14
в) уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и
наглядным средством является составление графических оперограмм и
маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции,
проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций.
Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а
также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.
Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного
представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных
документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с
минимальными затратами могут быть использованы и другие методы
наглядного представления движения документной информации:
технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При
необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки
собранных сведений, например, построение информационных моделей
13
.
После получения результатов анализа структуры документооборота
можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Таким образом, термин «документооборот» имеет неоднозначное
толкование, которое закрепилось только в конце ХХ в. Сегодня существует
четкое разграничение документооборота как движения и как всего объема
документации, проходящей на предприятии. Разграничивают термины
«документооборот» и «технология» по отношению к ведению документации.
Документооборот связывают с документопотоком. Главная цель
документооборота – быстрое и выгодное движение документов по
установленному пути в предприятии.
13
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание,
переработанное и дополненное / С. Л. Кузнецова. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с. – С. 132.
15
1. 2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
В недалеком прошлом Российская Федерация перешла к обществ
свободного предпринимательства, что повлекло за собой значительные
изменения в трудовых отношениях и правовых нормах их закрепления.
Совместный труд всегда предполагает взаимодействие участвующих лиц
и определенный регламент их взаимоотношений. Основной функцией кадровой
документации является ее юридическое оформление и закрепление трудовых
отношений между нанимателем и работником
14
.
Трудовой кодекс Российской Федерации дает следующее определение
трудовым отношениям
15
:
Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между
работником и работодателем о личном выполнении работником за плату
трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным
расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;
конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника
правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем
условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами,
трудовым договором.
Каждое юридическое лицо вне зависимости от организационно-правовой
формы в процессе своей деятельности должно вести, оформлять и сохранять
кадровую документацию согласно требованиям, установленным трудовым
законодательством.
14
Владыко, Н. Состав и виды кадровой документации / Н. Владыко // Я – специалист по кадрам. – № 12. – 2012
[Электронный ресурс] / Режим доступа : https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-
dokumentatsii_0000000 (дата обращения: 29.06.2018).
15
Трудовой Кодекс РФ, статья 81, пункт 2 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=219305&div=LAW&dst=497%2C0&rnd=0.530
3309349531133#04929847030122154 (дата обращения: 29.06.2018).
16
Во многих организациях пренебрегают добросовестным ведением
кадровой документации, вследствие чего при ведении кадрового
документооборота существенно нарушаются установленные требования.
Кадровая документация - комплекс документов, обеспечивающих
регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и
работника внутри организации
16
.
Кадровую документацию делят на два обширных блока
17
:
1) обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено
трудовым законодательством;
2) факультативные кадровые документы, добавляющиеся по желанию
руководства.
Обратимся к обязательной кадровой документации, рассмотрим виды и
охарактеризуем их
18
:
1. Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный
нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и
увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон
трудового договора, а также другие вопросы регулирования трудовых
отношений в организации
19
. Данная документация утверждается приказом
работодателя при согласовании с представительным органом – профсоюзом – в
случае его наличия;
2. Штатное расписание составляется заранее, перед тем как нанимаются
работники в организацию, поскольку от него зависит необходимое количество
работников, должностей и профессий, размер должностных окладов, процент
надбавок и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание
16
Звирич, Л. Оформление кадровой документации: требования инспекции труда / Л. Звирич // Справочник
кадровика [Электронный ресурс] / Режим доступа :
https://hrliga.com/index.php?id=1474&module=profession&op=view (дата обращения: 29.06.2018).
17
Владыко, Н. Состав и виды кадровой документации / Н. Владыко // Я – специалист по кадрам. – № 12. – 2012
[Электронный ресурс] / Режим доступа : https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-
dokumentatsii_0000000 (дата обращения: 29.06.2018).
18
Владыко, Н. Состав и виды кадровой документации / Н. Владыко // Я – специалист по кадрам. – № 12. – 2012
[Электронный ресурс] / Режим доступа : https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-
dokumentatsii_0000000 (дата обращения: 29.06.2018).
19
Трудовой Кодекс РФ, статья 189 [Электронный ресурс] / Режим доступа : https://yuridicheskaya-
konsultaciya.ru/trudovoe_pravo/pravila-vnutrennego-trudovogo-rasporyadka.html (дата обращения: 29.06.2018).
17
содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом
нанимателя или уполномоченным им лицом;
Особенностью данного документа является то, что при увольнении
работников в связи с сокращением штата наниматель, предоставив правильно
составленное штатное расписание, может доказать законность увольнения и
невозможность его возобновления в должности
20
;
3. Трудовой договор / Контракт, регламентирующий условия труда, его
оплату на основе действующих нормативно-правовых актов, заключается
между работником и нанимателем в письменной форме и подписывается
обеими сторонами
21
. Содержание договора диктуется Трудовым Кодексом РФ,
но может включать дополнения или другие поправки, предложенными одной из
сторон;
4. Приказ о приеме на работу оформляется нанимателем на основе
заключенного трудового договора, т. е. прежде чем издавать приказ работник
должен подписать договор. Приказ о приеме на работу, также как и договор,
предоставляется работнику на подпись.
