64
Продолжение таблицы 17
5
Наличие
четких зон
ответственност
и
за каждым сотрудником
закреплена своя зона
ответственности
зоны ответственности
нескольких сотрудников
пересекаются
+
зоны ответственности не
выделены
6
Знание в
области
законодательс
тва,
регламентирую
щего кадровый
документообор
от
плохое
среднее
+
хорошее
7
Обучение
сотрудников
кадровой
службы
проходит постоянно
Внешние
семинары.
Обучение
проходил
только
руководитель
службы
проходит эпизодически
+
не проводится
8
Текучесть
персонала в
кадровой
службе
высокая
+
Обновление
состава на
100% за
полгода
умеренная
низкая
9
Оформление
кадровой
документации
ведется в
электронной
системе
кадрового
документообор
ота
да
+
Программа
«Кадры Плюс»
нет
10
Среднее
количество
приказов по
личному
составу в
месяц
420
65
Продолжение таблицы 17
11
Примерное
количество
времени,
которое уходит
на
оформление
приема
человека на
работу
50 минут
Время может
быть
сокращено в
случае
улучшения
навыков
работы
сотрудников
со
специализиров
анным
программным
обеспечением
12
Примерное
количество
времени,
которое уходит
на
оформление
увольнения
работника
30 минут
Время может
быть
сокращено в
случае
улучшения
навыков
работы
сотрудников
со
специализиров
анным
программным
обеспечением
13
Наличие
системы
внутреннего
контроля за
издаваемой
кадровой
документацией
существует в виде
организованной системы
процедур
Внутренний
контроль в
филиале
отсутствует,
проверки со
стороны
головного
офиса
нерегулярны
существует частично и
осуществляется стихийно
+
отсутствует
14
Взаимодействи
е между
подразделения
ми,
отвечающими
за ведение
кадровой
документации,
и
подразделения
ми,
участвующими
в ее
подготовке
плохое
+
среднее
хорошее
66
Продолжение таблицы 17
15
Степень
участия
юридической
службы в
составлении
кадровых
документов
готовит проекты
Визируются
только
приказы об
увольнении по
инициативе
работодателя
визирует проекты,
подготовленные
сотрудниками
не принимает участия в
подготовке
+
16
Реакция на
изменение
действующего
законодательс
тва
плохая, изменения
вносятся с большим
опозданием
+
хорошая, изменения
вносятся оперативно
Отчет по итогам диагностики
По итогам диагностики кадровой службы нами представляется отчет,
содержащий описание текущей ситуации, в том числе существующих
проблемных зон, и рекомендации по повышению эффективности работы
кадровой службы (глава 3).
Выводы и рекомендации, отраженные в докладе, должны быть четкими,
объективными и в сжатой форме отражать фактическое положение дел в
кадровой службе. Они должны отражать как выявленные недостатки, так и
пробелы, а также позитивные аспекты работы службы персонала. Нам нужно
указать, являются ли выявленные недостатки из-за слияния определенных
обстоятельств или являются систематическими, каковы причины их
возникновения и как, по его мнению, эти причины могут быть устранены.
Рекомендации должны быть осуществимыми и содержать указание на
фактические сроки их реализации.
Отчет по итогам диагностики кадровой службы ООО «Альянс»
I. Цели и задачи диагностики
Диагностика текущего состояния в кадровой службе ООО «Альянс» была
проведена с целью выработки согласованного с руководством плана
мероприятий по совершенствованию системы работы кадровой службы ООО
«Альянс» и улучшению организации кадрового документооборота.
В ходе работ по диагностике были выполнены следующие задачи:
67
1. Проведен первичный анализ документации, регламентирующей работу
сотрудников кадровой службы ООО «Альянс».
2. Проведен анализ функциональной загрузки сотрудников кадровой
службы за период с 1 октября по 1 ноября 2018 г.
3. Проведен анализ технологий и процессов работы кадровой службы на
предмет их соответствия требованиям действующего законодательства,
требованиям локальных нормативных актов, организацией аналогичных
процессов в других организациях.
4. Проведен первичный анализ программного обеспечения,
используемого для оформления кадровой документации.
Для сбора необходимой информации были применены следующие
методы сбора данных: интервью, наблюдение за работой сотрудников кадровой
службы, анализ локальной нормативной документации.
