24
позволяет определить четкие требования к конкретной должности, к знаниям и
навыкам квалифицированного сотрудника.
Должностная инструкция работника кадровых служб связана с основным
положением о кадровой службе. Инструкции создаются индивидуально для
каждой должности и, после утверждения руководителем кадровой службы,
входит в силу
30
.
Должностная инструкция существует длительное время, как правило, до
того момента, пока не будет утверждена новая инструкция, заменяющая
устаревшую. Должностная инструкция – организационно-правовой документ,
являющийся основой для всей системы регулирования деятельности работника.
Организация кадрового документооборота зависит практически в равных
степенях от действующих нормативно-правовых актов, законов и от
руководства организации, поскольку именно руководство отдает приказ о
выполнении задании и контролирует его. Руководство также может вынести
дополнительные требования к кадровым документам, что несколько добавляет,
изменяет или усложняет документооборот.
Кадровый документооборот организовывается в следующих
направлениях
31
:
1. Учет личного состава учреждения и его подразделений;
2. Подготовка отчетов, справок, бланков о переводе кадров;
3. Учет о подготовке, переподготовке кадров и зачисление их в резерв;
4. Учет и регистрация поступивших документов, которые касаются
личного состава, контроль исполнения приказов и распоряжений;
5. Организация документооборота для обеспечения оперативного и
четкого выполнения и прохождения документов и поручений руководства
относительно всех направлений работы с кадрами, соблюдения общих и
30
Папонова, Н. Е. Значение компетенций персонала в современных условиях / Н. Папонова // Кадры
предприятия. - № 11. – 2008. – С. 234-239. – С. 236.
31
Сологуб, О. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов : учебное пособие / О.
Сологуб. – М.: Омега-Л, 2015. – 207 с. – С. 21.
25
специфических для кадровой работы правил составления и исполнения
документов;
6. Составление, оформление и ведение номенклатурных дел по кадровому
делопроизводству;
7. Подготовка и передача документов по кадрам в архив на хранение;
8. Механизация, автоматизация и компьютерная обработка данных по
личному составу.
Расширение ассортимента и объема производства, перестройка
управления экономикой вызвали значительное увеличение информации, а
соответственно и документации, в кадровом управлении. Ежегодно растет
количество служебных документов. Внедрение машинной обработки в ряде
служб крупных предприятий и объединений не сокращает количество
персонала.
Организация кадрового документооборота предусматривает разрешение
следующих задач
32
:
а) четкая организация деятельности сотрудников и выбор наиболее
рациональной формы ведения документации;
б) грамотное распределение функций между подразделениями и
сотрудниками, применение лучших методов ведения делопроизводства. Данная
задача разрешается путем разработки и внедрения нормативных документов,
должностных инструкций, стандартов. Особое внимание надо обратить на
разработку должностной инструкции инспектора по кадрам;
в) формулирование критериев оценки труда и нагрузки сотрудников;
г) систематическое повышение квалификаций и культуры труда
сотрудников организации, в том числе и кадровой службы;
д) соответствующая организация рабочих мест, обеспеченных
персональными компьютерами.
32
Андреева, В. Делопроизводство. Организация и ведение / В. Андреева. – М.: Кнорус, 2016. – 296 с. – С. 169.
26
Рабочее место каждого работника должно быть организовано таким
образом, чтобы он мог выполнять свои профессиональные обязанности без
каких-либо умственных и физических препятствий.
В зависимости от характера работ рабочие помещения кадровой службы
разделяют на такие зоны
33
:
1) зона управления – рабочие места начальника отдела кадров,
начальника отдела подготовки кадров, заместителя руководителя учреждения
по работе с кадрами;
2) зона работы с посетителями объединяет рабочую зону инспектора по
кадрам и зону посетителей, оборудованные необходимой мебелью;
3) зона работы с документами – рабочие места большинства сотрудников
кадровой службы, оборудованные всеми необходимыми средствами для
получения, обработки, хранения информации и выдачи документов и
материалов;
4) зона ожидания – место ожидания приема посетителями и получения
первичной информации о предприятии, а также получения возможности
заполнить бланки кадровых документов;
5) зона хранения документов: картотек, личных дел, трудовых книжек,
отчетов и т.п.
Кадровый документооборот не может не зависеть от условий труда
работника, поскольку любое физическое неудобство для работника будет
препятствовать скорости и качеству выполнения своих обязанностей.
Условия труда — это совокупность факторов производственной среды,
влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. К ним
относятся
34
:
33
Кравцов С. Организация рабочих мест делопроизводителей: общие нормы / С. Кравцов // Справочник
кадровика. – 2014 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1615 (дата обращения: 03.07.2018).
34
Требования к организации кадрового делопроизводства. Структура документации кадров [Электронный
ресурс] / Режим доступа : http://jayo.ru/books/6-1-trebovaniia-k-organizacii-kadrovogo-deloproizvodstva-stryktyra-
dokymentacii-kadrov/ (дата обращения: 03.07.2018).
