14
Таблица 1
Основы документооборота в кадровой службе
N
п/п
Кадровые
документов
Определение
Кем
разрабатыв
ается/прини
мается
Обязатель
ность
наличия в
организац
ии
Норма
законодат
ельства
1
2
3
4
5
6
1
Локальный
нормативный
акт (ЛНА)
Нормативный акт
работодателя,
содержащий нормы
трудового права,
принятый
работодателем в
пределах своей
компетенции в
соответствии с
трудовым
законодательством
и иными
нормативными
правовыми актами,
содержащими
нормы трудового
права,
коллективными
договорами,
соглашениями
Разрабатывае
тся
работодателя
ми -
юридическим
и лицами и
индивидуальн
ыми
предпринима
телями
Подразделя
ются на
обязательн
ые,
необязател
ьные и
ситуационн
ые
Статья 8 ТК
РФ
2
Приказ
(распоряжен
ие)
Организационно-
распорядительный
документ,
издаваемый
руководителем
организации и
содержащий
обязательные для
работника(ов)
нормы
Издается
работодателе
м за
подписью
руководителя
организации
или
уполномочен
ного лица
Обязателен
Статьи 62,
68, 84.1,
193 ТК РФ и
др.
3
Коллективны
й договор
Правовой акт,
регулирующий
социально-
трудовые
отношения в
организации или у
индивидуального
предпринимателя
Заключается
работодателе
м и
работниками
в лице их
представител
ей в ходе
коллективных
переговоров
Необязател
ен
Статья 40
ТК РФ
15
Продолжение таблицы 1
4
Соглашение
Правовой акт,
регулирующий
социально-
трудовые
отношения и
устанавливающий
общие принципы
регулирования
связанных с ними
экономических
отношений
Заключается
полномочным
и
представител
ями
работников и
работодателе
й на
федеральном,
межрегионал
ьном,
региональном
, отраслевом
(межотраслев
ом) и
территориаль
ном уровнях
социального
партнерства в
пределах их
компетенции
Необязател
ьно;
однако,
если
работодате
ль,
подпадающ
ий под
действие
отдельно
оговоренно
го в ТК РФ
соглашения
, не успел
письменно
мотивирова
нно
отказаться
от
присоедине
ния, то
становится
обязательн
ым
Статья 45
ТК РФ
5
Трудовой
договор
Соглашение между
работодателем и
работником, в
соответствии с
которым
работодатель
обязуется
предоставить
работнику работу
по обусловленной
трудовой функции,
обеспечить условия
труда,
своевременно и в
полном размере
выплачивать
заработную плату,
а работник
обязуется лично
выполнять
определенную этим
соглашением
трудовую функцию,
соблюдать правила
внутреннего
трудового
распорядка
Разрабатывае
тся
работодателе
м,
заключается
работодателе
м с
работником
Обязателен
Статьи 56 и
67 ТК РФ
16
Продолжение таблицы 1
6
Договор о
полной
материально
й
ответствен-
ности
Договор о
возмещении
работодателю
причиненного
ущерба в полном
размере за
недостачу
вверенного
работнику/
работникам
имущества,
заключаемый с
работниками,
достигшими
возраста 18 лет и
непосредственно
обслуживающими
или использующими
денежные,
товарные ценности
или иное
имущество
Разрабатывае
тся
работодателе
м,
заключается
работодателе
м с
работником(а
ми)
Необязател
ен
Статья 244
ТК РФ
7
Графики
отпусков,
служебные
задания и
др.
Разнообразные
кадровые
документы
Разрабатыва
ются и
утверждаются
работодателе
м
Некоторые
-
обязательн
ы, другие
становятся
обязательн
ыми в
определенн
ых случаях
Статья 123
ТК РФ,
другие НПА
Коллективный договор и соглашения имеют договорную природу
разработки, в ходе которой стороны могут прийти к обоюдному
компромиссу. Подробные правила разработки коллективных договоров и
соглашений установлены гл. 7 ТК РФ. Иногда органы исполнительной власти
и проверяющие настаивают на разработке коллективных договоров и
соглашений, порой даже путем официального обращения к работодателям.
Решение работодателя в данном случае должно быть принято исходя из
целесообразности таких документов, применимо к конкретным трудовым
отношениям, специфики организации и организационно-производственных
процессов, но никак не под давлением.
17
По данным таблицы видно, что такие кадровые документы, как
коллективный договор, соглашения, договоры о материальной
ответственности, имеют необязательный характер и за их отсутствие
работодатель не понесет никакой ответственности [22].
Аудит кадровых документов можно провести собственными силами.
Для этого необходимо произвести сверку того, что есть сейчас, с тем, как
должно быть, чтобы в дальнейшем привести в порядок все необходимые
документы. Важно, чтобы сотрудник, участвующий в аудите, понимал всю
значимость и последствия процесса [26]. При проверке кадровых документов
рекомендуем обращать внимание не только на их наличие, но и на качество,
правильность составления с точки зрения кадрового делопроизводства,
юридическую грамотность, соблюдение архивных требований. Особое
внимание уделите содержанию: возможно, что-то поменялось в
законодательстве и вам необходимо внести изменения согласно данному
требованию.