II. Текущая ситуация и основные проблемные зоны в ООО «Альянс»
2.1. Общая характеристика сотрудников кадровой службы ООО
«Альянс». Деятельность кадровой службы курирует заместитель генерального
директора ООО «Альянс» по кадрам. Общая численность службы составляет 5
человек: руководитель кадровой службы, два ведущих специалиста по кадрам,
инженер по кадрам, инспектор по кадрам.
Кадровая служба ООО «Альянс» находится в стадии реформирования. В
период с мая по октябрь 2018 г. персональный состав отдела кадров обновился
на 100%. Количество человек в отделе сократилось с 7 до 5. После сокращения
численности было произведено перераспределение функций между
сотрудниками.
Из 5 сотрудников кадровой службы 3 человека имеют высшее
профессиональное образование, 1 человек - среднее профессиональное
образование, 1 человек - незаконченное высшее образование.
Знания сотрудников кадровой службы в области законодательства,
регламентирующего кадровый документооборот, находятся на среднем уровне.
Обучение сотрудников кадровой службы носит эпизодический и бессистемный
68
характер. Консультантами выявлен ряд существенных пробелов в
профессиональных знаниях сотрудников кадровой службы.
2.2. Регламентация деятельности сотрудников кадровой службы. В
кадровом обслуживании нет никаких правил. Деятельность сотрудников
службы регулируется должностными инструкциями. Обязанности сотрудников
службы, указанные в описаниях должностных обязанностей, перекрываются,
конкретные области работы в инструкциях четко не обозначены. Отсутствует
служебная характеристика инженера по персоналу. Процедуры для выполнения
работы персонала и правила обработки сопроводительной документации в
местных правилах не установлены.
2.3. Функциональная загрузка сотрудников кадровой службы. Нынешний
отдел кадров в настоящее время в целом соответствует действующим нормам.
Однако из-за отсутствия формализованной системы внутренних коммуникаций
между отделом кадров и другими структурными подразделениями филиала,
предоставление руководителями структурных подразделений необходимой
информации и выявление проектов документов персонала с задержкой,
деятельность персонала кадровой службы носит чрезвычайный характер, что
регулярно приводит к их перегрузкам.
2.4. Взаимоотношения с другими подразделениями. Система внутренних
сообщений с сотрудниками других подразделений не корректируется. Персонал
кадровой службы тратит значительное количество времени на передачу
документации другим подразделениям, ее координацию и получение
необходимой информации от других отделов. Возможности корпоративной
информационной системы не используются в полной мере. Представители
других отделов ООО «Альянс» регулярно обращаются в службу персонала с
просьбой предоставить информацию о сотрудниках ООО «Альянс», а также
представлять документы, подготовка которых не входит в обязанности
персонала отдела кадров. Подготовка этих документов отвлекает сотрудников
службы от выполнения постоянных обязанностей по подготовке документов,
регламентирующих трудовые отношения с работниками, информацию об
69
обязательном медицинском страховании, ФСС, ФМС и других
государственных организациях. Юридическая служба практически не
принимает участия в подготовке проектов кадровых документов, ограничиваясь
прицельными приказами, связанными с увольнением работников по
инициативе работодателя. Принятые изменения в трудовом законодательстве с
большой задержкой вносятся в практику работы службы персонала, в
результате чего часть выданных документов не соответствует требованиям
закона. Внутренний контроль дирекции ООО «Альянс» за документы,
составленные в кадровой службе, осуществляется спонтанно.
Вывод по второй главе
Исходя из анализа, проведенного во второй главе нами сделаны
следующие выводы. Регистрация кадровой документации осуществляется в
электронной системе кадрового технологического процесса «Кадры Плюс». К
моменту набора персонала ни один из сотрудников кадровой службы, за
исключением руководителя отдела кадров, не имел опыта работы с этой
системой. Обучение новых сотрудников работе в программе «Кадры Плюс»
происходило спонтанно и в основном независимо. Обучение использованию
программного обеспечения внешними консультантами было эпизодическим и
неадекватным во времени. Недостаточные знания и отсутствие стабильных
навыков работы со специализированным программным обеспечением
персонала кадрового отдела ведут к выполнению части работы персонала в
ручном режиме с параллельной документацией в письменной форме.
70
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию организации
кадрового документооборота и их оценка в ООО «Альянс»
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота в ООО «Альянс»
Исходя из результатов анализа информации, полученной нами во время
собеседований с персоналом отдела кадров, мониторинга их работы и анализа
документации, регулирующей работу отдела кадров, можно выделить ряд
проблем, решение которых будет значительно повысить эффективность работы
отдела кадров ООО «Альянс».
