всей документации через работника хорошо
осведомленного в данной сфере;
в) наложение штрафа при нарушении правил оформления;
г) отправка работников на курсы повышения квалификации.
д) смена работника, не стремящегося устранить свои ошибки.
4. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной
деятельности.
Любая организация имеет иерархическую структуру: главный офис –
филиал – подразделение. Каждая из структурных частей этой цепи имеет свое
иерархическое образование: руководитель организации – заместитель
руководителя организации – руководитель отделения – работник. Так и
кадровая служба имеет свою структура, каждая часть которой занимается
определенными видами кадровой документации. Данное деление очень
эффективно, поскольку, постоянно работая с одними и теми же видами
документации профессиональный навык отрабатывается до автоматизма, что
предотвращает допущение ошибок.