65
В комплект поставки входит Компакт диск, который содержит:
Инсталляцию программы «Персонал» (программу для установки на
компьютер Пользователя «Персонал»);
Руководство Пользователя;
Справочную Систему;
Презентацию (пошаговое отображение работы с программой в виде
слайдов);
Регистрационный ключевой файл, созданный в соответствии с
«Регистрационной картой Пользователя».
Затраты возникают на определенные сопутствующие операции:
- Установка программы «Персонал» нашими сотрудниками и
проведение обучения в офисе заказчика;
- Ввод и конвертирование данных;
- Дополнительные работы.
Таким образом, затраты по приобретению установке и наладке
программы «Персонал Бизнес» составят всего 10500 руб. (таблица 9).
Таблица 9
Затраты ООО «Арболит» по приобретению, установке
и обслуживанию программы
Услуги
Сумма, руб.
Комплект программы
бесплатно
Установка и Обучение (2 часа)
3000
Ввод и конвертирование данных
(работы по первичному вводу и конвертированию данных в
систему "Персонал": формирование структуры предприятия,
штатного расписания, ввод данных по сотрудникам, истории
назначений, отпусков, командировок и т.п.
1500
Дополнительные работы
(разработка дополнительной функциональности,
конвертирования данных заказчика и стоимость
дополнительных услуг по сопровождению программ
определяются в индивидуальном порядке).
3000
ИТОГО
10500
Автоматизация кадровой работы позволит, в первую очередь, сократить
трудовые затраты директора, что в свою очередь, сократит затраты на оплату
труда (таблица 10).
66
Таблица 10
Расчет экономической эффективности внедрения программы
«Персонал Бизнес»
Показатель
Фактическое
значение
Возможное
значение
Экономия
Затраты труда директора на
решение кадровых вопросов
в месяц, чел—ч
25
5
—20
Стоимостные затраты на
выполнение кадровых задач,
руб./час
350
350
—
Сумма затрат на решение
кадровых вопросов, руб.
25*350 = 8750
5 * 350 =
1750
—7000
(экономия
средств)
Согласно рассчитанных данных затраты директора на решение кадровых
вопросов благодаря автоматизации сократятся в несколько раз, в том числе
ликвидируются сверхнормативные трудовые затраты (поиск нужных
документов, соотнесение и сопоставление данных разных кадровых документов
и т.д.). Такая ситуация позволит снизить стоимостные затраты на решение
кадровых вопросов.
Годовая экономия от снижения затрат на решение кадровых вопросов =
7000 руб. * 12 мес. = 84000 руб.
Совокупный годовой экономический эффект от внедрения программы
«Персонал Бизнес» составит:
Э = 84000 руб. - 10500 руб. = 73500 руб.
Таким образом, автоматизация процессов кадрового учета на основе
применения программы «Персонал Бизнес» в ООО «Арболит» позволит
руководству компании:
— снизить временные затраты на выполнение рутинных действий;
— обеспечить достоверность данных;
— своевременно получать необходимую информацию по кадровому
составу для анализа и принятия управленческих решений;
— регистрировать работников, с которыми заключаются трудовые
договоры, и оформление трудовых договоров в типовой форме;
67
— регистрировать прием работника на работу и оформлять приказы о
приеме на работу по унифицированной форме № Т-1;
— регистрировать перевод работников на другое место работы и
оформлять приказы о переводе по унифицированной форме № Т-5;
— регистрировать увольнения работников и оформлять приказы об
увольнении по унифицированной форме № Т-8;
— снизить расходы на оплату труда директора на решение кадровых
вопросов на 73500 руб. в месяц.
Выводы по главе 3
С целью совершенствования кадрового документооборота в ООО
«Арболит» предложено автоматизировать кадровый учет на основе программы
«Персонал Бизнес». Указанная программа отличается следующими
преимуществами:
- простой и интуитивно понятный интерфейс - все кадровые операции
вынесены на панель инструментов.
- генерация всех приказов и отчетов в Microsoft Word. В программе
реализовано около 100 различных отчетов.
- навигационная панель - содержит закладки, обеспечивающие удобный
и быстрый доступ к различным объектам системы. Перечень и содержимое
закладок может быть настроено пользователем.
- адаптивный интерфейс - для отображения и редактирования
электронных карточек объектов. Вся информация располагается в виде
параметрического дерева, что обеспечивает удобную и структурированную
работу с данными. Редактирование карточки осуществляется по месту.
- электронная карточка может содержать информацию различного типа
(в т.ч. изображения, ссылки на файлы и др.).
- автоматическое заполнение вычисляемых параметров в момент
открытия карточки (возраст, стаж, пенсия и др.).
Программа разработана специально для малых предприятий, где
отсутствует специалист по кадрам. Программа поставляется бесплатно,
68
оплачиваются лишь дополнительные услуги. Затраты на внедрение программы
составят 10500 руб. Экономия стоимостных затрат на решение кадровых
вопросов составит 7000 руб., годовая экономия – 84000 руб. Совокупный
экономический эффект от внедрения программы – 73500 руб.
69
Заключение
Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая
документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем
возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются
только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в
небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не
постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала,
управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной,
определению очередности отпусков.
Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом
предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя.
Кадровая документация, пусть и в уменьшенном объеме, должна вестись в
соответствии с установленными правилами и существующим
законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит.
Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства
обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества
документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое
делопроизводство документирует трудовые отношения.