Основными проблемными областями, выявленными нами в процессе
диагностики, являются:
1. Отсутствие четкого регулирования и система распределения
обязанностей по управлению кадровым процессом между персоналом кадровой
службы, областями их личной ответственности.
2. Недостаточное знание трудового законодательства сотрудниками
службы труда и законодательства в области поддержки документации кадровой
деятельности; недостаточный уровень владения специализированным
программным обеспечением.
3. Необоснованная система внутренних коммуникаций отдела кадров и
других структурных подразделений ООО «Альянс».
Общий вывод:
Работа кадровой службы ООО «Альянс» должным образом не
оптимизирована. Текущий профессиональный уровень сотрудников кадровой
службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач. Причинами
подобной ситуации являются:
- низкий уровень формализации работы кадровой службы;
- низкий уровень кадрового документооборота;
- низкий уровень программного обеспечения «Кадры Плюс»;
- высокий уровень текучести персонала кадровой службы ООО «Альянс»;
- отсутствие системы регулярного обучения и повышения квалификации
71
сотрудников службы.
Анализ документационного обеспечения кадровой работы в ООО
«Альянс» показал, что в этой работе имеются серьезные нарушения.
Во-первых, при поступлении на работу в компанию несвоевременно
оформляются кадровые документы. После издания приказов о приеме на работу
месяц и более не вносятся в трудовую книжку необходимые записи.
Во-вторых, оформление движения персонала в компании так же
проводится с нарушением сроков. Так, например, при переводе работника с
одной должности на другую приказы оформляются не своевременно, что
сказывается на зарплате.
В-третьих, при увольнении работников возникали проблемы выдачи
трудовых книжек из-за отсутствия у кадрового работника вкладыша или
времени оформления данных документов.
В-четвертых, оформление дел в ООО «Альянс» ведется с
многочисленными нарушениями, не указываются обязательные реквизиты
оформления обложек дел. На обложках дел, как долговременного хранения, так
и дел временного хранения, указывается только приблизительное название
дела («счета», «разное», «договоры»).
В-пятых, формирование дел так же не соответствует основным
требованиям Государственной системы документационного обеспечения
управления и Основным правилам работы ведомственных архивов.
В-шестых, распространенной проблемой в данной компании является
частая утеря кадровых документов.
В-седьмых, процесс документирования кадровой работы в ООО «Альянс»
автоматизирован в неэффективной программе «Кадры Плюс».
72
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Альянс»
Для устранения указанных проблемных зон нами рекомендуется провести
следующие мероприятия:
1. Разработать и ввести в действие Положение о кадровой службе ООО
«Альянс» и новые должностные инструкции, отражающие реальное и
рациональное распределение обязанностей между сотрудниками кадровой
службы.
2. Формализовать отношения между отделом кадров и основными
структурными подразделениями ООО «Альянс» с точки зрения запроса /
предоставления информации. Скомпилировать и утвердить перечень
информации и документов, которые подразделения имеют право запрашивать у
персонала службы персонала, установить временные рамки для подачи запроса
и ответа на запрос.
3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных
подразделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных
подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для
оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам,
работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе и т.п.)
заблаговременно.
Привлекать юридическую службу ООО «Альянс» к разработке проектов
кадровых документов.
4. Организовать дополнительное обучение сотрудников кадровой службы
работе в компьютерной программе. Организовать для сотрудников кадровой
службы оперативную техническую поддержку по работе в программе в режиме
реального времени.
5. Организовать обучение сотрудников кадровой службы последним
изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе,
регламентирующей кадровый документооборот. В дальнейшем проводить
такое обучение регулярно.
73
6. Автоматизировать кадровое делопроизводство, приобретя программы
«Электронный документооборот» и «1С: Зарплата и Кадры».
Система автоматизации кадрового документооборота позволит:
- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала;
- при переходе на работу с электронными копиями документов полностью
исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу,
выполняемому системой в течение считанных секунд;
- повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Программа позволит автоматически создавать следующие кадровые
документы: регламентные документы; документы, регистрирующие оплату за
неотработанное время; документы, регистрирующие долгосрочные удержания;
документы, регистрирующие оплату за отработанное время; документы
кадрового учета (прием, увольнение и перемещение сотрудников) и др.
В результате проведенного исследования и в целях совершенствования
системы документационного обеспечения кадровой работы в ООО «Альянс»
был разработан примерный план основных мероприятий, представленный в
таблице 18.