При желании работника наниматель должен предоставить ему
заверенную копию приказа. При приеме на работу необходимо ознакомить
будущего сотрудника с порядком организации и его обязанностям. Если
работник принимается на одну из главных должностей, то приказ о приеме на
работу должен доводиться до всех работников.
Приказы по личному составу, кроме приказов об отпусках и
командировках, сохраняющихся 3 года, хранятся 75 лет;
5. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой
деятельности и стаже работника, предъявляется работников при поступлении
на работу. Исключением являются случаи, когда работник впервые
20
Трудовой Кодекс РФ, статья 81, пункт 2 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=219305&div=LAW&dst=497%2C0&rnd=0.530
3309349531133#04929847030122154 (дата обращения: 29.06.2018).
21
Трудовой Кодекс РФ, статья 81, пункт 2 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=219305&div=LAW&dst=497%2C0&rnd=0.530
3309349531133#04929847030122154 (дата обращения: 29.06.2018).
18
устраивается на работу или когда трудовой договор с ним подлежит
заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель должен
вести трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней.
Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определяются
постановлениями Министерства труда
22
. Все записи, внесенные в трудовую
книжку, заверяются подписью работодателя или его заместителя и печатью
организации. Записи вносят после издания приказа (при увольнении – в день
увольнения);
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них предоставляется
работнику при увольнении, где он должен расписаться. Книга быть
пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью работодателя;
7. Договор о полной материальной ответственности заключается с
работником, который достиг 18-летнего возраста, согласно которому он несет
ответственность за доверенные ему ценности;
8. График отпусков, определяющий последовательность предоставления
оплачиваемых отпусков. О начале отпуска работник должен быть оповещен не
позднее 2 недель до начала в письменной форме. Составление отпуска
происходит согласно особым отметкам, характеристикам работающих;
9. Положение об оплате труда является основным документом,
регулирующим принятую систему оплаты труда работников. Размер оплаты
зависит от многих обстоятельств, поэтому расчет каждого работника
происходит индивидуально;
10. Положение о премировании включает в себя информацию о круге
лиц, подлежащих поощрению, показателях и условиях премирования, а также о
размерах премии.
22
О порядке ведения и хранения трудовых книжек : проект Министерства труда и социальной защиты РФ от
23.04.2018 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PNPA;n=36805#06425392403898911 (дата обращения:
29.09.2018).
19
Премирование – это выплата работникам денежных сумм в качестве
дополнения к основному окладу в целях поощрения достигнутых успехов в
работе и их стимулирование;
11. Табели учета рабочего времени отслеживают рабочее время каждого
сотрудника за месяц, а при работе с гибким графиком – общее количество
рабочих часов. Табель учета рабочего времени состоит из табельного номера
работника, его данных, информации о количестве рабочих часов в день;
12. Должностная инструкция – документ, определяющий должностные
обязанности каждого работника и требования к нему
23
.
Должностные инструкцию дают возможность расторгнуть договор по
причине несоответствия работника занимаемой им должности; оказывают
помощь при проведении аттестации сотрудников; являются правомерным
подтверждением в суде при дисциплинарном взыскании в случае невыполнения
им должностных обязанностей;
13. Личное дело – совокупность документов, включающих всю
информацию о работнике и его трудовой деятельности. В организации хранятся
личные дела только работающих в настоящее время работников. Личные дела
уволившихся сотрудников передаются в архив и хранятся 75 лет;
14. Журнал учета личных дел – документ, в котором ведется
отслеживание операций, производимых над личными делами сотрудников;
15. Личная карточка работника представляет собой дублированную
информацию из трудовой книжки и другую трудовую информацию
необходимую нанимателю;
16. Положение о структурном подразделении содержит информацию о
месте подразделения в структуре компании, структуре подразделения, его
функции и взаимодействии с другими организациями.
23
О должностных инструкциях работников : письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 г.
N 3042-6-0 [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=QUEST001&n=53864#05741013235169934 (дата
обращения: 30.06.2018).
20
Существует классификация, согласно которой кадровую документацию
делят на локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, и
документацию по личному составу. К первой группе документов относятся:
обязательные, рассмотренные выше, рекомендованные и документы, зависящие
от специфики организации; ко второй группе – распорядительная
документация, документация, подтверждающая трудовую деятельность
работников, персональная, плановая, учетная, отчетная и отчетно-справочная и
информационно-справочная документации
24
. Рассмотрим их:
1. Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы
в организации: режим труда и отдыха, должностные функции сотрудников,
систему оплаты труды и премии, а также основные права и обязанности сторон,
заключивших трудовой договор.
Перечисленная документация разрабатывается в соответствии с
действующим трудовым законодательством и ни в коем случае не должна
каким-либо образом противоречить ему.
