44
ремонтов
оборудования
2.2 Снижение
потерь за счет
энергосберегающих
технологий
2.2 Реконструкция морально
устаревшего оборудования
Таким образом, рассмотрев общие сведения о фирме и осуществив
SWOT-анализ, мы видим, что ОАО «РЭС» достаточно перспективная в своей
области, способна оказывать сопротивление на рынке труда с компаниями-
конкурентами.
Выполненный SWOT-анализ деятельности фирмы станет основой для
дальнейшего исследования, а именно выявления недостатков фирмы и
разработки ряда рекомендации по совершенствованию стратегии фирмы ОАО
«РЭС».
2. 2. Кадровый документооборот в организации
Документы – это основные информационные ресурсы предприятия,
работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают
информационную поддержку принятия управленческих решений на всех
уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов
54
.
Работа с документами требует рационального подхода, что проявляется в
скорости исполнения и перемещения документов, а также уровне обеспечения
руководителей предприятия документационной информацией
55
.
По большей степени эффективность организации работы с документами
зависит от четкого распределения обязанности между работниками
54
Гетикова, Т. П. Оптимизация документооборота как фактор повышения эффективности деятельности
предприятия (на примере ОАО «РЭС») / Т. П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых ученых.
– Новосибирск, 2015. – С. 208-2016. – С. 210.
55
Туровцева, Л. С. Как работать с документами в турфирме? Советы директора турфирмы [Электронный
ресурс] / Режим доступа : http://shellest.ru/blog/10-kak-rabotat-s-dokumentami-v-turfirme/ (дата обращения:
05.07.2018).
45
предприятия. Когда работник четко знает свои обязанности, он быстро
выстраивает перед собой путь выполнения порученного задания и способствует
развитию организации в целом. Четкое деление функций между работниками
также гарантирует их неповторимость между несколькими сотрудниками.
Одним из основных направлений деятельности кадровой службы
компании ОАО «РЭС» является документирование трудовых отношений.
Все кадровые процедуры – прием, поощрение, взыскания, увольнение и
т.д. – сопровождаются изданием и подписанием соответствующего приказа, что
утверждено Трудовым кодексом Российской Федерации
56
.
Приказ – важнейший документ в кадровой документации, с помощью
которого осуществляется прием на работу, перевод с одной должности на
другую или с одного подразделения в другое и другое; на его основе
заполняются личные дела и трудовые книжки сотрудников, ведутся все
учетные формы и т.д. Именно приказ подтверждает факт работы сотрудника в
определенной компании, как в настоящее время, так и спустя энное количество
времени.
Рассмотрим, как работает документооборот на предприятии в ОАО
«РЭС».
«Инструкция по делопроизводству в ОАО «РЭС»
57
устанавливает общие
требования к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в ОАО «РЭС».
Инструкция является важной частью системы регламентов Общества.
Данной инструкцией следует руководствоваться, когда у сотрудников
возникают спорные вопросы, которые связаны с порядком выполнения
процедур документирования. Положения настоящей Инструкции
распространяются на делопроизводство Исполнительного аппарата и филиалов
Общества. Деятельность Исполнительного аппарата Общества обеспечивается
56
Трудовой Кодекс РФ, статья 189 [Электронный ресурс] / Режим доступа : https://yuridicheskaya-
konsultaciya.ru/trudovoe_pravo/pravila-vnutrennego-trudovogo-rasporyadka.html (дата обращения: 29.06.2018).
57
Должностная инструкция по делопроизводству ОАО «РЭС» [Электронный ресурс] / Режим доступа :
http://forca.ru/instrukcii/srs/dolzhnostnaya-instrukciya-zamestitelya-nachalnika-res-po-operativnoi-rabote.html (дата
обращения: 10.07.018).
46
системой взаимосвязанных управленческих документов, которые составляют
их документационную базу.
Исполнительный аппарат Общества, филиалы вправе издавать
следующие документы: приказы, указания, положения, регламенты, протоколы
и иные документы в соответствии с их компетенцией. Движение документов в
Обществе с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки, передаче во внутренний архив Общества, использование в процессе
временного или архивного хранения, а также их уничтожение, образуют
документооборот. Все документы обрабатываются в строго установленном
порядке, в зависимости от того к какой группе документов они относятся.
Рассмотрим движение документов в Обществе (рис. Приложения 2).
Любая организация существует только тогда, когда в ней работают люди.
Именно с подбора персонала и оформления его документов, начинается
открытие какой-либо организации. Поэтому наличие службы кадров или
специального сотрудника, который занимается оформлением кадров,
обязательно для организации.