Современное законодательство предписывает оформление большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. И практически любой из них может
быть затребован при проведении проверки Гострудинспекцией.
Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится
кадровой службе предприятия.
Обязательные локальные нормативные акты
Стоит отметить, что локальные нормативные акты имеют, как правило,
одностороннюю природу разработки. Локальные нормативные акты - это
внутренние "законы" компании, разработанные работодателями (за
исключением работодателей - физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями), на которые не может влиять
работник.
Локальные нормативные акты регулируют те особенности трудовых
отношений работника и работодателя, которые специфичны исключительно
18
для трудовых отношений конкретной организации. Например, правилами
внутреннего трудового распорядка можно установить такие нюансы, как
режим работы, размер доплаты в ночное время и т.д. [14]
В начало любого локального нормативного акта целесообразно
включить все понятия и определения, которыми оперирует данный акт.
Однако нет необходимости переписывать статьи ТК РФ. Этот документ
должен быть лаконичным, емким, ясным и понятным для работодателя и
работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - локальный
нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения
работников, основные права, обязанности и ответственность сторон
трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к
работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы
регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
По сути, это "конституция" организации.
Если в компании есть представительный орган работников, то Правила
внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом
его мнения. Кроме того, возможна процедура согласования с
представительным органом работников, где необходимы подписи обеих
сторон (ст. 8 ТК РФ).
Отметим, что часто Правила внутреннего трудового распорядка
являются приложением к коллективному договору (при условии, что в
организации заключен коллективный договор). Но это не означает, что
работодатель не сможет утвердить Правила внутреннего трудового
распорядка как самостоятельный локальный нормативный акт [9].
Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный
локальный нормативный акт, в отличие от тех же Правил внутреннего
трудового распорядка. Однако согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата
работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с
действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Кстати, во
19
многих организациях еще есть положения о премировании (о материальном
стимулировании, поощрении, вознаграждении по итогам работы и т.п.).
Соответственно, если у работников вся система оплаты труда
содержится в заключенном трудовом договоре, то положение об оплате
труда не будет являться обязательным. Но такая ситуация маловероятна.
Если в трудовом договоре устанавливается только оклад, а фактически
дополнительно выплачиваются различные премии, бонусы,
компенсационные выплаты, то положение об оплате труда переходит в
категорию обязательных локальных нормативных актов [4].
В соответствии со ст. 135 ТК РФ если работодатель все же решил
разработать положение об оплате труда и в организации есть профсоюз, то
так же, как и правила внутреннего трудового распорядка, данный локальный
нормативный акт принимается работодателем с учетом мнения
представительного органа работников (в аналогичном порядке).
Положение о персональных данных работников является обязательным
локальным нормативным актом и регулируется ст. 86 ТК РФ и специальным
законом, указанным в таблице 2 (на с. 53).
Работодатель при приеме на работу сотрудников должен взять с них
согласие на обработку персональных данных. Чтобы не увеличивать объем
документооборота, можно в трудовой договор включить следующее
положение: "Заключая настоящий трудовой договор, я даю согласие на
обработку своих персональных данных в соответствии со ст. 86 ТК РФ и
Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Если организацию ожидает проверка контролирующих органов в
отношении персональных данных, а у работодателя нет положения об оплате
труда и согласий от работников на обработку персональных данных, то не
стоит переживать - данные документы можно сформировать и подписать до
начала проверки. О сроках проверки работодатель может узнать из планов
проверок на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и
Государственной инспекции труда, которые публикуются в конце года
20
(обычно в конце декабря), предшествующего проверочным мероприятиям.
Должностные инструкции (инструкции по профессии) прямо не
предусмотрены ТК РФ, однако могут быть разработаны в качестве ЛНА, если
в трудовых договорах работников не описаны трудовые функции. Данная
позиция отражена в Письме Федеральной службы по труду и занятости от
31.10.2007 N 4412-6. Особенно удобно иметь должностные инструкции
(инструкции по профессии) в качестве локального нормативного акта в
большой организации. Кстати, они могут быть оформлены и как приложение
к трудовому договору [15].
Законодательство не регламентирует четкие формы и правила
разработки должностной инструкции (инструкции по профессии).
Должностная инструкция (инструкция по профессии) оформляется на
усмотрение работодателя. Чем подробнее будут прописаны
квалификационные требования, трудовые функции, сроки выполнения
заданий и предоставления отчетности, тем легче будет сотрудничать
работнику и работодателю.
Если работодатель заключил с работником трудовой договор, но не
описал в нем подробно трудовую функцию и не ознакомил с должностной
инструкцией, он несет риск нечеткого выполнения задач и невозможности
повлиять на сотрудника.
Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК
РФ, однако ряд статей Кодекса регулирует отношения, касающиеся
коммерческой тайны. И если трудовая функция работника связана с такими
сведениями, то положение о коммерческой тайне в организации должно быть
в наличии. Кроме того, если в компании будет отсутствовать подобный акт,
уволить работника за разглашение коммерческой тайны будет непросто.
На основании лишь одного пункта в трудовом договоре о том, что
работник обязан не разглашать коммерческую тайну, не может быть
обеспечен режим ее сохранности. Определение, разграничение информации,
составляющей коммерческую тайну, перечень сотрудников, допущенных к
21
подобным сведениям, - все это устанавливается названным документом.
Работодателю для разработки внутренних документов целесообразно
установить порядок их составления и утверждения. Например, назначить
ответственного за подготовку локального нормативного акта (обычно это
руководитель отдела персонала), лиц, обязанных предоставить информацию,
установить сроки предоставления данных по всем подразделениям и пр.
Положение об аттестации - необязательный локальный нормативный
акт; он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель
увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК
РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой
работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной
результатами аттестации) [6].
В положении об аттестации должны быть прописаны:
- порядок формирования аттестационной комиссии;
- сроки подготовки к аттестации;
- сроки проведения процедуры аттестации и ее периодичность;
- четкие критерии и система оценок аттестации квалификации
работника;
- результаты аттестации и др.
Отметим, что процедура аттестации воспринимается многими
работодателями и работниками как карательная именно в связи с
применением вышеуказанной статьи в отношении работников при
увольнении.
Однако данный инструмент работодателя направлен на выявление как
низкой, так и высокой квалификации сотрудников.
Поэтому, кроме применения по результатам аттестации такой меры,
как увольнение, необходимо включить поощрительные меры (перевод на
вышестоящую должность, увеличение премии и т.д.).
Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным
нормативным актам.
22
Регламентация требований охраны труда в соответствии со спецификой
конкретной организации - прямая обязанность работодателя.
Утверждение инструкций требует учета мнения выборного органа
первичной профсоюзной организации, порядок получения которого описан
выше.
Инструкции по охране труда являются частью доказательственной базы
при несчастных случаях на производстве.
Поэтому каждый сотрудник должен быть вовремя с ними ознакомлен
[7].
Отдельно стоит остановиться на штатном расписании и графике
отпусков. Как правило, эти документы не являются локальными
нормативными актами. Однако есть примеры, когда их причисляют к ним.
Кроме того, есть организации, где отсутствует положение об оплате
труда и размер окладов и надбавок отражен в штатном расписании.
В данном случае в соответствии со ст. 135 ТК РФ штатное расписание
переходит в разряд локальных нормативных актов.
Ведь согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания
трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную
подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными
нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой
деятельностью работника, коллективным договором.
Соответственно, если работник заключил трудовой договор, в котором,
например, установлен оклад и есть ссылка на надбавки в соответствии со
штатным расписанием, а положения об оплате труда в организации и
коллективного договора нет, то штатное расписание - локальный
нормативный акт, и с ним должен быть ознакомлен работник как при приеме
на работу, так и при изменении заработной платы в процессе работы (ст. 72
ТК РФ).
Однако данная позиция спорная.
Напомним, что основной признак локального нормативного акта
23
состоит в том, что он распространяется на неопределенный круг лиц.
В то время как, например, в графике отпусков перечислены конкретные
сотрудники [13].
Ниже сведем рассмотренные документы в одну таблицу 2.
Таблица 2
Локальные нормативные акты
N
Локальный
нормативный акт
Норма
законодательства,
устанавливающая
обязательность ЛНА
Случаи
обязательного
наличия ЛНА
1
Правила внутреннего
трудового распорядка
Статьи 15, 189 ТК РФ
Обязательны
2
Положение о
персональных данных
работников
Статья 86 ТК РФ,
Федеральный закон от
27.07.2006 N 152-ФЗ "О
персональных данных"
Обязательно
3
Положение об оплате
труда работников
Статья 135 ТК РФ
Обязательно, если
оплата труда не
урегулирована в
трудовых договорах
4
Положение о
коммерческой тайне
Статьи 37, 57, 81, 243 ТК
РФ; Федеральный закон от
29.07.2004 N 98-ФЗ "О
коммерческой тайне"
Обязательно, если в
трудовых договорах
есть обязательство
работников о
сохранении
коммерческой тайны
5
Положение об аттестации
Пункт 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Обязательно, если
работодатель
проводит процедуру
аттестации и
увольняет
работников по п. 3
ч. 1 ст. 81 ТК РФ
6
Должностные инструкции
(инструкции по
профессии)
Статья 57 ТК РФ
Обязательны, если
должностные
обязанности не
содержатся в
трудовом договоре
7
Инструкции по охране
труда
Статьи 209, 212 ТК РФ
Обязательны