74
Таблица 18
План-график мероприятий по устранению проблемных зон,
выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы
ООО «Альянс»
Мероприятия
Сроки
Результат /
Ответственный
1. Разработка Положения
о кадровой службе и
новых должностных
инструкциях сотрудников
До 1 сентября 2019 г.
Закрепление зон
персональной
ответственности за
сотрудниками кадровой
службы
2. Обучение сотрудников
кадровой службы
последним изменениям в
трудовом
законодательстве и
нормативной базе,
регламентирующей
кадровый
документооборот.
Составление графика
регулярного повышения
квалификации
сотрудников кадровой
службы на 2020 г.
До 25 сентября 2019 г.
До 15 сентября 2019 г.
Исключение ошибок в
документах и отчетности,
составляемых
сотрудниками кадровой
службы
Регулярное повышение
профессионального
уровня сотрудников
кадровой службы
3. Дополнительное
обучение сотрудников
работе с программным
обеспечением.
Организация технической
поддержки для
сотрудников
До 25 сентября 2019 г.
До 25 сентября 2019 г.
Сокращение времени,
затрачиваемого
сотрудниками отдела
кадров на оформление
текущей кадровой
документации
4. Формализация
взаимоотношений между
структурными
подразделениями ООО
«Альянс» в части запроса
/ предоставления
информации, подписания
и визирования кадровой
документации
До 1 сентября 2019 г.
Перевод работы
сотрудников кадровой
службы из аврального
режима в плановый.
Ускорение сроков
оформления кадровой
документации и передачи
ее в другие
подразделения.
Освобождение
сотрудников кадровой
службы от выполнения
работы, не относящейся к
ее компетенции
5. Подготовка проекта
приказа о
совершенствовании
системы
документационного
обеспечения кадровой
работы
До 1 сентября 2019 г.
Ответственный Инспектор
отдела кадров
75
Продолжение таблицы 18
6. Подготовить докладную
записку о закупки
программного
обеспечения и полной
автоматизации
документооборота
До 1 сентября 2019 г.
Ответственный Инспектор
отдела кадров,
Технический директор
7. Приобрести и
установить программы
«Электронный
документооборот» и «1С:
Зарплата и Кадры»
До 25 сентября 2019 г.
Ответственный
Технический директор
8. Провести обучение
сотрудников компании по
теме «Цели и назначение
автоматизированных
программ «Электронный
документооборот» и «1С:
Зарплата и Кадры» и
работа с ними»
До 15 октября 2019 г.
Ответственный
Технический директор
Выполнение этих несложных в исполнении мероприятий могут принести
ООО «Альянс» ощутимую прибыль.
Произведем расчет экономического эффекта для приобретения
программного продукта «Электронный документооборот» и «1С: Зарплата и
кадры». Исходные данные для расчета годового экономического эффекта в
таблице 19.
Таблица 19
Исходные данные
Показатели
Условное
обозначение
Величина
Численность работников, использующих
программный продукт, чел.
0
Ч
3
Должностной оклад работника, руб.
О
7 000
Затраты на приобретение программного
продукта, тыс. руб.
.разр
З
35 169,14
Затраты времени работника на выполнение
работы до внедрения программного
продукта, %
1
Б
50
Затраты времени работника на выполнение
работы после внедрения программного
продукта, %
2
Б
40
Коэффициент эффективности капитальных
вложений
н
Е
0,2
76
Расчет прироста производительности труда за счет применения нового
программного продукта:
%100*1
2
1
Б
Б
Пр
%25%100*1
40
50
Пр
Сравнительная экономия численности работников предприятия за счет
роста производительности труда определяется по формуле:
.,*
100
0
челЧ
Пр
Пр
Эч
.,16,03*
25100
25
челЭч
Расчет годовой экономии по фонду заработной платы за счет
высвобождения работников:
.,***)(
..
рубЭчККЗПЗПГ
всрдопоснэк
.,12* рубОЗП
косн
ЗП
осн
= 7000 * 12 = 84000 руб.
.,13776
100
4,16*84000
рубЗП
доп
.,22,1469621*307,1*15,1*)1377684000( рубГ
эк
77
Годовой экономический эффект составит:
.,* рубКЕГЭ
нэкгод
.,908,13935556,38031*2,022,146962 рубЭ
год
где Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных
вложений (минимально допустимый уровень отдачи на 1 рубль капитальных
вложений)
Ен=0,2
К - капитальные вложения на разработку и внедрение программного
продукта.