27
а) санитарно-гигиенические условия: освещение, температура, тишина,
влажность;
б) комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест: письменные
столы, наличие персональной ЭВМ, кресла, канцелярские предметы, картотека,
факс, ксерокс, телефонные аппараты и др.
При оборудовании рабочего места сотрудников кадровой службы
необходимо учесть:
1. Удобное установление мебели, оборудования и полок для документов;
2. Расположение предметов и средств труда с учетом выполняемых
операций;
3. Хранение материалов, не требующих строчной обработки, в
специальных папках;
4. Расположение средств малой оргтехники в определенных местах,
способствующих автоматизации движений. Материалы постоянного
использования располагать в легкодоступных местах;
5. Использование цветных скоросшивателей для быстрого и удобного
поиска документов.
Руководитель должен владеть информацией о состоянии личного состава
и движении кадров, чтобы правильно и вовремя принять решение по тому или
иному вопросу. Четкая организация учета личного состава – предпосылка
эффективной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Учет кадров должен обеспечивать следующие достоверные сведения:
1) о количестве работников по категориям, профессиям, квалификации,
образованию, стажу работы, полу, возрасту и другим признакам;
2) об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и
ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;
3) о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и
переподготовки кадров по специальности и категориями;
4) количественный и качественный состав кадров, продвижения молодых
работников;
28
5) о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и
тому подобное.
Возможность получения упомянутых и других данных о личный состав
обеспечивается ведением кадровой службой соответствующей документации.
На деятельность сотрудников влияет климат отношений, которые
являются результатами социального характера – морального климата, подбора
кадров и т.п.
Сегодня во время работы сотрудников кадровой службы используются
статистические методы, применяются компьютеры и другая новейшая техника.
Поэтому современные организации кадровой службы характеризуются как
электронные фирмы.
Для поддержания благоприятной атмосферы на предприятиях
руководители организуют различные встречи в неформальной обстановке
помимо официальных собраний, выслушивают замечания и предложения
работников. Полученные результаты сообщаются всем работникам
организации, например, в виде информационного табло
35
.
Для стимулирования творческого труда персонала создают гибкую
организацию труда, которая может проявляться
36
:
а) в выполнении задания группами, структура которых подвижна;
б) в поощрении соревнований между группами и даже дублировании
работ;
в) в не санкционировании допущенных ошибок;
г) в вознаграждении достижений в короткие сроки;
д) в постановке ставки на определенного работника, но как члена команд;
е) в проведении анкетирования работников с целью получения картины
общественного мнения;
35
Романчук, А. А. Социальные отношения в трудовом коллективе / А. А. Романчук // Вестник Кемеровского
государственного университета. – Кемерово, 2010. – С. 203-209. – С. 203.
36
Кишкель, Е. Н. Социология и психология управления / Е. Н. Кишкель. – М.: Высшая школа, 2005. – 272 с. –
С. 198.
29
ж) в профессиональной подготовке сотрудников, облегчающей
внутреннее перемещение специалистов.
Безусловно, кадровая служба первостепенное внимание уделяют
процессу подбора кадров, в котором участвуют не только начальник службы
кадров и другие руководящие должности, но и заинтересованный в этом
персонал. С целью сокращения затрат на поиск квалифицированных
специалистов администрация публикуют списки открытых вакансий, а также
премирует сотрудников, привлекших кандидатов при условии, что он выдержал
испытательный срок. Техническая подготовка и возможности кандидата,
коллективность, стабильность работы – главные критерии отбора кадров.
Выяснение способностей и знаний кандидата происходит на собеседованиях,
количество и повтор которых зависит от лица, принимавшего на работу.
Собеседования также проводятся для ежегодной аттестации
руководствующих сотрудников, а для остальных – дважды в год. Каждый
сотрудник имеет право высказать свое мнение, предложение по улучшению
работы. Сотрудники, проводящие собеседование, могут использовать заранее
подготовленные опросники
37
.
Количество сотрудников службы кадров зависит в первую очередь от
общего числа занятых на предприятии рабочих и служащих. Французские
исследователи считаю, что необходимо учитывать и другие моменты
38
:
а) соотношение сотрудников службы кадров и общего количества
сотрудников всегда больше для маленьких и средних предприятий, поскольку
кадровую службу сокращают ниже определенного уровня, потому что она
должна в полной мере обеспечивать функционирование трудовых отношений
во всех областях;
37
Щекин, Г. В. Теория и практика управления персоналом / Г. В.Щекин. – 2-е изд. – К.: МГУП, 2003. – 280 с. –
С. 132.
38
Калужина, М. А. Сравнительный анализ организации кадровой политики в пенитенциарных службах США,
ФРГ, Франции, Великобритании / М. А. Калужина // Юридический вестник кубанского государственного
университета. № 4 (21). – Краснодар, 2014. – С. 32-36. – С. 33.
