24
Документы, не являющиеся локальными нормативными актами
Есть категория актов организации, которые не относятся к локальным
нормативным актам, но за их отсутствие работодатель понесет
ответственность. Это, например, приказы о приеме, переводе и увольнении
работников, приказы о предоставлении отпуска и пр.
Прежде всего, отметим, что единый нормативный правовой акт, в
котором установлен перечень кадровых документов, включая журналы,
которые должны в обязательном порядке вестись кадровыми службами,
отсутствует. Поэтому ниже мы приведем лишь примерный перечень
кадровых документов, которые должны быть в любой организации и
которые, как правило, требуют инспекторы при проверке соблюдения
работодателем трудового законодательства [8]:
- трудовые договоры (оформление должно соответствовать
требованиям ст. ст. 56 - 59 ТК РФ);
- трудовые книжки работников;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее (Правила);
- книга учета движения трудовых книжек (Правила);
- утвержденные руководителем формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты (за основу можно взять
унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 N 1);
- правила и инструкции по охране труда, журнал инструктажа по
охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- комплект нормативных правовых актов, содержащих требования
охраны труда в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК РФ);
- штатное расписание (ст. 8 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 8, 21, 22 ТК РФ);
- положение о хранении и использовании персональных данных
работника (ст. 87 ТК РФ);
25
- копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ (документы об
образовании, о квалификации, наличии специальных знаний, документы
воинского учета - военный билет, приписное свидетельство и т.п.);
- документы, подтверждающие прохождение работником
предварительных медицинских осмотров (если сотрудники подлежат
обязательному медицинскому осмотру (ст. ст. 69, 266, 328, 331 ТК РФ));
- листки временной нетрудоспособности;
- графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий
(приказы, докладные и объяснительные записки и т.п. (ст. 193 ТК РФ));
- договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками
(если эта ответственность предусмотрена для данной категории сотрудников
(ст. ст. 243, 244 ТК РФ));
- документы об аттестации рабочих мест (ст. 212 ТК РФ).
К документам, которые в организации не обязательны, но желательны,
можно отнести:
- положения о структурных подразделениях;
- положения о персонале;
- должностные инструкции;
- положение об аттестации работников;
- положение о премировании и т.д.;
- коллективный договор (ст. ст. 8, 21, 22 ТК РФ).
Обязанность работодателя вести перечисленные в вопросе журналы
регистрации (учета) не установлена ни ТК РФ, ни каким-либо другим
нормативным правовым актом. В то же время ведение таких журналов не
запрещено и поэтому может быть предусмотрено локальным нормативным
актом, устанавливающим порядок кадрового делопроизводства у данного
работодателя. Таким образом, с целью систематизации информации об
изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа
организация вправе (но не обязана) вести в свободной форме
26
соответствующие журналы регистрации (учета) кадровых документов [21].
Работодателям, даже не очень крупным, стоит иметь в виду, что
обязательные локальные нормативные акты в организации - это не прихоть
кадровика и не формальность, ведь последствия отсутствия обязательных
локальных нормативных актов в организации следующие:
- привлечение работодателя к административной ответственности
согласно ст. 5.27 КоАП РФ;
- при отсутствии положения об оплате труда работодатель не сможет
отнести премии и другие выплаты к расходам на оплату труда в соответствии
со ст. 255 Налогового кодекса РФ;
- материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ;
- восстановление судом на рабочем месте работника, уволенного по
основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Немаловажный пункт в кадровом делопроизводстве - это архив
документов.
Номенклатура дел - это самый главный документ, согласно которому в
организации ведется делопроизводство.
Формирование дел производится в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
1.3 Организация кадровой службы
Самая сложная область управления – это человеческие ресурсы.
Каждый человек индивидуален, и помимо образовательного и
квалификационного уровня, воспитательных установок, умственных
способностей и проч., работодателю необходимо учитывать также
темперамент сотрудника, который нельзя изменить, но его можно и нужно
правильно «использовать».
Кадровая служба – это функциональная служба в организации, которая
не принимает непосредственного участия в деятельности организации, но
27
обеспечивает ее нормальное функционирование. Фундаментом успеха любой
организации является ее персонал, именно поэтому руководство любой
успешной организации уделяет большое внимание работе с ним, подбору и
адаптации новых сотрудников, тщательно формирует кадровую политику.
Разрабатываются правила, нормативы и этапы взаимодействия службы
кадров с подразделениями.
В современной управленческой практике существует несколько
вариантов роли и места службы кадров в структуре менеджмента
организации, которые зависят от степени развития и особенностей
организации.
Цель кадровой службы на предприятии – обеспечение компании
работниками, способными поддержать успешное функционирование
организации, а значит качественное выполнение поставленных задач.
Функциями кадровой службы по характеру выполняемой работы могут
быть:
1. Разработка и реализация кадровой стратегии компании.
2. Адаптация и мотивация сотрудников организации.