Капитальные вложения в новый вариант, то есть в вариант решения
задачи с применением разработанной программы, включают:
- затраты, связанные с созданием программы и техническими средствами
для её реализации;
- затраты на технические средства реализации нового проекта (на
приобретение и установку ЭВМ на каждое рабочее место для использования
программы);
- затраты на внедрение и обучение персонала;
.,
)(
.
рубЗПЗЗК
обпр
обучвнразр
К=35169,14+301,7+2560,72=38031,56 руб.
Срок окупаемости программы (Ток) - это длительность периода, в
течении которого годовая экономия от использования программного продукта
перекроет затраты на ее создание.
Срок окупаемости рассчитывается по формуле:
78
., лет
Г
К
Т
эк
ок
.,27,0
908,139355
56,38031
летТ
ок
Приведенные расчеты позволяют сделать вывод об экономической
целесообразности внедрения программного продукта «Электронный
документооборот» и «1С: Зарплата и кадры».
Выводы по третьей главе:
Анализ кадрового документооборота в ООО «Альянс» показал, что в этой
работе имеются серьезные нарушения. Во-первых, при поступлении на работу в
компанию несвоевременно оформляются кадровые документы. Во-вторых,
оформление движения персонала в компании так же проводится с нарушением
сроков. В-третьих, при увольнении работников возникали проблемы выдачи
трудовых книжек из-за отсутствия у кадрового работника вкладыша или
времени оформления данных документов. В-четвертых, оформление дел в ООО
«Альянс» ведется с многочисленными нарушениями, не указываются
обязательные реквизиты оформления обложек дел. В-пятых, формирование дел
так же не соответствует основным требованиям Государственной системы
документационного обеспечения управления и Основным правилам работы
ведомственных архивов. В-шестых, распространенной проблемой в данной
компании является частая утеря кадровых документов. В-седьмых, процесс
документирования кадровой работы в ООО «Альянс» автоматизирован в
неэффективной программе «Кадры Плюс».
По выведенным проблемам нами предложены мероприятия, которые
показали эффективность их внедрения по результатам расчяетов.
79
Заключение
В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены
теоретические основы организации кадрового документооборота.
От того как организуется кадровый документооборот в компании, зависит
эффективность деятельности всего предприятия в целом.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с
наличием большого объема различных документов: организационно-
распорядительных (приказы, распоряжения), всевозможной переписки
(запросов, ответов на запросы) с иными организациями и органами власти,
кадровых документов, а также документов бухгалтерского и налогового учета.
Во второй главе выпускной квалификационной работы дана
организационно-экономическая характеристика исследуемой организации,
проведен анализ состава, структуры кадров и особенностей организации работы
кадровой службы в исследуемом предприятии, а также проведен анализ
организации кадрового документооборота. Прежде всего, проведен анализ
численного состава работников, основной целью которого является выявление
обоснованности плановой численности работающих, а затем установление
эффективности ее использования на предприятии.
Анализ показателей текучести кадров позволил сделать выводы о
существенном отклонении показателей состояния кадров ООО «Альянс» от
нормального уровня. Так, в 2017 году наблюдается сокращение величины
коэффициента приема кадров на 19,1%, а в 2018 году данный показатель
увеличился на 4,6%, что свидетельствует о снижении интенсивности приема
кадров в 2016 году и его увеличении в 2018 году. Анализируя значения
коэффициента выбытия кадров за рассмотренный период, можно сделать вывод
о том, что в течение 2016-2017 годов данный показатель не претерпел
значительных изменений. В 2018 году произошел рост величины коэффициента
выбытия кадров на 12,3% по сравнению с 2017 годом, обусловленный
внедряемыми ООО «Альянс» мерами, включающими в себя оптимизацию
кадров. В 2016 году текучесть кадров составляла 81,3%, в 2017 году данный
80
показатель сократился на 23% и составил 58,3%, а в 2018 году произошло
резкое увеличение показателя текучести кадров до 89,5%.
Данные значения коэффициента текучести кадров существенно
превышают естественный уровень (3-5%) и свидетельствуют о наличии в ООО
«Альянс» факторов, заставляющих сотрудников искать новое место работы.
Таким образом, значения коэффициентов выбытия, приема, текучести
кадров многократно превышают естественный уровень данных величин, что
свидетельствует о наличии проблем с трудовыми ресурсами в рассматриваемом
предприятии. Полученная динамика является тревожным фактом,
свидетельствующим о том, что работа в ООО «Альянс» не удовлетворяет
требованиям персонала, заставляя их искать новое место работы.
