4
Содержание
Введение .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота на
предприятии ........................................................................................................... 8
1.1 Основы организации документооборота на предприятии ............................ 8
1.2 Понятие и содержание организации кадрового документооборота .......... 12
1.3 Организация кадровой службы ...................................................................... 26
Глава 2. Оценка организации кадрового документооборота в ООО
«Альянс» ............................................................................................................... 39
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Альянс» ............ 39
2.2 Анализ качественных и количественных характеристик персонала
организации ........................................................................................................... 47
2.3 Оценка организации кадровой службы и кадрового документооборота в
ООО «Альянс» ....................................................................................................... 62
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию организации кадрового
документооборота и их оценка в ООО «Альянс» ......................................... 70
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота в ООО «Альянс» 70
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Альянс» и оценка их эффективности ...................................................... 72
Заключение ........................................................................................................... 79
Список использованных источников ............................................................. 81
5
Введение
Актуальность исследования. Любая организация существует и
функционирует тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие фирмы,
предприятия, учреждения, организации начинается с подбора работников и
оформления документов. Отдел кадров является не только функциональной
единицей, это ещё и лицо компании, так как именно в отделе кадров любой
соискатель начинает знакомиться с организацией. Более того отдел кадров -
это структура в организации, которая занимается управлением персоналом,
поэтому наличие данной службы или специально выделенного сотрудника,
занимающегося оформлением документов, обязательно и исключительно
важно для организации любого масштаба и любой организационно-правовой
формы.
Документооборот, в упрощѐнном смысле этого слова, в недалѐком
прошлом, представлял собой учѐт и регистрацию всего потока исходящих и
входящих документов, писем, отчѐтов, актов и т.д. Ранее в отделах кадров
предприятий для этих целей использовались архивы с документами и
папками, которые занимали значительное пространство.
Документооборот с первых стадий, несмотря на сложность процедур,
значительно упрощает деятельность кадровых служб, а, следовательно, и
улучшает финансовые показатели (для коммерческих предприятий),
благоприятствует удовлетворенности клиентов (для некоммерческих) и т.п.
По этой причине практическая значимость исследования довольно высока
для всех российских предприятий, в особенности тех, целью которых
является получение прибыли.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей
эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно
важен для правильной организации кадрового службы и кадрового учета, его
нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов
6
конкретного предприятия. Вот почему данная тема всегда будет являться
очень важной для изучения.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
заключается в том, что тема кадрового документооборота имеет большую
значимость, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех
любого предприятия.
В современных условиях для повышения эффективности управления
кадровым документооборотом необходимо совершенствование работы с
кадровыми документами, так как всякое управленческое решение всегда
базируется, на информации, на служебном документе.
Целью работы является рассмотрение теоретических аспектов
кадрового документооборота и разработка мероприятий по
совершенствованию документационного обеспечения кадровой работы в
ООО «Альянс».
Для достижения цели в работе поставлены и решены следующие
задачи:
- описать основы организации документооборота на предприятии;
- дать понятие и рассмотреть содержание кадрового документооборота;
- рассмотреть организационно-экономическую характеристику
предприятия;
- провести анализ качественных и количественных характеристик
персонала организации;
- дать оценку организации кадровой службы и кадрового
документооборота в ООО «Альянс»;
- выявить недостатки организации кадрового документооборота в ООО
«Альянс»;
- разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и оценить их эффективность.
Предмет исследования является действующая система организации
кадрового документооборота.
7
Объект исследования – ООО «Альянс».
В качестве методов исследования в работе использовались: метод
системного подхода, методы анализа и синтеза, индукции и дедукции,
методы сравнения, группировки, методы факторного анализа, методы
табличного и графического представления материала и др.
Методологическую основу исследования составили труды
отечественных и зарубежных ученых по исследуемой проблематике
(учебные издания, материалы периодической печати, интернет-ресурсы),
нормативно-правовые акты в области трудового законодательства.
Структура работы представлена введением, тремя главами,
заключением, списком используемых источников.
8
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота на
предприятии
1.1 Основы организации документооборота на предприятии
Грамотно организованный документооборот является одной
составляющих эффективной деятельности организаций, в том числе и
оказывающих услуги на принципах аутсорсинга.
В литературных источниках приводятся различные трактовки понятия
документооборота.
Так, по мнению Мануйловой Е.А., документооборот представляет
собой «движение документов между их составителями и исполнителями по
информационным технологическим цепочкам, дающее возможность
проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые
решения, осуществлять учет и контроль» [42, с. 27]. Таким образом, данный
автор выделяется следующие основные функции документооборота на
предприятии:
- организация движения документов по технологическим цепочкам;
- учетная функция;
- контрольная функция;
- своевременное доведение учетной документации до
заинтересованных лиц.
По мнению Кузнецова И.Н., документооборот представляет собой
«непрерывное движение документов в организации с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев
управления» [39, с. 8]. Таким образом, данный автор рассматривает
документооборот с позиции основных стадий движения документов в
организации – от создания (получения) до сдачи на хранение. В качестве
дополнительной стадии движения документов в данном определении можно
выделить стадию утилизации, так как документы хранятся в течение
9
определенного срока. Основную задачу документооборота Кузнецов И.Н.