На основании функций формируются задачи службы кадров:
1) организация процесса поиска, отбора и оценки персонала;
2) разработка и внедрение новых методов оценки кандидатов
(тестирование, анкетирование при трудоустройстве), внедрение новых
методов проведения интервью;
3) проведение адаптации новых сотрудников организации;
4) разработка и внедрение мероприятий направленных на выявление
лояльности сотрудников на период испытательного срока и после
(анкетирование, опрос);
5) постоянный мониторинг изменений в трудовом законодательстве и
модернизация и оптимизация процесса приема и увольнения сотрудников;
6) формирование кадрового резерва на выдвижение;
7) проведение аттестации сотрудников, совместно с руководителями
28
подразделений;
8) взаимодействие с образовательными предприятиями с целью
организации обучения и повышения квалификации персонала;
9) проведение мероприятий направленных на сплочение коллектива и
его эмоциональной разгрузки;
10) организация защиты здоровья сотрудников: проведение
медицинских осмотров;
11) организация социальных условий труда.
Остановимся более подробно на каждой из функций:
1. Организация процесса поиска, отбора и оценки персонала.
При выполнении функции подбора и оценки персона, компания
достигает нескольких важнейших целей:
a) снижает прямые и косвенные издержки компании на подбор;
b) делает процесс «прозрачным»;
c) минимизирует риск ошибок при подборе;
d) стабилизирует психологическую обстановку, укрепляет репутации
компании на рынке труда;
e) создает возможность совершенствования процесса подбора,
накопления позитивного и негативного опыта;
f) делает процесс подбора объективным, непредвзятым;
g) обеспечивает уровень профессионализма сотрудников,
соответствующий уровню ее организационного развития.
2. Проведение адаптации новых сотрудников организации. Вновь
принятым сотрудникам нужна более подробная и развернутая информация,
которую предоставляет менеджер по персоналу. При наборе кадров и
введении в их в должность, важно проводить адаптацию, объяснить
обязанности, чтобы новичок мог понять основные мотивы, обуславливающие
для него необходимость работы и проч.
3. Постоянный мониторинг изменений в трудовом законодательстве,
модернизация и оптимизация процесса приема/увольнения сотрудников. В
29
трудовом законодательстве достаточно часто происходят изменения,
утверждаются новые законы и вносятся поправки в уже действующие.
Неотъемлемой функцией службы кадров является постоянный мониторинг за
изменениями, повышение квалификации кадровиков и внесение
своевременных изменений в ведение документации по приему, переводу и
увольнению сотрудников.
4. Аттестация работников и деловая оценка персонала. В организациях
существует плановая и внеплановая аттестация. Чаще всего, аттестация
проводится методом оценочного интервью. Однако форма его напоминает
обыкновенный экзамен. Аттестуемые отвечают на стандартные вопросы. На
основании ответа комиссия выставляет им оценку. Следует отметить, что
такой метод аттестации не является особо эффективным, поскольку
позволяет оценить лишь знания сотрудника, а не качество его работы. Если
по итогам аттестации в организациях не проводится обратная связь с
аттестуемым, то это сильно понижает эффективность процедуры оценки,
деловая оценка сотрудников не раскрывается на все 100%, а только в
некотором роде дает положительные результаты в совершенствовании каких-
либо профессиональных знаний сотрудников.
5. Система управления деловой карьерой. Политика предприятия
обычно построена следующим образом: если открывается какая-либо
вакансия, в первую очередь об этом сообщается сотрудникам. Сотрудники,
которые зарекомендовали себя с положительной стороны, имеют право на
предложение о закрытии вакансии с помощью внутренних кандидатов, затем
подключается внешний поиск кандидатов. Тот кандидат, который желает
перейти на работу в другую службу, сделать карьеру, должен пройти
экзамен. Администрация компании, в свою очередь, заботится о том, чтобы
их сотрудники росли по служебной лестнице.
Таким образом, эффективное использование потенциала работников
службы кадров включает в себя:
1) планирование и совершенствование работы с персоналом;
30
2) поддержку и развитие способностей и квалификации работников.
В целом работа кадровой службы заключаются в следующем:
a) административная деятельность;
b) целенаправленная работа внутри организации;
c) развитие службы кадров.
Таким образом, служба кадров является функциональным
подразделением, непосредственно не участвующим в основной деятельности
предприятия. Работа данной службы направлена на формирование кадровой
политики фирмы, то есть свода теоретических правил и требований, а также
практических мероприятий в области работы по управлению службой
кадров. То есть основной функцией кадровой службы является привлечение
специалистов и создание им эффективных условий профессиональной
деятельности внутри организации.
Кроме малопривлекательных аспектов в организации деятельности
таких предприятий можно выделить и ряд положительных, которые
способны удерживать высококвалифицированных рабочих и служащих:
1. Место работы и место жительства находятся близко друг к другу.
2. Работники объединяются вне работы, что способствует укреплению
отношений в коллективе.
3. Близкие отношения между работодателем и персоналом позволяют
легче решать проблемы.