Кадровая служба – это самостоятельное структурное подразделение,
которое подчиняется, в силу важности решаемых этой службой задач,
непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.
Оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность
организации в целом, в значительной мере зависит от организации
использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и
классификации документов.
Специальный справочник по определению порядка распределения
документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел регулирует формирование, группировку,
систематизацию и учет документов, а также срок их хранения и составления
47
описей дел постоянного и временного хранения
58
. Номенклатура дел ОАО
«РЭС» включает в себя следующие разделы:
1) приказы по личному составу;
2) основания к приказам по личному составу;
3) приказы и инструктивные письма Министерства здравоохранения по
вопросам работы с кадрами, а также копии;
4) положение об отделе кадров;
5) должностные инструкции сотрудников;
6) квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и
распределении кадров;
7) годовые статистические отчеты о наличии, учебе, распределении и
текучести кадров;
8) личные дела и личные карточки;
9) штатное расписание;
10) списки управленческого гражданского персонала;
11) заявления о приеме на работу и увольнении;
12) документы о предоставлении работников к наградам;
13) графики отпусков и заявления на отпуск;
14) трудовые книжки сотрудников;
15) копии приказов на взыскание и основания для них;
16) копии приказов на поощрение и основания для них;
17) документы для служебного пользования;
18) описи дел, сданных в архив;
19) акты об уничтожении дел;
Изучив основные положения номенклатуры дел «РЭС, можно сделать
вывод о деятельности сотрудников отдела кадров. Перечисленные документы
являются основой для работы кадрового отдела – сотрудники занимаются
решением вопросов, которые эти документы регламентируют.
58
Разработка номенклатуры дел: классика жанра / Журнал «Делопроизводство и документооборот на
предприятии». – 2010 [Электронный ресурс] / Режим доступа : http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5121 (дата
обращения: 10.07.2018).
48
В настоящее время численность персонала офиса управления проектами
(ОУП) составляет 13 человек при численности персонала Общества более 4500
человек. Таким образом, соотношение численности персонала ОУП и
численности персонала Общества составляет 1 к 346. С учетом специфики
организационной структуры Общества – наличие 8-ми филиалов, которые
удалены территориально от центрального офиса, параметры процесса
управления предприятием и персоналом – часть функций централизована –
разделение труда в ОУП осуществляется следующим образом: в каждом из
филиалов работает один специалист по кадрам, в исполнительном аппарате
Общества работают 5 чел.
Таким образом, в филиалах, численность которых составляет от 400 до
597 чел., работу с кадрами в части кадрового делопроизводства осуществляет
один специалист (в то время как усредненный показатель для российских
предприятий составляет 1 работник ОУП на 150-200 работников, для
некоторых энергетических предприятий г. Новосибирска данный показатель
равен 1 работник ОУП на 100-130 работников).
2. 3. Система электронного документооборота
Сегодня, в век технологий, большая часть документов изначально
создаются в электронном виде, даже те, которые попали в организацию на
бумаге, порой подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об
электронном документообороте, мы учитываем не только изначально
электронные документы, но и бумажные, впоследствии перенесенные на
электронный носитель.
Система электронного документооборота (СЭД) – это
многопользовательская система, которая является сопровождением при
управлении работы иерархической организацией с целью выполнения
организацией своих функций; предполагается, что процесс управления
49
опирается на читаемые человеком документы, содержащие информацию для
сотрудников, необходимую для исполнения своих обязанностей
59
.
Выделяют различные виды и способы организации электронного
документооборота. Например, создание общего файлового хранилища на
сервере, использование внутренней почты и других коммуникационных
система. Но главной целью создания СЭД является – внедрение схемы,
позволяющей упорядочить работу бумажных и электронных документов, что
позволит решать большее количество задач разных масштабов и облегчит
работу сотрудников [29, с. 102].
Изначально внедрение СЭД воспринималось как модная тенденция, но
спустя короткое время организации, переходящие на электронный
документооборот, руководствуются целью повышения эффективности работы,
что возможно двумя способами – увеличение результата и уменьшение затрат.
Современные СЭД используют оба эти способа
60
.
Снижению затрат способствуют
61
:
а) сокращение затрат на бумажные документы – распечатку, копирование
и др.;
б) сокращение затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам
западных консалтинговых компаний, доля затрат времени на выполнение
рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять
до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие
затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД
62
.
На результативность деятельности предприятия при внедрении СЭД
влияют
63
:
59
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов. – М.
: Термика. – 2017. – 480 с. – С. 102.
60
Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и
практики / М. П. Бобылева. – М. : Термика, 2016. – 440 с. – С. 102..