видит в информационной поддержки системы менеджмента организации.
Следует отметить, что определение Кузнецова И.Н. достаточно близко к
понятию документооборота, закрепленному на нормативно-правовом уровне
ГОСТ 1648783 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». В соответствии с данным нормативным актом
документооборот представляет собой «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки».
Основная цель документооборота – эффективная организация
движения потока документов в организации.
В рамках документооборота выделяются три основных типа
документов:
- входящие документы - это документы, поступившие в организацию от
контрагентов, то есть внешних партнеров. Входящие документы, как
правило, порождают исходящие, причем в заранее установленные сроки.
Сроки либо устанавливаются федеральным законодательством или
внутренними нормативными актами, либо указываются непосредственно во
входящем документе;
- исходящие документы - это, как правило, документы, составленные в
ответ на соответствующие входящие документы, либо самостоятельные
запросы внешним партнерам по бизнесу или в службы государственного
управления;
- внутренние документы – это документы, используемые внутри
организации.
Следует отметить, что у менеджмента каждой организации свои
представления о том, какое состояние должна обеспечивать ей система
документооборота, включающая в себя инициирование, разработку,
согласование, утверждение, обращение, поддержку актуальности и вывод из
10
обращения документов. Тем не менее, можно сформулировать наиболее
типичные требования к ней:
- оперативность – система документооборота должна обеспечивать
выявление потребности в документе, его разработку, согласование,
утверждение и ввод в действие в установленные сроки;
- системность – система документооборота должна обеспечивать
защиту от разработки маловостребованных, дублирующих друг друга,
противоречащих друг другу документов;
- актуальность – система документооборота должна обеспечивать
надлежащее качество управления изменениями, предотвращает применение
неактуальных документов;
- доступность – система документооборота должна обеспечивать
наличие и возможность применения документа в том месте и в тот момент,
где и когда это необходимо.
Основными принципами организации документооборота в организации
выступают:
- оперативность движения документов в рамках документооборота;
- реализация однообразного порядка прохождения однотипных
документов в рамках системы документооборота;
- однократность операций целевого назначения в рамках
документооборота;
- исключение лишних стадий (инстанций) прохождения документов.
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируются на производстве и
потреблении информации. Качество информации определяет качество
управления. В современных условиях для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документооборотом [8, с. 37].
«Организация документооборота – это правила, в соответствии с
которыми должно происходить движение документов. Организация
11
документооборота объединяет всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции
по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке)
документов в дело. Документооборот является важной составной частью
делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко
организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение
документов в организации» [14, с. 9].
Порядок прохождения документов и организация всех операций при
работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по
делопроизводству в организации и табелем унифицированных форм
документов[14, с.15]. Разделяют централизованный документооборот и
документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный
документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной
регистрации. Документы, учитываемые только в структурных
подразделениях, составляют документооборот уровня структурного
подразделения. Как правило, централизованный документооборот
представлен организационно-распорядительной документацией, а
документооборот уровня структурного подразделения – специализированной
документацией, обеспечивающей основные направления деятельности
организации (в него могут входить и организационно-распорядительные
документы) [6, с. 110].
В крупных организациях существует отдельное структурное
подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного
документооборота. Структурное подразделение может называться по-
разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях,
где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы
им занималось самостоятельное подразделение, функции по его
поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя
организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих
централизованный документооборот.
12
Управление документами один из главных факторов
конкурентоспособности любого предприятия. За счет более совершенной
системы документационного обеспечения управления достигается более
быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение,
средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью
автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с
документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого
аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами
документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих
решений и являются их основополагающей [24, с. 28].
Документооборот – движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот
является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость
этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение
документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами
времени и труда.
Управление любым предприятием – это информационный процесс, в
котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается
решение, решение доводится до исполнителей, действия которых
контролируются [27, с. 130].
1.2 Понятие и содержание организации кадрового документооборота
Согласно ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных
непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными
законами осуществляется [16]:
1) трудовым законодательством (включая законодательство об охране
труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов
13
РФ, содержащих нормы трудового права;
2) иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права:
- указами Президента России;
- постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми
актами федеральных органов исполнительной власти;
- нормативными правовыми актами органов исполнительной власти
субъектов РФ;
- нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Трудовые отношения (и иные непосредственно связанные с ними
отношения) регулируются коллективными договорами, соглашениями и
локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Кроме вышеперечисленных документов в отделе кадров должны быть в
наличии трудовые договоры работников.
Фрагмент документа. Часть 1 ст. 56 ТК РФ
ТК РФ дает право работодателю заключать в соответствии со ст. 244
письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной
(бригадной) материальной ответственности [10].
ТК РФ присваивает кадровым документам несколько категорий.
Условно их можно разделить на [25]:
- локальные нормативные акты (ЛНА);
- приказы;
- коллективные договоры;
- соглашения;
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности.
В таблице 1 представлены кадровые документы, их разработка и
категории.