В ООО «Арболит» кадровый учет осуществляет директор.
Минимальный список кадровых документов, обязательных для ведения в ООО
«Арболит», довольно велик и включает документы: распоряжения и приказы о
приеме на работу; штатное расписание; трудовые договора; личные карточки;
приказы о предоставлении отпусков; график отпусков; приказы о переводе на
другую работу; приказы об увольнении; табели учета рабочего времени;
положение, регламентирующее защиту личных данных; трудовые книжки и
книга их регистрации.
Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую и
коммерческую ценность.
Кадровый документооборот ООО «Арболит» складывается из входящих,
70
исходящих и внутренних документов. Наибольшую долю имеют внутренние
документы. По сравнению с 2016 г. в 2017 г. объем кадрового
документооборота сократился в связи с тем, что основной состав работников
был сформирован в 2016 г., а также отсутствовали увольнения работников.
С целью совершенствования кадрового документооборота в ООО
«Арболит» предложено автоматизировать кадровый учет на основе программы
«Персонал Бизнес». Указанная программа отличается следующими
преимуществами:
- простой и интуитивно понятный интерфейс - все кадровые операции
вынесены на панель инструментов.
- генерация всех приказов и отчетов в Microsoft Word. В программе
реализовано около 100 различных отчетов.
- навигационная панель - содержит закладки, обеспечивающие удобный
и быстрый доступ к различным объектам системы. Перечень и содержимое
закладок может быть настроено пользователем.
- адаптивный интерфейс - для отображения и редактирования
электронных карточек объектов. Вся информация располагается в виде
параметрического дерева, что обеспечивает удобную и структурированную
работу с данными. Редактирование карточки осуществляется по месту.
- электронная карточка может содержать информацию различного типа
(в т.ч. изображения, ссылки на файлы и др.).
- автоматическое заполнение вычисляемых параметров в момент
открытия карточки (возраст, стаж, пенсия и др.).
Программа разработана специально для малых предприятий, где
отсутствует специалист по кадрам. Программа поставляется бесплатно,
оплачиваются лишь дополнительные услуги. Затраты на внедрение программы
составят 10500 руб. Экономия стоимостных затрат на решение кадровых
вопросов составит 7000 руб., годовая экономия – 84000 руб. Совокупный
экономический эффект от внедрения программы – 73500 руб.
71
Список использованных источников
Нормативно-правовые документы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. №197-ФЗ
[Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»
[Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
3. Федеральный закон от 27 июля 2006г. №153-ФЗ «О персональных
данных» [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
4. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
5. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный
ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. –
Дата доступа: 15.06.2018.
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля
2003 г. № 225 «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» [Электронный
ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. –
Дата доступа: 15.06.2018.
7. Постановление Министерства труда Российской Федерации от 10
октября 2003г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
72
книжек [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
8. Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января
2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты» [Электронный ресурс] // СПС
Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа:
15.06.2018.
Учебная и специальная литература
9. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Информация и управление:
Философско-методические аспекты. - М.: Наука, 2017. - 290 с.
10. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. пособие. — М.:ТК
Велби, Изд-во Проспект, - 2013. — 432 с.
11. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и кадровый
документооборот: Учебное пособие. – М.: Эксмо, 2014. – 560с.
12. Борисова С. График документооборота отдела кадров // Кадровик.
Кадровое делопроизводство. - 2017. - № 8. - С. 133-145.
13. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М,
2014. – 368 с.
14. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и
отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2017. - № 9. – С.
34-39.
15. Говоров В. Кадровое делопроизводство: журналы учета // Кадровый
вопрос. - 2017. - № 11. - С. 62-72.
16. Говоров В. Организация делопроизводства // Российский бухгалтер.
- 2014. - № 6. - С. 59-60.
17. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для
руководителя и главного бухгалтера. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2016.
– 193 с.
18. Давыдов Э. Кадровое делопроизводство и проблемные вопросы
73
формирования архивов // Я-специалист по кадрам. – 2015. - №7. – С.22-26.
19. Документирование и организация работы с кадровыми
документами: практическое пособие / под рук. А.С. Красавина. - М.: Инфра - М,
2014. - 440 с.
20. Журавлева И.В. Кадровое делопроизводство и регулирование
работы с персоналом - насколько важно соблюдать правила? [Электронный
ресурс] // Электронный журнал СКБ «Контур». - Режим доступа:
https://school.kontur.ru/publications/6. – Дата доступа: 11.06.2018.
21. Кадровый документооборот, теория и практика, все о СЭД
(системы электронного кадрового документооборота), автоматизация бизнеса
[Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15275>. – Дата доступа: 10.06.2018.
22. Какая программа лучше подходит для отдела кадров [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: https://programka.net/sovety/1s-kadry. – Дата доступа:
10.06.2018.
23. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие.
- М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2016. – 304 с.
24. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство.
СПб: Изд-во Питер, 2015. - 224 с.
25. Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. Основы
делопроизводства: Учебное пособие. - М.: Экзамен, 2016. - 322 с.
26. Костров А. Основы информационного менеджмента. Учеб. пособие.
- М.: Финансы и статистика, 2014. - 378 с.
27. Котов К.С. Программное средство автоматизации кадрового
документооборота и делопроизводства // Техника и технология. - 2018. - № 5. -
С.13-14.
28. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности
работников. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 325 с.
29. Круглов А.К. Комплексная автоматизация кадрового
документооборота на предприятии // Известия Волгоградского