61
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов. – М.
: Термика. – 2017. – 480 с. – С. 131.
62
Барихина, А. Б. Делопроизводство и документооборот : практическое пособие – 2-е изд: перераб. и доп. / А.
Б. Барихин. М. : Книжный мир, 2008. – 417 с.
63
Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и
практики / М. П. Бобылева. – М. : Термика, 2016. – 440 с. – С. 225.
50
а) ускорение информационных потоков, проявляющееся в более быстром
принятии решений;
б) изменение корпоративной культуры, а именно повышение
информационно-технологической подготовки, способствующее лучшему
восприятию инноваций.
Внедряя электронные системы документооборота, организации ставят
перед собой следующие задачи:
1) повышение эффективности управления путем автоматизации контроля
выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений и отдельных
сотрудников;
2) автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
3) обеспечение поддержки накопления, управления и организации
доступа к корпоративной информации и знаниям;
4) протоколирование деятельности организации в целом, ее отдельных
подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой
информации для поддержки принятия решений и т.д.;
5) сокращение оборота бумажных документов с целью снижения
издержек;
6) упрощение и удешевление хранения документов за счет создания
оперативного электронного архива.
При управлении системой документооборота всегда должна быть
гарантия того, что электронные документы сохранятся. Сохранность
электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов,
позволяющее считать информацию спустя любое время, и обеспечение
воспроизведения электронной документации.
Ведение документооборота или система документооборота в наше время
– это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же
момент. Именно по этой причине в ОАО «РЭС» система электронного оборота
документов основывается на базе пакета прикладного программного
обеспечения «Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes.
51
IBM Notes/Domino (один из продуктов IBM Collaboration Solutions, ранее
— Lotus), инструментальная основа создания программных продуктов
«Канцлер», по мнению специалистов компании IBA, является идеальной
платформой создания систем электронного документооборота. Технология,
разработанная корпорацией IBM, позволяет создавать эффективные
программные решения на базе документно-ориентированных баз данных,
интегрированной корпоративной электронной почты, средств составления
расписаний, планирования заданий и взаимодействия с высоким уровнем
надежности и безопасности.
IBM Notes/Domin произвел настоящую революцию в методах
коллективной работы и сотрудничества людей. К настоящему времени продано
более 135 миллионов рабочих клиентских мест Notes, что вывело Notes в
лидеры индустрии в области обмена сообщениями и поддержки коллективной
работы.
Среди особенностей работы IBM Notes/Domino, а также программных
решений на базе этой платформы, следует выделить
64
:
1) создание единого информационного пространства — совместный
доступ к данным, программам и другой информации, координация деловых
процессов;
2) встроенная корпоративная электронная почта с обширными
сервисными услугами, высоким уровнем надежности и защиты;
3) документно-ориентированные базы данных — возможность работать с
любыми типами электронных документов, включая неструктурированные
данные;
4) репликация и синхронизация информации — сервер автоматически
поддерживает информацию в актуальном состоянии для всех территориально
удаленных офисов;
64
Официальный сайт «Канцлер» : IBM Notes/Domino – инструментальная платформа программных продуктов
«Канцлер» [Электронный ресурс] / Режим доступа : http://www.kancler.by/products/lotus_domino_notes/ (дата
обращения: 08.07.2018).
52
5) защита информации — функции защиты IBM Notes/Domino
обеспечивают безопасность инфраструктуры данных, формируя среду для
конфиденциальной работы
6) интегрируемость — возможность импорта и экспорта в реляционные
таблицы (DB2, Oracle и другие), также в системы класса ERP (SAP и другие)
7) масштабируемость — сервер Domino поддерживает одновременно
тысячи пользователей;
8) платформенная независимость — сервер Domino работает под
управлением различных операционных систем (Windows NT, OS/2, Unix, Linux,
iSeries).
С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и
формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее
на основе коммуникационных и информационных технологий.
Система электронного оборота документов способна не только
регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать
непосредственно сами процессы работы над документацией.
До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее
подразделений пользуются системами электронного документооборота.
Такая система электронного документооборота помогает проделывать
весь цикл работы с документацией ОАО «РЭС». Система позволяет создавать,
вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы,
создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих
поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой
подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в
текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т.д.
Таким образом, система электронного документооборота сегодня
является не модой, а необходимостью, которая упрощает контроль за
документацией предприятия, а также экономит производственные и
материальные ресурсы. Разработано много различных СЭД, но ОАО «РЭС» в
53
своей деятельности использует программное обеспечение «Канцлер»,
позволяющее выполнять всевозможные функции при работе с документацией.