2. Распорядительные документы – это приказы и распоряжения
руководителя. Делятся на две группы: приказы по основной деятельности
организации (например, инструкции по кадровому делопроизводству, порядку
проведения аттестации, по производственным вопросам и т.п.) и приказы по
личному составу (например, о приеме на работу и увольнению, о переводе на
другую должность, о поощрениях и т.п.);
3. К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника,
относятся трудовая книжка и договор, справка о трудовой деятельности и
копии приказов и приеме на работу и увольнении;
4. Информационно-расчетные документы существуют для чета
персональных данных работников, для фиксации информации об их трудовой
деятельности. Это, в первую очередь, личная карточка сотрудников и их
24
Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство: документация : учебное пособие / И. Ю. Андропова, Л. Н.
Андропова, Н. В. Макарова. – М.: Издательский центр «Академия». – 2008. – 165 с. – С. 64.
21
личные дела, а также штатное расписание, график отпусков и сменности и
табель учета рабочего времени.
Большая часть этих документов также заполняется по установленным
образцам;
5. Внутренняя служебная переписка используется для документального
оформления всех кадровых решений. Например, объяснительная записка,
опоздавшего на работу сотрудника, на имя руководителя структурного
подразделения. И последующее обращение руководителя к директору
организации с докладной запиской, в которой просит привлечь провинившегося
сотрудника к ответственности. Или же это может быть поощрение сотрудника
за его заслуги.
Внутренняя служебная переписка также позволяет делиться мнениями
между должностными лицами организации или между сотрудниками и
руководством организации;
6. Журналы учета и контроля кадровой документации. Правильный учет
документа придает ему юридическую силу. Некоторые формы журналов и книг
должны утверждаться официальными органами (например, книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждается постановлением
Минтруда России
25
), другие могут разрабатываться на основе требований
руководства организацией (например, журнал учета личных дел, прохождения
медицинских осмотров и т.п.);
7. Документы, зависящие от специфики организации, обязательны для тех
компаний, которые предусматривают трудовой процесс работников при
вредных условиях труда.
8. Рекомендательные документы способствуют улучшению работы с
кадрами. Их наличие или отсутствие зависит от решения директора
организации или руководителя кадровой службы. К таким документам можно
25
Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек : Постановление Минтруда России от
10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016).
22
отнести, например, должностные инструкции, положение по оплате труда и
премировании.
Отсутствие кадровой документации предвещает следующие риски для
компании
26
:
а) при проверке контрольно-надзорными органами – наложение
административного штрафа на нанимателя и на его должностных лиц, внесение
обязательного предписания об устранении нарушений;
б) отсутствие документов, регулирующих взаимоотношения работников,
создает почву для конфликтов между ними, что может привести к подаче жалоб
в инспекцию по труду или в суд.
Таким образом, рассмотрев классификации кадровых документов по
различным классификациям, мы смогли раскрыть и описать поднятый в данном
параграфе вопрос во всех аспектах. Главное – были определены списки
обязательных, рекомендательных документов и документов, зависящих от
специфики организации.
1. 3. Организация кадровой деятельности
Несмотря на то, что порядок движения документов в организации
вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему
распределению обязанностей, в том числе неформальной системе
субординационных отношений, не значит, что документооборот в организациях
состоит из потоков документов, движущихся между пунктами обработки и
создания информации и пунктами технической обработки документов.
Документы, попадающие в организацию, составляют поток входящих
26
Владыко, Н. Состав и виды кадровой документации / Н. Владыко // Я – специалист по кадрам. – № 12. – 2012
[Электронный ресурс] / Режим доступа : https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-
dokumentatsii_0000000 (дата обращения: 29.06.2018).
23
документов, которые впоследствии распадаются на группы и попадают в руки к
конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения
27
.
Документы, подготовленные сотрудниками, образуют документопотоки,
которые присоединяются к отправляемой корреспонденции и организуют собой
поток исходящей документации
28
.
Выделяют внутреннюю документацию, движение которой не выходят за
пределы подразделения или целой компании. Они движутся от сотрудников-
авторов к сотрудникам-исполнителям.
Каждая группа документов проходит свой установленный путь, который
можно отследить, описать и зафиксировать за ним.
Большое значение в организации документооборота имеет авторство
документов Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и
объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из
органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.
На методы и этапы обработки кадровой документации влияют многие
факторы, среди которых способ пересылки, срочность исполнения, степень
ограничения к объему информации и другие параметры
29
.
Важным документом в кадровом делопроизводстве играет должностная
инструкция, направленная на максимальное урегулирование трудовой
деятельности. В должностной инструкции перечисляются обязанности
сотрудника, сфера его ответственности, область компетенции, критерии оценки
труда.
Для того, чтобы должностная инструкция была грамотна, ее составитель
должен внимательно изучить должность в целом, рабочее место и особенности
деятельности соответствующего работника. Выполнение данных действий
27
Курс лекций по дисциплине «менеджмент организации» / ФСИН РФ. – Вологда [Электронный ресурс] /
Режим доступа : http://vuz.edunetwork.ru/35/9/ (дата обращения: 29.06.2018).
28
Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учеб. и практикум
для академ. бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – М. : Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. – С. 15.
29
Михайлов, В. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персоналу / В. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2017 г. – 264 с. – С. 29.