Чтобы работа персонала и деятельность ООО «Альянс» в целом стала
более эффективной, нужно усиленно внедрять новейшие методы работы,
улучшать условия труда, совершенствовать технику безопасности, создать
условия для увеличения производительности труда, количества оказываемых
услуг, скорости обращения товаров, а также организовать эффективную
систему адаптации персонала.
Затем в работе рассмотрены особенности организации кадровой службы
ООО «Альянс». Практически все выполняемые функции отражены в различных
нормативных актах, однако часть из них присуща всем организациям, другая
часть - только некоторым (в том числе из-за специфики деятельности
организации), а оставшиеся, в силу изменения законодательства, практически
не выполняются. Так же в работе была проведена диагностика организации
кадрового документооборота, на основании которой выявлены проблемные
зоны. В третьей главе нами разработаны направления совершенствования
организации кадрового документооборота, разработан план мероприятий и
дана оценка эффективности данных предложений.
Таким образом, были выполнены задачи, поставленные перед началом
работы. А, значит, была достигнута цель, поставленная перед выполнением
данной работы, в соответствии с обозначенным объектом и предметом работы.
81
Список использованных источников
1. Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления
персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина,
В. М. Маслова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 299 с.
2. Бауман, Н. И. Документальные компьютерные технологии.
Управление информационными процессами в офисных системах. Учебное
пособие [Текст] / Н. И. Бауман. – Москва, 2015. – 265 с.
3. Бойко, В. А. Нормативная база делопроизводства [Текст] / В. А.
Бойко. – СПб, 2014. – 450 с.
4. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В.
Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.— 304 с. + Доп.
материалы [Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. —
(Высшее образование: Бакалавриат).
5. Бялт, В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая
техника : учеб. пособие для СПО / В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 103 с.
6. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И.
Наумов. – 4-е изд. – М.: Экономистъ, 2017
7. Гордиенко Ю.Ф., Обухов Д.В., Самыгин С.И. Управление
персоналом. Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2015. – 352с.
8. Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического
бакалавриата / О. С. Грозова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 124 с.
9. Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для СПО / О. С.
Грозова. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 126 с.
10. Дейнека А.В. Управление персоналом: учебник / А.В. Дейнека. – М.:
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2016. – 292с.
82
11. Делопроизводство: документационное обеспечение управления:
Учебное пособие / Панасенко Ю.А., - 3-е изд. - М.:РИОР, ИНФРА-М, 2016. -
112 с. - (ВО: Бакалавриат).
12. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) :
учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред.
Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с.
+ Доп. материалы [Электронный ресурс; Режим доступа
http://www.znanium.com]. — (Высшее образование: Бакалавриат).
13. Документоведение: учебник и практикум для академического
бакалавриата / Л. А. Доронина [и др.] ; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд.,
перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 309 с.
14. Документоведение : учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина
[и др.] ; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 309 с.
15. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления :
учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 233 с
16. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного
обеспечения управления: учебник и практикум для академического
бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство Юрайт,
2018. — 233 с.
17. Кадровая политика и кадровый аудит организаций [Электронный
ресурс]: учебное пособие / сост. С.В. Левушкина; Ставропольский гос.
аграрный ун-т. - Ставрополь, 2014. – 168 с. - Режим доступа:
http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=514173
18. Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами /
И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. - 2-e изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 184
с.: 60x88 1/16 + ( Доп. мат. znanium.com). - (Просто, кратко, быстро). (о) ISBN
978-5-16-008986-7
83
19. Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления :
учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд.,
испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.
20. Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис :
учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И.
Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.
21. Клишевич Н.Б. Финансы организаций: менеджмент и анализ: учебное
пособие / Н.Б. Клишевич. – М.: КНОРУС, 2016. – 304с.
22. Колышкина, Т.Б. Деловая культура : учеб. пособие для СПО / Т. Б.
Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018. — 163 с.
23. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и
делопроизводство : учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б.
Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018. — 163 с.
24. Корнеев, И.К. Документационное обеспечение управления + тесты в
ЭБС : учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А.
Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. —
384 с.
25. Корнеев, И.К. Документирование управленческой деятельности +
тесты в ЭБС: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. К.
Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 384 с.
26. Кротова Н.В. Управление персоналом: учебник / Н.В. Кротова, Е.В.
Клеппер. – М.: Финансы и статистика, 2016.- 320с.
27. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления
персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М. :
Издательство Юрайт, 2019. — 521 с.