30
б) в крупных предприятиях есть возможность сэкономить на
количественном составе кадровой службы без ущерба для интересов
коллектива;
в) объем работы сотрудников кадровой службы увеличивается в случае
необходимости обслуживать разные производственные участки или их
территориальной разбросанности;
г) кадровая служба учреждений сферы обслуживания насчитывает
больше сотрудников, чем промышленные предприятия. Причина в том, что у
первых отсутствует низшее звено управленческих кадров, например,
бригадиров, мастеров, которые могут в той или иной степени выполнять
функции кадровой службы.
Анализируя роль и функции кадровой службы, можно выделить три
основных направления
39
:
а) набор и увольнения работников, вопросы зарплаты, дисциплины,
отношений с профсоюзами является административной деятельностью,
рассчитанной на короткий период времени;
б) плановое руководство, направленное на гармонизацию различных сфер
взаимодействия персонала. Например, прием на работу, продвижение кадров,
заработная плата, профессионально-техническая подготовка;
в) управление предприятием, при котором кадровая служба должна
способствовать достижению стабильности в коллективе, созданию «здоровой
атмосферы», повышению экономических показателей в работе.
Различия между выделенными направлениями деятельности кадровой
службы можно легко объяснить. В первом случае во время создания нового
предприятия руководитель кадровой службы набирает кадры после того, как
дирекция определит задачи производства и под них будет подведена
техническая база.
39
Турчинов, А. И. Управление персоналом / А. И. Турчинов. – М.: Изд-во РАГС, 2002. – 488 с. [Электронный
ресурс] / Режим доступа : http://uchebnik.online/upravlenie-personalom-uch/rol-mesto-kadrovoy-slujbyi-sisteme-
upravleniya-20892.html (дата обращения: 03.07.2018).
31
Во втором случае от кадрового руководителя требуется разработка плана
мероприятий в области профессионально-технической подготовки, транспорта,
подсобных служб и т. п.
В третьем случае руководитель кадровой службы является участником
определения контуров будущего предприятия.
На новое предприятие в первую очередь нанимаются сотрудники на
главные, основные профессии, далее рассчитывается наличие профессий в
перспективе на развитие и расширение предприятия, а также наличия трудовых
ресурсов, возрастного и квалификационного уровней сотрудников,
необходимости внутренних перестановок кадров. Некоторые руководители
считают, что вопросы найма рабочей силы — это стратегическая проблема
развития предприятия в условиях конкуренции.
На сегодняшний день не существует постоянного унифицированного
типа руководителя кадровой службы, поскольку его статус зависит от характера
предприятия, взгляда руководителя на место и роль кадровой службы.
Безусловно, на мелких предприятиях зачастую руководители заменяют
кадровую службу, что позволяет сэкономить и общаться с персоналом
напрямую. На крупных предприятиях, наоборот, существует широкий спектр
должностей в кадровой службе. Например, начальник отдела кадров, директор
по кадрам, заместитель генерального директора предприятия и др.
На крупных предприятиях кадровая служба выполняет следующие
функции
40
:
1) практическое применение положений действующих нормативно-
правовых актов в области труда и коллективных договоров, а также вопросы
заработной платы;
40
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(согласовано решением центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.)
[Электронный ресурс] / Режим доступа : http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml (дата обращения:
13.07.2018).
32
2) решение вопросов трудоустройства, среди которых прием на работу,
ознакомление с организацией компании, рабочим местом и условиями труда,
перевод на другое место работы, продвижение по карьерной лестнице;
3) осуществление профессионально-технической подготовки,
направленной на выявление возможностей, навыков, умений и интересов
сотрудников с целью их дальнейшего профессионального развития;
4) решение вопросов материального вознаграждения, среди которых
контроль за удобствами рабочих мест и постов, определение заработной платы
с учетом социальных льгот, премирование, материальное наказание за
нарушение трудового договора;
5) регулирование отношений социального характера, в том числе
обеспечение контактов с профсоюзами и выборными органами, подготовка
коллективных договоров, содействие проведению общественных мероприятий,
выявление причин социальной напряженности в коллективе и т. д.;
6) контроль за условиями труда и техникой безопасности, а также
исправностью оборудования.
Кроме перечисленных функций на отдельных предприятиях кадровые
службы могут заниматься вопросами штатного расписания (его структуры и
организации), урегулированием трудовых конфликтов и споров юридического
характера
41
.
В данном параграфе мы рассмотрели организацию деятельности
сотрудников кадровой службы, осветили обязанности каждого из сотрудников.
Определили, что основной задачей кадровой службы является подбор кадров.
Данный процесс чаще всего происходит путем организации собеседований для
потенциальных сотрудников.
41
О порядке ведения и хранения трудовых книжек : проект Министерства труда и социальной защиты РФ от
23.04.2018 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PNPA;n=36805#06425392403898911 (дата обращения:
29.09.2018.
33
Таким образов, подробно рассмотрев особенности кадровой
документации и ее организации, мы можем перейти к анализу действующей
системы кадрового документооборота на примере ОАО «РЭС».