4. Достижения службы кадров быстрее признаются и вознаграждаются.
5. У персонала предприятия больше возможностей проявить себя в
различных должностях.
6. Работники могут принимать участие в процессе принятия решений.
7. Заработная плата может быть сравнима с оплатой труда, которую
платят на больших предприятиях.
8. Участие службы кадров в доходах предприятия.
9. Работники могут стать акционерами или партнерами.
Из вышесказанного следует отметить, что не все из перечисленных
31
пунктов доступны каждому предприятию, но многое может стать частью
плана по управлению службой кадров. В целом управление службой кадров
предприятия представляет собой малоупорядоченный набор действий.
Однако комплексный характер деятельности службы кадров и подчиненность
всех функций одному лицу создают предпосылки для возникновения
системного подхода к управлению службой кадров.
Служба кадров является функциональным подразделением,
непосредственно не участвующим в основной деятельности предприятия.
Работа данной службы направлена на формирование кадровой политики
фирмы, то есть свода теоретических правил и требований, а также
практических мероприятий в области работы по управлению службой
кадров. То есть основной функцией кадровой службы является привлечение
специалистов и создание им эффективных условий профессиональной
деятельности внутри организации.
Управление службы кадров должно основываться на эффективности
принятия управленческих решений, управление должно быть качественным и
правильно выстроенным. Внимание руководителей к этой проблеме
объясняется тем, что в решениях фиксируется вся совокупность отношений
между сотрудниками, возникающих в процессе трудовой деятельности и
управлении организацией. Именно поэтому управленческие решения,
принимаемые руководителем в отношении сотрудников, – это центральный
элемент управления.
В настоящее время, документооборот любой компании формируется на
основе традиционных «бумажных» и компьютерных технологий. Документы,
создаются с помощью современных информационных технологий, и их
отправление, обработка и хранение происходит в электронном и бумажном
виде.
Кадровые документы разрабатываются, хранятся и обрабатываются, и
представляют собой стандартизированные текстовые или унифицированные
формы на бумажном носителе или электронные файлы, сформированные с
32
помощью совместимых Windows – приложений.
Главными показателями качества работы по ведению кадрового
делопроизводства можно считать [19]:
1) соблюдение правил трудового законодательства РФ;
2) обеспечение оперативности в работе с кадровой документацией;
3) обеспечение достоверности и безопасности обработки и хранения
документации;
4) своевременность оформления документов и отсутствие в них
ошибок.
В практической деятельности главной задачей документационного
обеспечения управления персоналом является документальное оформление
функционального назначения деятельности персонала.
Нормативная регламентация работы службы документационного
обеспечения управления организации, независимо от ее масштабов, отрасли
деятельности и формы собственности предопределяется Положением о
службе.
Положение о службе документационного обеспечения управления
подготавливает руководитель службы, затем отправляет его на согласование
руководителями заинтересованных подразделений, юрисконсультом
организации и предоставляет проект для утверждения руководителю
организации. Типовая инструкция Положения о службе ДОУ включает
следующие разделы: общие положения; задачи службы ДОУ;
организационную структуру службы; функции службы ДОУ, ее
руководителя и отдельных звеньев; взаимоотношения службы с другими
подразделениями организации с указанием информации, документации,
получаемой и передаваемой службой; права службы; ответственность [2].
Основой построения службы документационного обеспечения
управления конкретной организации, является принятая в организации форма
работы по документационному обеспечению – централизованная,
децентрализованная или смешанная [19].
33
Форму организации документационного обеспечения избирают с
учетом финансовых возможностей, масштабности организации, величины
документооборота, штата сотрудников, территориального
месторасположения подразделений и т.д. [19].
Децентрализованная форма строится на рассредоточении операций
между структурными подразделениями организации. При смешанной форме,
действия выполняются, как централизованно (прием, регистрация
документации, контроль, поиск, тиражирование документов), так и
децентрализовано (экспедиционное, справочно – информационное
обслуживание, составление дел, хранение документов) [19].
Централизованную форму организации обычно применяют на
небольших и средних предприятиях, децентрализованную – в
территориально разобщенных организациях, где обособленно ведется
деятельность предприятия.
Также централизованную форму организации применяют в тех
случаях, когда документирование осуществляется именно в подразделениях с
целью повышения оперативной деятельности.
В основном организации используют смешанную форму.
К оформлению и хранению кадровой документации законодательством
предъявляются особенные требования, потому что в ней фиксируются
сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
социальное страхование, пенсионное обеспечение и многое другое.
Неграмотно оформленный документ может ущемить права сотрудника,
лишить его льготной пенсии или же уменьшить ее размер. Отсутствие
профессионализма у кадрового работника может поставить работодателя в
неловкую ситуацию при возникновении инцидента с недобросовестным
сотрудником. Поэтому, оформление документов при приеме на работу – это,
наверное, самое главное действие в работе специалиста по кадрам. Ведь за
ошибки отвечают организация и ее руководитель.
В кадровой службе должен быть хотя бы минимальный набор